电子文件归档与管理规范

前言为规范国土资源管理数字档案的归档、接收、保管及利用工作，推动国土资源管理数字档案规范化管理，制定本规范，《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）已明确规定的文书类电子档案不再列入本规范范畴，测绘、海洋管理数字档案规范另行规定。

本标准由国土资源部提出并归口。

本标准起草单位：略。

本标准主要起草人：略。

本标准由国土资源部负责解释。

1 范围本规范规定了国土资源管理数字档案的归档、整理、保管及利用的一般方法。

本规范适用于全国各级国土资源行政主管部门在土地管理、地质矿产资源调查、评价、管理与综合业务管理过程中所形成的国土资源数字档案的管理与技术要求。

其他国土资源管理数字档案的管理可参照本规范。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T3792.1-1983 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则GB/T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（ eqvISO 8601 ： 1988 ）DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T 18 档案著录规则DA/T15—95 磁性档案管理与保护规范DA/T19-1999 档案主题标引规则DZ/T 0431—2005 矿业权档案立卷归档规范GB/T 11822-89 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T20988-2007 信息系统灾难恢复规范国务院信息化工作办公室《重要信息系统灾难恢复指南》3 术语和定义3.1 国土资源管理数字档案 figure file of land andresources本规范所指的国土资源管理数字档案是在国土资源调查、评价与管理工作中形成的归档电子文件及相关的元数据。

以下简称数字档案。

3.2 归档电子文件 Archival electronic records指经鉴定的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

3.3 电子文件 Electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3.4 元数据Archival electronic records Electronic Records Metadata指描述组成国土资源管理数字档案的归档电子文件的归档电子文件的内容、背景、结构信息及整个管理过程的数据。

3.5 逻辑归档 Logical filing指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3.3)的管理权限向档案部门移交的过程。

3.6 物理归档 Physical filing指把电子文件(3.3)数字档案集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3.7 真实性 Authenticity指对国土资源管理数字档案的内容、结构和背景信息元数据进行鉴定后，与形成时的原始状况一致。

3.8 完整性 Integrity指国土资源管理数字档案的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

有效性 Utility指国土资源管理数字档案应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

3.9 迁移 Migration指将源系统中的国土资源管理数字档案向目的系统进行转移存储的方法与过程。

4 总则4.1 各级国土资源行政主管部门应建立严格的管理制度，采取相应技术措施，确保国土资源管理数字档案的真实性、完整性和有效性。

4.2 各级国土资源行政主管部门应明确规定国土资源管理数字档案的各项管理要求，保证国土资源管理数字档案的质量。

4.3 国土资源管理数字档案同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持相互之间的一致。

4.4 国土资源管理数字档案数字档案的管理应符合国家的安全保密规定，确保保存数字档案的实体与信息的安全。

4.5 各级国土资源行政主管部门在管理过程中形成的具有保存价值的电子文件，任何人不得据为已有或拒绝归档。

4.6 上级国土资源行政主管部门应当加强对所属单位国土资源管理数字档案数字档案管理工作的监督与指导。

5 元数据5.1 元数据文件名采用“归档电子文件名”+“元数据.MDB”方式命名；5.2 元数据内容5.2.1背景、结构信息归档电子文件归档的生成日期、软、硬件技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式。

5.2.2 管理过程信息5.2.2.1 归档电子文件处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核者、签发者等)以及办理结果。

5.2.2.2 归档电子文件处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

5.2.2.3 归档电子文件传递、交接过程中的其他标识。

5.3 元数据结构5.3.1 背景、结构信息表（BJJGB）表1 国土资源数字档案元数据（背景、结构信息）表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数1 形成部门XCBM Char402 完成日期WCRQ Date83 通讯地址TXDZ Char 404 电话DH Char205 联系人LXR Char206 硬件环境YJHJ Char1007 操作系统CZXT Char208 操作系统版本CZXTBB Char129 数据库系统SJKXT Char2010 数据库系统版本SJKXTBB Char1211 相关软件XGRJ Char2012 相关软件版本XGRJBB Char1213 字节数ZJS Int 12 0注1：硬件环境指主机、网络服务器型号、制造厂商等。

5.3.2 管理过程信息表（GLGCB）表2 国土资源数字档案元数据（管理过程信息）表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数1 岗位序号JDH Int 202 岗位名称JDMC Char 203 责任人ZRR Char 204 接收日期JSRQ Date 85 办理结果BLJG Char206 结束日期JSRQ Date 87 凭证信息PZXX B lob8 其他标志QTBZ B lob6 归档6.1 归档范围6.1.2.1 反映土地管理、地质矿产资源调查、评价与管理的职能活动和基本历史面貌的，对管理和历史研究具有利用价值的归档电子文件及元数据。

6.1.2.2 土地管理、矿产资源管理工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的归档电子文件及元数据。

6.1.2.3 其他对土地管理、地质矿产资源调查、评价与管理工作具有查考价值的归档电子文件及元数据。

556.21 归档要求56.21.1各级国土资源行政主管部门在管理过程中形成的具有保存价值的归档国土资源管理电子文件，应由各级电子文件形成的主办部门根据本规范整理内容进行预整理应及时归档，及时填写《国土资源数字档案管理登记表》（附录A中的表1、表2、表3），并由负责人签署审核意见后，并移交给相应由本单位档案部门实行集中统一管理。

6.2.2任何人不得据为已有或者拒绝归档。

5.1.2 各级国土资源行政主管部门应当按照有关规范要求，结合本单位的具体情况，制定电子文件的归档范围。

所归档的电子文件应包括相应的支持软件及其相关的元数据。

所有相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等均应一同归档。

5.1.3 各级国土资源行政主管部门应当制定电子文件的保管期限表及其相关规范。

电子文件元数据的保管期限应当与其内容信息的保管期限一致。

5.1.4 文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交。

移交双方填写并办理好相关归档手续。

5.1.5 3归档可采用逻辑归档和物理归档两种方式。

33333根据按GB／T 18894—2002的 7．.5．.2．.2的规定，把带有归档标识的数字档案集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；确需以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。

6.2.33 根据按 GB／T 18894—2002的 7．.5．.2．.3的规定，本管理规范推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。

不允许用软磁盘作为数字档案长期保存的载体。

5.2.35 按GB／T 18894—2002的7.5.2.4的规定，存储数字档案的载体上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的数字档案的载体应设置成禁止写操作的状态。

33采用物理归档方式，其基本要求是：（一）档案部门应与文件形成部门或信息管理部门一起制定电子文件物理归档方案；（二）文件形成部门或信息管理部门应根据方案，在电子文件产生时标注相应的归档标记；（三）应随时记录办理过程中的情况；（四）办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档。

5.1.6加密电子文件必须解密后归档；确需以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。

5.1.7电子文件形成部门或信息管理部门应及时清理归档后网上复制件，并将存有归档前的电子文件载体保存一年。

5.1.8归档检测合格的电子文件应及时将其归档的电子文件内容、结构、背景及管理过程信息采用相应的技术手段固化保存。

5.26.3 保管期限5.3.1国土资源各类数字档案中的定元数据保管期限应当与其内容信息的保管期限一致。

6.3.2数字档案的保管期限应与相应的纸质档案保管期限一致。

6.4 归档格式（建议加开放的其它格式）6.4.1对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。

收集时应将其转换成通用格式，同时将源文件与相关软件一并收集。

文字型电子文件以pdf、wps、doc为通用格式。

6.4.2 对用计算机绘图、扫描仪等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据，除了pdf、tif、jpg为通用格式以外图形与扫描电子文件应。

同时将源文件与相关软件一并收集。

图形与扫描电子文件以pdf为通用格式。

6.4.3 矢量图形电子文件收集时，同时将源文件与相关软件一并收集。

以MapGIS、SuperMap、ArcGIS系统的数据文件格式为通用格式。

6.4.4 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。