监理档案资料管理

档案资料管理制度

1.0总则

1.1为了规范工程监理资料的归档管理工作，确保归档资料收集的及时性、完整性和可追溯性，装订的规范性，贮存、保管的科学性和可检索性，特制定本制度。

2.0适用范围

本制度适用于本公司的房屋建筑工程监理资料的收集、分类整理、归档、贮存、检索及保存期限确定等相关内容。

3.0名词解释和引用文件

3.1名词解释

3.1.1“三类”是指工程监理资料可分为第Ⅰ类、第Ⅱ类、第Ⅲ类工程监理资料。其中:

第Ⅰ类工程监理资料---是指工程竣工后，应向建设单位移交、归入城市建设档案馆的工程监理资料；

第Ⅱ类工程监理资料---是指工程竣工后，应归入公司档案室的工程监理资料。

第Ⅲ类工程监理资料---是指第Ⅰ类、第Ⅱ类之外与工程质量无关，工程竣工后，资料的利用价值自行消失，可由监理部自行处理的工程监理资料。

3.1.2“三档”是指第Ⅱ类工程监理资料分为短期、长期和永久三个档次进行归档管理，其中：

第一档---是指永久保存的工程监理资料，即终身责任期限；与建筑物和构筑物同存在。

第二档---是指长期保存的工程监理资料，保存期为20年以上。

第三档---是指短期保存的工程监理资料，保存期为20年以下，至少应保存至质量保修期满。

3.2引用文件

①GB50319-2013《建设工程监理规范》；

②GB/T50328-2002《建设工程文件归档整理规范》；

③GB50300-2013《建筑工程施工质量验收统一标准》及其配套的专业验收规范。

4.0职责

4.1办公室

①是本制度的归口管理部门，工程竣工后的30天内，及时催收第Ⅱ类工程监理资料；

②负责对监理部提交的第Ⅱ类工程监理资料按三个档次进行管理。

4.2总监理工程师

①负责指定专人及时收集、整理工程监理资料；

②负责单位工程竣工后的30天内，审定单位工程监理资料，进行工程监理资料的分类，将第Ⅰ类工程监理资料报建设单位，将第Ⅱ类工程监理资料交办公室归档，并负责办理移交签字手续。

5.0控制要求

5.0.1工程监理资料按其功能和处置方法的不同，划分为第Ⅰ、第Ⅱ、第Ⅲ类工程监理资料进行管理。

5.1第Ⅰ类工程监理资料

5.1.1第Ⅰ类工程监理资料---是指工程竣工后，应向建设单位移交、归入城市建设档案馆的工程监理资料；

5.1.2第Ⅰ类工程监理资料必须满足监理合同中关于工程监理资料要求、GB/T50328-2002《建设工程文件归档整理规范》的要求。

5.1.3第Ⅰ类工程监理资料由监理部在工程竣工预验收后收集、整理后，移交给建设单位，并协助建设单位接受城建档案馆的验收。

5.2第Ⅱ类工程监理资料

5.2.0.1第Ⅱ类工程监理资料按保存期限和处置权限不同分为三档次进行控制。

5.2.1第Ⅱ类、第一档工程监理资料

5.2.1.1第Ⅱ类、第一档工程监理资料主要是为了满足企业和监理人员对所监理的工程项目质量的终身负责制的要求和工程监理费结算的要求。

5.2.1.2第Ⅱ类、第一档工程监理资料主要包括共十项内容,见分类见下表一所示.

5.2.1.3第Ⅱ类、第一档工程监理资料, 应单独组卷,属一级永久保存档案。

5.2.2第Ⅱ类、第二档工程监理资料

5.2.2.1第Ⅱ类、第二档工程监理资料主要为了方便工程使用中出现的工程质量问题的技术、经济、责任的处理。

5.2.2.2第Ⅱ类、第二档工程监理资料主要包括共十八项内容,见分类见下表二所示.

表二第Ⅱ类、第二档工程监理资料分类表

5.2.2.3第Ⅱ类、第二档工程监理资料应单独组卷,属二级长期保存档案。

5.2.3第Ⅱ类、第三档工程监理资料

5.2.3.1第Ⅱ类、第三档工程监理资料应满足下列两项目标的需要：

---为了方便工程保修期中工程质量问题的技术、经济、责任的处理；

---工程设计文件、勘察地质水文等顾客财产的保密和知识产权的保护。

5.2.3.2第Ⅱ类、第三档工程监理资料主要包括共十二项内容,见分类见下表三所示.

5.2.3.3第Ⅱ类、第三档工程监理资料应单独组卷,属三级短期保存档案。

5.3第Ⅲ类工程监理资料

5.3.1第Ⅲ类工程监理资料---是指第Ⅰ类、第Ⅱ类之外与工程质量和工程结算无关的工程监理资料，工程竣工后，资料的利用价值自行消失，可由监理部自行处理的工程监理资料。

5.3.2第Ⅲ类工程监理资料的销毁，在工程城建档案收集齐全、验收合格之后进行。必须经总监理工程师审定。

5.3.3第Ⅲ类工程监理资料的销毁工作，按《记录控制程序》的规定进行。

5.4第Ⅱ类工程监理资料控制要求

5.4.1第Ⅱ类工程监理资料应在工程竣工后的30天内，监理部资料人员应对第Ⅱ类工程监理资料进行分类、分档整理、编目、装订成册，报总监理工程审核后，报公司办公室。

5.4.2办公室对监理上报的第Ⅱ类工程监理资料进行清点、验收，办理移交手续。

5.4.3办公室建立第Ⅱ类工程监理资料档案室，按工程性质、时间顺序、分类归档管理。

5.5工程监理资料档案室管理要求

5.5.1工程监理资料档案室内应当保持适当的温度和湿度，有防盗、防火、防水、防强光、防潮、防尘、防污染、防有害气体和有害生物等措施。

5.5.2工程监理资料档案室应设专人管理，对工程监理档案资料应编制档案目录，

分类存放，便于查找、检索。

5.5.3查询、复制

5.5.3.1工程监理档案资料原则上不对外开放，公司内部需要查询时，必须报公司经理批准，在档案室查询,档案室管理人员陪同。

5.5.3.2工程监理档案资料原则上不得复制,公司内部需要复制,必须得到总经理的书面批准,由档案室管理人员复制、登记、交付签收。

5.5.3.3工程监理档案资料禁止外借。

5.5.4档案室管理人员每年底对工程监理档案资料进行一次保存期限的核查，对于过期的工程监理档案资料按《记录控制程序》中销毁程序进行销毁。

5.5.5工程监理档案资料的销毁不得作为废纸出售，以防顾客财产的泄密，应用废纸粉碎机处理。

6.0附则

6.1本制度是《记录控制程序》的支持性文件。

6.2本制度自发布之日起实施。