新探办公自动化软件的设计

新探办公自动化软件的设计
一、基于数据库技术的办公自动化软件设计框架
自动化技术应用在日常办公中可节省工作时间，对于资料的保存也更安全稳定。

办公系统功能实现是基于框架设计基础上进行的，系统内部中含有工作所需的数据库，登陆访问界面后可以对数据进行搜索、查看。

因此在对工作界面进行设计时就要考虑办公实际需求，将其划分为几大框架，先完成框架的建立，在对内部功能进行详细设计，补充完全软件才可以安全使用。

目前办公自动化软件设计开发是通过Java来完成的，设计人员要将搜集整理得到的数据库录入计算机设备中。

具体框架构建流程如下图所示。

在数据库基础上将数据录入、处理，处理完成后可以由操控者删除或者修改，数据库可以自行导入、导出，在紧急使用情况下也以直接查询系统内部的信息。

二、办公自动化系统图形用户界面设计
自动化软件的设计目的是办公使用，设计环节也主要针对用户办公界面来进行。

框架设计时可以组成边框，将可供选择的使用功能全部显示在其中，用户登录后通过鼠标点击便可进入到相应的功能界面中，功能界面中还要设计返回键，浏览完有用信息后点击返回便可轻松后退到选择区域，便于后续操作。

办公应用系统讲究的是高效率，框架设计中要体现出操作流程的简便，节约时间。

系统图形用户界面（GUI）是基于支持键盘操作且不依赖系统支持的JavaSwing组件来进行设计的，可设置边框，并可通过键盘操作，用户免去应用鼠标而进行系统用户界面上JavaSwing组件相应动作的驱动。

通过从模型到视图再到控制即MVC 方式进行Swing组件设计，内容保存可通过模型来实现，而内容显示由视图来实现，对用户输入的处理则由控制器来指定。

三、系统功能模块的实现
系统功能模块可分为两部分，即数据录入与数据处理。

1、数据录入
基于数据库技术之上完成的办公软件设计，要有强大的数据信息作为支持，才能够满足办公使用需求。

在数据录入环节中，通常是由设计人员人工完成的，对搜集到的信息进行整理，筛选出有用信息与无用信息，将分类后的信息录入到相应的功能模块中。

在录入信息之前要对数据库的存储量以及稳定性进行检验，
并抽检部分信息的真实性，分析是否在录入环节中出现错误。

确保录入数据准确无误后才可以进行保存，信息保存后很难再改动，因此前期检验工作一定要全面，为使用环节提供安全保障。

注册事件监听器是在Java中进行最基本事件处理的方法，而事件监听器是属于java.awt.AWTEnentLitener子类的事件接口。

通过事件监听器注册，可有效联系起监听器对象与组件对象，若有事件发生时，已注册的监听器处理程序同时被事件源触发。

2、数据处理
软件框架构建过程中会对功能区域进行划分。

设计工作也是针对不同区域使用需求来进行的。

但在办公过程中，会发生紧急情况，需要对数据库内的信息快速修改，或者紧急删除、导出。

此时登陆界面与常规工作时使用的会产生差异，是直接从软件内部系统中完成修改任务的，框架设计阶段要含有删除修改功能。

（1）数据的查询、删除和修改
功能模块中的数据处理部分，主要是对以录入并保存于数据库的数据信息进行导入、查询、修改、删除与导出等处理操作，以及对生成的紧急事件文档进行及时处理。

其中数据处理中的查询、修改与删除部分，若按照相关条件在后台数据库进行查询所得的用户数据，其显示格式为工作单格式。

若是有删除需要，则可根据具体情况要求的条件先进行数据查询，然后在显示数据信息的页面上按“删除”按钮进行删除，而系统在删除程序完成的同时，对后台数据库进行相应更新。

若是有信息修改的需要，也是在查询信息显示页面进行修改，并在修改完成后按“保存修改”按钮，以实现修改数据信息的保存，系统也同时更新后台数据库。

（2）导入和导出数据库
数据录入时，可能会有不止一台机器共同完成录入工作，而若最后需要将各台机器上录入的数据进行数据库内的综合汇总，则需要以Excel工作表的形式將除主机器以外的所有机器上录入的数据导出，并将导出的数据再导入到主机器内，以实现后台数据库中所有数据的完整整合与汇总。

而数据库中数据的导入或是导出，在进行具体操作时，需在Label对象的构造子中指明Excel表中的单元格位置与内容，并在工作表中添加定义好的单元格，然后写入数据，同时将文件关闭。

若是要对某些用户信息进行紧急查询，此时的查询条件可定义为用户的姓名、电话、具体住址等并在数据库中进行搜索与查询操作。

如果需要建立关于已查询的数据信息报表，首先需要输入新建报表的文件名，并按“建立报表”按钮来完成报表的建立。

另外，本文中应用数据库技术进行的办公自动化系统软件设计，还可
以实现办公自动化系统的另一功能，即在已经制定好的word文档模板中插入后台数据库中的相应信息数据，可由一些简单的命令操作来实现。

（3）用户信息紧急查询
若是企业日常经营管理中需要进行一些必要的如立管重度腐蚀或软管严重老化等紧急事件的处理操作，则可通过应用数据库技术的办公自动化软件进行对紧急事件相关信息数据的查询，并完成文档形式的需要及时处理的紧急事件交接单的生成，而生成的交接单中需要包括的信息主要有需进行及时处理的紧急事件、指定的信息、导入的相关数据、用户信息，以及采集的可作为附件应用的现场图片等。

（4）建立数据报表
要建立新的数据报表首先要输入新建文件夹的名称，然后点击“建立报表”即可。

（5）在WORD中加入后台数据库的信息数据
通过一些简单的指令操作，办公自动化软件可将后台数据库的数据信息插入到已经事先制定好的WORD文档模板中，这是利用办公软件自动化系统软件进行办公化的又一大功能。

四、办公室自动化软件特点
基于数据库技术应用的办公自动化软件设计，是针对企业日常经营管理工作的实际需要而进行的，作为后台数据库的MySQL具有投资成本低、运行速度快且有较小体积等优势，再加上基于JavaSwing组件设计的系统图形用户界面，都为本文中办公自动化系统直观快捷、简单便利地数据处理操作提供可靠的技术支持。

并且，基于数据库技术应用的办公自动化系统软件在实际应用中，不仅具有相当高的系统稳定性，而且系统本身还能提高较为完备的功能效用，为企业加强日常办公中信息数据与事务性处理的自动化，及强化企业日常经营管理工作提供了可靠的基础保障，为企业增强综合竞争实力奠定基础。

小结：基于网络计算机技术而发展起来的办公自动化系统，为企业实现自动化办公提供了可靠保障，而设计合理的基于数据库技术应用的办公自动化软件系统，为企业内部信息共享的实现奠定良好基础，便于企业日常经营管理中的协同工作，帮助企业管理层在充分了解自身实际情况的同时做出准确定位与经营决策，
推进企业的快速健康发展，为企业强化日常办公工作管理并增强综合竞争力创造良好环境。

参考文献：
[1] 方鹏.刍议数据库技术应用下的办公自动化软件设计思路[J].电子制作，2015（02）.
[2] 朱茵，王军利，陆化普，张建跃.数据库技术在城市交通信息服务系统的应用[J].系统工程理论与实践，2005（12）.。