电子文件可信归档的应用实践
电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中的应用
保管期限
备注
第 页
七、归档手续
1、采用逻辑归档方式的电子文件，首先由形成部门赋予文件以归档标识，然后系统自动将归档信息提示给档案部门，档案部门给归档文件加上相应的档案管理信息，如分类号、档号等，归档文件及相关信息进入数据库，文件便进入档案管理状态。这个过程应记录在系统日志中，以便审查。然后由系统自动生成一份《归档电子文件登记表》，打印后双方签字作为归档凭证保存。
第三章 电子文件的归档
电子文件归档是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性存储载体或光盘上保存。
一、电子文件的归档的概念
二、电子文件的整理
是指按照一定原则和方法，将电子文件分门别类组成电子档案的一项工作。
（二）、建立数据库
对电子文件进行编号对电子文件的登记
纸质文件环境的三种角色：形成者——管理者——利用者
电子文件环境下的三种角色：
文件管理系统
形成者
管理者
利用者
五、电子文件管理目标与原则
(一)电子文件管理目标
1、保障电子文件的真实性
保证电子文件真实性的三大支柱：立法——管理——技术
立法：有计划、有步骤地通过立法确立电子文件的凭证和法律地位。 管理措施：有科学、合理的电子文件管理体系和管理制度；有足以说明电子文件背景和结构方面的记录信息(元数据)。 技术措施：电子文件载体和信息稳定性的提高；加密、认证、签署等信息安全技术的提高和普及。
（一）、分类、排序
分类、排序是将存储载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一致有序状态。
三、电子文件的归档范围
电子文件的归档范围应参照2002-12-04发布2003-05-01实施的 GB／T18894—2002的国家标准《电子文件归档与管理规范》中的电子文件归档范围，以及国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围。
档案管理中电子文件的归档方式
档案管理中电子文件的归档方式【摘要】电子文件归档在档案管理中起着至关重要的作用，对于提高效率和保障质量至关重要。
本文首先介绍了电子文件归档的重要性和特点，然后详细说明了按文件类型、时间顺序、部门或项目、关键词、权限设置等不同归档方式，以帮助读者更好地理解如何选择适合自己的归档方式。
本文强调了合理选择归档方式对于提高档案管理效率和质量的重要性，并呼吁相关管理者加强对档案管理的重视，提高管理水平和标准化程度，以更好地保护和管理电子文件。
通过合理归档电子文件，可以更好地保护信息安全，提高管理效率，提升档案管理质量，为企业的发展和运营提供更有力的支持。
【关键词】电子文件归档，档案管理，文件类型，时间顺序，部门，项目，关键词，权限设置，效率，质量1. 引言1.1 电子文件归档的重要性电子文件归档是档案管理中非常重要的一个环节，它对于组织的信息管理、业务流程和决策效率起着至关重要的作用。
电子文件归档可以帮助组织实现信息的有序存储和快速检索，避免了传统纸质文件管理中容易出现的文件丢失、错放和翻阅不便等问题，极大地提高了工作效率和准确性。
电子文件归档可以有效保护文件的完整性和安全性，防止文件被篡改或丢失，确保文件的可追溯性和可信度。
电子文件归档还可以节约时间和成本，减少了纸张、印刷和文件柜等物资的消耗，降低了人力和空间成本。
电子文件归档不仅是档案管理的需要，更是现代信息化管理的必然选择。
通过科学合理地制定和执行电子文件归档政策，可以帮助组织更好地管理和利用信息资源，提高工作效率和竞争力。
在档案管理中，电子文件归档的重要性不容忽视，需要引起各级组织的高度重视和重要政策支持。
1.2 档案管理中电子文件的特点在档案管理中，电子文件具有许多特点，这些特点对于有效的归档方式至关重要。
电子文件具有易复制和易传输的特点，使得信息可以快速传递和共享，但也增加了信息安全的风险。
电子文件的数量庞大且种类繁多，需要有效的分类与归档才能方便检索和管理。
电子文件归档后的保存、维护与利用
档案科技・本栏责任编辑邓小军电子文件归档后的保存、维护与利用中央档案馆■刘伟晏编者按:本文是在参加国家档案局关于电子文件和电子档案管理课题研究过程中根据一些部门的实际归纳而成,供同行们参考。
子文件归档后形成的电子档案,由于种种不同于传统档案的特性,决定了其在保存、维护与利用方面的特殊性。
如何保存与维护电子档案,使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态,是我们档案工作者需要思考和解决的问题。
一、电子档案的保存、维护对于电子档案来说,需依据其特性进行保存与维护的工作。
因此,要对所保存的电子档案物理特性、逻辑特性有较为详细的了解与掌握。
1.保证电子档案载体物理上的安全。
这是使其能够通过电子计算机的软、硬件平台,完整、准确并以人们可以理解的形式输出的前提。
一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上的,因此,要建立一个适合于磁、光介质保存的环境,诸如环境温度应控制在14℃-24℃之间,相对湿度控制在45%-60%之间;存放载体的柜、架及库房应达到有关标准的要求;载体应直立排放,并满足避光、防尘、防变形的保存条件;远离强磁场和有害气体等等。
2.保证电子档案内容逻辑上的准确。
电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的,在以后的利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台对电子档案的内容加以转换,还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式进行显示。
这是一个较为复杂的过程,因为,电子档案来自各个方面,往往是在不同的电子计算机系统上形成的,且在内容格式的编排上也不尽一致,这种在技术和形式上的差异,必然导致在以后的转换与还原时,所采用的技术与方法上的不同。
而电子档案在形成时所依赖的技术,到了其保管阶段往往已经过时了。
因此,除对电子档案本身进行很好的保存外,还必须对其所依赖的技术及数据结构的相关定义参数等加以保存。
然而,被动地对电子档案所依赖技术的保存,只能作为一定保存时期内的措施,并非是永久的解决方案。
这是由于这些被保存的技术不断更新,这样不仅给档案部门带来很多负担和不便之处,还会随着时间的推移使这个“包袱”越来越沉重。
电子文件归档的可行性及重要意义
理部门所具有的信息利用职能 ，要求 点是必须在电子文件的设计阶段 、形 信息 ，了解文件信息重新组合的来龙
我们必须顺应时代发展潮流 ，完成档 成阶段和使用阶段对其进行监控 ，否 去脉。通过采取技术处理 ，将已归档 案电子化工作。但由于馆藏档案年代 则电子文件的真实可靠性 以及归档保 的电子文件改为只读性文件 ，从而识
作为工具 ，产生的一类数字化形式的 的实际情况 ，总结其普遍规则 ，参见 序。与纸质文件相 比，电子文件归档
记录 。按 电子文件产生的工作领域 ，
国家标准 ，结合接 收平台 的设计 接 所 涉及的 问题 更加广泛 ，受制约 因
可分 为两种 ：一 种是记录人 们在办 口，系统研究电子文件归档类型、归 素 多 ，仅靠档 案部 门独家 完成确 有
电子文件是指通过计算机进行操 归档与管理规范》的实施 ， 使各单位 文件的收集归档 ，必须靠制度约束 ， 作 ，传输 、存储等处理的数码序列 ， 从社会生活的角度来认识 ，电子文件 档案管理部 门可以有 目的 、有针对性 将电子文件归档工作纳入本单位的立
是人们在各种活动中使用电子计算机 地研究相关单位电子文件产生和管理 卷归档制度 ，并列入信息管理工作程
的职能应 相互渗透 ，扬长避短 ，发 电子文件 归档必须 具备两 个条 开展 电子文件 归档也要 以人 为 挥各 自的优势 ，共同形成质量较好的
件 ：一方面 ，档案管理部 门现代化管 本 ，形成一支队伍承担此项工作 。由 电子文档 。
４ ２
覆 始袅 ・ ０ １ ２ １年第１ 期 １
电子文件的诞生标志着档案发展 理水平的提高。随着国务院 “ 电子政 于整理纸质档案大多采用手工操作的 到一个新的阶段——电子档案阶段。 务 ”目标的确定 ， 各级管理部门均加 方法，这与电子文件处理手法相差甚 近些年来 ，档案工作者对电子文件和 快 了现代化建设的步伐 ，档案管理部 远 ，需要新的知识和技术手段 ，现有 电子档案的管理问题越来越关注 ，主 门作为信息资源的保管利用单位 ，信 的立卷队伍不适应工作发展的需要 。 要是 因为电子文件的数量剧增 ，形式 息化已经成为其主要发展 目标。近几 要通过组织业务学习和技术培训 ，尽 不断翻新 ，而且有不少已经进入归档 年来 ，网络建设 、数据库建设 、应用 快地使他们掌握信息管理 自动化的基 阶段并转化为电子档案。因此 ，研究 系统开发及相关软硬件的配置 ，使许 本知识和技能 ，担负起电子文件归档 如何利用生产、生活过程 中产生的电 多档案管理部 门已经具备 了接收电子 工作的重任 。电子文件来源广泛 ，形
电子文件管理实践及理论研究回溯
信息化建设电子文件是社会信息化发展的产物，其产生具有特定的社会背景和技术基础。
电子文件的问世，深刻地影响着档案管理实践和理论研究的进程，给档案界带来了革命性的挑战。
本文基于事实和数据，对二十余年来电子文件管理实践与理论研究的发展历程作一简要回顾。
一、汹涌而至的电子文件自上世纪中叶起，计算机的问世带来了信息处理方式的革命，在此过程中，以数字编码形式记录信息的电子文件应运而生，这种新型信息形式由于需要依靠计算机来识读和处理，最初被称为“机读文件”（ｍａｃｈｉｎｅｒｅａｄａｂｌｅｒｅｃｏｒｄｓ）。
其后，部分学者为强调其信息记录的虚拟特征而将其命名为“虚拟文件”（ｖｉｒｔｕａｌｒｅｃｏｒｄｓ），个别学者则从其数字记录特征出发将其称为“数字文件”（ｄｉｇｉｔａｌｒｅｃｏｒｄｓ），如今更多学者则习惯称之为“电子文件”（ｅｌｅｔｒｏｎｉｃｒｅｃｏｒｄｓ）。
随着计算机的应用渗透到各个管理领域，电子文件的数量逐步增加。
８０年代后，计算机技术和现代通信技术结合，计算机网络从实验环境走向社会，给生产和生活方式带来了全新的变化，借助计算机网络，人们的信息处理和信息交流变得空前的快捷、活跃，电子文件的总量倍增。
９０年代后，随着互联网的普及，办公自动化系统（ＯＡ）、计算机辅助设计（ＣＡＤ）、计算机辅助生产（ＣＡＭ）技术的广泛应用，数字化办公的概念逐步成为现实，由计算机系统产生的文件数量迅猛增加，大有替代传统文件的势头。
佳能公司提供的一份资料显示，１９９９年办公活动中形成的纸质文件与电子文件的比例为９∶１，但到２００５年这一比例已变成了４．５∶５．５，电子文件的数量超过了纸质文件。
目前这一比例还在迅速增大，电子文件的总量已达到惊人的地步。
据统计，美国国家档案馆馆藏的克林顿政府时期文件管理委员会的电子邮件就有４千万件，美国国会的外交电子邮件２千５百多万件，美国国防部以每年５千４百多万份电子文件的递增量向美国国家档案馆递交军人人事电子档案，馆藏中所保存的美国人口普查局的电子图像文件有６亿至８亿多份。
浅谈电子文件归档工作
成一支队伍 ， 承担此项工作 。由于大多数计算机与 信息管理人员对档案工作较为 陌生 ， 不像立卷归档 人员经与档案部门多年合作 ， 建立了相对稳定的业 务关系 ， 容易与档案部 门在 电子文件归档上达成共 识。所以， 依靠原纸质档案立卷工作骨干， 比以单位
计算机与信息管理保管为主体 ， 重新建立归档工作 队伍 更 为现 实 。 由于 整理 纸质 档案 大多 采用 手工 操 作 的方法 ， 这与电子文件处理手法相差甚远 ， 需要新
随着电子信息技术和市场经济 的发展 ， 办公 自 动化、 标准化、 网络化渐趋完善 ， 缩小 了人们之 间的 距 离 。计 算 机管 理广 泛应 用 于企 业生 产管 理活 动 的 方方面面。文件从产生到处理结案几乎可 以不使用 纸和笔 ， 许多 日常工作可 以直接在计算机 和网络上 办结 。先进的技术和管理方式产生 了大量的电子文 件。因此 ， 适应现代化管理制度和信息社会 的发展 ， 做好 电子文件的归档 工作 ， 对电子 实施档案化管理
动化Байду номын сангаас信息 管理 工作 的大局出发 ， 立归档制度 ， 建 促使电子文件归档纳入 办公 自 动化 和信息 管理 的工作 程
序。
关键词 ： 电子 文件 ； 归档制度 ； 办公 自动化 中图分类号 ：２ ３ Ｇ ７ 文献标 识码 ： ｃ 文章编 号：０ ５ ２ ９ （０ Ｉ ｓ ． １ １ ０ １０ ． ７ ８ ２ １ ） １ ０ ３ — ２
３ 建立“ 两套 制” 归档 的必要性 与适 时简化 合一 的可能性
在现 在技术 条 件下 ， 一些 具 有 凭 证作 用 和 法 对 律效力 的文 件必 须 以纸介 质形式 备份 保存 。鉴 于 电
２ 建立并执行 电子文件归档管理制度
电子文件归档及电子档案管理实践
理不 当将 会 给 企 业 带 来 严 重 的 损 失 。 因 此 ，
迫 切 需 要 对 电 子 文 件 的 归 档 和 归 档 后 的 电 子
数 据 必 须 满 足 档 案 馆 要 求 的物 理 格 式 标 准 和 逻 辑 格 式 标 准 ， 交 单 位 需 提 前 与 档 案 馆 协 移 商， 就每 一 批 拟 移 交 的 电 子 文 件 和 适 当移 交
Ｓ ＡＳ２ ０ Ｅ ０ ０档 案 现 代 化 管 理 系 统 ， 联 人 公 并 司 局 域 网 。档 案 馆 珍 贵 的 、 损 档 案 通 过 扫 破 描 、 化 、 储 获得 相 应 的 电子 档 案 进 行 保 管 净 存
般 事 务 或 交 流 信 息 过 程 中产 生 的 电 子 文 件 ，
电子 信 箱 产 生 的 电 子 文 件 ； 二 种 是 记 录 生 第
产 或 科 研 活 动 的 技 术 性 电子 文 件 ， Ｃ Ｄ 计 如 Ａ
算 机 辅 助 设 计 等 生 成 的 电 子 文 件 ； 是 用 扫 三
描 仪 等 设 备 获 取 的 图像 电子 文 件 。
随 着 计 算 机 和 网 络技 术 的迅 速 普及 和 发 展， 电子 文 件 已涉 及 到 企 业 管 理 的 方 方 面 面 ，
学 的 管 理 ， 此 攀 钢 公 司 档 案 馆 进 行 了 有 益 的 尝 试 。 文 章 从 实 践 出 发 ， 述 了攀 钢 档 案 馆 电 子 档 为 论
案 管理 的 经验 。 关 键 词 ： 子 文 件 ； 子 档 案 ； 案 管 理 电 电 档
１ 电 子 文 件 与 电 子 档 案
大 量 生 成 的 电子 文 件 正在 给 我们 的 工作 和 生
浅析电子文件的归档
存 条 件 和 环 境 要 求 与 纸 质 档 案 不 同 ．它 对 保 存 场 地 的 面 积 要 求 不 高 ． 对环 境 的温 湿度 、 而 防磁 性 等 法 ． 步 形 成 一 套 完 善 的 电子 声 像 逐 档 案 管 理 体 系 。 同时 ． 各 单 位 确 对 定 电 子声 像 档 案 年 度 工作 目标 ． 加 强 过 程 监 督 和指 导 ． 时 掌 握 进 展 随
情 况 ． 现 问题 及 时 帮 助 处 理 。对 发 带有 普遍性 的问题开 展专项调查 ． 深 入 分 析 原 因 ．提 出 建 议 和 对 策 对 档 案 管 理 先 进 单 位 和 个 人 要 大
各 单位 计算 机 与信 息管 理 同为 主 体 ． 新 建 立 归 档 工 作 队 伍 更 为 现 重
实 由 于 整 理 纸 质档 案 大 多采 用 手
文 件 不 是 文 件 而 忽 视 其 归 档 ． 怕 或
增加 工作量而 不愿承担 此项工 作 ： 或 由 于 电 子 文 件 对 计 算 机 系 统 的
电子 文 件
一
条 件 的要 求 很 高 。
二． 电子 文件 的 归 档 从 电 子 文 件 形 成 的 过 程 和 特
开 展 电 子 文 件 归 档 也 要 以 人
为 本 ． 成 一 支 队 伍 。 由 于 大 多 数 形 像 立 卷 归 档 人 员 与 不 档 案 部 门 多 年 合 作 ． 立 了相 对 稳 建 定 的 业 务 关 系 ． 易 与 档 案 部 门 在 容
电子 文件归档上达 成共识 。所以 ，
点 看 ． 子 文 件 仍 像 普 通 文 件 一 样 电 具 有 形 成 阶 段 、 理 阶 段 、 置 阶 管 处 段 根 据 文 件 生 命 周 期 理 论 ， 子 电 文 件 的 处 置 阶 段ｆ 档 ） 应 由 档 案 归 仍 部 门 集 中统 一管 理 。 与 纸 质 文 件 相 比 电 子 文 件 归
谈如何做好电子文件的收集和归档工作
致 等 。在 技 术 方 面 应 检 查 载 体 的物 理 状 态 ，
有 无病 毒 ， 出信 息 的 准 确 性 等 。归 档 的 电子 读 文 件 应使 用 光 盘 作 为 存 储 介 质 ，为 了有 效 地 防 止 更 改 ，对 所 有 归 档 的 电 子 文 件 应 作 保 护
积 累起 来 的 电子文 件要 备份 。归 档 的电子文
件 要 求 至 少 一 式 二 份 ， 份 封 存 保 管 ， 份 提 一 一
供 利 用 ， 要 时 复 制 第 三 份 ， 异 地保 存 。 电 必 并
而 且修 改 可 做 到 不 留一 点 痕 迹 ， 此 ， 保 证 因 为 电 子文 件 的 真 实 性 ， 收 集 、 档 工 作 应 从 电 其 归
阶 段 产 品 技 术 状 态 的 最 终 版 本 ， 电子 文 件 与 相应 的纸质或 其他 载体文 件 的内容及 相关说 明 是 否一 致 ，软 件 产 品 的 源 程 序 与 文本 是 否
一
各 部 门之 间 的 相互 配 合 ， 相互 协 作 ， 有 这 样 只 才能把归档工作做 好 。 ２ ．进 一 步 完 善 各 项 规 章 制 度 ，建 立 健 全 档 案 工 作 网络 ， 电子 文件 的 收 集 、归档 工 作 把 纳 入 有 关 人 员 的 岗位 责 任 制 中 ， 明确 责 任 和 要
程 。 因 为 电 子 文 件 的及 时 收 集 、 档 ， 仅 能 归 不
保 证 电子 文 件 的 真 实 性 ， 能 维 护 电子 文 件 的 还
２ ２
档案学中的电子文件归档与存储技术
档案学中的电子文件归档与存储技术随着信息技术的迅猛发展，电子文件的产生和存储成为了现代社会不可或缺的一部分。
在档案学领域，电子文件的归档和存储技术也引起了广泛的关注和研究。
本文将探讨档案学中的电子文件归档与存储技术的发展和应用。
一、电子文件的归档技术电子文件归档是指将电子文件按照一定的规范和流程进行整理、分类和存储的过程。
在传统的档案学中，纸质文件的归档是通过文件夹、文件盒等物理载体进行的，而电子文件的归档则需要依靠数字化技术和电子设备。
在电子文件归档技术中，元数据的管理是至关重要的一环。
元数据是描述电子文件属性和特征的数据，包括文件的名称、大小、创建时间、修改时间等信息。
通过合理的元数据管理，可以实现对电子文件的快速检索和准确归档。
同时，元数据的标准化也是电子文件归档技术发展的重要方向之一。
此外，电子文件的归档还需要考虑到长期保存和安全性的问题。
电子文件的保存周期远远超过纸质文件，因此需要采用可靠的存储介质和技术。
目前常用的电子文件存储介质包括硬盘、光盘、磁带等，而云存储技术的出现则为电子文件的长期保存提供了更为便捷的解决方案。
二、电子文件的存储技术电子文件的存储技术是指将电子文件保存在特定的存储设备中，以便随时访问和利用。
存储技术的选择要根据电子文件的规模、数量和用途来确定。
硬盘是最常见的电子文件存储设备，其容量大、读写速度快，适用于大规模的电子文件存储。
然而，硬盘也存在着易损坏、数据丢失等问题，因此在使用硬盘进行电子文件存储时，需要定期备份和维护。
光盘是一种便携式的存储介质，具有容量大、耐久性强的特点。
光盘适用于小规模的电子文件存储，如个人档案、学术论文等。
然而，光盘的读写速度相对较慢，不适合频繁访问和修改的电子文件。
磁带是一种高容量、低成本的存储介质，适用于大规模的电子文件存储。
磁带的读写速度相对较慢，但其长期保存和可靠性较高，适合于长期存储和备份。
云存储技术是近年来兴起的一种存储方式，其将电子文件保存在云服务器上，用户可以通过网络随时访问和管理文件。
关于电子档案管理工作的实践与探讨
电子文件 归档 后 ， 应组 织建 立 数据库 。首先是
按 照单 位 制定 的分 类 编号 办 法 对 电子文 件 进 行分
类 和编号 。 确保 每份 电子 文件号 码 的唯一性 。 其次 ， 对 电子 文 件 进 行 登 记 ， 《 案 著 录规 则 》 行 著 按 档 进
ｃｎＴ ＣＯ ＡＥＹ ＯＳ Ｕ Ｉ ＳＦＴ Ｒ Ｔｎ
件整 理 时应 为 一 图 一件 ，文件 名可 采 用 图号 或 图
名 。 电子 文件 整 理应 按 档 案 管 理 的要 求输 入 归 档
索 ， 结 合本 人 实践 ， 现 着重 探 讨 电子 档 案 管理 当前
应解 决 的几个 重要环 节及 管理技 法 问题 。 １ 电子文件 的收 集 、 整理 、 归档 电子 文件 应 由文件 形成 单位 负责 收集 积 累 ， 档
库， 并拷 贝到 光盘 等 耐久 性 的 载体 上 ， 式 ２ ， 一 套 一 套封存 保管 ， 套供 拷 贝利用 。储 存 电子文 件 的载 一 体 应 进 行 标 识 ， 明项 目名 称 、 计 阶 段 、 件 名 注 设 文
称 、 级 、 管期 限 、 密 保 硬件 及软 件环 境 等 。对 归档 的 电子文 件要 进行 鉴 定 ， 由文件 形成 单 位对 电子文 件
档 的 电子文 件 应注 明所 用 软件 及 版 本 号 。一 般情
全过 程 。 电子 文件 形成单 位应 及 时收集具 有保存 价 值 的 电子 文件 ， 照 国家 电子 档 案管 理 要 求 。 用 按 对
文字 处理技 术 形成 的文 本 电子文 件 ． 收集 时应 注明
文 件存 储 格式 、 字处 理工 具 等 ； 用 计算 机 辅 助 文 对 设计 或绘 图等设 备 获得 的 图型 电子文件 ， 收集 时应
电子文件归档与管理论文
论电子文件归档与管理摘要：在计算机越来越普及的今天，更多的公文将会以电子文件的形式产生和保存。
档案人员只懂得纸介质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件归档与管理知识，才能跟上时代的步伐。
关键词：电子文件归档管理在计算机越来越普及的今天，更多的公文将会以电子文件的形式产生和保存。
在我国，办公自动化尚未完全社会化，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存，在文件材料的归档上相互制约，相互影响，使几十年来我国传统的文件立卷归档的理论与实践受到了巨大冲击。
应如何对电子文件进行科学有效的管理，更好地提供服务呢？档案人员只懂得纸介质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件归档与管理知识，才能跟上时代的步伐。
以数码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，称之为电子文件。
具有保存和利用价值的电子文件必须归档保存。
电子文件的归档，就是通过计算机系统和计算机网络系统，将整理好的电子文件及其生存环境条件一并转存在磁性载体或光盘上保存。
电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
电子文件来源广泛，形成者不仅有信息管理与计算机技术人员、业务管理部门的承办人，还有数据录入员等。
由于目前多数单位电子文件形成后大多分散在承办人的计算机中，缺乏统一管理。
同时，电子文件的信息形态及其组成一般要比纸质文件复杂，文字、图形、声音、图像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，造成电子文件的多媒体集成性。
因此，档案人员必须从电子文件形成的源头进行有效控制，对电子文件及时进行收集、积累并脱机保存。
应该抓住电子文件形成之初这个关键环节，及时对其加以收集进行逻辑归档，才能保证电子文件的完整性和真实性。
在文件材料的收集整理时，要转变传统观念，在办公自动化条件下，对公文实行电子信息处理，随着每年数据的更新，过期数据应由各业务部门按档案室的统一要求，进行鉴定，编目整理，移交给档案部门保存，定期归档。
建设工程电子文件归档工作的实践与思考
建档 案管理 工 作的一 项重 要任 务 ，全 国 都在摸 索之 中 ，
没有前 人 的经验 可 以借 鉴 ，需 要我们 全面 把握 城建档 案 管理 工作 的发展 方向 ，也要 结合 计算 机技 术和 网络技 术
档 案管 理规 定 》 （ ＪＴ１ ７ ２ ０ ＣＪ ／ － ０ ７）规 范 了建 设 工程 １
料统一用表管理软件，有些单位采用扫描方式对有关档
案进 行管 理 ，质检部 门对检 验检 测报 告通过 管理 软件 形 成和 管理 ，有 些档 案管 理部 门也 在开 始对馆 藏档 案和 新
电子 文件 的归档 和管 理工 作 。珠 海市 城 建档 案馆根 据住
建设 工程 电子 文件 归档工 作 的 实践 与思考
口罗 国经
建设 工程 电 子文件 归档 是 建设 数字城 建 档案 馆 的重
理 单位 和工程 管理 相 关部 门 了解 对推 行 建设 工程 电子文 件 归档工 作 的意见 和建 议 ，了解 是 否存在 推行此 项 工作 的基 础 ，到兄 弟馆 了解 在推 行 电子文 件 归档 的方式 和方 法 ，不断 探讨 建设 工程 电子 文件 归档 的道路 。我 们在 调 查 中 了解 到 ，绝大 部分 的施 工单 位都 在使 用工程 技术 资
的发展 ，不 断推进 此项 工作 的开 展 。为此 ，珠 海市城 建
档 的认 识 ，了解 电子文件 归档 的意 义 ，掌 握 电子 文件 的
档案馆认真开展调查研究 ，到建设单位、施工单位、监
归档方法。珠海市城建档案馆专门举办 了多期全市性电
电子文件归档光盘技术要求和应用规范
归档光盘的初始误码率越低，光盘的数据存档寿命就越长
参数要求
归档光盘
BLER
PIE
备注
<50（E32=0） <80（POF=0） 归档前
能读出光盘 <220（E32=0） <280（ POF=0）“损坏”标志
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一、技术参数解读
运用主要技术参数在档案光盘空白盘、刻录后的2个阶 段的质量评价时有所侧重。
客户机
客户机
…
客户机
谢谢！
“盘机匹配”是目前解决归档光盘合格率的可 行途径，即选用经过挑选、实践证实刻录品质 合格的刻录机，未来则应选用定制刻录机。
应当注意：如果频繁使用则最好每年更新刻录 机，因为即使是合格的刻录机其主要部件-刻录 光头-也是有寿命限制的，约为3000小时。
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二、检测设备
因此“归档前检测”成为归档光盘最重要的检 测环节，是确保归档光盘存储寿命的起始点！
四、三级预警解读
正确的光盘归档数据迁移策略是光盘数据长期 存档的保证，也是本规范的核心内容之一。
本规范独创性地制定了对于批次归档光盘的三 级预警和性能监测制度。
目前的预警监测周期是根据国际、国内相关老 化加速实验结果的加强性设定，就是说，可以 在规范实施后，通过一定时间的实际数据积累、 比对，再对本规范的预警监测周期进行修改。
99年标准以5年为周期全检，实践中会造成工 作量过大，因此03标准则改为用4年、不低于 10%的抽检量来代替。改进的依据是什么呢？ 为什么是10%的抽检率？抽检的基础是什么？
3
发展创新
一、在保证数据安全前提下，给出了评价档案光盘
质量的技术参数指标（BLER/PIE等）； 二、定义了归档光盘的质量是光盘经过刻录加工后
小议电子文件收集归档及使用
基于工程电子文件归档“四性”检测的研究与应用
工程电子文件归档“四性”检测的研究与应用近年来，随着互联网信息化技术的不断发展，国家档案管理工作也进入了信息化阶段中，电子档案以其流通快、传递便捷、存储空间小以及容量大等特征成为档案管理的新形式。
在电子文件管理中，真实性、完整性、可用性和安全性是其必须要具备的基本属性，对发挥电子档案保存价值、查考价值以及凭证价值具有重要意义。
不过，电子档案也具有易变性、易逝性等特征，且对元数据具有较高的依赖性，加之电子文件的数量日益增加，信息时代中的技术迭代更新较快，导致档案管理部门工作者面临较大的压力和挑战。
在这种压力和挑战下，一些档案管理者开始产生紧张情绪，导致电子文件和档案管理工作误差增多，影响了整体管理效果。
而对电子文件档案进行“四性”检测，则能够及时发现电子文件档案中存在的问题，并通过对这些问题的解决提升电子文件档案管理的效果，因而对此内容进行研究具有较大的现实性意义。
一、工程电子文件归档“四性”检测的内涵和实践意义（一）工程电子文件归档“四性”检测的内涵工程电子文件归档“四性”检测指的是对工程电子文件归档开展真实性、完整性、可用性和安全性检测，通过检测提升电子文件的科学性和利用价值，为后续工程活动的开展带来有利作用。
其中真实性指的是确保电子档案的逻辑结构、内容、背景与形成时的原始状况一致，确保资源信息的真实和准确；完整性指的是保障电子档案的逻辑结构、内容、背景、资料信息等是完整的，没有遭到破坏、变异或者被丢失等，保障整个档案内容的完整全面；可用性指的是电子档案具有较强的利用价值，能够被呈现和检索，且能够被有关人员所运用；安全性指的是电子档案的管理过程是安全的，且数据存储是较为可靠的，没有遭遇非法侵害或者非法破坏等[1]。
总之，电子文件归档“四性”检测是对电子文件进行的整体性、全面性检测，目的在于提升电子文件的科学性。
（二）工程电子文件归档“四性”检测的实践意义工程电子文件归档“四性”检测是工程电子文件成为电子档案的前提，也是对电子档案进行长期保存的关键。
计算机应用如何进行计算机文件归档
计算机应用如何进行计算机文件归档随着计算机技术的不断发展，我们每天都在处理各种各样的电子文件，这些文件可能包括文档、图片、视频等多种格式。
如何有效地管理和保护这些文件成为了一项重要的任务。
计算机文件归档是一种可能的解决方案。
本文将介绍计算机文件归档的概念、目的和方法，并提供一些实用的建议。
一、什么是计算机文件归档计算机文件归档是指将计算机中的文件按照一定的规则和标准进行整理、分类和保存的过程。
通过归档，文件可以更好地组织和管理，方便用户查找和使用。
归档还可以提供数据的备份和保护，保证数据的安全性和可靠性。
二、计算机文件归档的目的1. 提高工作效率：归档可以将文件按照一定的规则整理，节省用户查找文件的时间。
当需要某个文件时，可以快速找到并使用，提高工作效率。
2. 数据备份和保护：归档可以将重要的文件备份到不同的存储设备中，保证数据的安全性。
在计算机故障或文件丢失时，可以恢复文件，避免数据损失和工作中断。
3. 节约存储空间：归档可以将不再需要频繁访问的文件进行整理和存档，释放计算机的存储空间。
只需要在需要时取回文件即可，节省了存储资源。
三、计算机文件归档的方法1. 文件分类与标记：首先，将文件按照类型分类，如文档、图片、视频等；然后，为每个文件添加相应的标记或标签，如日期、关键词等。
分类和标记可以帮助用户更快速地查找和使用文件。
2. 文件整理与归档：将文件按照分类和标记的结果进行整理和归档。
可以创建文件夹或目录来存放不同类型的文件，也可以采用文件管理软件进行整理。
整理和归档过程中，可以选择合适的命名规则和文件结构来组织文件。
3. 数据备份与恢复：重要的文件应及时备份到不同的存储设备中，如外部硬盘、云存储等。
备份可以采用手动复制粘贴的方式，也可以使用专业的备份软件。
在需要恢复文件时，可以从备份设备中获取所需文件。
四、计算机文件归档的实用建议1. 定期整理归档：建议定期对计算机文件进行整理和归档，避免文件杂乱无章。
管理保存个人文件和电子资料的最佳实践
管理保存个人文件和电子资料的最佳实践1. 引言1.1 概述在现代社会，个人文件和电子资料的管理已经成为一项重要的任务。
随着数字化技术的迅猛发展和互联网的普及，我们每天都产生大量的个人文件和电子数据。
这些文件和数据包含了我们生活中的重要信息和价值，例如工作文件、财务记录、照片、视频等。
因此，合理组织并妥善管理这些个人文件和电子资料对于我们个人来说至关重要。
1.2 文章结构本文将探讨管理保存个人文件和电子资料的最佳实践。
首先，在“2. 管理个人文件和电子资料的必要性”部分，我们将讨论数字化时代带来的挑战以及个人文件和电子资料所具有的价值，并强调数据安全和隐私保护在管理中的重要性。
接下来，在“3. 最佳实践：组织个人文件和电子资料”部分，我们将提供几种有效的方法来组织个人文件和电子资料，如创建适当的文件夹和分类系统以及标准化命名和归档规则。
然后，在“4. 最佳实践：管理个人信息与隐私保护”部分，我们将探讨控制个人信息的收集与共享、定期审查与删除不必要的文件和数据以及加强密码安全与身份验证措施等最佳实践。
最后，在“5. 结论”部分，我们将总结本文的主要观点，并强调实施最佳实践的重要性。
1.3 目的本文的目的是提供读者关于管理保存个人文件和电子资料最佳实践的详细指南。
通过遵循这些最佳实践，个人可以改善管理效率并保护他们的信息安全和隐私。
无论是在个人生活还是工作中，有效地管理个人文件和电子资料都是至关重要的，因此本文旨在帮助读者建立一个良好的管理习惯，并通过有效组织、保护和利用个人文件和电子资料来提高生活质量。
2. 管理个人文件和电子资料的必要性2.1 数字化时代的挑战：在当今数字化的时代，个人文件和电子资料管理变得尤为重要。
随着科技的不断发展和信息的快速增长，我们每天都会产生大量的个人文件和电子资料，包括文字文档、照片、音频、视频等。
这些文件和数据对于我们个人来说可能具有重要价值，涵盖从工作项目到家庭照片等各种方面。
电子档案归档工作方案
电子档案归档工作方案一、前言。
随着信息化时代的到来，电子档案的管理和归档工作成为了各个行业的重要工作之一。
传统的纸质档案管理已经不能满足大量信息的存储和检索需求，因此电子档案的管理和归档变得尤为重要。
本文将针对电子档案的归档工作提出一套方案，以期能够提高工作效率，保障信息安全，并且方便信息检索。
二、电子档案归档工作方案。
1. 确定归档标准。
在进行电子档案归档工作之前，首先需要确定归档的标准。
这包括确定文件的命名规范、文件夹的分类规则、文件的存储格式等。
通过明确的标准，可以保证归档工作的统一性和规范性，方便后续的管理和检索。
2. 建立电子档案管理系统。
在确定了归档标准之后，需要建立一个完善的电子档案管理系统。
这个系统可以是基于云端的，也可以是基于企业内部服务器的。
系统需要包括文件的上传、存储、检索、下载等功能，同时需要有权限管理和版本控制的功能，以保证档案的安全性和完整性。
3. 制定归档流程。
在建立了电子档案管理系统之后，需要制定详细的归档流程。
这包括了文件的上传流程、审核流程、归档流程、归档后的备份流程等。
通过制定流程，可以保证每个环节都能够得到有效的管理和监督，避免出现漏洞和失误。
4. 培训和管理人员。
电子档案管理工作需要专业的人员进行操作和管理。
因此，在建立了系统和流程之后，需要对相关人员进行培训，使他们能够熟练掌握系统的操作和管理。
同时，需要建立专门的管理团队，负责监督和管理电子档案的归档工作。
5. 定期检查和维护。
电子档案管理系统需要定期进行检查和维护，以保证系统的稳定性和安全性。
这包括了对系统的硬件和软件进行检查和维护，对档案的存储和备份进行检查和维护，以及对系统的安全性进行检查和维护。
只有保证了系统的稳定性和安全性，才能保证档案的完整性和安全性。
6. 定期备份档案。
电子档案管理系统中的档案需要定期进行备份。
这包括了对档案的定期备份和对备份数据的定期检查和维护。
通过定期备份，可以保证档案的安全性和完整性，同时也可以避免因为意外事件导致的档案丢失。
政务服务平台电子文件单套归档实践与启示--以苏州工业园区“一网通办”为例
政务服务平台电子文件单套归档实践与启示--以苏州工业园区“一网通办”为例吉祥【期刊名称】《档案与建设》【年(卷),期】2022()3【摘要】2015年9月国务院批复同意苏州工业园区(以下简称“园区”)开展开放创新综合试验,赋予园区相对集中行政许可改革的试点任务,要求“园区加强行政审批信息化建设,构建行政权力网上运行系统,推动跨部门审批流程公开透明,探索试验全程电子化登记和电子营业执照管理,全面推行网上审批和网上公开,不断推动行政审批标准化、规范化、信息化建设”。
[1]2019年7月园区“一网通办”政务服务平台正式上线运行,这是园区新一轮深化“放管服”改革,优化营商环境,丰富“亲商服务”内涵的一项重要举措。
2020年3月江苏省政务服务管理办公室确定园区“一网通办”为“江苏政务服务网有关系统电子文件单套归档”试点项目的实施平台。
经过一年多的迭代优化,园区行政审批局负责落实的试点项目于2021年9月顺利通过国家档案局专家组验收,这标志着园区“不见面审批”的最后一环已经打通,与政务服务深度融合的档案工作进入了新的发展阶段。
【总页数】4页(P62-64)【作者】吉祥【作者单位】苏州工业园区档案管理中心【正文语种】中文【中图分类】F42【相关文献】1.城建CAD电子文件归档完整性研究--以苏州工业园区档案馆为例2.自治区人民政府办公厅关于印发加快我区政务服务平台与国家政务服务平台对接实现“一网通办”实施方案的通知3.大型军工企业实施电子文件"单套制"归档与电子档案"单套制"管理的可行性研究4.大连市规范政务服务“一网通办”电子文件归档与电子档案管理5.“一网通办”背景下政府部门电子文件单套制归档路径探析因版权原因，仅展示原文概要，查看原文内容请购买。
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档苑论坛
随着互联网＋、云计算、大数据、人工智能、区块链等相关技术的迅猛发展，国家信息化发展战略对电子文件管理提出更高要求，信息和文件管理逐渐由传统数字环境走向新型智能环境，电子文件管理面临从双轨向单轨的转型，其理念、方法和技术都需要延伸、革新和发展。
前端业务系统产生了大量的需要归档管理的电子文件，电子文件的归档有别于传统的纸质档案归档，对现代档案工作提出了新的挑战，如何保障归档的电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性是一个世纪难题，急需要跨专业、跨领域的共同研究集成的解决方案。
本文以我校办公自动化（Ｏｆｆｉｃｅ Ａｕｔｏｍａｔｉｏｎ，以下简称ＯＡ）中电子公文归档为例，探讨如何基于凭证留存和可信验证的方法提出解决方案。
一、电子文件可信归档迫切需求
２０１８年１２月，中国人民大学举办的第九届“中国电子文件管理论坛”的主题是“从双轨到单轨——国家信息化战略背景下的电子文件管理”， 论坛上专家、学者和行业骨干对“单轨制”的实施达成共识，其中，可信归档是电子文件归档后实施长期保存和科学管理的重要议题。
２０１３年９月我校启用了ＯＡ系统，加快了文件流转的速度，实现了行政审批和事务处理网络化和无纸化，系统产生的电子文件如何归档，从系统规划建设开始就困扰着档案工作人员，为解决这个问题，我们开展了大量的调研工作，了解到当前档案行业的一些通用做法。
１．非在线纸质归档。
这个是普遍的做法。
档案部门指定一名专职工作人员，登录ＯＡ系统，将系统中办理完结的电子文件进行纸质打印并以纸质方式进行归档。
目前ＯＡ系统的行政发文类和外来文类一般有电子签章，直接采用彩色打印机打印可以直接归档。
问题最大的也是体量最大的是内部请示类文，打印出来之后还需反馈给各拟稿单位，由拟稿单位盖章之后反馈给档案部门，档案部门按流水号重新整理归档。
上述打印出来的纸质文件还需经过打印页码、编档号和案卷号等之后装盒，之后流转至数字化室进行条目著录和扫描ＯＣＲ识别之后才能够通过互联网利用，工作流程多和繁琐，业务量大。
电子文件是在ＯＡ系统产生的，原生态属于数据态，打印出来之后的纸质版属于档案的复制品，上述的做法不仅繁琐，还破坏了档案的原始属性。
我们学校也尝试采用这种方法来处理，安排一个专人花了近两个月的时间才打印了一个月的内部请示类文档，工作量之大可想而知。
我校ＯＡ系统目前产生了１５．５万份文件，如果全部采用非在线归档，不仅需要消耗大量的人力物力，也不环保，也不具备可持续。
２．在线数据化归档。
尝试了非在线归档之后，对档案部门来说，已经很难持续下去了，对在线归档有了迫切的需求。
在线归档是很多档案部门不得不做出的选择。
建设电子文件归档管理平台，在目前的信息技术条件下，是很容易实现的，结构化数据的对接是很成熟的。
我们也尝试了按照三大类（内部请示、行政发文、外部来文）直接通过结构化数据的方式推送到档案管理系统，但新的问题又出现了：电子文件是推送过来了，但这些电子文件真实性如何保障？如何确保它的原始凭证性？电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性面临挑战，电子文件可信归档系统的建设迫在眉睫。
２０１９年４月２６日国务院颁布了第１７６号令《国务院关于在线政务服务的若干规定》，明确指出电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。
符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。
电子文件只有具有凭证、查考和保存价值才能够归档成为电子档案保管。
二、可信验证的原理和方法
１．可信验证的原理。
经过大量市场调研论证之后，结合电子文件管理要求，采用国家商用密码和数字签名技术，我校决定在文件管理系统建设实施基础上，新增了电子文件凭证性保障系统，从文件管理系统之外保障电子文件归档过程的可信控制。
电子文件凭证性保障系统采用ＭＤ５ Ｈａｓｈ算法的“数字指纹”特性，是应用最广泛的一种文件完整性校验和
电子文件可信归档的应用实践
罗家靖
（深圳大学档案馆，广东 深圳 518060）
摘 要：电子文件可信归档成为当下的热点问题，也是迫切需解决的问题。
如何保障归档电子文件的真实、完整、可用和安全是数字档案馆建设过程中面临瓶颈和难点。
本文从电子文件可信归档的实际需求、可信验证的原理和方法以和电子文件可信归档系统实施方案三个方面探讨如何进行有效突破，重点解决电子文件在归档过程的可信性，把电子文件管理系统和电子文件凭证保障系统有机结合，为电子文件的可信归档提供保障。
关键词：电子文件；可信归档；可信归档系统实施；应用实践
档苑论坛
（Ｃｈｅｃｋｓｕｍ）算法，抗篡改能力，对于一个数据块，哪怕只改动其一个比特位，其ｈａｓｈ值的改动也会非常大。
２．可信验证的方法。
电子文件根据上面的原理，对核心元数据和原文对象进行ｈａｓｈ算法，核心元数据产生一个ｈａｓｈ值，每个原文对象产生一个ｈａｓｈ值，两类ｈａｓｈ值结合电子文件的标题、责任者、文件日期生成一份电子文件凭证，大量的电子文件凭证组成电子文件凭证库。
电子文件通过验签之后归档成电子档案，系统根据编码规则自动生成电子档号，电子文件凭证升级为电子档案身份证。
电子文件凭证库和电子档案身份证库通过电子文件凭证保障系统进行凭证管理，电子文件的归档和电子档案的利用等环节都会进行凭证验签，确保电子文件的可信归档和电子档案的可信利用。
三、电子文件可信归档系统实施方案
电子文件可信归档系统由电子文件归档管理平台和电子文件凭证系统组成，两者相对独立，有机结合。
电子文件归档管理平台负责在线电子文件归档业务管理，电子文件凭证系统负责电子文件的可信归档保障，如图１所示。
图1 电子文件可信归档系统的流程图
１．电子文件归档管理平台。
电子文件归档管理平台由文件管理配置、文件管理业务、安全管理、系统管理、辅助工具四部分组成。
文件管理配置只要涉及分类方案配置、保管期限与处置表配置、元数据方案配置、文件类型配置、全宗配置等５方面组成，分类方案要与档案管理系统的相一致，元数据方案要根据本部门归档范围和前端业务系统的实际情况而定，特别是核心原数据，要考虑周全。
比如ＯＡ系统，核心原数据不仅仅包括题目、文号（编号）、责任者、日期，还需加入附注信息，具体要根据前端业务系统的实际情况定。
文件管理业务包括电子文件的捕获登记、分类组织、鉴定处置、统计管理、存储管理、检索利用等，特别是统计管理，可以实时查看电子文件的每个系统的归档具体数据，还可以查看文件转换的具体情况（未转换、转换成功、转换失败）。
安全管理包括身份认证、权限管理、审计跟踪、变更管理、电子签名等。
引进了身份验证系统，结合加密机，用户通过ＵＫＥＹ登录系统；系统管理包括系统报告、用户管理、权限管理、数据模型管理、日志管理。
相关功能建设要符合软件建设的规范，做到三权分立（系统管理员、安全管理员、审计管理员）。
２．电子文件凭证系统。
电子文件凭证系统保障电子文件在收集、管理、存储等各工作环节中的机密性、完整性、不可否认性和真实性，是标识电子文件真实性的身份的唯一凭证。
本系统利用数字签名技术，将电子文件凭证以数字形式存在于电子文件的结构之中，电子档案身份证的构成是该系统的核心。
电子文件凭证系统由凭证性保障支撑子系统和电子文件可信验证管理子系统组成。
凭证性保障支撑子系统是底层支撑，提供电子文件凭证的算法支持、数据存储及与认证授权支撑平台的集成。
以“服务接口“的方式为“电子文件凭证管理系统”提供服务支撑。
电子文件可信验证管理子系统提供围绕电子文件凭证的管理及应用。
以“接口服务（或插件）”的方式为业务应用系统提供服务支撑。
以ＯＡ系统实施的具体情况来分析，前端业务系统按照接口文件的要求，生成ＺＩＰ格式的文档包并签名推送到接口服务器上，通过网闸交换至档案馆局域网的服务器上进行验签，验签通过之后进行解压ＺＩＰ。
接下来电子文件凭证系统会对核心原数据上面的原理生成一个ｈａｓｈ值，每个原文和附件生成一个ｈａｓｈ值，组成电子文件凭证。
核心元数据和原文（附件）发生更改，电子文件凭证验签都无法通过，会在电子文件凭证上出现“无效”水印。
电子文件凭证系统对整个电子文件接收过程进行全面跟踪，确保归档电子文件不发生更改， 电子文件验签通过之后就可以进行在线归档，系统自动生成电子档案，电子文件凭证也升级为电子档案身份证。
四、应用效果
电子文件可信归档系统的规划得到了学校的大力支持，《深圳大学文化创新发展纲要》明确把电子文件可信归档系统建设纳入学校重点推进的工作之一。
电子文件可信归档系统的建设与实施，得到了学校信息化主管部门和各归档单位的大力支持，取得了突破和成效。
电子文件可信归档系统的投入使用后，不仅加快档案资源服务时效性，也大大减轻接收整理档案的工作量，相对于传统纸质档案，工作量预计减轻９５％以上，也节省了大量的纸张和库房的占用，环保效果明显。
参考文献：
[1]薛四新.电子文件凭证性研究的现状与思考.档案学研
究.2016(06).
[2]陶水龙,陈伟,田雷,王立. 电子档案凭证性保障的现状
分析与对策研究. 档案学研究. 2012(01).
[3]蒋余芬.可信环境下电子档案归档研究.档案建设.2016
（04）.。