Word使用技巧-个人总结

宏、域和窗体
宏是一系列Word命令和指令的组合，用于自动执行一项或一组操作.
域是指示Word在文档中自动插入文字、图形、页码和其他资料的一组代码.
窗体是包含可以输入信息的空白区域或窗体域的文档。

宏
当需要反复执行一项或多项操作时，可以应用宏，Word提供两种创建宏的方法,宏录制器和Visual Basic编辑器。

本文只简单介绍使用宏录制器录制宏.
自我总结
录制中，增加的对象,在每一次执行中会不断复制；
扩大的对象会因为在此执行该宏不断地被倍增；
不能删除对象，因为别的宏没有制造一个对象的能力，可以记录删除,但是当别的宏再想利用一个对象，就找不到了（建议隐藏该对象)；
对象不能丢，想消失只有隐藏他。

一、录制宏
展开“工具(T) 子菜单”下的“宏（M) 子菜单”，上下光标到“录制新宏(R).。

菜单”回车，弹出“录制宏”对话框，在“宏名(M）：Macro1可编辑文字”处，为将要录制的宏编辑一个名称，宏的名称只能以字母数字和下划线组成,如果输入的名称有错误，程序会弹出对话框提示“无效的过程名”，此时只需要按下“确定按钮”回到“录制宏"对话框重新编辑即可，如果需要查看帮助，请按下“帮助按钮”，当然也可以使用程序默认的宏名称，word 以“Macro”加序号的形式自动生成宏名，比如刚才听到的“宏名(M):Macro1可编辑文字”中的“Macro1”就是程序默认的宏名，这是第一次录制宏,所以是“Macro1”，如果是第二
次，那么默认宏名会变成“Macro2"，以此类推，自定义的宏名不会加入默认宏名的排序.完成宏名编辑后,T ab切到“工具栏按钮”，通过该按钮，用户可以将宏添加到工具栏和菜单，但需要用鼠标拖拽。

再次按下T ab键，到“键盘按钮”，按下按钮弹出“自定义键盘”对话框，在这里，可以为即将录制的宏指定快捷键,当到“请按新快捷键(N)：可编辑文字”处，键入快捷键组合后,请按下“指定(A)按钮”，这样，设置的快捷键才能生效。

Tab键切到“将更改保存在(V）:Normal.dot组合框”，下光标会看到这里有两个选择，一是“Normal。

dot"，一是当前文档名,如果选择“Normal。

dot”，那么录制的宏将在所有的word文档中有效；如果选择当前文档名称，那么录制的宏就只能应用于当前文档.设置完成后，按下Esc 键或者“关闭按钮"，退出“自定义键盘对话框”。

此时，在文档中的一切操作都将被录制为宏,要终止录制，请点击工具栏上的“停止录制按钮”或者执行“宏（M）子菜单”下的“停止录制（R) 菜单”.
特别提示：如果用户设置的宏快捷键与其他软件的快捷键冲突，那么在其他软件运行的状态下，该快捷键将失效;如果用户设置的宏快捷键与Office冲突，那么当用户打开包含宏的文档时,宏快捷键将覆盖Office快捷键。

例如,都知道Ctrl+A在Office中是全选的快捷键,现在把Ctrl+A设置成宏的快捷键，并且将宏保存在“Normal.dot”,这样，当打开任意一个word文档，按下Ctrl+A，程序将运行刚才录制的宏而不再执行全选功能，只有当删除该宏后，Ctrl+A才会恢复它在Office中原有的的功能。

二、宏的运行、重命名、编辑和删除
运行宏：展开“工具（T）子菜单”下的“宏（M）子菜单”，执行“宏（M)..。

菜单”打开“宏对话框"，上下光标在“宏名（M）:可编辑文字”处选中一个宏名称，T ab切到“运行(R)按钮”，并空格按下该按钮,就可运行选中的宏。

当然如果在录制宏的时候为宏指定了工具栏按钮、菜单或快捷键，那么可以直接点击工具栏上的宏按钮、执行宏菜单或按
下宏快捷键来完成操作.
编辑宏：对于文档或模板中已有的宏,用户是可以编辑的，在“宏”对话框中,切到“编辑（E)按钮”，按下该按钮弹出使用“Visual Basic 编辑器”,不过，要编辑宏，需要用户有一定的VB语言的基础。

删除宏：打开“宏对话框",上下光标在“宏名(M）：可编辑文字”处选中要删除的宏名称,T ab键切到“删除(D）按钮"空格即可删除选中的宏。

域
域的最大优点是可以根据文档的改动或其他有关因素的变化而自动更新。

例如，生成目录后，目录中页码会随着页面的增减而产生变化，这时可通过更新域来自动修改页码。

因而使用域不仅可以方便地完成许多工作，更重要的是能够保证得到正确的结果.
一、域的分类
Word 2003共有76种域，常用的约二十种。

根据域的功能可以将域分为:结果域、标记域和行为域等三类.
结果域用于告诉Word寻找或产生一些特定的文字并将它们粘贴到域代码所在处，如页码；
标记域用于标记文本，如索引项；
行为域用于告诉Word执行某项操作，但不在文档中放置新的可见字符，如运行一个保存文档的宏.
根据域的用途可将域分为：日期和时间、文档自动化、文档信息、等号和公式、索引和表格、链接和引用、邮件合并、编号、用户信息等九类。

二、插入域
执行“插入（I）子菜单”下的“域(F)。

.. 菜单”,弹出“域对话框”，在“类别（C）:”组合框中,选择需要的类(如：日期和时间），然后在“域名(F):”列表中选择一个域名(如:“Date”，按下Tab键，听到“单击下面的按钮可设置高级域选项可编辑文字”时，再用上下光标选择需要的时间样式回车，就在当前文档中插入了一个时间域。

当然，很多常用的域都可以菜单中找到,例如插入时间域，就可以通过执行“插入(I）子菜单”下的“日期和时间（T）... 菜单”来完成,还有的域可以通过点击工具栏按钮直接插入，例如通过点击“超链接按钮”、“编号按钮”、“上标按钮"等等来完成域的插入.
三、查看域
域在文档中有两种显示方式:一种是以一对大括号作为定界符的域代码本身,另一种是由域搜索到或创建的结果.要切换这两种显示方式，请将光标置于域内，右键弹出“域弹出式菜单”回车执行“切换域代码（T）菜单”后,文档中插入的域就能在域代码和域结果相互间转换,同时word也为此操作提供了快捷键，查看域结果F9，查看域代码Shift+F9。

四、更新域
当用户打开文档时,其中的域均会更新一次.而在编辑过程中，除了页码域和少数时间域能够随时自动更新外，大多数域的更新需要手动完成.光标移至需要更新的域内，按下F9键即可更新该域，如果要更新文档中所有的域，请按下Ctrl+A全选文档，然后按下F9键，这样整个文档中的所有域的更新就完成了。

当然也可以通过执行“域弹出式菜单"下的“更新域（U) 菜单”来完成此项操作.
五、锁定域
有时候,并不希望文档中的域随文档的更新而更新,这时就需要锁定域，锁定域有两种做法，一是锁定域本身,二是解除域的链接。

锁定域：光标进入一个域，然后按下快捷键Ctrl+F11,域就被锁定了.锁定的域与其他域在外观上没有什么区别，但在该域上弹出“域弹出式菜单"时上下光标会听到“更新域(U) 菜单不可用"。

要解除对该域的锁定，请按快捷键Ctrl+Shift+F11。

解除域链接：域通常与一个信息源联系在一起,因此可以通过解除域的链接来永久保存当前的域结果。

解除域链接的方法是：光标进入域，按下快捷键Ctrl+Shift+F9。

域被解除链接后，域结果成为常规文本，并且不能恢复链接。

如果以后需要更新信息,请重新插入域。

六、编辑域
光标到域内，按下显示域代码快捷键Shift+F9，然后可以直接编辑域代码，当然这个操作需要用户熟知域代码。

也可以通过菜单来编辑域，光标到域内，右键弹出“域弹出式菜单”回车执行“编辑域（E)... 菜单”弹出“域”对话框，用户可以通过在“域属性"的列表中选择新的域属性来编辑域，或者点击“域代码(I）按钮”显示代码后，通过直接修改代码来编辑域,同时还可以通过选择相关的域选项来添加域开关或其他选项。

七、嵌套域
Word 允许嵌套使用域。

将一个域和另外一个域进行嵌套的方法有两种，首先插入外层域，选定外层域结果,按组合键Shift+F9,让其显示域代码，然后将内层域插入，再按F9 键,就可以显示嵌套使用域的结果.
另一种方法是完全利用键盘进行编辑.特别提示,域的定界符大括号不能直接键入，而应通过按下快捷键Ctrl+F9来输入.下面举例说明，比如要用文档的总字数除以总页数来计算每页的平均字数。

每页平均字数=｛=｛NUMCHARS}/｛NUMPAGES｝｝可按如下步骤进行：
（1）将插入点置于“每页平均字数="413.17的后面；
(2)按组合键Ctrl+F9,出现一个大括号，并且光标位于大括号中；
（3）键入=域的代码“=”；
（4）再按组合键Ctrl+F9，又出现一个大括号，键入NumChars 域的代码“NUMCHARS \＊MERGEFORMAT”；
（5）将插入点移到NumPages 域的大括号后，键入=域的代码“/”;
(6）再按组合键Ctrl+F9，再次出现一个大括号，键入NumPages 域的代码“NUMPAGES \＊MERGEFORMAT”；完成全部操作后,按下F9.
以当前本档为例,按上述方法操作后得到:“每页平均数=1221。

75”.
八、合并邮件
在实际工作中,如果要编辑几十份、几百份格式一致，数据字段相同，但数据内容不同,且每条记录单独成文、大量单独填写的文件,如大量的邮件信封、公函、人事简历表、工资单等等,无疑是一件让人头疼的事情，不过，如果能熟练的应用Word提供的邮件合并功能，那么，工作就会变得非常愉快了。

邮件合并大致分为三个步骤：
第一步是对主文档的操作，也就是编辑要完成的多份文档中的相同的那一部分内容.
第二步是数据源的操作，也就是编辑要完成的多份文档中的不同的那一部分内容,使其生成可以插入主文档的合并域.
第三步是在主文档中插入合并域，并执行邮件合并.
现在，来看一个例子：假定要给参与盲人挚友聊天室春节晚会抽奖活动并获得奖项的朋友们每人发一份通知，在晚会上获奖的网友有数十名，要发的通知，格式和内容相同，只是姓名和各自的奖品不同.
首先来做第一步,主文档的操作：
新建一个文档并做如下编辑：
获奖通知
网友：
您好!
恭喜您在盲人挚友聊天室春节联欢晚会抽奖活动中获奖,奖品是.
感谢您的参与并祝牛年大吉。

盲人挚友聊天室
2009年1月20日
主文档编辑完成后，进入第二步：数据源操作：
展开“工具（T) 子菜单"下的“信函与邮件(E) 子菜单”，回车执行“邮件合并（M）。

.。

菜单”打开“邮件合并”任务窗格，默认会直接到“信函单选按钮选中”,如果没有，用上下光标选中,因为，这正是需要的。

Tab切到“下一步: 正在启动文档链接”，回车进入新界面，上下光标选中“使用当前文档单选按钮”，然后T ab切到“下一步：选取收件人链接”回车，上下光标选中“键入新列表单选按钮”，T ab切到“创建。

.链接”回车,弹出“新建地址列表"对话框。

Tab在“新建地址列表"中切到“自定义(Z)。

..按钮”弹出“自定义地址列表”对话框，然后切到“添加(A).。

按钮”，在弹出的“添加域"对话框中的“可编辑文字"键入“姓名”回车确定，回到“自定义地址列表”后再次切到“添加（A）。

按钮"，在“添加域"对话框的可编辑文字处键入“奖品"回车，再次回到“自定义地址列表”对话框时,切到“确定按钮”，这样，我们就在“新建地址列表”对话框的列表中新增了“姓名”和“奖品”这两个条目。

Tab切到“姓名可编辑文字”,键入“翩翩”，再用T ab切到“奖品可编辑文字”,键入“阳光软件”,切到并按下“新建条目（N）按钮”，特别提示：在该对话框中，每完成一个网友的资料,都要按下一次“新建条目(N）按钮”以确保程序记录刚才键入的最后一个条目。

按下“新建条目(N）按钮”后，焦点自动回到“姓名可编辑文字”，键入“蝴蝶”，然后在“奖品可编辑文字”处键入“阳光听书郎”，再重复一次刚才的操作，按下“新建条目(N)按钮”，听到“姓名可编辑文字”时，键入“枫叶”，听到“奖品可编辑文字”时，键入“摩托罗拉w205手机"，
按下Esc键或者切到“关闭按钮”退出“新建地址列表"对话框,程序弹出“保存通讯录”对话框,和保存其他文件一样，选择好路径，建议保存在默认的“:我的数据源”编辑好文件名后按下“保存”按钮，此时程序还会弹出“邮件合并收件人"对话框，上下光标仔细听读列表中的所有条目，确认无误后，按下“确定按钮”关闭对话框。

至此，我们完成了数据源的操作.
接下来就应该做第三步了,在主文档中插入合并域，并执行邮件合并。

回到主文档，光标指向“网友”的“网”字，然后F6切到“合并邮件"任务窗格，T ab 切到“下一步: 撰写信函链接”回车，切到“其他项目。

链接”回车，弹出“插入合并域”对话框,上下光标选中“姓名”,然后按下“插入（I）按钮”，Esc退出对话框回到主文档。

将光标指向文档中“奖品是”后面的句号，F6切回到“邮件合并"任务窗格，然后再次切到“其他项目..。

链接”回车，在弹出的“插入合并域”对话框中选中“奖品"后按下“插入（I)按钮",Esc退出对话框。

经过上述操作，主文档就变成了下面的样子：
获奖通知
«姓名»«姓名»网友：
您好!
恭喜您在盲人挚友聊天室春节联欢晚会抽奖活动中获奖，奖品是«奖品»。

感谢您并祝牛年大吉.
盲人挚友聊天室
2009年1月20日再次用F6切到“合并邮件”任务窗格，T ab切到“下一步: 预览信函链接”回车，F6可以在主文档和任务窗格间来回切换，这样我们可以预览到文档中的新内容，特别提示，在预览状态下，每次只能看到一份文本,要想预览更多文本，需要点击任务窗格中的“〈〈按钮"或“>>按钮",这两个按钮执行上下滚动的功能,“<〈按钮"向前滚动，“>>按钮”则向后滚动，预览完毕，确认无误后,切到任务窗格中的“下一步: 完成合并链接”，最后要切到“编辑个人信函链接合并到新文档”回车,弹出“合并到新文档"对话框，上下光标到“全部（A）单选按钮选中”后，按下“确定按钮”,此时程序会自动生成一个名为“字母1”的新文档，
里面有三份获奖通知,并且每份通知都会另起一页，内容如下：
获奖通知
翩翩网友：
您好!
恭喜您在盲人挚友聊天室春节联欢晚会抽奖活动中获奖，奖品是阳光软件。

感谢您的参与并祝牛年大吉.
盲人挚友聊天室
2009年1月20日九、其他
520项目文档启示：错误！未定义文档变量。

{DOCVARIABLE Projectname}
窗体
编辑诸如试卷、客户信息采集表、以及各类合同等文档的时候，就需要应用窗体。

窗体包括两部分，一部分是文档编辑者输入的文字或图形，另一部分是供填写者输入信息或数据的区域。

一份有意义的窗体文档，是由编辑者和填写者共同完成的。

一、显示窗体域工具栏
默认情况下,Word是不显示窗体工具栏的，所以首先要执行“工具（T）子菜单”下的“自定义（C）... 菜单”，在弹出的“自定义”对话框中选中“工具栏选项卡”，切到“窗体复选框"这样，窗体工具栏就显示出来。

二、插入窗体域
制作窗体文档，一般需要事先对整篇文档有个大致的规划,根据文档内容选择使用恰当的窗体域.
三、插入表格和图文框
插入表格和图文框也是制作窗体文档的一种方式，可以在表格或图文框中留出足够的空白区域供填写者写入信息。

工具栏上的“绘制表格按钮"和“插入表格。

.格线下拉按钮”用于插入表格，“图文框
按钮”用于插入图文框，当然也可以通过常用菜单来做相关操作,具体操作请参阅第六章和第七章。

四、保护窗体和域：在窗体文档的编辑过程中,可以通过点击工具栏上的“保护窗体按钮”来查看域结果，因为插入的窗体域只有在被保护后才能显示结果，如插入的复选框，只有在保护后才能被选中或清空，域帮助文字也只有在保护后才能显示，另外,下拉列表框中的内容,也只有在保护后才能被展开。

更重要的是,窗体文档在分发给填写者前,必需对文档进行保护以便限制其在指定的区域中输入信息并防止文档内容被更改。

要保护窗体，请执行“工具（T）子菜单”下的“保护文档(P).。

. 菜单”打开“保护文档"任务窗格,T ab切到“仅允许在文档中进行此类编辑：复选框”并空格选中,然后再用T ab 切到下面的组合框并用上下光标选中“填写窗体”，之后，还需要给窗体指定密码，以便知道密码的用户能解除保护并修改窗体，而不知道密码的用户则仍可在窗体域中输入信息。

按下“是，启动强制保护按钮”，弹出“启动强制保护”对话框,在“新密码（可选)(E):可编辑文字”处键入密码，在“确认新密码(P)：可编辑文字”处再次键入密码后回车即可，此时对话框会自动关闭，焦点回到任务窗格中的“停止保护按钮",要解除对文档的保护，按下该按钮或直接点击工具栏上的“保护窗体按钮”，弹出“取消保护文档"对话框,并在“密码（P):可编辑文字”处键入密码回车，即可解除文档保护。

五、更改窗体格式：和文档中其他文本一样,窗体中的文字格式也是可以随意设置的，打开包含要更改的窗体的文档，单击“窗体”工具栏上的“保护窗体按钮”解除对窗体的保护。

光标进入需要设置其格式的窗体域，然后通过“格式(O) 子菜单”下的“字体(F）。

.. 菜单”弹出“字体”对话框做相应设置后，按下“保护窗体按钮”恢复对窗体的保护。

若要将相同的格式应用于多个窗体域，请选定具有所需格式的窗体域,再单击“常用"工具栏上的“格式刷按钮”，然后选定需要设置其格式的窗体域。

若要将所选格式复制到多个窗体域，可双击“格式刷按钮”，设置完格式后再单击该按钮即可.
六、实例：现在，假设需要制作一份客户调查表，通过这份调查表,向客户询问五个相关问题，并且分别应用三个不同的窗体域以及表格和图文框来编辑.
文字型窗体域
按下窗体工具栏上的“编辑框按钮”，即在光标处插入了一个“文字型窗体域”,插入的窗体域，会读作“文本输入框”，文档填写者可以在这里编辑文字。

插入窗体域后，通常需要对其属性进行设置。

光标进入域,弹出“窗体域弹出式菜单”，上下光标到“属性（R) 菜单”回车弹出“文字型窗体域选项”对话框，下面对该对话框中各选项进行简单介绍.
“类型（P)：常规文字组合框"，这里对将要键入文字型窗体域的文字类型进行限定，使填写者无法键入不符合要求的文字。

若无特殊需求，请选择默认的“常规文字"。

“最大长度（M):无限制数字显示框”这里对将要键入文字型窗体域的字符数进行限定，根据实际需求,用上光标选择字符数，默认为“无限制”。

“默认文字(E)：可编辑文字"，如果需要在插入的编辑框中显示默认文字，那么请在这里编辑要显示的内容。

如果文档将打印成纸质文档供用户填写，切勿在此编辑文字.
“文字格式(F):小写可编辑文字”这里的选项都是为英文书写习惯设置的，如无特殊需要，我们不对此选项进行设置。

“插入点移入时（Y）：组合框"和“插入点移出时（X）：组合框”用于设置与窗体相关联的宏的运行条件,上下光标在列表中选择插入点移入窗体域或离开窗体域时将要运行的宏
的名称。

“书签(B)：可编辑文字”，如果希望在使用宏时，通过书签调用当前插入的域，那么就需要编辑一个书签名。

“启用填充（N)复选框"如果希望用户在电脑上填写问卷，请选中该复选框,如果只供客户阅读则不选中该复选框，该选项不影响打印效果。

“退出时计算(C)复选框”选中表示在光标移出窗体域后，会自动更新一次域。

“添加帮助文字（T)。

按钮”弹出“窗体域帮助文字”对话框，这里的两个选项卡分别是：“状态栏选项卡”和“F1 帮助键选项卡”，虽然选项卡名称不同，但选项卡下的内容完全相同:
“无（N）单选按钮选中"，表示不为窗体域添加帮助文字，当然,如果不需要添加帮助文字，我们完全可以不打开这个对话框。

“自动图文集词条(A）：单选按钮选中”表示我们的帮助文字将出自Word中的自动图文集词条，选中该选项后,Tab切到右侧的组合框，上下光标选择需要的条目。

“自己键入（T）:单选按钮选中"后可以自己编辑帮助文字，在下面的“可编辑文字”，我们键入“请输入四位数年份，如：2003。

"然后按下“确定按钮”回到“文字型窗体域选项”，再次按下“确定按钮”，这样，对我们刚刚插入的文字型窗体域的属性设置就全部完成了。

特别提示一：在添加帮助文字时，如果希望帮助文字显示在状态栏，请在“状态栏选项卡”下编辑或设置，如果在“F1 帮助键选项卡"下进行编辑或设置则表示光标进入文档中的窗体域后，按下“F1”可以查看窗体域帮助文字.
特别提示二:在“文字型窗体域选项”对话框中的“默认文字(E)：可编辑文字”和“文字格式(F):小写可编辑文字”这两个选项是与前面的“类型（P）:常规文字组合框”联动的，如果我们在“类型（P):常规文字组合框”选择的不是“常规文字”,那么这里就不会是“默
认文字（E):可编辑文字"和“文字格式(F)：小写可编辑文字”，例如，我们在“类型(P):常规文字组合框”中选择“日期"，那么这里的选项就是“默认日期（E):可编辑文字”和“日期格式（F):可编辑文字”。

复选框型窗体域
点击工具栏上的“复选框按钮”即可在光标处插入一个复选框型窗体域。

执行“属性(R）菜单”打开“复选框型窗体域选项”对话框。

“自动（A）单选按钮选中”表示允许程序自动调节复选框大小以匹配前后文本的字体。

“固定（E):单选按钮选中”则表示不允许自动调整复选框的大小,选择固定后,要在右边的“数字显示框"中选定一个磅值作为复选框的固定尺寸。

“未选中（K）单选按钮选中”表示插入的复选框默认是未选中状态，如果文档需要打印成纸质文档供填写者勾选，那么请选择该选项。

“选中（D）单选按钮选中"则表示插入的复选框默认是选中状态。

其他选项的功能说明，请参照上文。

下拉型窗体域
一、在Word中设置“下拉型窗体域”，实现表格的选择性录入方式
比如，要上报一份“2003年计算中心上机情况统计表",在这个表格中如职称、上机课程等几项是要反复重复输入的，那不妨将它设置成选择性下拉列表式输入方式，只要一点单元格，就会出现一个下拉列表，在列表中选择要输入的项就可以。

要实现上面如图所示的效果需要进行如下设置。

第一步：设计表格
先打开一个Word文档，在其中根据需要先设计好表格.可以先将一些不能用下拉输入的单元格先行输入。

第二步：插入下拉型窗体域
下拉型窗体域是比较常用的窗体域类型.这种类型的窗体域通常用于非此即彼的选择场合。

设计的这个表格，在“职称、上机课程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗体域，用户在填写表单时可以直接点击鼠标选定，不必进行输入，省去了重复输入的麻烦。

具体方法：将鼠标移到指定位置，比如上机课程下面的单元格，点“视图→工具栏→窗体"，弹出“窗体"工具栏，点“下拉型窗体域”按钮。

窗体域插入后，单元格中会显示出一个带有灰色阴影的小方块(在按下“窗体域底纹”按钮的情况下才会显示阴影)。

窗体域底纹只在屏幕上显示，用于提醒用户该域的具体位置，并不会被打印出来。

双击插入的窗体域，系统弹出“下拉型窗体域选项”对话框.在“下拉项”的框格内添加下拉菜单中的选项.添加的步骤是：首先在“下拉项”项目中输入需要添加的第一个列表项，并单击“添加”按钮(或按回车键）,然后依次输入其余列表项.所有列表项添加完毕后,可以通过向上↑、向下↓2个“移动”按钮改变列表项的排列顺序.选中“启用下拉列表”项，点“确定”按钮即可。