会议会展策划

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议
策 划 与
会 议 策
准划
备
2.会议选址和布置
亲临现场实地考察
➢ 会见能做决策的人。 ➢对方建议的日期去进行参观 ➢不要出于个人原因再次参观酒店； ➢以一个普通客人身份还是以贵宾身份前往 ➢考虑另一家酒店作为“备选”。
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备
课桌式（教室式）
• 有桌有椅，适合讲座、培训等
材
料
保
组
秘
卫
书
组
组
后 勤
会议 机构
组 织
组
组
宣
技
传
术
组
组
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备
1.成立会议机构、人员选择
人格特质
迈尔斯-布里格斯类型指标
外/内向型（E/I） 领悟/直觉型(S/N) 思维/情感型(T/F) 判断/感知型(J/P)
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外倾型E 与他人相处精力充沛 行动，之后思考 喜欢边想边说出声
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2.会议选址和布置
商务型酒店 度假型酒店
市中心 市郊
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来自百度文库
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备
2.会议选址和布置
在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了 前提条件： ·
➢ 报价方接受和同意会议名细表中各项 事宜； ➢ 报价房应是后选名单中较好的一个； ➢ 对报价方拟订的合同条款基本接受。
收集相 关资料
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备的
流
程
搞清楚“思路”
会议筹 备组
与上级 沟通
策划步 骤
时间推 进节点
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会议地点的选择
可供选择 清单
综合考虑 会议类型 与场所搭
配
亲临现场 实地考察
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备的
流
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会议的整体规划
•头脑风暴法 •名义小组讨论 •电子会议 •群体互动
讨论 落稿 再讨论
修正
再讨论
细化到执行层面 •工作时间进程表 •任务分工表 •物品清单 •成本分析表
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1.成立会议机构 2.会议选址和布置 3.会议食宿服务 4.会议文件的准备 5.会议后勤保障 6.会议游览和联谊服务
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1.成立会议机构、人员选择
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2.会议选址和布置
考虑预算 ➢营利性 ➢非营利性——政府会议、专业学术会议、经销商会议
营利性会议的策划者则要充分考虑潜在参会人员的 可接受费用预算，并据此选择合适的会议举办地。
同样地，在考虑会议举办地时，会议策划者也会将 交通、安全、会议设施、服务质量等因素考虑在内，但 对食品、睡房及结账程序的效率等考虑得较少。
“玩的原则”：现在享受， 然后再完成工作（如果有时 间的话）
建立目标，准时地完成
随着新信息的获取，不断改 变目标
愿意知道它们将面对的情况 喜欢适应新情况
着重结果（重点在于完成任 务）
满足感来源于完成计划
把时间看作有限的资源，认 真地对待最后期限
着重过程（重点在于如何完 成工作）
满足感来源于计划的开始
关心
辑性，软弱
认为圆通比坦率更重要 认为圆通与坦率同样重要
只有情感符合逻辑时，才 无论是否有意义，认为任
认为它可取
何感情都可取
被渴望成就而激励
被为了获得欣赏而激励
很自然地看到缺点，倾向 于批评
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判断型J
知觉型P
做了决定后最为高兴
当各种选择都存在时，感到 高兴
有“工作原则”：工作第一， 玩其次（如果有时间的话）
循序渐进地讲述有关情 况
跳跃性地展现事实
着眼于现实
以一种绕圈子的方式着 眼于未来
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思维型T
情感型F
退后一步思考，对问题进 超前思考，考虑行为对他 行非个人因素的分析 人的影响
重视符合逻辑、公正、公 重视同情与和睦：重视准
平的价值；一视同仁
则的例外性
被认为冷酷、麻木、漠不 被认为感情过多，缺少逻
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圆桌形
圆桌会议，体现的是公平，适合各大型会议
圆桌会 议的由
来
博鳌亚洲论坛 青年领袖圆桌会议
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圆桌形
圆桌会议，体现的是公平，适合各大型会议
华商领袖
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其他种类
• 会议的形式不是固定不变的，有时会有多种 会议类型混用，如双U，就是把U型和课桌式 结合一起；按照客人要求摆设的个性化会议 种类日渐兴起。
易于“读”和了解；随 意地分享个人情况
说的多于听的 高度热情地社交
反应快，喜欢快节奏
重于广度而不是深度
内倾型I 独自度过时光精力充沛 思考，之后行动 在心中思考问题
更封闭，更愿意在经挑 选的小群体中分享个人 的情况 听的比说的多 不把兴奋说出来
仔细考虑后，才有所反 应 喜欢深度而不是广度
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认为时间是可更新的资源， 而最后期限也是有收缩的
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组织组
外倾、领悟、情感、知觉ESFP
会务管理组 外倾、领悟、思维、判断ESTJ
后勤组
外倾 、领悟、思维、判断ESTJ
秘书组
外倾、领悟、情感、知觉ESFP
宣传组
外倾、直觉、情感、知觉ENFP
技术组
内倾、领悟、思维、判断ISTJ
财务组
内倾、领悟、思维、判断ISTJ
保卫组
内倾、领悟、思维、判断ISTJ
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2.会议选址和布置
大型会议——大都市 培训活动——专业培训中心、旅游胜地 研究和开发会议——安静场所 企业经销商年会——风景名胜 重大奖励和表彰——知名会场 交易会和新产品展示会——交通便利
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会议会展策划
目录页
会议策划的流程
会议日程、议程
会议方案
过渡页
会议策划的流程
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备的
流
程
会议策划是会议的总体构思
搞清楚“想法” 搞清楚“思路” 会议地点的选择 会议的整体规划
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备的
流
程
搞清楚“想法”
会议主 办方
➢想法 ➢目的 ➢预算
议题、 议程、 要点
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领悟型S
直觉型N
相信确定和有型的东西 相信灵感和推断
喜欢新想法—除非它们有 为了自己的利益，喜欢
实际意义
新思想和概念
重视现实性和常情
重视想象力和独创力
喜欢使用和琢磨已知的 喜欢学习新技能，但掌
技能
握之后很容易就厌倦了
留心具体的和特殊的； 留心普遍的和有象征性
进行细节描述
的；使用隐喻和类比
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剧场式
• 只有椅子没有桌子，或是只有前几排有桌的
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备
U型台
• U型台或回形台，都是大家围绕在一起进行会 议，适合小规模会议或研讨会
博鳌亚洲论坛会员大会
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会 议 策
准划
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鱼骨式
• 像鱼刺一样的摆台样式，适合小型的培训会
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