试论现代档案管理的方法

试论现代档案管理的方法

发表时间：2018-01-08T10:26:06.660Z 来源：《基层建设》2017年第30期作者：利莉

[导读] 摘要：档案是人们对社会生产生活过程的历史记录。因此档案具有一定的历史价值。

广西壮族自治区苍梧公路管理局广西梧州 543000

摘要：档案是人们对社会生产生活过程的历史记录。因此档案具有一定的历史价值。档案作为一种历史文献，它的形成是通过很多方面的协同配合完成的，需要人们的共同努力。公路工程档案是对整个公路工程建设的记录，由于公路工程建设项目存在周期长、投资大、环节多和内外部协作关系复杂等特征，从而形成了公路工程档案种类多、数量大、价值高的特点。

关键词：现代档案；管理；方法；分析

1导言

公路工程档案在很多时候是作为全面鉴定公路工程治疗，查明事故原因，追究相应责任的重要依据，同时也为公路工程项目完成后的运行、管理、养护和改造工作提供相应的依据。因此可见，公路工程档案的管理工作是整个公路工程管理的重要基础性工作，它在一定程度上影响着整个工程管理的成与败。而公路工程档案管理的好与坏，直接影响到整个公路工程的质量，同时也影响企业的经济效益。

2公路工程档案管理中存在的问题

尽管公路工程档案有着非常重要的社会意义，但是从我国目前的公路工程档案管理工作的现状来看，普遍存在着工程档案中重工期、重质量而忽视了档案资料的收集、整理等基础性工作的现象。在公路工程建设过程中本应该及时整理的档案资料留待工程结束后才去进行整理，这就使得收集资料难度不断增大，同时也致使最终收集整理的公路工程资料不完整，不规范。

2.1施工管理与工程档案管理脱节

公路施工单位往往缺乏对档案的系统整理，导致档案的资料不完全，记录不规范，档案难以进行查询或者无法进行查询，在后期的使用过程中难以查到以前的施工资料，并且在之后的必要施工中无法查到施工时有用的相关资料，加大了以后施工的难度。在日常的公路工程档案记录管理中可以将工程照片、工程录像，施工日志记录进来，作为归档管理资料，这种方法能够在很大程度上提高档案的完整性和全面性，可以记录到施工过程中的全貌，完整的陈述施工中的情况，但在实际的施工中人们往往会忽略这个环节。这些施工照片需要在施工进行时及时收集，具有一定的局限性，相比这个施工日志则是记录在一天之内的施工情况，更加具有能动性，但是在实际工作中很少有工人能够从施工开始到施工结束坚持记录施工日志，相对而言，这些资料的收集、整理工作在施工过程中是一件非常容易的事，但往往由于人们不够重视的缘故，被忽视了施工日志等材料的收集整理工作，从而拖到竣工验收时再去收集、整理时已经在无形中增加了难度。这类显现在当前的公路工程档案管理中非常常见。工程优质的评定是全方位的判断，不仅应该施工质量得到保证，而且各方面的处理都符合国家优质工程的规定才行。其中档案管理这一项作为优质工程判断的重要标准，如果档案不完整则降低工程的整体水平，这不仅影响整个工程，而且对施工企业而言也是巨大的经济损失。

2.2档案中施工用表没有统一标准

在公路工程档案管理工作中存在着施工用表标准不统一的普遍现象。表格中的填写形式和填写内容各式各样，没有统一的规范。这些现象都在一定程度上影响公路工程档案的管理质量。

2.3档案管理水平差

在我国目前的公路工程档案管理工作中存在着档案管理水平不够专业，档案管理水平差的现状。最普遍的现象就是很多需要归档的资料不符合归档的要求，比如在工程资料中含有很多复印件，甚至有复印材料的多次复印，复印材料内容难以辨别，字迹模糊，这些资料很难进行长期的永久性保存。同时，这些归档资料在将来的使用过程中也难以成为可靠，真实的文件依据，给竣工档案整理带来不必要的麻烦和损失。

3提高公路工程档案管理的途径和方法

3.1从思想上重视工程档案管理工作，加强专管队伍的建设

公路建设项目管理部门、工程质量监督机构、项目建设单位和设计、施工、监理单位要有计划地培训档案管理专业人员，设立专门的档案管理机构，使之适应本单位档案管理工作需要。

3.2建立健全档案管理制度

各有关单位要按照档案管理法规的要求，结合本单位实际，制定和完善档案管理的规章制度，建立档案管理的领导责任制和岗位责任制，健全文件资料的收集、整理、保管、利用、保密等管理制度，做到严格管理、规范管理。首先，各单位负责人要把项目档案管理纳入其职责范围、工作计划和工作程序中去，要经常检查落实。另外，要加强过程控制，坚持建路与建档同步发展，抓档案质量的关键阶段应当在档案形成的过程，而非事后。

3.3配备专职管理人员

特别是在工程施工阶段，项目管理人员要足够重视档案管理工作，首先配备长期的专职档案管理人员，并完善人员更换时的资料交接手续。其次要求施工单位资料人员必须熟悉设计图纸、技术规范和评定标准，熟悉业主、监理工程师和本单位对内业资料的要求，熟悉施工现场，明白各种抽检方法和程序，平时做好施工记录和原始资料记录，再次内业资料整理要跟项目建设同步进行，做到不堆积，整理及时，严格控制工程完工后才开始整理资料的现象发生。

3.4重视培训工作，努力提高档案管理的人员素质

一是要加强对档案管理人员的专业知识培训，使其对建设程序、技术标准、工程管理、计量支付等有一个全面的了解；二是要加强档案管理新知识、新技术运用的教育；三是要用现代化的知识和管理手段来武装档案工作者，尤其是要加强档案计算机管理、电子文件归档与电子档案管理方面知识和技能的培养，使档案的管理更加科学化、规范化，比如推出科学合理的管理程序，推广应用管理信息系统等。为此，对档案管理人员，可以通过培训、与其他单位开展交流、到其它专业岗位锻炼等形式，不断拓宽其知识面，增强业务能力。

3.5强化监督管理

有关单位和部门要按照相关法规和技术规范的规定和要求，层层落实档案管理工作，项目建设过程中要全面推行自检、互检、交接检三检制和档案验收移交制，相关职能部门应强化对项目全过程档案管理工作的监督。施工阶段内业资料应定期或不定期检查，引起各方重