电子文件归档与管理规范

前言

为规范国土资源管理数字档案的归档、接收、保管及利用工作，推动国土资源管理数字档案规范化管理，制定本规范，《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）已明确规定的文书类电子档案不再列入本规范范畴，测绘、海洋管理数字档案规范另行规定。

本标准由国土资源部提出并归口。

本标准起草单位：略。

本标准主要起草人：略。

本标准由国土资源部负责解释。

1 范围

本规范规定了国土资源管理数字档案的归档、整理、保管及利用的一般方法。

本规范适用于全国各级国土资源行政主管部门在土地管理、地质矿产资源调查、评价、管理与综合业务管理过程中所形成的国土资源数字档案的管理与技术要求。其他国土资源管理数字档案的管理可参照本规范。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范

GB/T3792.1-1983 文献著录总则

GB/T7156-1987 文献保密等级代码

GB/T15418-1994 档案分类标引规则

GB/T3860-1995 文献叙词标引规则

GB/T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（ eqvISO 8601 ： 1988 ）

DA/T1-1992 档案工作基本术语

DA/T 18 档案著录规则

DA/T15—95 磁性档案管理与保护规范

DA/T19-1999 档案主题标引规则

DZ/T 0431—2005 矿业权档案立卷归档规范

GB/T 11822-89 科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T20988-2007 信息系统灾难恢复规范国务院信息化工作办公室《重要信息系统灾难恢复指南》

3 术语和定义

3.1 国土资源管理数字档案 figure file of land and

resources

本规范所指的国土资源管理数字档案是在国土资源调查、评价与管理工作中形成的归档电子文件及相关的元数据。以下简称数字档案。

3.2 归档电子文件 Archival electronic records

指经鉴定的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

3.3 电子文件 Electronic records

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3.4 元数据Archival electronic records Electronic Records Metadata

指描述组成国土资源管理数字档案的归档电子文件的归档电子文件的内容、背景、结构信息及整个管理过程的数据。

3.5 逻辑归档 Logical filing

指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3.3)的管理权限向档案部门移交的过程。

3.6 物理归档 Physical filing

指把电子文件(3.3)数字档案集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3.7 真实性 Authenticity

指对国土资源管理数字档案的内容、结构和背景信息元数据进行鉴定后，与形成时的原始状况一致。

3.8 完整性 Integrity

指国土资源管理数字档案的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

有效性 Utility

指国土资源管理数字档案应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

3.9 迁移 Migration

指将源系统中的国土资源管理数字档案向目的系统进行转移存储的方法与过程。

4 总则

4.1 各级国土资源行政主管部门应建立严格的管理制度，采取相应技术措施，确保国土资源管理数字档案的真实性、完整性和有效性。

4.2 各级国土资源行政主管部门应明确规定国土资源管理数字档案的各项管理要求，保证国土资源管理数字档案的质量。

4.3 国土资源管理数字档案同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持相互之间的一致。

4.4 国土资源管理数字档案数字档案的管理应符合国家的安全保密规定，确保保存数字档案的实体与信息的安全。

4.5 各级国土资源行政主管部门在管理过程中形成的具有保存价值的电子文件，任何人不得据为已有或拒绝归档。

4.6 上级国土资源行政主管部门应当加强对所属单位国土资源管理数字档案数字档案管理工作的监督与指导。

5 元数据

5.1 元数据文件名采用“归档电子文件名”+“元数据.MDB”方式命名；

5.2 元数据内容

5.2.1背景、结构信息

归档电子文件归档的生成日期、软、硬件技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式。

5.2.2 管理过程信息

5.2.2.1 归档电子文件处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核者、签发者等)以及办理结果。

5.2.2.2 归档电子文件处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代

码等)。

5.2.2.3 归档电子文件传递、交接过程中的其他标识。

5.3 元数据结构

5.3.1 背景、结构信息表（BJJGB）

表1 国土资源数字档案元数据（背景、结构信息）表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数

1 形成部门XCBM Char40

2 完成日期WCRQ Date8

3 通讯地址TXDZ Char 40

4 电话DH Char20

5 联系人LXR Char20

6 硬件环境YJHJ Char100

7 操作系统CZXT Char20

8 操作系统版本CZXTBB Char12

9 数据库系统SJKXT Char20

10 数据库系统版本SJKXTBB Char12

11 相关软件XGRJ Char20

12 相关软件版本XGRJBB Char12

13 字节数ZJS Int 12 0

注1：硬件环境指主机、网络服务器型号、制造厂商等。

5.3.2 管理过程信息表（GLGCB）

表2 国土资源数字档案元数据（管理过程信息）表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数

1 岗位序号JDH Int 20

2 岗位名称JDMC Char 20

3 责任人ZRR Char 20

4 接收日期JSRQ Date 8

5 办理结果BLJG Char20

6 结束日期JSRQ Date 8

7 凭证信息PZXX B lob

8 其他标志QTBZ B lob

6 归档

6.1 归档范围

6.1.2.1 反映土地管理、地质矿产资源调查、评价与管理的职能活动和基本历史面貌的，对管理和历史研究具有利用价值的归档电子文件及元数据。