日企工作推进方法(交流篇)
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〈规则2 先得出结论，再说明理由、经过〉
【实例：先得出结论，再说明理由、经过】
〈向部长报告通过其他部门人员A的介绍与B公司进行会面的情况〉
×（不恰当实例）
“由于是其他部门人员A介绍的，就听取了有关新零部件的说明。听说B公司 对一些零部件的构造进行了新的设计，而且还获得了专利许可。但是这次介 绍的零部件构造不符合我们的标准，所以就拒绝了交易。
↓ ○（恰当实例）
“与其他部门人员A介绍的B公司进行了会面，听取了有关新零部件的说明。 但我拒绝了这次的交易。理由是，虽然零部件的制作方法有了新的设计，也 取得了专利许可，但是在构造上有的地方不符合我们的标准。”
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〈规则3 配合工作的内容、进度，合乎时机〉 及早及时、快速恰当
工作完成时毋容置疑需要报联商，工作进行到中途时也要配合工作进展情况及时进 行报联商。 为了不错过时机，平时要切实做好工作的日程管理。
缺点
．因无法保存，缺乏正确性 ．在编制上花费时间 ．无法一次性传达给很多人 ．无法准确地传达现场信息、情感等
2、文件编制的方法
（1）文件编制中的注意事项 ①编制时应考虑阅读对象 ②简洁 ③正确 ④讲究礼貌 ⑤传达事实 ⑥容易理解
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ⅰ）标题语言的表达方式
〈例〉 关于销售额的推移
关于与前期相比实现大幅增加 ↓ 销售额增加的主要原因分析 实现与前期相比增长2倍的原因
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第1节的汇总
1. 报联商的4个基本规则
规则1 正确传达事实
规则2 规则3 规则4
先得出结论，再说明理由、经过 配合工作的内容、进展，合乎时机 越是坏消息，越要早联络
2. 做到具有自己特色的3个要点
要点1 分析事实，添加自己的意见
要点2 要点3
考虑对方的状况，灵活对应 积极领会指示、委托的意图
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第1节 报联商
1、什么是报联商 报联商就是指口头进行交流的“报告”、“联络”、“商议”， 是促进工作顺利开展的基本手段之一。 2、报联商的方法
（1）报联商的4个基本规则 （2）具有自己特色的报联商
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（1）报联商四个基本规则和实践的启示
正确传达事实 启 示
先得出结论， 再说明理由、
经过
↓ ○（恰当实例）
对问题处理后立即向系长进行报告：漏装一箱，已另行邮寄送出，并打算调查为何发生漏装 原因，尽快向客户致歉，提出改进方案。
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（2）具有自己特色的报联商
要点1 要点2 要点3
分析事实，添加自己的意见 考虑对方的状况，灵活对应 积极领会指示、委托的意图
【要点1 分析事实，添加自己的意见】
〈规则4 越是坏消息，越要早联络〉 【事例：越是坏消息，越要早联络】 〈有客户提意见说“A产品欠货一箱，请尽快送交”。在调查后发现是由于单纯的失误漏装
了一箱。虽然立即另行邮寄了过去没有发生问题，但是考虑如何向系长报告时其结 果。。。。。。〉
×（不恰当实例）
因为在大局上没有发生问题故未向系长报告，过后在出货检查表上补记为“只漏装一箱，已 另行邮寄送出”。
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第2节 文件编制
1、什么是文件？为何重要？
文件就是在开展工作时准确传达必要的内容，并将其内容加以记录 保存的 手段。在工作的PDCA循环过程中，使用了各种各样的文件，主要举例如下：
企划书： 向上司、客户及相关部门等提出新的创意或企划时所使用的文件。
在PDCA中的Plan阶段，企划书是必不可少的文件。
备忘录： 记录所召开会议的结论和议论，并向有关部门传达时所使用的文件。 为确保决议事项的贯彻实施，会议备忘录是必不可少的文件。 联络书：在开展工作的过程中，向客户或其他部门相关人员准确传达必要的内
容时所使用的文件。有时候也会通过使用联络书让对方采取某些措施，或者征 求回答的情况。它能够让多人确实落实工作，在PDCA循环中，特别是DO阶段， 联络书是必不可少的文件。
【要点3 积极领会指示、委托的意图】
接到指示或委托时，要站在对方的立场上考虑一下“对方最想知道的事 情是什么？”这一点非常重要。更为具体地说明一下就是在考虑“目的和目标什么？”、 “不能错过的要点是什么？”的同时接受指示、委托。另外，不要自以为“大概就是这 样”，就不再加以询问，要树立“不明确时应进行确认”的意识。有效利用5W2H注意 不要漏问了必要的信息。
〈向课长报告A产品的库存确认情况〉
×（不恰当实例）
库存检查完毕。
↓ ○（恰当实例）
库存检查完毕。现有库存20箱，本月每天出厂2箱，故一周后追加订货较为妥当。
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【要点2 考虑对方的状况，灵活对应】
在表达意见之前先要确认一下对方是否急于进行下一个计划，最好在开始谈话时向对 方询问一句“我想跟您商量一下○○的事，现在是否方便？” 总之，“站在对方的立场上加以考虑”是非常重要的。
社外秘
承认
审核
教材名称 教材编号
日企工作推进方法之 交流
HR-JC004
管理责任人 人事总务课长
初
版 2011年8月
改定期限 2014年8月
作成
月日
改定内容
改定者 承认者
1/28
东海橡塑（合肥）有限公司常州分公司
日企工作推进方法
------------交流
人事总务课
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第3章 交流
本章要点： 主要学习为了推进PDCA而应采取的交流手段， 内容包括：报联商（报告、联络、商议）、文件编制及 会议运营
Βιβλιοθήκη Baidu启 示
配合工作的内 容、进度，合
乎时机
启 示
越是坏消息， 越要早联络
启 示
现地现物现实 按5W2H进行思考 做好日程管理
不拖延、不隐瞒
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〈规则1 正确传达事实〉
【事例：正确传达事实】
〈部长询问在新产品展示会上顾客对新产品的反应〉
×（不恰当实例）
“听说评价还算可以”
↓ ○（恰当实例）
“评价还不错。第一天的来店人数与去年相比，多了200人，大约有1000人。另 外，在调查问卷中，大约有一半的来店顾客回答说：‘看到了以往未曾一见的 东海橡塑产品的魅力’。”
报告书：在活动的关键环节上或者结束时，将结论或考察结果向上司及有关部
门传达所使用的文件。在需要让周围多数人周知的情况下，报告书是必不可少 的文件。
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口头交流与文件交流的比较
项目
口头交流
文件交流
优点
．可以很快传达 ．容易进行相互的确认
．因记录保存，可以更正确地传达或予以修改 ．一次可以均等地将信息传给更多的人
〈规则2 先得出结论，再说明理由、经过〉
【实例：先得出结论，再说明理由、经过】
〈向部长报告通过其他部门人员A的介绍与B公司进行会面的情况〉
×（不恰当实例）
“由于是其他部门人员A介绍的，就听取了有关新零部件的说明。听说B公司 对一些零部件的构造进行了新的设计，而且还获得了专利许可。但是这次介 绍的零部件构造不符合我们的标准，所以就拒绝了交易。
↓ ○（恰当实例）
“与其他部门人员A介绍的B公司进行了会面，听取了有关新零部件的说明。 但我拒绝了这次的交易。理由是，虽然零部件的制作方法有了新的设计，也 取得了专利许可，但是在构造上有的地方不符合我们的标准。”
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〈规则3 配合工作的内容、进度，合乎时机〉 及早及时、快速恰当
工作完成时毋容置疑需要报联商，工作进行到中途时也要配合工作进展情况及时进 行报联商。 为了不错过时机，平时要切实做好工作的日程管理。
缺点
．因无法保存，缺乏正确性 ．在编制上花费时间 ．无法一次性传达给很多人 ．无法准确地传达现场信息、情感等
2、文件编制的方法
（1）文件编制中的注意事项 ①编制时应考虑阅读对象 ②简洁 ③正确 ④讲究礼貌 ⑤传达事实 ⑥容易理解
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ⅰ）标题语言的表达方式
〈例〉 关于销售额的推移
关于与前期相比实现大幅增加 ↓ 销售额增加的主要原因分析 实现与前期相比增长2倍的原因
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第1节的汇总
1. 报联商的4个基本规则
规则1 正确传达事实
规则2 规则3 规则4
先得出结论，再说明理由、经过 配合工作的内容、进展，合乎时机 越是坏消息，越要早联络
2. 做到具有自己特色的3个要点
要点1 分析事实，添加自己的意见
要点2 要点3
考虑对方的状况，灵活对应 积极领会指示、委托的意图
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第1节 报联商
1、什么是报联商 报联商就是指口头进行交流的“报告”、“联络”、“商议”， 是促进工作顺利开展的基本手段之一。 2、报联商的方法
（1）报联商的4个基本规则 （2）具有自己特色的报联商
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（1）报联商四个基本规则和实践的启示
正确传达事实 启 示
先得出结论， 再说明理由、
经过
↓ ○（恰当实例）
对问题处理后立即向系长进行报告：漏装一箱，已另行邮寄送出，并打算调查为何发生漏装 原因，尽快向客户致歉，提出改进方案。
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（2）具有自己特色的报联商
要点1 要点2 要点3
分析事实，添加自己的意见 考虑对方的状况，灵活对应 积极领会指示、委托的意图
【要点1 分析事实，添加自己的意见】
〈规则4 越是坏消息，越要早联络〉 【事例：越是坏消息，越要早联络】 〈有客户提意见说“A产品欠货一箱，请尽快送交”。在调查后发现是由于单纯的失误漏装
了一箱。虽然立即另行邮寄了过去没有发生问题，但是考虑如何向系长报告时其结 果。。。。。。〉
×（不恰当实例）
因为在大局上没有发生问题故未向系长报告，过后在出货检查表上补记为“只漏装一箱，已 另行邮寄送出”。
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第2节 文件编制
1、什么是文件？为何重要？
文件就是在开展工作时准确传达必要的内容，并将其内容加以记录 保存的 手段。在工作的PDCA循环过程中，使用了各种各样的文件，主要举例如下：
企划书： 向上司、客户及相关部门等提出新的创意或企划时所使用的文件。
在PDCA中的Plan阶段，企划书是必不可少的文件。
备忘录： 记录所召开会议的结论和议论，并向有关部门传达时所使用的文件。 为确保决议事项的贯彻实施，会议备忘录是必不可少的文件。 联络书：在开展工作的过程中，向客户或其他部门相关人员准确传达必要的内
容时所使用的文件。有时候也会通过使用联络书让对方采取某些措施，或者征 求回答的情况。它能够让多人确实落实工作，在PDCA循环中，特别是DO阶段， 联络书是必不可少的文件。
【要点3 积极领会指示、委托的意图】
接到指示或委托时，要站在对方的立场上考虑一下“对方最想知道的事 情是什么？”这一点非常重要。更为具体地说明一下就是在考虑“目的和目标什么？”、 “不能错过的要点是什么？”的同时接受指示、委托。另外，不要自以为“大概就是这 样”，就不再加以询问，要树立“不明确时应进行确认”的意识。有效利用5W2H注意 不要漏问了必要的信息。
〈向课长报告A产品的库存确认情况〉
×（不恰当实例）
库存检查完毕。
↓ ○（恰当实例）
库存检查完毕。现有库存20箱，本月每天出厂2箱，故一周后追加订货较为妥当。
9/28
【要点2 考虑对方的状况，灵活对应】
在表达意见之前先要确认一下对方是否急于进行下一个计划，最好在开始谈话时向对 方询问一句“我想跟您商量一下○○的事，现在是否方便？” 总之，“站在对方的立场上加以考虑”是非常重要的。
社外秘
承认
审核
教材名称 教材编号
日企工作推进方法之 交流
HR-JC004
管理责任人 人事总务课长
初
版 2011年8月
改定期限 2014年8月
作成
月日
改定内容
改定者 承认者
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东海橡塑（合肥）有限公司常州分公司
日企工作推进方法
------------交流
人事总务课
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第3章 交流
本章要点： 主要学习为了推进PDCA而应采取的交流手段， 内容包括：报联商（报告、联络、商议）、文件编制及 会议运营
Βιβλιοθήκη Baidu启 示
配合工作的内 容、进度，合
乎时机
启 示
越是坏消息， 越要早联络
启 示
现地现物现实 按5W2H进行思考 做好日程管理
不拖延、不隐瞒
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〈规则1 正确传达事实〉
【事例：正确传达事实】
〈部长询问在新产品展示会上顾客对新产品的反应〉
×（不恰当实例）
“听说评价还算可以”
↓ ○（恰当实例）
“评价还不错。第一天的来店人数与去年相比，多了200人，大约有1000人。另 外，在调查问卷中，大约有一半的来店顾客回答说：‘看到了以往未曾一见的 东海橡塑产品的魅力’。”
报告书：在活动的关键环节上或者结束时，将结论或考察结果向上司及有关部
门传达所使用的文件。在需要让周围多数人周知的情况下，报告书是必不可少 的文件。
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口头交流与文件交流的比较
项目
口头交流
文件交流
优点
．可以很快传达 ．容易进行相互的确认
．因记录保存，可以更正确地传达或予以修改 ．一次可以均等地将信息传给更多的人