发文处理知识

发文处理
发文处理是机关文书处理工作的一个重要组成部分。

发文处理：指以本机关名义制发公文的过程。

包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

（一）草拟
草拟也称拟稿，起草公文。

草拟是形成文件的首要环节，这个环节的工作比较复杂，所花费的时间、精力相对较多，是一项创造性的脑力劳动。

1、拟稿的承担者
机关办公部门秘书人员的主要工作职责之一就是拟稿，主要负责整个机关的综合性文件的拟稿环节。

机关的各个业务部门，也经常有拟写文件的需要。

2、拟稿的步骤
首先，领导交拟，明确主旨。

交拟可以是领导以口头的形式把任务交给有关拟稿人，也可以是以批示的形式提出拟稿要求。

在这个过程中，应该明确所拟文稿的主旨即主题。

其次，了解情况，选取材料。

再次，全面构思、编列提纲。

最后，拟写正文。

3、草拟公文应注意的事项：
（1）符合国家的法律、法规及股份公司、华东公司的有关规定。

（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（3）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的性质、职权和与主送单位的行文关系确定。

（4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（5）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引用标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（6）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（7）应当使用国家法定计量单位。

（8）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（9）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门因主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协商，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与
有关部门会签后报请上级负责人裁定。

公文在草拟初稿之后，还需要对稿子进行审核，于是就进入下一个发文处理程序即审核环节。

（二）审核
审核，就是在草拟的文稿送交领导签发之前，对其所做的全面审核和修改。

1、审核的内容
公文送负责人签发前，应由办公室进行审核。

审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》的规定等。

在实际工作中，我们把公文审核的重点归纳为“六查”或“把六关”，即行文关、政策关、落实关、文字关、程序关、体式关。

（1）行文关。

即审核时先考虑是否需要行文。

比如，属于可发可不发的文件就坚决不发；凡可用电话、传真方式解决的，就不再发文件；凡可用部门文件名义发的就不用公司文件名义发等等，减少不必要的行文，维护公文的严肃性和权威性。

（2）政策关。

即审核公文内容是否符合党和国家的方针、政策、法令、法规。

（3）落实关。

即审查文中所提要求和措施是否明确具
体、切实可行，审查是否符合实际情况，是否能解决实际问题等等。

（4）文字关。

即审核公文的结构和文字表达是否清晰、准确、简练、通顺、语法、逻辑、标点是否正确恰当、有无错字、漏字，还要注意核实引文、数字、时间、人名、地名等，力求准确无误等。

（5）程序关。

审核公文处理的各个程序是否符合规定的要求，有否错漏。

如公文处理中该经过的环节是否送到，该会签的文件是否已经会签，应经过有关领导过目的是否已经过目等。

（6）体式关。

审核公文所使用的文种是否恰当，包括所运用的公文用语是否和文种相吻合。

审核公文格式是否规范，各个项目如标题、主送机关、抄送机关、机密程度、主题词等是否符合规定等。

2、审核的步骤
以机关名义发出的文件如果由业务部门拟稿，其审核的步骤一般应该是：由业务部门负责人先审核，然后送办公室审核，然后是签发领导人终审。

办公室核稿通常由办公室秘书人员承担。

主要由于秘书人员工作的岗位在综合职能部门，看问题能从机关工作全面着眼综合考虑，往往对领导的意图领会得更透彻些，对文稿内容把握更全面、更准确。

另外秘书人员的职业特点决定了
他们对文稿的文字表达、语法逻辑、办文程序、体式结构的把握比较擅长。

如果发的文件是以部门名义发的，文稿一般无须办公室审核，可由本部门负责人审核认可后签发。

3、对不符合要求文稿的具体处理
（1）秘书人员自己修改。

（2）秘书人员请拟稿人来一起改。

（3）退回拟稿部门处理。

（三）签发
以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。

（四）复核
公文正式印制前，应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

（五）缮印
文件缮印是把经领导签发的定稿，按一定的格式制成正式文件。

缮印的方法：可采用打印和复印的方式。

印制的步骤：
（1）打印校样。

先对原稿打印，在此基础上制出校样供校对人员校核在打印过程中是否有与原稿不符的地方，以保证印制过程的质量，文件打印应使用正确的格式、字体、字号等。

（2）校对校样。

根据定稿，对文件校样核对校正的工作环节。

（3）印刷和装订。

如没有印刷设备，可通过打印机和复印机操作。

装订一般左册装订，具体规格参见1999年2月27日颁布的《国家行政机关公文格式》。

装订时应注意不缺页、不多页、不颠倒。

（六）用印
用印，是指在需要用印的文件上加盖机关公章。

印章是机关职权的重要凭证，文件经加盖印章，就表示发文机关对发文的认可，文件即具有法定的效力。

因此，盖印程序是一个严肃、细致的工作环节。

公文用印的原则：一是不出现空白印章，即印章必须压盖在成文日期上；二是盖章时务必使印章与正文同处一面，有些情况下应通过技术处理，避免用印的一页出现无正文现象，不得采取“此页无正文”的方法处理。

印章应为红色，用印应端正清晰。

印发件与签发原件均应加盖印章。

（七）登记
登记就是公文制作完后对其进行发文登记。

发文登记与收文登记相类似，只是文件运行的方向相反。

发文登记，可以便于对本机关发出的文件进行查找、处理和统计等。

为了便于登记和管理，发文登记主要采用簿式。

发文登记的项目有发文日期、发文字号、发往机关、文件标题、签发人、经办人、归档卷号、备注等。

各单位可以根据实际情况，增加或减少项目。

（八）分发
分发就是把已制成的文件装封后发出。

分发的对象按照主送单位、抄送单位分别发出。

急件要用快递邮寄。

分发要准确无误，可填写“文件分发总登记表”，以便查阅。

邮寄快件可填写“邮寄快件登记表”。