期初余额试算不平衡分析及维护

期初余额试算不平衡的分析及维护
中图分类号：f832 文献标识：a 文章编号：1009-4202（2013）06-000-02
摘要总账系统初始化时，需要录入各账户的期初余额。

期初余额试算不平衡，其后果非常严重，应尽快查找原因并修正错误的数据。

本文结合用友畅捷通t3财务软件，分析了产生错误的原因，并详细阐述了错误数据的维护修改方法。

关键词试算平衡原因维护
在用友畅捷通t3财务软件中，总账系统初始化时，需要录入各账户的期初余额。

它主要实现两大功能，一是录入科目期初余额，二是核对期初余额，并进行试算平衡。

初学者由于对系统不太熟悉，操作不流畅，在进行期初设置时，一些不经意的修改或粗心大意，会造成期初余额试算不平衡，并导致总账与辅助总账、总账与明细账核对有误，最终不能进行记账，其后果非常严重。

因此，在发现试算不平衡后，应尽快查找原因并修正错误的账务数据。

一、原因分析
试算平衡，是指在借贷记账法下，利用借贷发生额和期末余额（期初余额）的平衡原理，检查账户记录是否正确的一种方法。

包括余额试算平衡和发生额试算平衡，其目的是为了检查和验证账户记录的正确性，以便及时发现错误并予以更正。

在用友畅捷通t3财务软件的操作中，期初余额不平衡，原因主
要有以下三方面：
1、金额录入错误。

在录入期初余额时，操作员粗心大意或疏忽，输入了错误的数据，致使试算不平衡。

这是最为常见的错误类型。

2、科目属性设置错误。

基础设置中会计科目的设置涉及内容较多，除了科目名称和代码外，还有科目类型、科目性质、外币核算、数量核算、辅助核算等较多信息需要设置。

其中任何一项设置不对，都可能引起期初余额试算不平衡。

3、不当修改引起数据差错。

在录入完期初余额后，操作员才发现基础设置存在问题，未做妥善处理就直接进入基础设置，对相关项目进行修改，造成系统期初数据出现混乱，导致期初余额试算不平衡。

二、数据维护修改
（一）金额输入错误的维护。

1、末级科目余额修改。

末级科目的期初余额栏显示为白色底纹。

当发生错误的科目属于末级科目，无辅助核算且设置正确的情况下，可以直接修改科目金额。

[案例1]：期初余额试算不平衡后，发现库存现金科目期初余额12300元，实际应为21300元。

修改操作：进入“期初余额录入”窗口，找到库存现金科目。

双击“期初余额”栏金额部分，删除原数据12300，录入正确数据21300，按回车即可。

2、非末级科目余额修改。

非末级科目的期初余额栏显示为浅黄
色底纹。

对于非末级科目，其金额是由系统自动汇总而来，其金额差错是由下级科目差错造成的。

此时不能直接修改本科目金额，而应该核查并修改下级科目的金额。

[案例2]：期初余额试算不平衡后，发现银行存款科目期初余额125000元，实际应为120000元。

修改操作：经查，银行存款科目下设工行存款和中行存款两个明细科目。

其中，中行存款期初余额有误，45000元实际应为40000。

进入“期初余额录入”窗口，找到中行存款科目，双击金额栏，删除原数据45000，录入正确数据40000，按回车键后，系统自动修复银行存款的余额数为120000。

3、有辅助核算的科目余额修改。

有辅助核算的科目，期初余额栏显示为浅兰底纹。

对这类科目的期初余额修改，需要进入相应的辅助核算窗口，对金额栏进行修改。

[案例3]：期初余额试算不平衡后，发现应收账款科目期初余额30000元，实际应为20000元。

应收账款科目已设置了“客户往来”辅助核算。

修改操作：
进入“期初余额录入”窗口，找到应收账款科目，双击金额栏，进入“客户往来期初”窗口，双击金额栏，删除原数据30000，录入正确数据20000。

按回车键后，点“退出”按钮。

返回“期初余额录入”窗口，此时看到应收账款科目期初余额已改为20000元。

（二）科目属性设置错误维护
财务软件内部控制规定：已使用过的科目不允许修改。

要修改已使用的科目属性，首先要清除已使用的痕迹，删除相关记录使科目变为未使用状态；再修改科目属性，录入期初余额；最后要将之前删除的使用记录重新补充完整，恢复原状。

[案例4]：期初余额试算不平衡后，发现累计折旧科目余额方向设置为借方，正确应为贷方。

修改操作：
在“期初余额录入”窗口，找到累计折旧科目，双击金额栏，删除原数据45000元，点“退出”按钮。

在“会计科目”窗口，双击累计折旧科目，进入“会计科目—修改”窗口。

点“修改”按钮，将“余额方向”改为“贷方”后，点“确定”按钮后“退出”。

在“期初余额录入”窗口，找到累计折旧科目，双击金额栏，录入余额数据45000，按回车即可。

（三）不当修改引起数据差错维护
操作员当发现试算不平衡后，不仔细分析原因，采取不恰当的方法，对基础设置进行修改，结果却导致更多的数据错误产生。

此时错误可能是多方面的，应耐心查找原因，针对不同错误，采用上述方法逐一予以更正。

[案例5]：期初余额试算不平衡后，发现应付账款科目期初余额显示为50000元，但其在供应商往来期初中实际只有25000元。

修改操作：经查，操作员在设置应付账款科目时，漏选“供应商往来”辅助核算，随后录入了期初余额25000元。

试算不平衡后，直接将应付账款科目修改为“供应商往来”核算，并在“供应商往来期初”中增加了一条期初往来记录。

在“会计科目”窗口，双击应付账款科目，进入“会计科目—修改”窗口。

点击“修改”按钮，将“供应商往来”选项去除后，点击“确定”按钮。

在“期初余额”窗口，找到应付账款科目，双击金额栏目，删除数据25000，点击“退出”按钮。

在“会计科目”窗口，双击应付账款科目，进入“会计科目—修改”窗口。

点击“修改”按钮，将“供应商往来”选项选中后，点击“确定”按钮。

在“期初余额录入”窗口，找到应付账款科目，双击金额栏，进入“供应商往来期初”窗口，点击“增加”，录入辅助核算数据25000。

按回车键后，点“退出”按钮。

返回“期初余额录入”窗口，看到应收账款科目期初余额已改为25000元。

总之，期初余额的录入是总账系统初始设置的重要一环，它与前期的基础设置，以及后期的凭证、账簿等都密切相关。

操作员在录入数据时，要高度重视，细心操作，仔细检查，尽量不要出差错。

当试算不平衡时，也不用太紧张，应深入分析原因，查找到错误的根源所在，只要采取正确的维护修改方法，就一定能保障期初财务
数据的准确无误。

参考文献：
[1]用友畅捷通管理软件用户手册.北京用友软件股份有限公司.2002.12.
[2]初级会计电算化.中国财政经济出版社.2009.9.。