电子文件归档管理规定

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电子文件归档与管理

电子文件归档与管理为了适应信息化建设需要，规范学校形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本办法。

第二章管理体制和职责第一条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，学校和各单位都要明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题。

第二条各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理。

电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办（业务）部门负责，要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第三条各单位均要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的兼职档案员，负责本单位各科室形成的电子文件的收集、积累与向档案馆移交工作。

第四条对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由校档案馆负责。

档案馆要建立相应的工作制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。

第五条归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。

第三章电子文件收集、积累第一条各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到软盘或刻录到光盘上脱机保存。

盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内积累妥善保管。

采用物理归档到档案馆后的电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。

第二条收集积累的电子文件类型（一）电子文件稿本电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

1、定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

电子文件归档与电子档案管理制度

电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言电子文件归档与电子档案管理制度是为了规范和管理组织内部的电子文件与电子档案的归档和管理工作，确保信息的可访问性、安全性和可持续性。

本制度适用于所有与电子文件和电子档案管理相关的部门和人员。

2. 定义2.1 电子文件电子文件是指以电子形式存在的各种文档、图像、音频、视频等信息载体。

2.2 电子档案电子档案是指利用信息技术手段对电子文件进行组织、分类、存储、检索和保管的记录性文件。

3. 电子文件归档3.1 归档流程电子文件归档的流程包括几个环节：1.文件鉴定：对待归档的电子文件进行鉴定，确保其符合归档的要求和标准。

2.文件分类：根据文件的内容和属性，对电子文件进行分类和整理，建立合适的分类目录。

3.文件命名：规范文件的命名方式，使用有意义、简洁明了的文件名。

4.文件存储：将文件存储至指定位置，确保文件的安全性和可访问性。

5.归档记录：对归档的文件进行记录和备案，包括文件的归档日期、归档位置等信息。

3.2 归档要求电子文件归档要求遵循原则：1.安全性：对归档文件进行加密和权限控制，确保文件不被非授权人员访问和修改。

2.可访问性：建立合理的文件目录结构，确保文件可以被快速检索和访问。

3.完整性：归档文件应保留原始的完整性，不得随意删除、修改或更改文件内容。

4.保存期限：根据文件的重要性和法律法规的要求，设定合理的归档保存期限。

4. 电子档案管理4.1 档案组织电子档案管理要求进行档案组织，包括方面：1.档案分类：将电子档案按照业务类型、时间周期等进行分类，建立清晰的档案分类体系。

2.档案编目：对归档的电子档案进行编目，建立档案目录和检索工具，便于查找和使用。

3.档案保管：确保电子档案的安全存储，包括定期备份、灾备措施等。

4.2 档案检索和利用电子档案管理要求方便地进行检索和利用档案，包括工作：1.档案检索：提供多种检索方式，如关键词检索、日期范围检索等，便于用户快速找到需要的档案。

电子文件归档与电子档案管理规范

2017年3月1日，国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）实施，全部代替标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T -2002）。
国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）依据中国国家标准《标准化工作导则—第1 部分：标准的结构和编写规则》（GB/T 1.1-2009）规则起草。
电子文件归档与电子档案管理规范
中华人民共和国国家标准
01 制定过程
03 内容范围 05 意义价值
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
目录
02 标准目次 04 引用文件 06 社会评述
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）是2017年3月1日实施的一项中华人民共和国国家标准，归口于中国国家档案局。
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。该标准适用于机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档案管理，其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理可参照执行。
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《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）与《电子文件归档与管理规范》（GB/T -2002）相比，主要变化如下：
主要起草单位：国家档案局。主要起草人：毛海帆、王岚、丁德胜、侯佳、方昀、黄玉明、刘伟晏、蔡学美、马淑桂、张楠。
标准目次
参考资料：
内容范围
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。该标准适用于机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档案管理，其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理可参照执行。

电子档案归档内容和要求

一、总则
1.0.1 为加强我市建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，满足现代新昆明建设和数字化城建档案馆建设的要求，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007)，制定本办法。
五、建设电子文件的收集与积累
5.1 收集积累的范围 5.1.1 凡是在城乡规划、建设及其管理等活动中形成的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和数据等都应属于建设系统业务管理电子文件的收集范围。 5.1.2 凡是记录与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等都应属于建设工程电子文件的收集范围。各类建设工程电子文件应按照城建档案馆标准目录所列细目收集（竣工图电子文件按照实际产生收集）。
1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从建设电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证建设电子文件的产生、处理过程符合规范。 2 应采取安全防护技术措施，保证建设电子文件的真实性。 3 应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。 4 应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。 5 建设电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。
文件类别
通用格式
文本文件
DOC、TXT
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图像文件
JPEG、TIFF
图形文件
DWG、DGN
影像文件

电子文件归档管理制度

电子文件归档管理制度为加强对电子文件的归档与管理，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《电子公文归档管理暂行办法》和福建省档案局《关于开展机关事业单位档案工作规范化管理评估的通知》精神，特制定本管理办法。

一、电子文件的归档内容本管理办法规定了本单位生产、经营等活动中产生的收、发文，从OA办公自动化系统中办结归档后转存到数字档案信息资源管理系统中所有具有保存价值的电子文件。

二、电子文件的归档时间逻辑归档可实时进行办结归档后直接转存到数字档案信息资源管理系统中，物理归档可按照纸质文件的规定于次年的上半年完成。

三、电子文件的归档要求档案管理人员应于次年上半年之前对当年所有的电子文件进行甄别和筛选，按照年度—机构—保管期限的分类方法，首先将各职能科室所属的电子文件划分明确，然后鉴定其保存价值，将具有保存价值的电子文件进行原文管理，而且必须同时对保存的纸质文本或图纸形式进行全文扫描，最后按照数字档案信息资源管理系统中的文件管理、文件整理、档案整理等模块进行整理归档，建立档案目录电子数据库和全文数据库。

电子文件的处置和留存按照《机关文书档案保管期限表》的相关规定来执行。

四、电子文件的归档方式将已归档整理的电子文件（含机读目录）集中组织到存储载体（异地备份）。

存储载体必须符合耐久性要求（不允许使用软磁盘），且按要求填写载体封面。

五、根据档案管理的要求，档案管理人员应定期将电子文件脱机备份到符合保管要求的载体上（刻录光盘或移动硬盘），以防电脑中毒，致使目录数据丢失。

1.将电子文件归档管理工作纳入市局（公司）的文书处理程序，纳入到档案人员的岗位职责之中。

2.机关各科室（电子文件形成部门）负责电子文件的收集和积累，并接受市局办公室（综合档案室）档案人员的监督、检查、指导。

3.将验收合格的电子文件归档载体进行集中统一管理。

保管环境除应符合纸质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度17℃—20℃、相对湿度35%—45%、竖放保管等要求和标准。

电子文件归档制度

电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。

公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇

公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。

第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。

其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。

部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。

电子文件的归档保管制度

电子文件的归档保管制度为加强电子文件的管理，保障电子文件的安全、完整、真实和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本制度。

一、电子文件归档范围本制度所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

二、电子文件归档管理体制（一）电子文件归档实行集中统一管理。

各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。

（二）综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。

（三）各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。

三、电子文件归档要求（一）电子文件从产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。

（二）电子文件归档应保证其完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。

（三）归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。

四、电子文件归档方式（一）电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

（二）各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。

（三）归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

五、电子文件的移交与保管（一）各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门移交。

电子文件归档及管理规定

电子文件归档及管理规定1.目的为进一步规范公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据国家有关法律法规，特制订本规定。

2.定义电子文件，是以数码形式存储于电脑、U 盘、移动硬盘等载体，包括但不限于各部门工作产生的合同、档案、资料、图纸、表格、图片、视频、录音、PPT 等。

3.电子文件涉及保密内容的，部门内部应做好加密保管，不可随意外传，如有违反一经发现将按照保密协议严厉惩处。

4.行政人事部对各部门电子文件归档及管理工作实行监督和指导。

5.凡有保存价值的电子文件，各部门均必须定期向行政人事部归档。

6.电子文件归档的基本要求：6.1及时完整原则：所有文件应在产生之后及时并完整的收集；6.2真实有效原则：所有文件应如实产生，如实保存，确保有效；6.3规范管理原则：文件归档要求责权明确，管理科学规范；6.4通用软件原则：专用软件产生的电子文件应尽量转换为通用型电子文件。

7. 电子文件归档时，《电子文件目录表》、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

8.归档电子文件移交前，各部门必须认真检测电子文件，并填写《电子文件目录表》一式两份，一份随电子文件移交给行政人事部，一份由电子文件形成部门保存。

9.电子文件的检验应包括以下项目：9.1有无病毒；9.2核实电子文件的真实性、完整性、有效性；9.3核实目录表、说明资料等是否准确、齐全；9.4对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本等是否完整。

10. 各部门负责人为电子文件管理第一责任人，负责领导、督促内部资料管理专人有序、有效的规范管理各类文件，并定期移交归档。

11. 各部门应安排专人定期对电子文件进行归档及备份，每月15日前将电子文件归档至行政人事部。

12. 行政人事部将不定期的对电子文件进行验收，对检验不合格者，应退回相关部门重新制作。

13. 行政人事部档案管理人员应做好公司所有电子文件的管理归档工作，记录各部门归档时间和归档人，并于每月25日前填写《归档电子文件管理登记表》。

公司电子文件管理制度归档

一、总则为了加强公司电子文件的管理，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有电子文件的归档、保管、利用和销毁等工作。

三、电子文件定义电子文件是指以电子形式存储、处理、传输的各类文件，包括文字、图像、音频、视频等。

四、电子文件归档1. 归档范围公司各部门产生的具有保存价值的电子文件，包括但不限于：（1）公司规章制度、发展规划、年度计划等政策性文件；（2）项目合同、协议、报告、总结等业务文件；（3）财务报表、审计报告、税务申报等财务文件；（4）会议记录、通知、纪要等行政管理文件；（5）人事档案、培训记录、考核评价等人力资源文件；（6）其他具有保存价值的电子文件。

2. 归档时间电子文件形成后，应在形成之日起30个工作日内完成归档。

3. 归档方式（1）纸质文件扫描归档：将纸质文件扫描成电子文件，按照文件类别和形成时间进行整理、归档。

（2）电子文件直接归档：对于已经以电子形式形成的文件，按照文件类别和形成时间进行整理、归档。

五、电子文件保管1. 保管地点电子文件应存储在公司指定的电子文件服务器或备份设备上，确保数据安全。

2. 保管期限电子文件的保管期限按照国家档案法律法规及公司规定执行。

3. 保管要求（1）定期检查电子文件服务器或备份设备，确保设备正常运行；（2）定期备份电子文件，防止数据丢失；（3）确保电子文件的安全性和完整性，防止未经授权的访问、修改和泄露。

六、电子文件利用1. 利用原则（1）合法合规：遵循国家法律法规及公司规定，确保电子文件利用的合法性；（2）保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的电子文件，实行保密管理；（3）方便快捷：为用户提供便捷的电子文件查询、检索和借阅服务。

2. 利用方式（1）内部查阅：公司员工在履行工作职责时，可查阅相关电子文件；（2）外部查询：根据法律法规及公司规定，允许外部单位或个人查阅相关电子文件。

电子档案管理办法

电子档案管理办法为加强电子文件和电子档案的管理，根据《XX市归档电子文件管理规范》的规定，结合实际情况，制定本制度。

一、归档范围凡是反映本机关工作，具有保存价值的电子文件均属归档范围。

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

包括数据类文件和程序类文件。

数据类文件的收集，按国家关于纸质文件归档的有关规定执行。

程序类文件包括相关支持软件，即操作系统、语言处理系统及用户程序等。

二、归档管理要求（1）电子文件的存储载体：一次写光盘。

（2）档案室要履行归档电子文件归口管理的职责，对归档电子文件定期检查，按照归档电子文件保管环境的要求，严格执行管理制度。

（3）档案室应及时对归档电子文件进行登记、建立目录和统计台帐，目录中要注明相应纸质档案的档号，同时将相应的电子文件机读目录、归档说明、电子文件登记表一同归档。

（4）应使用记录层材料耐久、反射层为金色的光盘作为归档电子文件的存储载体。

（5）档案室在接收电子文件之前应进行检验，检验不合格者，应退回形成部门，电子文件移交时应填写移交目录一式两份，双方签字（盖章）。

移交结束后，形成部门应将存有归档电子文件的载体保存至少一年。

（6）归档电子文件应保存一式三套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B）。

第三套异地备份保存（C）。

（7）应采用防磁柜、光盘存储柜和密集架等装具来保管归档电子文件。

三、利用与鉴定（1）归档电子文件的利用应遵守保密规定，采取稳妥的安全保密措施。

（2）参照国家有关纸质档案保管期限和密级的有关规定对归档电子文件进行鉴定，形成记录材料和鉴定报告，永久保存。

（3）在销毁过程中应对存储过机密信息的载体进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。

本办法由XX市市场监督管理局办公室负责解释。

本办法自公布之日起施行，与国家有关规定发生矛盾时，以国家规定为准。

电子文件归档与电子档案管理制度

电子文件归档与电子档案管理制度电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言电子文件的快速增长和电子档案管理的复杂性使得一个健全的电子文件归档和档案管理制度成为一个组织中不可或缺的一部分。

本文将介绍一个电子文件归档与电子档案管理制度的制定和实施。

2. 目标电子文件归档与电子档案管理制度的目标是确保组织能够高效地管理其电子文件和档案，保证文件的可访问性、完整性和安全性，并满足合规要求。

3. 制度内容3.1 电子文件归档原则标准化命名规范：制定明确的文件命名规则，包括文件名格式、日期格式、部门代码等，以确保文件能够被轻松地识别和分类。

文件分类与归档规则：确定不同类型文件的分类方法，建立文件目录结构和归档规则，以便于文件的查找和管理。

文档版本控制：确保文档的版本唯一性和可追溯性，为文档修改和更新提供准确的历史记录。

3.2 电子档案管理流程文件收集与整理：明确文件的来源和格式要求，并建立文档接收流程，确保文件能够及时收集，并根据相关规定进行整理。

文件存储与备份：确定合适的电子存储介质和存储设备，定期进行备份，以防止文件的丢失和损坏。

权限管理与审计：建立权限管理机制，以确保只有授权人员能够访问和修改文件，同时开展定期的安全审计，发现并纠正潜在的安全风险。

3.3 电子档案保护与合规性数据安全措施：确保文件的机密性和完整性，采取数据加密、网络安全等措施，防止非授权人员访问和篡改文件。

合规性要求：遵守相关法律法规和标准，如隐私保护法、电子数据保存法等，确保电子文件的合规性和法律效力。

灾难恢复计划：建立灾难恢复计划，针对可能发生的系统故障、网络中断等情况，制定恰当的应急措施，尽快恢复档案系统的正常运作。

4. 制度实施4.1 培训和宣传制定电子文件归档与电子档案管理制度后，组织应组织相关培训和宣传活动，确保所有人员了解并遵守制度要求。

4.2 系统建设与运营为了支持电子文件归档与电子档案管理制度的实施，组织应购置合适的电子档案管理系统，并定期维护和更新系统，确保其正常运行。

电子文件归档与电子档案管理制度

电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言随着信息技术的发展和普及，越来越多的组织和机构开始采用电子文件归档和电子档案管理制度，以取代传统的纸质档案管理方式。

电子档案管理制度可以提高档案管理效率，节约存储空间，并且便于检索和共享。

本文将详细介绍电子文件归档与电子档案管理制度的相关内容。

2. 归档原则2.1 归档级别根据电子文档的重要性和保密程度，可以将电子档案划分为不同的归档级别，例如： -非重要文件：一般的内部邮件、通知等，可以采用较低的归档级别进行管理。

-一般文件：对组织或机构有一定重要性的文件，需要按照一定的规定进行归档和管理。

-重要文件：对组织或机构有重要意义的文件，包括合同、协议等，需要采用更高的归档级别进行管理。

2.2 归档标准电子档案的归档标准包括文件格式、文件命名规则、文件存储路径等。

在制定归档标准时，应考虑到档案的长期保存和后续检索的需要。

例如，可以采用标准的文件格式（如PDF）以确保文件的可移植性和兼容性；采用统一的命名规则来方便文件的检索和管理；统一设定文件存储路径，以便于组织档案的整理和管理。

2.3 归档周期根据文件的管理要求和法律法规的规定，制定合理的归档周期可以保证档案的及时归档和安全保密。

一般来说，可以将文件的归档周期划分为：日归档、周归档、月归档、年归档等。

具体的归档周期可以根据组织的需要和实际情况来确定。

3. 档案管理流程电子档案管理流程主要包括档案归档、档案存储、档案检索和档案销毁等环节。

3.1 档案归档档案归档是指将电子文件按照一定的归档标准和归档级别进行整理和存档。

归档时需要先将电子文件转换成指定的文件格式（如PDF），然后按照规定的文件命名规则进行命名，最后放置到指定的存储路径下。

3.2 档案存储档案存储是指将归档的电子文件保存到相应的存储介质中，以确保档案的长期保存和安全性。

常见的存储介质包括硬盘、服务器、光盘等。

在存储过程中，需要注意档案的备份和加密，以防止档案丢失或泄密。

电子文件归档与电子档案管理细则

电子文件归档与电子档案管理细则(总27页)-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1-CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除电子文件归档与电子档案管理细则第一章总则第一条为了扎实开展电子文件归档与管理工作，根据《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》及有关规定，结合本市实际，制定本细则。

第二条本细则适用于本市各级党政机关、人民团体（以下统称各立档单位），国有企事业单位可参照执行。

第三条本细则所适用下列概念具有特定含义。

（一）电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

（二）电子档案，是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。

（三）元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。

（四）逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

（五）物理归档，是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

脱机保存载体按优先顺序依次为：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。

推荐使用档案级可记录光盘（DVD—R）。

（六）迁移，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

（七）真实性，是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（八）完整性，是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（九）有效性，是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

（十）档案信息代码，是指描述档案属性的代码，用二位英文大写字母表示。

二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母。

具体表示方法如下：文书档案WS；科技档案KJ；财会档案CK；照片档案ZP；录音档案LY；录像档案LX等等。

电子文件归档与管理规范

交接保管
9.1移交、接收与保管要求对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将起如期移交至档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。 9.2移交、接收检验 9.2.1 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。 9.2.2 检验项目如下： ——载体有无划痕，是否清洁； ——有无病毒； ——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续； ——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全； ——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
7.2鉴定
7.2.1电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
7.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
保障措施
5.1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。 5.1.1登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。 5.1.2登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。 5.1.3登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。 5.1.4登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。 5.2 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。 5.2.1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。 5.2.2设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

电子档案管理制度规定

第一章总则第一条为加强电子档案管理，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位在公务活动中形成的、具有保存价值的电子文件的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第三条电子档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格执行国家档案法律法规，确保电子档案的合法性、真实性和完整性。

（二）规范管理：建立健全电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、归档、保管和利用等环节。

（三）安全保密：加强电子档案安全保密工作，确保电子档案不被非法获取、篡改和泄露。

（四）资源共享：充分利用电子档案资源，促进信息资源的共享和利用。

第二章电子档案的收集与整理第四条电子档案的收集范围：（一）与本单位职能相关的电子文件，包括公文、报告、请示、批复、会议纪要、工作总结等。

（二）与本单位业务相关的电子文件，如合同、协议、财务报表、项目资料等。

（三）其他具有保存价值的电子文件。

第五条电子档案的整理要求：（一）按照国家档案分类标准，对电子档案进行分类、编目和整理。

（二）确保电子档案的完整性和准确性，不得遗漏、损毁或篡改。

（三）对电子档案进行备份，确保电子档案的安全。

第三章电子档案的归档与保管第六条电子档案的归档：（一）按照归档范围和归档要求，将电子档案向档案管理部门移交。

（二）归档电子档案应与纸质档案同步归档，确保档案的完整性。

第七条电子档案的保管：（一）按照档案保管要求，对电子档案进行存储、备份和恢复。

（二）定期对电子档案进行检查，确保电子档案的安全和有效利用。

（三）对电子档案进行鉴定，对失去保存价值的电子档案进行销毁。

第四章电子档案的利用第八条电子档案的利用：（一）按照国家档案法律法规和本单位规定，对电子档案进行查询、复制和借阅。

（二）电子档案的利用不得侵犯他人合法权益，不得用于非法目的。

第五章安全与保密第九条电子档案安全：（一）加强电子档案安全防护，防止电子档案被非法获取、篡改和泄露。

电子公文归档管理制度

电子公文归档管理制度第一章总则第一条为了规范电子公文的归档管理工作，确保信息的及时、准确和完整，提高办公效率，便利查询和利用电子公文资料，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有相关部门和单位电子公文的归档管理工作。

第三条电子公文归档管理应遵循便民、高效、安全、准确、规范、便于查询和利用的原则。

第四条对于本单位内部部门之间的电子公文管理，应采取电子公文归档系统的方式进行管理，并建立统一的电子公文归档管理规范。

第五条对于涉密、重要的电子公文，应根据相关法律法规和安全管理要求进行保密处理，并建立相应的安全保密机制。

第二章电子公文归档管理的基本要求第六条电子公文归档管理应具备严格的规范性和记录性，确保公文真实性和可靠性。

第七条电子公文归档管理工作应按照相关法律法规和单位规定进行，不得随意更改、删除、私自处理公文。

第八条电子公文归档管理应按照文件分类、文件编号、文件目录、文件检索等规范进行操作，确保文件有序、规范。

第九条电子公文归档管理应具备备份、恢复、迁移等操作功能，确保电子公文数据的安全和可靠。

第三章电子公文归档管理的组织架构第十条本单位设立电子公文归档管理中心，负责电子公文的归档管理工作。

第十一条电子公文归档管理中心成员包括主任、副主任、工作人员等，负责具体的电子公文归档管理工作。

第十二条电子公文归档管理中心应建立健全的工作制度和规范，确保工作的高效性和准确性。

第十三条电子公文归档管理中心应定期进行培训和学习，提高工作人员的技能和综合素质。

第四章电子公文归档管理的具体操作第十四条电子公文的归档应按照文件的重要性、紧急程度进行分类，建立档案目录。

第十五条电子公文的编号应采用规范的编号规则，确保文件的唯一性和辨识性。

第十六条电子公文的归档应按照文件的主题、时间、单位等要素进行整理和保存。

第十七条电子公文的检索应采用关键词、日期、文件名等方式进行，便于查阅和利用。

第十八条电子公文的备份应定期进行，确保数据的安全和可靠性。