XX汽车控股集团公文处理规范手册

浙江XX控股集团
公文处理规范手册
1 目的
为规范集团公文管理，统一集团公文形象，参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012），制定本手册。

2 公文制发的基本要求
2.1集团公文是集团及下属各子公司与有关单位公务活动的产物,具有特定的规定性，必须按照集团公文处理规范制发公文。

2.2集团公文是由集团及下属各子公司与有关单位的法定作者制发，具有很高的权威性。

法定作者的公文一旦发出，对受文者的强制效力受到有关法规的保护。

2.3集团及下属各子公司与有关单位制发的公文是特殊的信息记录手段，其体式（文体、格式）必须符合本手册的规定。

2.4集团公文是集团及下属各子公司与有关单位的行政行为，其制作必须讲究程序性，必须按规定程序制发。

3 常用公文种类
3.1决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

3.2决定：适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下属单位不适当的决定等事项。

3.3公告：适用于向集团内外宣布重要事项或者决定事项。

3.4通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

3.5通知：适用于批转下级单位的公文；转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章制度和管理办法；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任命和聘用管理人员。

3.6通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

3.7报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。

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3.8请示：适用于向上级单位（部门）请求指示、批准。

3.9批复：适用于答复下级单位（部门）请示事项。

3.10意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

3.11函：适用于不相隶属单位（部门）之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

3.12纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

4 公文基本格式
4.1公文组成要素
公文包括版头、主体、版记三部分。

公文首页红色分隔线（宽度同版心，即156mm）以上的部分称为版头，主要包括文件份号、密级及保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人等要素；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，主要包括标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注等要素；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，主要包括抄送单位（若有抄送单位）、印发单位和印发日期。

文件的标题、主送单位、正文、发文单位署名、成文日期为必不可少要素，其它要素视具体情况选用。

4.2 公文要素标识要求
4.2.1 份号：公文印制份的顺序号。

涉密公文中的“绝密”、“机密”级公文应当标注份号。

4.2.2密级和保密期限：涉及集团秘密的公文应当标明密级（包括“绝密”、“机密”、“秘密”）和保密期限。

原则上集团通过OA平台发布的公文，均应使用文件加密软件进行加密处理后再予发布。

绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件，仅限向集团内部特定人员发布。

机密：指次重要并且所涉及内容不能向集团内外无关人员透露的文件，限于向集团内部指定组织（单位、部门或项目组等）成员发布。

秘密：指不宜向集团以外人员透露内容的文件，限于向集团范围内员工发布。

普通：指非秘密文件，可以公开发布。

4.2.3紧急程度：公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度应当分别标明“特急”、
“加急”。

4.2.4发文单位标志：由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可直接使用发文单位全称或规范化简称。

联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称（主办单位排列在前），也可以单独用主办单位名称。

4.2.5发文字号：包括单位代字（一般不超过4个字）、年份、序号。

联合行文，只标明主办单位（部门）发文字号。

4.2.6签发人：上行文（“请示”、“报告”等）应当注明签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

4.2.7标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位（亦可不标注）。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

4.2.8主送单位：指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

4.2.9 正文：公文的主体，用来表述公文的内容。

4.2.10附件说明：公文附件的顺序号和名称。

公文如有附件，应当在正文之后，发文单位署名及成文日期之前注明。

4.2.11 发文单位署名：署发文单位全称或规范化简称。

4.2.12成文日期：署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。

联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

4.2.13印章：公文除“会议纪要”和以电子形式发出的以外，应当加盖与发文单位相符的印章。

联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

4.2.14附注：公文印发传达范围、联系人信息等需要说明的事项。

公文如有附注，应当加括号标注。

4.2.15抄送单位：指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位或领导，应当使用全称或者规范化简称、统称。

4.2.16印发单位和印发日期：公文的印送单位和印送日期。

4.2.17页码。

公文页数顺序号。

4.3其他要求
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4.3.1文字顺序：文字从左至右横写、横排。

4.3.2公文用纸：一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

4.3.3文字颜色：未作特殊说明的公文，公文中正文的文字均为黑色。

4.4公文格式规范
参照附件1《浙江XX汽车控股集团公文格式规范》执行。

5 公文分类及要求
集团公文分为红头文件与一般文件（亦称白头文件）。

红头文件指包括版头、主体、版记的完整性公文；一般文件不含版头和版记，仅由文件主体组成，包括文件标题、主送单位、正文、发文单位、成文日期等。

5.1红头文件
5.1.1涉及集团（公司）重大、重要事项，全局性规章制度/管理办法等的文件，一般采用红头文件方式。

模板见附件1-1《浙江XX汽车控股集团红头文件模板》。

5.1.2以集团名义向政府部门提交的请示、报告，使用红头文件上行文格式，模板见附件1-2《浙江XX汽车控股集团红头文件上行文模板》。

5.1.2.1上行文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。

5.1.2.2上行文的主送单位如有多个，在受文单位处标识1个主要单位，其余的下移至版记（抄送单位前）。

5.1.2.3联合行文红头文件模板见附件1-3。

5.2一般文件
以集团（公司）或各职能部门名义发布的日常性通知、通报、请示、报告、函等各类文件，采用一般文件方式，模板见附件1-4《浙江XX汽车控股集团一般文件模板》。

5.3会议纪要
会议纪要格式基本与红头文件相同，模板见附件1-5《会议纪要模板》。

不同之处为：5.3.1“会议纪要”文件标识由发文单位全称或规范化简称后加“会议纪要”组成，用红色方正小标宋体字；发文字号处印制主持会议单位名称、会议日期、发文字号。

5.3.2“会议纪要”可写标题和主送单位，也可不写标题和主送单位，根据需要而定。

5.3.3“会议纪要”与其他公文的最大不同是不署发文单位、不加盖单位印章。

5.3.4目前集团“会议纪要”采取特定格式，模板见附件1-6《浙江XX汽车控股集团会议纪要模板》。

6 行文规则
6.1以下几种情形，应当以集团（公司）名义行文：
6.1.1与集团（公司）经营有重大关联，集团（公司）重大决策，涉及政策性问题或
向上级政府行政、税务、金融等单位的请示、报告等；
6.1.2对其他单位核发的证明文件；
6.1.3与其他集团、单位签订的合同、协议、意向书等；
6.1.4集团（公司）的各类全局性的规章制度/管理办法等；
6.1.5其他需以集团（公司）名义的行文。

6.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。

特殊情况需要越级
行文的，应当同时抄送被越级的单位。

6.3向上级单位行文，应当遵循以下规则：
6.3.1原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄
送下级单位。

6.3.2下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意
见后上报，不得原文转报上级单位。

6.3.3“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应
当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

6.3.4除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人个
人报送“请示”和“报告”。

“报告”不得夹带请示事项。

6.3.5受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位，上级单位
向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。

6.4向下级单位行文，应当遵循以下规则：
6.4.1主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

重要行文应当同时抄送发文单位的直
接上级单位。

6.4.2依据职能范围，各职能部门可以部门名义对具体业务工作自行行文或联合行文
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（采取一般文件方式）。

部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级单位应当责令纠正或撤销。

7 公文拟制
公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

7.1公文的起草
7.1.1起草公文应当做到：
7.1.1.1遵守国家法律法规及其它有关规定，如提出新的政策规定等要切实可行并加以说明。

7.1.1.2简明扼要，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

7.1.1.3公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

7.1.1.4涉及具体职能部门的公文，由职能部门起草，其他公文由办公室起草。

7.1.1.5涉及其他单位或者部门职权范围内的事项，起草文件的主办单位（或者部门）应当主动征求相关单位（或者部门）意见，达成一致后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请上级单位协调或裁定。

7.1.2公文起草需要注意的其他事项：
7.1.2.1起草紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

7.1.2.2结构层次序数，第一层为“一、二、三、……”，第二层为“（一）（二）（三）……”，第三层为“1.2.3.……”，第四层为“（1）（2）（3）……”。

层次序数一般要按顺序使用,特殊情况下也可跳跃使用,但不能逆顺序使用。

7.1.2.3公文中的数字，除部分结构层次序数及在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

7.1.2.4日期、单位名称、人名、地名要准确。

年份一律使用公历年份的全称，如“1999年”、“2010年”不能略为“99年”、“10年”；日期应当写明具体的年、月、日；内部行文中，单位名称应使用规范简称；对外行文中，单位名称应当先用全称并注明简称，然后再使用简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准
确的中文译名。

7.1.2.5应当使用国家法定计量单位。

一般而言，公文中数量单位应用汉字（国际计量单位除外），且同一份公文或材料中应前后一致。

7.1.2.6引用公文应当先引标题，后引发文字号，发文字号中标注年份应采用六角括号〔〕，而非中括号[ ]或【】。

引用外文应当注明中文含义。

7.1.2.7标点符号的运用。

除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号；正文中的小标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号；并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。

7.1.2.8转发公文的标题拟定，可采用省略法（省略发文单位名称、介词“关于”或文种“通知”）、替代法（发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题）、直接法（已经通过三四层转发的，直接转发初始发文单位文件）和简称法（集团内部行文使用规范化简称）。

7.1.3公文的软件版本。

为有效避免办公软件版本不兼容所导致的文件不能打开等问题，原则上要求集团内部所有流转的公文均使用Microsoft Office 2003，如自身电脑为Microsoft Office 2007或其他版本，应在流转时将其转化为Microsoft Office 2003版本。

7.1.4集团常用公文模板详见附件1-7《常用公文模板》。

7.2公文的审核
7.2.1公文文稿应当由公文拟制部门负责人及分管领导对公文内容进行审核。

对公文内容的正确性、准确性负责。

审核的重点是：是否符合业务需求，是否符合实际情况，是否符合国家法律、法规及集团有关规定，涉及其他单位的事项是否已协商、会签等。

7.2.2公文在送负责人签发前，应当由办公室进行校对审核。

一是对文字及格式进行规范；二是进行内容审核，审核的重点是：是否确需行文，文种是否恰当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。

经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新按发文程序报审。

7.2.3管理标准/制度类文件下发前，须由经营管理、企业文化归口管理部门进行审核，主要审核是否符合标准制定的规则和要求，是否已经过相关单位会签，是否与企业文
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化相一致等。

7.3公文的签发
公文应当经本单位负责人审批签发。

重要公文和上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

联合发文由所有发文单位负责人会签。

7.3.1红头文件：董事局文件由董事长签发；集团（公司）文件由集团总裁（公司总经理）签发；党群组织文件由党组织书记签发。

7.3.2一般文件：以分类邮件方式发布的文件，依据职能范围，由业务分管领导签发；集团OA平台上发布的一般文件，经业务分管副总裁审核，由集团经营管理总监签发。

8 发文办理
发文办理主要包括复核、登记、印制、核发等程序。

8.1复核
公文正式印发前，办公室应当进行复核，复核的重点是：文字、标点、格式；审批/签发手续是否完备，附件材料是否齐全等。

8.2登记
对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

8.3印制及核发
纸质公文印制必须确保质量和时效，涉密公文应当在符合保密要求的场所印制；电子公文（特别是红头文件）应转换为PDF格式文件后再发布。

纸质公文印制完毕后，应当对公文的文字、标点、格式和印刷质量进行检查后，进行司印、分发；电子公文应当对公文的文字、标点、格式进行最终检查后再发布到办公网上。

8.4发文电子流程
8.4.1集团分类文件发布审批：发送至特定范围的公文，通过分类文件发布流程审批后，以CPC邮件方式发布。

非覆盖全集团范围的一般文件、会议纪要等，按此方式进行发布。

流程提交途径：CPC-协同管理-集团办公-总裁办公室-综合办公-分类文件发布审批。

8.4.2 OA平台上发布的公文
8.4.2.1集团红头文件发布审批：起草人→部门领导审核→分管领导审核→办公室校
对审核→经营管理总监审核→总裁签发→存档、发布。

流程提交途径：CPC—我的工作—我的文件—在自己的工作区内新建自己的文件夹—点击进入自己的文件夹—空白处单击右键新建—J01综合办公—01控股公司红头发文（按模板拟制文件），关闭文件-右键单击该文件，在目录中选择“工作流”—填写主题（即文件名），添加分管领导-确定提交。

8.4.2.2集团一般文件发布审批：起草人→部门领导审核→分管领导审核→办公室校对审核→经营管理总监签发→存档、发布。

覆盖全集团范围的一般文件，按此方式进行发布。

流程提交途径：CPC—我的工作—我的文件—在自己的工作区内新建自己的文件夹—点击进入自己的文件夹—空白处单击右键新建——J01综合办公—04控股公司一般发文（按模板拟制文件），关闭文件-右键单击该文件，选择“工作流”—填写主题（即文件名），添加分管领导-确定提交。

8.4.3子公司的公文发布流程，依据集团公文发布原则，自行设定与执行。

9 收文办理
收文办理指对外来公文的办理过程，主要包括签收、登记、初审、拟办、批办、承办、催办、答复等程序。

外来公文包括外部文件和内部文件（形式包含信件、传真、电子邮件等）。

外部文件指各级政府、各类协会等单位发送的与集团（公司）业务相关的文件；内部文件，一般指集团（公司）所属各单位递交的各类请示、报告。

9.1内部收文办理
9.1.1收到下属单位上报的需要办理的请示文件，办公室应当进行初审。

初审的重点是：是否需集团（公司）来处理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范等。

9.1.2符合处理规定的，通过CPC“集团内部请示事项审批”、“事项请示审批单”等电子流程进行处理，由办公室指定人员进行归档。

9.1.3各单位请示的事项，原则上要求按电子流程方式进行请示审批，不提倡以纸质文件方式上报处理。

9.2外部收文办理
外部文件收文办理过程包括收集、初审、登记、拟办、批办、承办、催办、答复等程序。

具体办理要求如下：
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9.2.1收集和初审。

外来文件由办公室指定人员统一收集和初审，初审的重点是：是否有办理的价值，核实来文单位机构的权威性、真实性，是否属于本单位受理范围等。

对无需办理或无办理价值的文件，可暂时保存一周，必要时告知对方不办理的原因。

9.2.2登记。

确认需要办理的文件，需进行登记，登记表详见附件3《浙江XX汽车控股集团外来文件处理登记表》，并通过CPC“集团办文单”流程进行处理，办文表单详见附件2《浙江XX汽车控股集团办文单》。

9.2.3拟办、批办。

办文流程提起后，办公室应当及时提出拟办意见，送行政分管领导批示后交有关部门处理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

紧急文件，应当明确办理时限。

9.2.4承办。

承办部门收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。

9.2.4.1紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

9.2.4.2对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

9.2.4.3公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级领导协调或裁定。

9.2.5催办。

报送相关领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。

做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

9.2.6答复。

公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

9.2.7收文处理电子流程：办公室收到文件进行登记后，在CPC工作流程中启动“办文单”流程。

以集团办文单流程为例，执行步骤为：提交人→总裁办拟办意见→总裁办主任意见→承办单位领导意见→承办人意见→办理结果→归档。

10 公文的归档和销毁
10.1公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》、《浙江XX汽车控股集团档案管理办法》及其他有关规定，及时整理归档。

10.2公文整理归档由各业务部门负责公文处理工作的专职、兼职人员办理。

联合办理的公文，原则上由主办单位整理，其他单位保存副本。

各类公文一般应在每年3月底
之前移交档案管理部门。

10.3归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值，分类整理。

要保证档案的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，以便于保管和利用。

凡秘密公文，归档前可作密封处理。

10.4以集团名义下发的红头文件经相关审批程序运行后，由办公室司印人员登记编号后正式发布，原件司印后归档。

10.5以各职能部门名义下发的各类公文（主要指一般文件），按发文流程审批后发布，以电子文件方式在流程中进行归档，并由办公室文秘专员定期按档案管理要求，集中打印归档。

10.6董事会、经营管理委员会等高层会议、重要专题会议或非公开性重大接待活动资料，董事局主席、董事局副主席、总裁讲话，以及集团（公司）经营工作报告等，由办公室负责整理与保管，定期移交到档案室归档。

10.7案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交，任何部门和个人不得保存应归档的公文。

10.8没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。

销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监督，保证不丢失、不漏销。

11 其他管理
11.1新设立的子公司，发文字号应自行编制并报集团总裁办公室审定。

11.2各单位内设机构除办公室（或相应职能部门）外不得对外正式行文。

11.3各单位的公文应由办公室（或相应职能部门）专人统一管理。

12 附件
12.1浙江XX汽车控股集团公文格式规范
12.2浙江XX汽车控股集团办文单
12.3浙江XX汽车控股集团外来文件处理登记表
附加说明：
本手册由集团总裁办公室负责修订。

本手册由集团总裁办公室负责解释。

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附件1
浙江XX汽车控股集团公文格式规范
1 范围
1.1本规范规定了集团及所属各单位公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则。

1.2本规范适用于集团及所属各单位制发的公文。

党工团文件可参照执行。

2 引用标准
本规范参照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012），结合集团公文运行情况形成。

3公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。

纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5-9.5。

4公文用纸幅面尺寸及版面要求
4.1幅面尺寸
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

4.2版面要求
4.2.1 页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

为统一版面，电子文件页边距统一设置为：上37mm，下35mm，左27mm，右27mm。

4.2.2字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。

特定情况可作适当调整（如制度类附件、会议纪要等字体一般用小四号宋体）。

具体要求详见“6公文格式各要素编排规则”中各类要素字体和字号说明。

4.2.3行数、字数及行距：如无特殊说明，正文一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心；正文行距一般设置为固定值30磅，可视页面情况适当调整为固定值25-35磅。

特定情况可作适当调整（如制度类附件、会议纪要等行距一般设置为固定值22磅）。

4.2.4 文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。