腾讯滨海项目会议室及会议管理制度

会议室管理制度
为加强会议室的管理，保证各类会议的顺利召开及规范有序使用，提高会议室的利用率,特制定本会议室管理制度。

1。

项目会议室主要用于本项目会议、培训、外事接待等，由行政办公室负责管理,包括会议室的钥匙保管、使用安排、物品设施的保管、卫生清洁等。

2。

如需使用会议室，部门或个人须提前向行政办公室申请，填写《会议室使用申请表》，由行政办公室统一安排。

3。

会议室的使用遵循先全局后部门会议、先紧急后一般会议的原则，遇紧急及重要会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人须礼让重要会议。

如遇到会议室提前预约占用，行政办公室将协调解决。

4。

使用部门或个人必须严格按照预约的会议时间使用会议室，原则上最长会议时间为两小时，如需提前、推迟或顺延，必须事前征得行政办公室同意，并由行政办公室统一调配.
5。

秉承节俭原则，内部会议一律不配茶叶、纯净水等物资，如有需要，须经相关领导同意，并在申请时一并告知.部门会议请自行做好会务服务工作。

6.爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备，空调使用后请及时关闭.会议室内的所有设备设施，未经允许不能带出会议室。

会议室使用人员须爱护设备设施,保持环境卫生.
7。

会议室使用完毕后，应随时关闭门窗和全部设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。

会议管理制度
为规范腾讯滨海大厦项目会议流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。

1。

行政办公室主要负责会议管理，承办会务工作；其他部门主办或召集的会议，行政办公室应予协助。

2。

各类会议准备材料请相关部门在会议开始前集中准备，确保会议顺利召开.
3.会议结束之后，会议牵头或主办部门要将会议纪要、签到表、影音等资料及时整理、立卷、传阅、存档。

4。

参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料，发言要言简意骇.
5.重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。

6。

与会人员要严格遵守会议的开始时间，提前5分钟到达会议现场。

不得无故缺席、迟到、早退，会议记录人员做好会议签到工作。

凡无故缺席者，每次乐捐100元；迟到者，每次乐捐50元。

7.所有参会人员在开会期间应自觉将手机等通讯设备设置为无声或震动状态.会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、玩手机等做与会议无关的事情。