会计信息系统 总账子系统

管理放在相应的子系统中进行，其总括核算内容仍然放在总账子系统中进
行。
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（二）总账子系统的目标
• 1、及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、
正确和全面。
• • 2、高效、正确地完成记账等数据处理过程。 3、随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会 计期间的各种账表，为企业管理提供信息。 • 4、建立总账子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递
和数据共享。
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二、总账子系统的特点
（一）规范性强，一致性好
（二）综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用
（三）控制要求严格，正确性要求高
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三、总账子系统手工处理流程分析
原始凭证 记账凭证
编制和审 核凭证
收 款 凭 证
付 款 凭 证
转 账 凭 证
编制科目 汇总表
科目汇 总表
第四章
总账子系统
通过本章的学习，要求学生掌握总账系统的结构、 数据处理流程、主要的数据文件及文件的设计方法、系 统模块的划分、主要模块的功能以及在单位电算化实施 过程中各种操作和原理。 • 第一节 总账子系统概述及流程分析 • 第二节 总账子系统总体结构与主要数据文件设计 • 第三节 总账子系初始设置 • 第四节 凭证处理
记账凭证 各种报表 报表输 出 自动 转账 期 末 处 理
机制凭证
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流程说明：
• • 1、用户将本单位的基础会计信息通过初始化送入计算机，并保存在相应 的数据文件中； 2、由录入员通过键盘输入记账凭证、原始凭证，输入的凭证经检查无误 后，写入临时凭证文件，或者期未通过自动转账生成机制凭证传入临时凭 证文件； 3、对录入的凭证进行审核和登账，对审核通过的凭证进行登账处理，对 审出错的凭证返回，由录入会计进行修改后再审核；登账一方面将当前凭 证改为已登账凭证，另一方面将凭证逐笔的发生额写入余额文件，记入夏 天应账户的余额和发生额； 4、会计期末，自动进行期末处理，并自动生成记账凭证传入凭证文件； 5、根据余额文件中余额和发生额及凭证文件生成日记账、明细账及总账； 6、根据余额文件中的余额及发生额生成各种会计报表。
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（二）临时凭证文件的设计
•
1、临时凭证文件的作用
临时凭证文件顾名思义是用来临时存储未记账的所有凭证，记录在一
定时间内所发生的各项经济业务的文件。 。临时凭证文件应该反映账务
处理所需要的全部内容，不仅包括记账凭证本身要求的内容，如日期、凭
证号、摘要、会计科目、金额等，还要包括计算机进行数据处理时所需要 的各种标识，以及反映各种数据记录内部控制方面的内容。
9
10 11
贷方发生额
本年借方发生 额 本年贷方发额
同上
同上 同上
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3、余额及发生额文件结构设计方案二
序号 1 2 项目 科目代码 辅助核算 说明 如1001,1002 可以设置某个科目按部门核算、项目核算、往来核算等
3 4
5 6 7 8
余额方向 月初余额
借方发生额 贷方发生额 本年借方发生额 本年贷方发生额
•
• • •
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五、计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同
• • • • • • • • • （一）、相同之处 计算机方式和手工方式下账务处理流程的最终结果都是账簿和报表，处理过程 都是实现了从凭证到账簿，从账簿到报表的全过程。 （二）、不同之处 1、数据处理的起点与终点不同。 2、数据处理方式不同。 3、数据存储方式不同。 4、对账的方式不同。 5、会计资料的查询统计方式不同。 6、计算机条件下账务处理从高效性、正确性、及时性等方面来看，已经和手工 处理产生了根本性的不同，对会计理论和会计实务产生巨大的影响。
• 1、数据大量重复。 • • 2、信息提供不及时。 3、准确性差。
• 4、工作强度大。
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四、计算机账务数据处理流程
• （一），总账子系统顶层数据流程图
用 户
总账子 系统账 务处理
会计信息系统其 他子系统
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• （二）总账子系统中间层数据流程图
账簿输 出 原始凭证 填 制 录 入 文临 件时 凭 证 审 核 登 记 余 额 文 件 各种账簿
•
• • • •
（1）规定性原则
（2）层次性原则 （3）一致性原则 （4）简短性原则 （5）扩展性原则
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三、总账子系统主要数据文件设计
计算机会计信息系统中，所有的账、证、表都必须存放在计算机存储 器中，在存储器上，各种数据均以文件（域数据文件）的形式存放。 （一）余额及发生额文件 1、余额及发生额文件的作用 一是记录各个会计时期、各个会计账户的期初余额、期末余额、借 方发生额、贷方发生额等内容；二是在生成账簿时，系统自动从此文件及 凭证文件中提取相应的数据，进行加工组织，产生相应的账簿；三是为编 制会计报表、财务分析、领导查询提供相应的数据。
登记日记账
登记各种明细账
登记总账
日记账
明细账
总 账
期未处理
编制报表
报表
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流程步骤：
• 1、根据原始凭证编制记账凭证。 • 2、登记日记账。 • 3、登记各种明细账。 • 4、根据科目汇总表登记总账。 • 5、月未处理。 • 6、编制报表。
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（二）手工方式下账务处理形式的缺陷
• 1、建立科目文件的意义
会计科目是会计核算方法之一，它可以分门别类地反映企业经济业务 核算资料；为了加强企业宏观与微观经营管理，会计人员可以通过会计科 目提供详细、总括的核算信息；会计科目又是企业初始建账的重要环节， 为登记账簿，编制财务会计报表奠定基础。
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2、会计科目编码设计的目的
总账子系统
初 始 设 置
凭 证 处 理
账 簿 输 出
辅 助 处 理
期 未 处 理
系 统 服 务
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二、会计字典的设计
（－）、会计字典定义 会计字典，又称档案（或目录），如科目目录、客户目录、存货目录、
部门目录等，是构成计算机会计数据体系框架的基本数据集。这些数据分
别存放在相应的数据文件中，是会计信息进行分类的依据。 （二）、科目文件设计
如借或贷 如有复币、数量等核算分三项，即外币、数量、本位币
同上 同上 同上 同上
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4、余额及发生额文件结构设计方案三
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 … … … 项目 科目代码 科目名称 科目类型 明细标志 辅助核算 余额方向 年初余额 1月借方发生额 1月贷方发生额 ……… 12月借方发生额 12月贷方发生额 说明 如1001,1002 如现金、银行存款 按照资产、负责、所有者权益、收入、费用等设置类型 记录科目是否为最低级明细科目，是为“1”，否为“0” 可以设置某个科目按部门核算、项目核算、往来核算等 如借或贷 如有复币、数量等核算分三项，即外币、数量、本位币 同上 同上 …………… 同上 同上
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第二节
总账子系统总体结构与主要数据文件设计
• 一、总账子系统的功能结构百度文库
• 二、会计字典的设计
• 三、总账子系统主要数据文件设计
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一、总账子系统的功能结构
总账子系统初始设置凭证处理账簿输出期未管理辅助处理系统服务通过对总 账子系统数据处理过程的分析可知，凭证管理、期未处理、账簿输出是总账子系 统必备的功能。此外，通用总账子系统的特点又决定了对系统初始设置、系统服 务等的要求。近年来，随着会计管理理论的发展和会计实务的需求，总账子系统 在上述基本功能的基础上又进一步拓展了辅助核算和管理功能，如往来核算和管 理、部门核算和管理、项目核算和管理等。
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2、临时凭证文件结构设计方案一
序号 1 项目 日期 凭证类型 凭证编号 摘要 科目代码 借方金额 贷方金额 附件张数 录入人员 审核人员 记账人员 会计主管 出纳员 记账凭证所带的附件数，可选项 凭证录入人员的名字 凭证审核人员的名字 凭证记账人员的名字 单位主管会计的名字，可选 单位出员的名字，可选 说明 业务发生的时间，如2002/04/11 如收款、付款、转账等 在填制时，按凭证类给出的编号，如10005表示“1”类的第5张 对业务发生事件的说明，每个科目一个说明 业务所涉及的会计科目的代码，如1001
科目结构，而各科目允许有不同结构的称为变动结构。 • （4）明细科目编码设计
因为一级科目在相应的会计制度中已有明确规定，因此科目编码的设
计，实质上是明细科目编码的设计。
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• • • • •
（5）、科目编码方法 （1）顺序编码，是按编码对象顺序排列进行编号的一种方法。 （2）位数编码，是将编码的每一位或几位赋予一定的含义进行编号的一种方法。 在编码时，从最高位开始，每一位或几位分别代表不同的分类。 （3）分组编码，是按数字顺序分组表示某一项目的不同类别进行编号的一种方法。 五、科目编码设计的基本原则
第一节总账子系统概述及流程分析第二节总账子系统总体结构与主要数据文件设计第三节总账子系初始设置第四节凭证处理第五节账表输出第六节辅助管理一往来项目部门核算和管理第七节期末处理第一节总账子系统概述及流程分析一总账子系统的范围及其目标的确定二总账子系统的特点三总账子系统手工处理流程分析四计算机账务数据处理流程五计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同一总账子系
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3、临时凭证文件结构设计方案二
序号 1 项目 日期 说明 业务发生的时间，如2002/04/11
凭证类型
凭证编号
如收款、付款、转账等
在填制时，按凭证类给出的编号，如10005表示“1”类的第5 张
• 第五节 账表输出
• 第六节 辅助管理一往来、项目、部门核算和管理 • 第七节 期末处理
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第一节
总账子系统概述及流程分析
• 一、总账子系统的范围及其目标的确定
• 二、总账子系统的特点
• 三、总账子系统手工处理流程分析 • 四、计算机账务数据处理流程 • 五、计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同
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• （3）科目编码结构 科目编码结构指会计科目编码各级长度的构成。一般说来，每一个会
计科目的代码按照其级别可分为若干段（如一级科目分一段，二级科目分
两段，三级科目分三段等），每一段有几位，这种一个科目编码分几段， 各段的长度就构成了此科目的结构。系统在设计时可以将所有科目结构设
计为相同，也可设计为不同。这种在系统中具有相同科目结构的称为固定
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一、总账子系统的范围及其目标的确定
（一）总账子系统范围的确定 总账子系统是以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和处理，完成记
账、结账、银行对账、账证表的查询与打印、系统服务和系统管理等账务
处理工作。 总账子系统包含所有经济业务的会计核算，如采购业务核算、销售业 务核算、存货业务核算等，但是如果某单位的某些经济业务比较复杂，如 存货核算、销售核算都比按复杂，那么有关存货、销售业务的详细核算和
化会计数据的表现形式，有利于会计数据的输入、存储和传输。
（3）便于对会计数据加工处理。对会计科目进行编码后，计算机可以根据 科目编码进行记账、汇总和分类等。
（4）便于反映科目间的逻辑关系，便于分类。
（5）可以节省存储单元，提高运算速度。
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3、会计科目编码方案设计
• （l）编码方式 会计科目通常采用群码的编码方式，即将会计科目编码分成若干段， 每一段有固定的位数，第一段表示一级科目编码，第二段表示二级明细科 目编码，以此类推，每一段按照一定的标准顺序排列。 • （2）科目编码体系设计 • 会计科目编码体系是指单位内所使用的每一个会计科目都规定一个代码而 构成的代码组。科目编码体系设计是指按照有关规定如何确定单位内所使 用科目的代码组。会计科目编码体系的设计首先要遵循会计制度的规定， 即一级科目编码要按照会计制度的规定设置，也应意味着一级科目编码不 存在编码设计问题，因为财政部在制定相应的会计制度时，对一级科目都 已经规定了代码。科目编码体系的设计实际上就是明细科目编码的设计。
（l）保证会计科目的唯一性。用一个代码唯一地标识一个会计科目，可以避 免会计科目二义性，保证会计科目的唯一性。
（2）简化会计数据的表现形式。对会计科目进行编码后，每个会计科目有
唯一的科目编码，用代码表示既可表示会计科目，又可判断科目的属性， 如类型（资产、负债等），科目的级别（一级、二级、三级），这样将简
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2、余额及发生额文件设计方案一
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 项目 科目代码 科目名称 科目类型 明细标志 辅助核算 余额方向 月初余额 借方发生额 说明 如1001,1002 如现金、银行存款 按照资产、负责、所有者权益、收入、费用等设置类型 记录科目是否为最低级明细科目，是为“1”，否为“0” 可以设置某个科目按部门核算、项目核算、往来核算等 如借或贷 如有复币、数量等核算分三项，即外币、数量、本位币 同上