浅谈新形势下电子档案设计资料归档与利用
新形势下如何做好电子文件归档管理工作
Archives Management档案管理新形势下如何做好电子文件归档管理工作■米兰霍州煤电集团公司摘要：近年来，随着科技的日新月异和网络的广泛普及，在新形势下自动化办公模式得到了广泛应用。
企业繁杂的工作产生了海量的电子文件，其主要是在计算机中形成的电子文件，其可以进行网络传输，同时还可以通过各种数字设备和计算机进行阅读和处理。
电子文件有利于工作效率的提升，但问题也随之而来。
如何做好电子文件归档管理工作是当前亟待解决的重要课题。
为此，本文论述了做好电子文件归档管理工作的有效策略，以期从整体上促使电子文件档案信息查询及利用效率飾提升。
关键词：电子文件；归档；管理电子文件在数字环境和设备中生成，并通过数码形式存储在各种信息载体中。
人们可以通过数码设备处理和阅读，还可以在网络上传送文件。
作为科技发展的产物，电子文件在使用上有着良好的便利性，是档案资源不可或缺的重要部分，所以在新形势下做好电子文件归档管理工作至关重要。
但受多种因素的影响，企业工作人员的档案管理意识薄弱，忽视了电子文件的归档管理，加之缺乏人力物力，为今后的档案利用埋下了隐患。
因此，如何在新形势下做好电子文件归档管理工作是亟待解决的重要课题。
一.新形势下做好电子文件归档管理工作的意义（一）有助于开展全文检索档案管理人员在计算机管理系统利用文字图表类电子文件时，通常情况下都是在检索目录信息后才会显示扫描件，这样一来正文内容无法提供检索。
现阶段很多企业经常利用档案通过图像识别、关键词著录、人工录入等方式为其提供内容检索，受多种因素的影响，计算机管理系统无法覆盖全部文书档案，加之工作量较大，因此无法进一步满足用户的需求。
因此，档案管理人员可以通过电子文件的收集最大限度地实现档案内容的检索，有效保证查准率和查全率。
（二）有助于开展深层统计分析现阶段，很多企业都开展了档案目录信息统计分析。
由于缺乏完善的档案全文信息，从而无法有效为深层次统计分析提供素材，在很大程度上制约了档案收集和服务的利用。
浅析电子档案的整理和利用
47天地随着科技和电子信息技术的发展、应用和普及，在办公工作逐步实现自动化的今天，实现电子档案管理，以便捷的非人工识读性和信息存储的高密度性成为了发展主流趋势，因此如何有效对电子档案进行有效的整理和保护成为了办公室档案管理人员必须要熟练掌握的一项技能。
以唐山燃气集团为例，现在几乎所有行政文书档案的生成方式发生了根本的变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程均在计算机网络中进行，所有的用户个人以及用气信息管理变更都是以电子信息为主。
这些大量的电子文件，在给人们的生活和工作带来了巨大的变化的同时，也给档案工作带来了新的机遇和挑战。
这样的档案是以电子文件为主要存在形态，那么档案也自然以电子文档的形式存在着，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有一定差异。
这种变化预示着档案工作者将面对更多的以光盘、磁带等为载体的档案，而对这种档案的保管设施和要求也越来越高。
档案信息利用者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。
唐山燃气集团有很多种终端设备和远传设备负责收费、计量、安全预警、管网更新等信息收集和传输，把这些档案信息综合、系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。
作为燃气企业档案管理人员，对于各种电子档案的收集整理，不失时机地为集团公司领导提供有价值的档案信息，为领导决策提供有效信息，保障企业能够快速发展，是档案管理人员的必备的素质。
同时，有效信息的提取必须有一个“去粗取精”的过程，使得电子文档的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，才能为档案信息利用者提供更为完善的服务。
在信息技术日新月异的今天，探讨如何更加有效的提高其应用水平，是势在必得。
一、档案信息的电子化所谓档案信息电子化，就是以纸质档案、缩微胶片影像、录音、录像资料等为主要物质对象，利用计浅析电子档案的整理和利用■ 高 峰网络运行实施有效监控,防止运行过程中人为的破坏；也可建立规范的电子文件归档审查程序,以保证归档电子文件的完整、准确。
浅议电子文件的归档和利用
使档案事业在电子时 的唯一的号码 ， 从而使全部 电子文件 及其传送 、 存储、 管理等 ， 均与传统纸 源为社会服务， 成 为一 个有 机 整体 。其次 ， 对 电子 要 质文 件所 用 的技术 、 法不 同。 电子 代得 到全面 发展 。 方 文件是指一种通过计算机进行操作 、 传输或处理的文件。电子文件与纸质
是信 息与载体 的相 分 离性 。电
输 ， 可在 不 同的 载体 之 间相 互 复制 文件 整理包 括两个 层次 ： 也 而信息形 态无 任何变 化 。 样就很 难 这 像 纸 质文 件那 样 确定 哪 个是 “ 原件 ” ，
一
整 理 ， 成 有 序 的虚 拟 状 态 ， 过 检 构 通
浅议 电子 文件 的归档 和利用
／ 邵 彬
随 着各 单 位 数 字 化 建设 力 度 的 加 大 ，档 案工 作者 面 临一 系 列 问题 ：
三是数 据的 易消失性 。电子 文件 能 损伤 数据 ， 害作 为证 据 的电子 文 损
数据存 储 在磁 盘 、 磁带 或 光盘 等介 质 件 的真 实性 。因此 ， 保证 电子文 件 的
要 了解 电 子 文 件 与 纸 质 文 件 各 子 文件进 行分类 和编号 。 个单位 的 一
自的特点 ， 既坚 持档 案 管理 的基本 原 电子文 件类 别 是多 种 多样 的 ， 这 些 对
电子文 件的特 点
则 ，又不 将纸 质 档案 管 理 的理 论 、 方 电子文 件要 分 门别类 地管 理 ， 行 科 进
真 学分类。按类别划分要求 ， 就是按照 电 子 文件 和纸 质 文 件 都 是 人 们 法原 封不 动地 用 于 电子 档案 管 理 ， 又正 确对 待 分 类 编 号 方 案 的 规 定 对 电 子 文 件 进 社 会 活动 的记 录 。两 者既 有 共性 ， 也 正做 到既 重 视 电子档 案 ， 充分 开 发各 类 档案 信 息资 行 划分 ， 给每份 电 子 文件 一个 固定 并 有 差异 。电子 文件 的产生 、 成 、 形 归档 纸质 档案 ，
浅谈如何加强电子档案管理, 做好电子档案的利用
浅谈如何加强电子档案管理，做好电子档案的利用电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。
当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。
随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。
加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。
？一、电子档案使用的主要途径？电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。
然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。
当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
？1、提供拷贝。
拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。
2、通信传输。
通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。
所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
？3、直接利用。
直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。
二、加强电子档案管理的重要意义？1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力？计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。
档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
？2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量？档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。
浅谈电子文件整理归档和保管利用
浅谈电子文件整理归档和保管利用随着电脑愈来愈普及的今天，更多的公文将会以电子文件的形式产生和存储。
今后机关、企事业单位等行文部门将会更多地以电子文件的形式作为公文流转为主体对象。
所以，新的科技发展要求我们档案工作者不断探索立卷归档的新思路、新方法。
一、电子文件的立卷归档1、归档工作是电子公文运行管理的一个重要环节，同时也是文件与档案相互衔接的关键，是相辅相成的，从某种意义上讲，电子公文能否正确归档，电子档案能否科学保管和有效应用，是判断电子公文系统与其管理水平的基本尺度，是衡量电子公文运行管理好坏的重要标志，是检验电子政务成败的重要标准之一。
首先，在文件材料的收集整理时，要转变传统观念，在办公自动条件下，对公文实行电子信息处理，随着每年数据的更新，过期数据应由各业务部门按档案室的统一要求，进行鉴定，编目整理，移交给档案部门保存，定期归档。
电子文件的归档一般可在年度或任务完成后，进行归档，并根据电子文件的技术环境推荐，存储介质的质量、寿命等情况，一般不超过2-3个月。
2、要对收集到的电子文件进行分类编目。
一个单位的电子文件类别是多种多样的，要对这些电子文件进行分门别类的管理，就必须进行科学的分类。
要按照门类划分的要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案，按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。
目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采用“双轨制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，其归档时使用不同的编目方法。
档案室应在每一盒纸质档案备考表或卷内目录“备注”项中注明的纸质文件的档案号及存址，以便利用时参照互补。
3、要将分类编目完毕的电子文件固定排列上架保存。
档案人员将应归档并经过整理的电子存入磁盘或光盘，并采用数据压缩工具对应归档电子文件进行压缩，但采用压缩根据的过程必须规范。
然后将确定要归档的电子文件进行一次备份操作，档案室保存的电子文件一般要拷贝二套，保存一套，借用一套。
浅谈档案管理中的电子档案管理
浅谈档案管理中的电子档案管理随着信息化时代的到来，电子档案管理在档案管理中扮演着越来越重要的角色。
传统的纸质档案管理已经无法满足快速发展的社会需求，电子档案管理的出现填补了这一空白，为档案管理工作带来了无限的便利。
本文将就电子档案管理在档案管理中的作用和意义进行探讨，以期为相关工作人员提供一些参考和借鉴。
一、电子档案管理的基本概念电子档案管理，顾名思义，就是利用电子技术来管理档案。
它是将传统的纸质档案数字化，以电子形式进行处理、存储、检索和利用的一种档案管理方式。
通过电子档案管理系统，可以实现对档案信息的存储、检索、备份、迁移等操作，不仅能够节省大量的存储空间，还能够提高档案信息的利用率和安全性。
二、电子档案管理的优势和意义1. 节约空间：传统的纸质档案需要大量的存储空间，而电子档案可以通过数字化的方式进行存储，节约了大量的实体空间。
2. 提高效率：电子档案可以实现快速的检索和利用，大大提高了档案管理工作的效率和准确性。
3. 便于共享：电子档案可以通过网络进行共享，不受地域限制，方便了不同部门之间的协作和信息共享。
4. 提高安全性：电子档案可以设置访问权限，保障了档案信息的安全性，防止信息被泄露、丢失或损坏。
5. 便于管理：通过电子档案管理系统，可以实现对档案信息的全面管理，包括整理、备份、迁移等，提高了档案管理的规范化和科学化。
电子档案管理在档案管理中具有诸多优势，其广泛应用将对档案管理工作产生深远的影响。
三、电子档案管理系统的构成要素电子档案管理系统主要由三个要素组成：硬件设备、软件系统和信息资源。
1. 硬件设备：电子档案管理需要依靠各种计算机设备，包括服务器、电脑、存储设备、网络设备等，构建一个完整的硬件环境。
2. 软件系统：电子档案管理需要依托各种软件系统来支持其运行，包括数据库管理系统、文档管理系统、电子公文管理系统等，这些软件系统是电子档案管理的重要基础。
3. 信息资源：电子档案管理的核心是档案信息资源，包括各种电子档案文件、数据和记录，这些信息资源是电子档案管理系统的重要组成部分。
浅谈电子档案的利用工作
浅谈电子档案的利用工作一、电子档案利用前的数据准备非直读性是电子档案的典型特征之一。
因而，为保证其在利用中得以准确恢复并易懂，有必要进行电子档案基础数据的准备和识别文件的建立。
电子档案的基础数据，其内容包括两部分：一是背景信息；二是元数据。
背景信息所描述的是形成电子文件的背景，其中有形成的目的、形成之初的结构、形成和使用阶段的功能与活动、明显影响文件形成和维护的历史环境。
元数据则是电子档案的技术数据，如描述电子文件的编排与内部结构的数据等。
识别文件是记录在每份电子档案载体上的特别文档。
用于描述存储在载体上电子文件之间的关系，这种关系可以是一对一的或非常复杂的关系。
同时还须描述电子文件内容的内部结构和上下文关系。
电子档案基础数据和识别文件的建立，应根据档案保管部门存储和应用等技术条件与环境来确定其具体的要求，在电子文件的设计阶段纳入系统设计，使之能自动产生元数据与背景信息。
在电子文件的形成阶段使背景信息和元数据得以有效的、完整的收集。
二、电子档案提供利用的方法（一）提供拷贝档案保管部门可以向利用者提供记录在特定载体上的，电子档案，所用载体应随不同利用对象而异。
对使用大型电子计算机设备的利用者，以提供磁带为宜；对一般的微型电子计算机的使用者，如果档案数据量较小，可用软磁盘进行提供；若是大批量的电子档案，则可考虑用只读式光盘（CI）一ROM）进行提供。
当提供上述载体拷贝件时，应将电子文件转换成通用的、标准的存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。
（二）网络传输通信与电子计算机技术结合，为我们提供了广阔的网络环境，用网络传递电子档案，成为一种越来越简便的方法。
这一方法比较适用于馆际之间信息资源的互相交流和同相对固定的查档单位提供销案资料。
可以通过点对点数据通信或互联网络来实现。
使用通信网络传递电子档案更为快捷、可靠，而利用者本需获得和保管电子档案的存储载体；保管者也不需包装和同利用者寄送电子档案存储载体的拷贝件。
浅谈档案管理中的电子档案管理
浅谈档案管理中的电子档案管理随着信息技术的不断发展和普及，电子档案管理在档案管理领域的应用也越来越广泛。
相比传统的纸质档案管理，电子档案管理具有许多优点，如节约空间、便于检索、方便传输和防灾备案等。
本文将就电子档案管理在档案管理中的应用进行浅谈。
电子档案管理能够节约大量的存储空间。
纸质档案需要大量的物理空间来存放，而电子档案只需要一台计算机或服务器来存储，大大节约了存储空间。
电子档案还可以进行压缩和归档，进一步减少存储空间的占用。
电子档案管理方便快捷的检索功能是其最大的特点之一。
通过电子档案管理系统，可以建立全文检索和关键字检索等多种检索方式，用户可以通过输入关键词，即可迅速查找到所需的档案信息。
这大大提高了档案检索的效率，节约了大量的时间和人力成本。
电子档案管理方便档案的传输和共享。
电子档案可以通过网络进行传输，可以快速地将档案信息从一个地方传输到另一个地方，极大地方便了档案的共享和交流。
不同部门或机构之间的档案信息可以通过电子档案管理系统进行交换和共享，提高了工作的协同性和效率。
电子档案管理还具有防灾备案的功能。
传统的纸质档案在遭受火灾、盗窃等灾害时很容易被毁损或丢失，而电子档案可以通过数据备份和恢复功能进行保护，一旦遭受灾害，可以迅速恢复档案信息，不会造成信息的永久丢失。
电子档案管理也存在一些问题和挑战。
电子档案需要建立完善的信息安全管理机制，以防止电子档案信息的泄露和损毁。
电子档案管理需要定期进行备份和升级，以确保档案信息的安全和稳定。
对于老年人和不熟悉电子设备的人来说，使用电子档案管理系统也可能存在一定的学习成本。
电子档案管理在档案管理中的应用具有诸多优势和潜力。
通过合理利用电子档案管理系统，可以提高档案管理的效率和质量，实现档案信息的快捷、安全、有效管理。
在推行电子档案管理时，应根据实际情况制定合理的方案，结合国际和国内相关标准和规范，确保档案安全和合规性，促进电子档案管理的发展。
浅谈电子文件的归档与电子档案的保管利用
【 关键 词 】 电子文件
归档 电子档案
保管
利用
电子 文件 的归档管理 目前 实行 大多数人赞成纸电共存方式 ，即归档
由于电子文件产生与利用的环境
“ 双套制”，即具有永久保存价值的 的 “ 双套制”。实行 “ 双套制”并非 的特殊性 ，其归档范围与其他介质档
文件或图形形式 的电子文件 ，若没有 是使纸质管理系统和电子管理系统独 案相比必然有不同的特点。
纸质等拷贝件 ，必须制成纸质文件或 立地 、无任何联系地保管 ，而应把电
电子文件 归档范 围不仅包括 文
缩微 品等。归档 时，应同时保存文件 子档案与纸质档案作有机的对应 ，相 件本身 ，而且对产生电子文件的支持 的电子版本和纸质版本或缩微品。应 互建立准确可靠的标识关系 ，即：在 文件 、数据文件及其他有关文件一并 保证 电子文件的凭证作用 ，对只有电 纸质档案的卷 内目录 、备考表等内注 归档 ，大体上可包括以下几类 ：一是 子鉴章的电子文件 ，归档时应附加有 明相应 的电子文件的存放地址 、编号 支持性文件 ，指能够生成 、运行文本 法律效力的非电子签章。 等信息 ；在电子档案后标上相应纸质 文件 、数据文件 、图形文件等文件和 档案的库房编号 、柜号、目录号等信 各种命令及设备运行所需要的操作系
浅谈 电子文件的归档 与电子档案 的保管利用
口 郑红 丽
【 摘
要 】电子 文件 的归档 实行 “ 双套制”并 非是使 纸质管理 系统和 电子管理 系统独 立地 、无任何 联 系地保 管，电子
文件具有其 特殊性 ，与传 统的管理方 法具 有鲜明的不协调性 ，这对档案管理 工作 方法提 出了新的要求 。保
浅谈电子文件的整理归档和保管利用
关键词 电子文件
整理
归档
保管
利用
随着办公 自动化 、 电子政 务的进一步发展 和深化 特别是 电
，
二、 电子 文件的归档
子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业。过去用纸墨、
，
电子文件的归档是将应归档 的经过整理 的 电子文件 ， 确定档 照相等形成 和传递 的政府 机关公 文以及图 书 、 等 都可 以用 案属性后 ，从计算 机或网络 的存 储器上拷 贝或刻 录到可移 动的 图像 电子计算机进行 。目前 在我 国 ， 办公 自动化尚未完全社会化 ， 在相 磁 、 光介质上 以便 长期保存 的工 作过 程。由于 电子文件归 档工作 当长的一个 阶段 ， 电子 文件 和纸 质文件将 并存 ， 在文件 材料 的归 是一项艰 苦细致且难度较大的工作 ， 所以在规划 电子文件 归档 工
一般以不超 过 ２ ３个月为宜。 — 称、 文件号 、 分类 和隶 属编号 等电子文 件的著录标 引应 由归档 人 及寿命等问题 ， ３ ． 归档份数。把带有归档标识 的电子文件集 中， 拷贝到耐久性 员来完成。著录标引在整理工作 中占有重要 地位 ， 其质量将 直接
一式三套 ， 封存保存～套 ， 借阅一套 ， 异地保存一套。 即使 影响 电子档案的保管和利用。在整理过程 中 ， 可能会 遇到文件格 的载体上 ， 在网上进行 ， 也要保存一套 ， 这样可以大大提高安全性和可行性。 式重新编排 和重 新组合。这种格式转换有可 能损 伤数据 ， 害作 损 为证据的电子文件的真实性 。随着技术 的发 展 ， 不断解 决这一格 ４对电子文件归档 的要求。主要是真实 、 ． 完整 ， 达到档案的功能
要做到这一点 ， 一是遵从归档各阶段的规定 、 标准 ， 如积 累、 鉴 式转换问题 ， 并保证 电子文件的真 实性 、 完整 性 ， 是归档 人员和档 价值。 标准 ； 二是准确说 明配套的软 、 硬件环境 ； 三是归 案管理部 门整理 电子 档案的一项 重要 内容 。二是组 织建立 数据 定等环节的规定 、 标准 ； 四是归档电子文件同时保存 库。 主要工作内容 ： 第一是对电子文件进行分类 和编号 。 一个单位 档 电子文件 格式尽可能的通用 、 则应在 内容相关说明及描述 的电子文件类别是多种多样的 ， 对这些电子文件要进行 分门别类 相应的纸质或其他载体形式的文件时 ，
浅谈加强电子档案的管理及利用
浅谈加强电子档案的管理及利用1. 引言1.1 背景介绍随着信息量的急剧增长，电子档案的管理面临着诸多挑战，如信息安全、数据质量、审计需求等问题日益突出。
加强电子档案管理，提高电子档案利用效率就成为了当务之急。
只有通过加强管理，解决电子档案存在的问题，才能更好地利用电子档案的优势，实现信息资源的共享和利用，推动信息化建设向前发展。
本文将从电子档案管理的重要性、加强电子档案管理的必要性、电子档案管理存在的挑战、加强电子档案管理的方法、电子档案的利用方式等几个方面进行探讨，旨在深入探讨电子档案管理的重要性，并展望未来电子档案管理的发展方向，以期为电子档案管理工作提供参考和借鉴。
1.2 问题意义电子档案管理是当前数字化时代信息管理的重要内容，对于提高工作效率和保障信息安全具有重要意义。
由于电子档案的数量庞大、种类繁多，以及信息技术的不断更新换代，如何有效管理和利用电子档案成为了一个亟待解决的问题。
加强电子档案的管理及利用具有重要的现实意义。
良好的电子档案管理可以提高信息的检索效率，使得工作人员能够迅速找到所需的信息，从而更加高效地开展工作。
加强电子档案管理可以有效保障信息的安全性，防止信息泄露和篡改。
电子档案的管理还可以促进不同部门之间的信息共享与协作，有利于整合资源、提高工作效率。
加强电子档案管理的重要性不言而喻，只有加强管理，才能更好地发挥电子档案的作用，推动信息化建设的进程。
1.3 研究目的研究目的是为了深入探讨加强电子档案的管理及利用，提高电子档案管理的效率和质量。
通过对电子档案管理的重要性、必要性、存在的挑战以及管理方法进行全面分析和研究，希望能够为相关单位和组织提供有效的管理方案和实施策略。
借助对电子档案的利用方式进行探讨，探索如何更好地利用电子档案的信息和价值，促进电子档案的应用和推广。
通过本研究，旨在加强电子档案管理的规范化和标准化，提升电子档案管理的水平和效益，推动电子档案管理工作的持续改进和发展，为数字化时代的信息管理和保护贡献力量。
浅谈电子文件归档及电子档案的管理
信息科学与传播
卅 中橱人 ２ ０ １ ４ 年 １ 月 （ 上 半 月 ） 第 １ 期
浅 谈 电 子 文 件 归 档 及 电 子 档 案 的 管 理
刘 彦 林 （ 乌兰察布职 业学院 内蒙 古 乌 兰察 布
０ １ ２ ０ ０ ０ ）
摘要： 为适 应 经 济发 展 和 信 息 化 的 需 要 ， 确 保 有 价 值 的 电子 文件 在 档 案 管 理 中能 够 得 到 有 效 收 集 和 广档 案 的本 质 属 性 和来 源原 则 档案的本质属性是原始记 录性 ， 这 就 使 档 案 区别 于 图 书 、 情 及化 、 大众 化 。所 以 电 子 文 件 归 档 及 电 子 档 案 的 形 势 十 分 重 要 。 报、 资料等其它信息 ， 而 具 有 法 律 凭 证 的 作 用 。 而 电 子 文 件 是 在 电 子 文 件 与 电 子 档 案 定 义 及 其 特 点 所 谓 电子 文 件 ， 也称为“ 数 字文件 ” ， 是 指 在 数 字 设 备 及 环 境 计 算 机 中处 理 完 成 的 ， 没 有 草 稿 与 印 稿 的 区别 ， 也 没 有 正 本 与 副 中生成 ， 以数码形式存储于磁带 、 磁 盘、 光盘 Ｕ 盘等载 体 ， 依 赖 计 本 的 差 异 ， 甚 至 文件 与档 案 之 间很 难划 定一 条人 为 的 界 限 。 算 机 等 数 字 设 备 阅读 、 处理 ， 并 可 在 通 信 网 络 上 传 递 的文 件 。 通 档案的来源原 则必 须是 原始 的 、 真 实 的 。这 才 是 有 保 存 档 俗地说就是人们在 社会 活动 中形 成 的， 以 计 算 机 磁 盘 和 光 盘 等 案 的 价 值 和 意 义 。 化 学 磁 性 材 料 为 载 体 的 文 字 材 料 。它 主 要 包 括 电 子 文 书 、 电 子 四、 电 子文 件 归 档 工 作 邮件 、 电子报表 、 电子 图纸 、 电子音像 等。与纸 质文件 比较 ， 电 子 电 子 文 件 的 归 档 管 理 目前 实 行 “ 双套制 ” ， 即 具 有 永 久 保 存 文 件 有 以下 几 个 特 点 ： 价 值 的 文 本 或 图 形 形 式 的 电子 文 件 ， 如没有 纸质等 拷贝件 ， 必 须 １ 、 需要借助一定 的载体 才能 阅读 或者 是利 用 ； ２ 、 电 子 文 件 制 成 纸 质 文 件 或 缩 微 品 等 。归 档 时 ， 应 同 时 保 存 文 件 的 电 子 版 可 以直 接 由计 算 机 等 现 代 办 公 设 备 迅 速 地 处 理 和 传 递 ； ３ 、 电 子 本 和 纸 质 版 本 或 缩 微 品 。 应 保 证 电 子 文 件 的 凭 证 作 用 ， 对 只 有 文件可共享 的， 也 不 再 受 时 间 和 距 离 的影 响 ； ４ 、 电子 文 件 的保 存 电 子 签 章 的 电子 文 件 ， 归 档 时 应 附 加 有 法 律 效力 的 非 电 子 签 章 。 电 子 文 件 的 归 档 范 围参 照 国 家 关 于 纸 质 文 件 材 料 归 档 的 有 条 件 和 环 境 要 求 与 纸 质 档 案 不 同 。 它 对 保 存 场 地 的 面 积 要 求 不 并 包 括 相 应 的 背 景 信 息 和 原 数 据 。 背 景 信 息 指 描 高， 但 对保存环境 的温湿 度 、 防辐 射等 条件 要求 较 高； ５ 、 电子 档 关 规 定 执 行 ， 案 还 可 图文 并 兼 。 述 生 成 电子 文 件 的职 能 活 动 、 电子文件 的作用 、 办理过 程 、 结果、 二、 档 案 信 息 数 字 化 的 必 然 性 上、 下 文关 系 以 及 对 其 产 生 影 响 的 历 史 环 境 等 信 息 。 元 数 据 指 电子 档 案 是 指具 有保 存 价 值 的 已 归 档 的 电 子 文 件 及 电 子 材 描 述 电子 文 件 数 据 属 性 的 数 据 ， 包 括文件 的格式 、 编排结构 、 硬 料 的相 应 的支 持 软件 、 参数和其他相关数据 。 件和软件环境 、 文件处 理软 件 、 字处 理 和图形 工具 软件 、 字 符 集 随着 生 产 力 的 发 展 和 自动 化 智 能 化 水 平 的 不 断 提 高 ， 信 息 等 数 据 。 化 时代 已经 全 面 到 来 ， 这 使 得 传 统 的 档 案 在 管 理 模 式 遇 到 了 严 五、 电子文件归档还应注意收集以下有关文件 ： 峻 的挑 战 ， 数 字 化 已经 成 为 档 案 管 理 工 作 的必 由 之 路 ， 电 子 档 案 （ １ ） 支持 性 文 件 ， 指能够生 成运行 文本 、 数据 、 图 形 等 文 件 和 必 将 成 为今 后 档 案 的 主 要 存 在 形 式 。具 体 来 从 以 下 几 方 面 讲 ： 各 种 命 令 及 设 备 运 行 所 需 要 的操 作 系统 。 （ ２ ） 数 据文件 ， 指 各种 数据 材料 。由于 数据在 不断 变化 、 更 （ －） 信 息 共 享 需 要档 案信 息 数 字 化 应 对原始数据隔一段时间定期拷贝 ， 并将拷贝文件归档 。 档 案 信 息数 字 化 是 随 着 计 算 机 网 络 技 术 ， 数 据 库 技 术 以 及 新 ， （ ３ ） 与电子文件有关的各种纸 质文件 ， 主 要 有 产 生 电 子 文 件 多 媒 体 技 术 的发 展 而 产 生 的 一 种 新 型 档 案 信 息 形 态 ， 它 把 分 散
浅谈新形势下电子档案设计资料归档与利用
浅谈新形势下电子档案设计资料归档与利用【摘要】本文探讨了新形势下电子档案设计资料归档与利用的重要性和意义。
在分析了电子档案设计的要求与原则、分类与整理方法、安全存储与保护措施、便捷检索与利用技巧以及在信息化管理中的应用。
结论部分讨论了电子档案设计的发展前景，提出了提升电子档案资料归档与利用效率的建议，以及未来电子档案管理的挑战与应对策略。
通过本文的分析和讨论，可以更好地认识电子档案设计的重要性，并对电子档案的有效管理和利用提出一些可行的方法和建议，以适应信息化时代的需求和挑战。
【关键词】电子档案设计, 资料归档, 利用, 要求, 原则, 分类, 整理, 安全存储, 保护措施, 检索, 技巧, 信息化管理, 发展前景, 提升效率, 建议, 挑战, 应对策略.1. 引言1.1 新形势下电子档案设计的重要性在当今数字化时代，随着信息技术的飞速发展和应用，电子档案设计在各行各业中扮演着愈发重要的角色。
新形势下，以电子档案为核心的信息管理已成为企业、机构及个人进行各项工作的基础。
电子档案设计的重要性主要体现在以下几个方面：电子档案设计有效提高了信息管理效率。
通过数字化技术对文件的整理、归档和存储，不仅可以减少纸质文件的占用空间，还能够提高信息的传递效率，便于快速查阅和共享。
电子档案设计促进了信息的安全性和可靠性。
采用电子档案设计可以进行权限访问控制和数据加密，避免信息泄露和文件损坏，确保信息的完整性和保密性。
电子档案设计有利于推动信息化管理的实施。
通过电子化管理文件和资料，可以实现信息共享、协同办公和知识管理，提高管理效率和决策质量，促进组织的创新发展。
新形势下电子档案设计不仅是信息管理的必然选择，更是推动工作高效进行的有力保障。
1.2 资料归档与利用的意义资料归档是指将不再需要立即处理但仍有价值的信息整理并保存起来，以备将来查阅和利用。
在新形势下，电子档案设计的发展对于资料归档与利用具有重要意义。
电子档案设计可以帮助实现信息数字化，提高信息的存储、检索和利用效率。
论文：试论信息时代电视台电子档案的归档与利用
76840 档案管理论文试论信息时代电视台电子档案的归档与利用随着计算机信息技术日新月异的发展及互联网的不断普及，广播电视台的档案管理工作也逐渐进入信息化的发展阶段，近些年来取得了跨越式的发展。
相应地，传统的档案管理模式在保管、成本、效率、便捷等方面已经无法适应信息化的发展要求。
因此，在信息时代的大背景下，探索档案的电子化管理具有重要的现实意义。
1 信息时代电视台电子档案管理的现状总所周知，电子档案在管理和使用时具有很大的优越性，但是在真正操作上却给我们带来了一些的麻烦。
一方面，一些档案管理工作人员无法摆脱对传统档案管理观念的束缚，在档案管理工作中存在一定的误区，而另外一方面对档案管理制度上以及管理培训上的创新具有一定的困难。
1.长期以往，对纸质档案的长期使用中，很多人都始终对纸质文件非常重视，并没有积极的意识到运用电子档案的方便与快捷，档案管理工作人员已经非常熟悉纸质文件的归档工作，如果让他们做有关电子文件的工作他们会存在一定的畏难情绪。
电子档案的管理主要依赖于计算机，一些档案管理工作者不熟悉计算机，对于他们来说电子文件归档工作是非常大的挑战；2.档案工作经过长期的发展已经形成了相对完善的管理制度与工作流程，电子文件归档的实行会使原有的运作模式发生转变，要经过很长一段时间才能得到协调，在对电子档案的管理过程中，都是需要通过档案的管理人员在日常对纸质档案进行复印、扫描、归档等日常炒作进行不断的系统维护以及更新。
但是，由于档案管理工作人员经常会因为一些工作上的失误以及漏洞导致电子档案信息被盗或是丢失。
3.纸质档案与电子档案相比更加安全。
一些资料可能因负责的人缺乏相关知识在网上传输时，极易泄密，无法证明电子档案文件是否来源于某个人或者某个机构，收发件人的身份一时无法确认，互相猜疑；黑客如果对档案内容进行篡改，电子档案就会失去其真实性、可靠性，其凭证效力不能发挥，而无法被利用。
另外计算机网络病毒的恶意入侵。
加强电子档案的管理与利用
加强电子档案的管理与利用电子档案管理与利用是指通过技术手段对电子档案进行有效管理和利用，以实现档案信息资源的最大化利用。
随着信息化技术的不断发展和应用，电子档案管理与利用已成为档案管理工作的重要内容之一。
下文将从加强电子档案管理和利用的必要性、现状分析和加强电子档案管理与利用的措施等方面展开讨论。
1. 信息化管理的需求：随着信息技术的不断更新和发展，各行各业都在积极推进信息化建设，档案管理工作也在不断向电子化、网络化、数字化方向发展。
加强电子档案管理与利用是适应信息化管理的必然要求。
2. 提高档案管理效率：传统的纸质档案管理工作繁琐、耗时，而电子档案的管理，可以通过电子化手段实现档案的高效管理，提高档案管理工作效率。
3. 加强信息资源利用：随着社会信息传播的加速和扩展，电子档案的存在和管理为广大用户提供了更加便捷的信息资源利用方式，对于促进社会信息的有效传递和利用具有重要意义。
4. 提高档案信息安全性：电子档案管理可以通过网络安全技术实现对档案的严格保护，保障档案信息的安全完整。
以上种种因素都说明了加强电子档案管理与利用的必要性。
现实工作中也存在一些问题需要解决，以实现电子档案管理与利用的顺利推进。
1. 系统不完善：目前，国内多数单位的电子档案管理系统还不够完善，存在信息不够全面、管理不够规范、检索不够便捷等问题。
2. 安全风险：电子档案存在着信息泄漏、病毒攻击、非法访问等安全隐患，档案信息的安全性得不到充分保障。
3. 利用率低：现有的电子档案管理系统普遍面临着信息利用率低的问题，一方面是因为信息检索技术的落后，另一方面也与用户利用需求不足有关。
虽然电子档案管理与利用已经取得了一定的进展，但在系统建设、安全保障和信息利用等方面依然存在不少问题和挑战。
需要采取一系列措施来加强电子档案管理与利用。
1. 完善电子档案管理系统：各单位应该加强电子档案管理系统的建设，提高系统的完善性和规范性，确保档案信息的及时录入和更新。
加强电子档案的管理与利用
加强电子档案的管理与利用随着信息技术的不断发展，电子档案管理已经成为各个行业的重要组成部分。
电子档案的管理与利用对于促进社会进步和提高组织效率起着重要的作用。
本文将从以下几个方面详细介绍如何加强电子档案的管理与利用。
加强电子档案的管理需要建立健全的档案管理体系。
组织应制定档案管理制度，明确档案管理的权限和责任，并且建立统一的档案管理部门，负责全面管理电子档案。
还需要制定档案的归档、检索、借阅等管理流程，确保档案的安全可靠性。
加强电子档案的管理需要采用先进的信息技术手段。
传统的纸质档案管理方式已经难以满足大数据时代的需求，因此应引入电子档案管理系统。
电子档案管理系统可以实现电子档案的数字化存储和管理，提高档案管理的效率和便捷性。
还可以利用数据挖掘、人工智能等技术，对电子档案进行分析和挖掘，发现其中的有价值的信息。
加强电子档案的利用需要注重保护隐私和信息安全。
电子档案中通常包含大量的个人隐私信息和商业机密，因此需要加强对档案的访问控制和权限管理，确保档案的安全性和保密性。
还应制定相关的法律法规，明确电子档案的管理和利用的规范，提高电子档案管理的法律效力。
加强电子档案的管理与利用需要加强人才培养和意识普及。
电子档案管理涉及到多个专业领域，需要具备相关的知识和技能才能胜任相关工作。
应该加强电子档案管理人员的培训，提高他们的专业素质。
还应加强电子档案管理的宣传和普及工作，提高社会公众对于电子档案的认识和重视程度。
加强电子档案的管理与利用是促进社会进步和提高组织效率的重要举措。
通过建立健全的档案管理体系，采用先进的信息技术手段，保护隐私和信息安全，加强人才培养和意识普及，可以更好地实现电子档案的管理与利用的目标。
希望本文的内容能为相关工作提供一些参考和借鉴。
电子文件的归档与电子档案的保管利用
电子文件的归档与电子档案的保管利用摘要：电子文件的归档实行“双套制”并非是使纸质管理系统和电子管理系统独立地、没有任何联系地保管，电子文件具有其特殊的新颖性，它与传统的管理方法及其手段对比有具有鲜明的不协调性，这对于档案管理工作方法提出了严峻的考验，使电子文件的归档与电子档案的保管都发生了非常大的改变，保管的目的是利用，电子档案的利用方法也具有了鲜明的特点。
关键词：电子文件；归档；电子档案；保管；利用电子文件的归档实行“双套制”并非是使纸质管理系统和电子管理系统独立地、没有任何联系地保管，电子文件具有其特殊的新颖性，它与传统的管理方法及其手段对比有具有鲜明的不协调性，这对于档案管理工作方法提出了严峻的考验，使电子文件的归档与电子档案的保管都发生了非常大的改变，保管的目的是利用，电子档案的利用方法也具有了鲜明的特点。
1 电子文件的归档电子文件具有其特殊的新颖性，它与传统的管理方法及其手段对比有具有鲜明的不协调性，这对于档案管理工作方法提出了严峻的考验，这对于档案管理工作方法提出更深刻的思考。
1.1归档范围鉴于其特殊性和电子文件档案管理现有的科技水平的条件和限制，很多人都表示认同，电共存模式的这种方式，就是所谓的归档的“双套制”。
实行“双套制”并非是使纸质管理系统和电子管理系统独立地、没有任何联系地保管，而应把电子档案与纸质档案两者有机的联系起来，建立准确、可靠的标识关系。
1.2归档办法电子文件的传递有介质传递和网络传递两种，从而使电子文件的归档从技术上分为介质归档和网络归档两种方式。
所谓介质归档方式，是指各部门将自身形成的电子文件存储在磁带或光盘上交档案室保存。
2 电子档案的保管电子档案有许多不同于传统纸质档案的特性，决定了其在保管与维护方面的特殊性。
电子档案保管其实就是如何保护所存信息能被长久或永远地安全利用，这是一项经常性、系统性的工作，也是一项技术性工作，必须采取综合措施。
由于电子文件的特殊性，载体损害、设备故障、操作失误、病毒入侵、黑客攻击、网上篡改、技术淘汰都可能对电子档案的完整安全造成威胁。
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３ ． 做好 电子档案 的管理工作 （ １ ） 全 面检查档 案， 清 除无效档 案与重复档 案。 档案过 多， 信息相 对杂 乱 ， 不 可避 免 的会 出现对 有些无 效档 案的剔 除与重 复档 案的去重 处 理 等工作的疏 忽 。 对 于重份或无 查考 价值 的档 案要及时 的处理 掉 ， 对 档案资 料信息进行 再 次组合 ， 从而提高档 案管理 的工作 效率。（ ２ ） 统 分类号 ， 保证检 索查全率 。 在分 类的过 程中要加强校 审力度 以便 及时 之一。 电子档案 收集 工作 本身就 是档 案资源建 设和 利用的首要环节 ， 直 并且要 经常组 织大家 统一认 识， 统 一标准 ， 尽量 接 影响着档 案利用作用的发挥 。 但往往 资料 收集 内容并不全面 ， 破 坏归 校 正分类 人员的错 误 ， 档 资料 的完整性 ， 进一 步影响 了电子档案的利用。某些设 计单位偏重于 做 到前后标 引一 致、同一 类文件标引一 致、 从 而达到标 准化 和规范化管 纸 质版 的文件收集 ， 而忽视了电子档案资料 收集 的重要性 。 有些 电子档 理 。（ ３ ）加强对 电子档案管 理人 员和 有关技术人员进 行培训 的力度 。 档 案资料均 存储在各 设计人员的储存 设备 中， 没有及 时归档 ， 导致 资料较 案管理人 员的素质包括很多种， 有服务意 识、 管理 水平、 专业素养 等等， 为分散 。 除此之 外， 一 些电子 档案达 不到 长期或永久保 存的要 求， 没有 档 案管理 人员要不断加 强自身的服务意识 ， 了解 档案管 理工作的重要性 将有保存 价值 的纸质 文件、 电子文件按 “ 双套制归档” 并存的原则办理 ， 以及 产生的作用。不断加强 自身的知识素养 ， 学会结 合现如 今的发展趋 达不 到可利 用状 态 的网络存 储需 求 。 这 些原 因都直 接导 致了 电子档 案 势， 采用科 学合理 的管理 方法 ， 制定相适 应的管 理措 施 ， 切 实做 好对 电 子档案 的管 理工作， 提高 电子档案归档质量 ， 便于 利用 。 归档缺乏完整 性， 出现了档案归档利用并不适应 实际需求的现象 。
一
、
电子档 案 设计 资 料 归档 相关 要求介 绍
电子档案在 设计完毕后 ， 需要进 行归档 ， 即经系统整 理后交 由档 案 室保存备案 的过 程， 便于档案的利用。 归档 需要严格按照相关要求进行 ， 例如 电子档案 设计 资料 要定期的整 理、 立卷、 移 交档案 室。 所归档 的电 子档案设 计资 料必 须为原件， 且归 档的资料 要 齐全、 完整 ， 对归档 的文 件材料 ， 要 保持它们之 间的历史联 系， 区分保存 价值 ， 分类整理 、 立卷 ，
量。
引言 在信 息科 技飞速 发展 的今 天 ， 档 案逐 渐趋 于信 息化 发展 ，纸介 版 的档案逐 渐 向电子版档案转型 ， 电子档 案的归档与利用就成 为了重要 问 题。 电子档 案的归档 质量 直接 影响电子档 案的利用 。 本文 以电子档 案为 切人 点 ， 分析 电子档案设 计资料归 档利用存在 的问题 ， 切实探 讨新形 势 下的电子档案 利用 。
公共
Ｉ Ｐ Ｕ Ｂ Ｌ ￣ Ｃ ＭＡ设计资料归档与利用
张财荣 哈尔滨市八区体育中心管理处 黑龙江哈尔滨
【 摘 要】 电子档 案的归档对再利用来说 至关重要 ，本文着重探讨新形势
下 电子 档 案设 计 资料 归档 与利 用。
【 关键词 】 新形势； 电子档案； 设计资料； 归档 ； 利用
但是 ， 利用者 都是 采用自己储存 的电子资 料信息为新的设 计提供了有 效 应用。纵观设 计资 料的各 类档案 归档 情况 ： 各设计 行业参差 不齐， 规模 大的设 计 院 已运 用云计 算服务 网络 储存 系统 ， 储存超 大能 量 的电子文 档图像资 料。 较小规 模 的设 计 院舍不 得投资 ， 无 法存 储 电子 图像 文件 成 果资料。 要改变纸 质文字材料 的收集整 理归档 ， 满足客户个 性化需 求 ， 采用多种技术 网络应用程 序， 以云计算服 务网络的强大技能 开展 多种服 务， 更好 的实现 电子档案区域 网络共享 ， 实现网络利用云服务。 ２ ． 提高 电子档案的归档质量 在新 形势下， 需 要我们提高对 电子档案归档 重要性的认 识程 度 ， 提 高 电子档案 的归档质量 ， 为 电子档 案的充分利用提供 先决 条件。 在 电子 档案 的归档 过程 中， 要确 保归档 的电子档案 具有完 整性 、 准确性 ， 在 归 档后要 确保 电子档案的安 全性 。 提 高档案归档意 识， 使收集 归档工作成 为 自觉行 动。树立全 局观念 和超前意 识 ， 主动及时参 与、介入 到档 案形 成过程 中去， 加强对 重点工程 建设档 案的电子 图像 资料 的收集 ， 既要收 集 纸质、 实 物档案 ， 又要收 集非纸质 载体的 电子档案 ， 确保声、 光、 电、 磁介 质档案 的收集归 档的完整 性 。 在收 集整理 、 价值 鉴定 、 保 管编 号、 统 计与服务 中严 把质 量 关， 提 高 电子档 案 区域 网络 成果 资料 的归档 质
案卷标题 简明确切 ， 便于保管 和利用 。
二、 电子档 案设 计 资料 归档 利用 存在 的问题 分析
尽管 电 子档案设 计 资料 归档有 着一 定的要 求限制 ， 但实 际的存 档 过程 中， 往 往 由于很 多因素的影 响， 导致 电子档 案设计 资料归档 利用存 在则会很 多的问题 ， 以下是 对这些问题的具体分析。 １ ． 归档电子档 案缺乏完整 性 归档 缺乏完整 性 是电子档 案设计 资料归 档过程 中主 要存在 的问题