如何进行环境与职业健康安全管理体系文件编写

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o 缺少任何一个W或H，都有可能使文件的内容不易 理解。
三、体系文件的结构要求（续－8）
(6) 相关程序/资料
n 用以索引文件中所提到或引用的二级文件及其它 资料 n 在索引文件时，最好将文件的编号同时附在文件 名之后会容易查找 n 建议不将文件版本附上。 20
三、体系文件的结构要求（续－9）
Q特有程序 15.生产过程控制程序； 16.设备维修控制程序； 17.与顾客有关过程控制程序； 18.采购控制程序； 19.监视和测量控制程序； 20.数据分析控制程序。
E特有程序 21.环境因素评价程序； 22. 废水废气噪音排放控制程 序； 23.节能降耗控制程序； 24.固体废弃物管理程序
O特有程序 25. 危源险辩识、风险评价与控制程 序； 26.生产运行安全控制程序； 27.事故处理与调查控制程序。
不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方 式和标准； 或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和 清楚。
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一、体系文件的重要性（续2）
(3)提升管理技术水平的基础
n 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此 基础上通过日常工作不断地完善管理和技术的 要求。
(4)防止经验的流失
n 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而 导致经验的流失，从而造成运作上的困难。 6
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七、 三体系文件整合策划
管理手册
QEO三标共享程序 1.文件控制程序； 2.记录控制程序； 3.内审控制程序； 4.不符合控制程序； 5.纠正与预防措施控制程序； 6.管理评审控制程序； 7.教育培训控制程序； EO二标共享程序 8.信息交流控制程序。 9.法律、法规及其他要求控制程序； 10.目标及管理方案控制程序； 11.应急预案与响应控制程序； 12.绩效测量与监测控制程序； 13.消防管理程序 14.油品及化学品管理程序。
2. 文件架构的说明 ① 手册
n 手册即是公司在管理制度上的根本大法。它 会叙述公司在体系运行上的大纲要求。 n OHSAS手册可与ISO9001及ISO14001等9 体系进行整合
二、 体系文件的架构（续－2）
② 程序文件
n 程序即是明确规定工作进行的流程。即，针对 手册要求要做的工作和要求，程序需详细描述 此工作如何进行。 n 程序文件的编写要充分考虑5W1H。 n OHSAS18001与ISO9001、ISO14001中兼 容的标准要求可进行共用程序文件整合编写10
二、体系文件的架构
1. ISO14001&OHSAS体系文件架构可分为四个层 次，即： n 一阶文件：环境与职业健康安全管理手册 n 二阶文件：环境与职业健康安全管理体系程序文件 n 三阶文件：其他文件（作业指导书、操作规程、工
艺卡及其他有关规程）
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n 四阶文件： 表单或表格
二、 体系文件的架构（续－1）
o 以流程图的形式描述工作进行的程序，会 更容易了解文件内容，但是并非每份文件 都需流程图，完全视乎文件的类型。 18
三、体系文件的结构要求（续－7）
2>作业内容： o 编写作业内容时，一定需注意5W1H 的结合，即
n n n n n n 由谁 在何时机 在何地 做何事 为什么 怎样做 WHO WHEN WHERE WHAT WHY HOW
课堂练习：请学员练习描述文件范围
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三、体系文件的结构要求（续－5）
(4) 定义
n 亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语 n 英文缩写的做明确说明，令文件内容清楚
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三、体系文件的结构要求（续－6）
(5) 作业内容
n 工作执行的方法。过程和要求，一般将作业内 容的编写分为两部分： 1>流程图：
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一 、体系文件的重要性
o 体系文件在各标准化体系建立和运行中扮演着相当 重要的角色。 (1)符合标准要求
n 在ISO14001和OHSAS18001的条文中，均要求组织建 立并保持书面的体系，以全面满足此标准的要求。 4
一、体系文件的重要性（续1）
(2)工作的依据
n 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有 所依循，保持一致和稳定的工作方式，避免：
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例二流程图将执行项目、负责人及使用的记录分开注明，易看易懂，也是制作流程 图的常用方法之一。
四、 流程图绘制（续－3）
流程绘制要求总结：
p 使用流程图的目的就要一目了然 p 对于繁杂和繁琐的工作，制成流程图较容易看明白 p 所以应注意流程图使用的时机。
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五、编写文件的注意事项
p 忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体 系； p 忌过于弹性化，失去可操作性； p 忌理想主义，导致无法实施； p 忌部门主义化，导致其它部门无法配合； p 忌咬文嚼字，理解困难。
一、体系文件的重要性（续3）
(5)改善人际关系
n 用于工作的依据全部在书面上有明确的指令， 在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同 时降低了同事之间摩擦的机会。
(6)增加员工的责任心和荣誉感
n 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和 7 内容，明确了自己的工作范围从而提升了工作 的责任心和荣誉感。
(7) 三级文件
n 用以索引文件中所提到或引用的三级文件 n 在索引文件时，最好将文件的编号同时附在文 件名之后会容易查找 n 建议不将文件版本附上
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三、体系文件的结构要求（续－10）
(8) 表单/记录
n 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用 的表格 n 所有的表格都应从此而来，最好将表格的编号 附在名称后
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六、文件的审查、批准
文件的审查、批准方式应考虑以下方面 公司的规模 部门专业化 文件的类别
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p p p
六、文件的审查、批准（续－1）
例：阳光企业有限公司文件审查、核准权限：
文件类别
• • • 手册 程序 工作指导书
审查
各部门主管 相关部门主管 部门主管
核准
董事长 总经理 总经理
一般来说，结合相关部门主管审查文件最主要 的作用是提出适合于其部门的意见，并加以修订补 充，以使文件的内容更完善和具操作性。
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四、流程图绘制（续－1）
例一：收货流程 送 货 供 应 商 本公司仓库
核对送货 单与实物
收货
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此范例将单位以 表示，而将执行的工作以 这是一个最简单的流程图。
来区分，
四、 流程图绘制（续－2）
o 例二、 生产流程
工作流程 备料 加温烘干 投料 设定技朮参数 正常生产 负责人 备料员 烤箱操员 备料员 技术员 技术员 记录 材料日用表 材料温度控制表 无 成型参数记录表 产品生产日报表 参考文件 BOM WI-MF-012 无 WI-PE-085 WI-MF-201
环境与职业健康安全管理体系 体系文件编写
课程目的：
n 了解体系文件的重要性 n 掌握体系文件的编写方法及技巧 n 为建立文件化的体系作好准备工作
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课程介绍：
p p p p p p p 体系文件的重要性 体系文件的架构 体系文件的结构要求 流程图绘制 编写文件的注意事项 文件的审查、批准 三体系文件整合策划
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三、体系文件的结构要求
o 一份文件的结构往往视乎内容的需要，一般一份 文件完整的结构有：
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 目的 范围 权责 定义 作业内容/文件内容 相关程序/资料 三级文件 表单/记录
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三、体系文件的结构要求（续－2）
(1) 目的
n 应叙述编制此文件的作用和目的，即做这件事是为了什 么?
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n 建议不将文件版本附上。
三、体系文件的结构要求（续－11）
总结：
p 以上8项构成一份文件的完整结构 p 并非所有的文件都应依循此固定的结构 p 鉴于文件内容的需要可适当去除一些不适用的项目
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p 但是为了整齐亦可要求文件结构统一。
四、流程图绘制
o 在编制文件的过程中，适当地制作一些流程图，会更容易理解文 件内容和加深印象。 o 流程图的制作不拘形式，最主要的是能做到清楚明了即可。流程 图经常将用的符号：
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课程结束，谢谢您的聆听。
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二、 体系文件的架构（续－3）
③ 体系其他文件 应能反映对环境因素、危险源的具体控制和管 理要求。 p 作业指导书 p 操作规程 p 工艺卡 p 其他有关规程
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二、 体系文件的架构（续－4）
④ 表单
n 格式化的记录清晰明了，易于保管。 n 设计表格应力求共享，在表达明白的前提下精 简填写的项目和内容。 n 法律及客户要求的制式表单可直接引用。
14 课堂练习：请学员练习描述文件目的
ห้องสมุดไป่ตู้
三、体系文件的结构要求（续－3）
(2) 范围 n 规定此份文件应用的场合和时机 n 范围的界定直接决定文件的功能 n 编写时应注意它的涵盖性。
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课堂练习：请学员练习描述文件范围
三、体系文件的结构要求（续－4）
(3) 权责
n 描述相关单位及人员所担当的权责 n 一般在文件叙述时常会就相关人员担负的权责略叙 述 n 也可叙述和此文件有关的主导部门和相关部门。