工程项目采购管理流程和实施办法

工程项目采购管理流程和实施办法
制定本流程和实施办法的原则和假设
1.公司项目的采购管理职能设在主管部门，主管部门通过制定采购管理流程和程序
文件，并协调项目采购的计划、执行和控制，以保证项目在适当的时间和地点以合理的价格获得需要的服务/设备和物资，并保证其质量和符合蒙古国的有关法律及公司的有关规定，保留项目采购管理的灵活性同时加强采购的监督和控制。

2.本办法须遵循法律规则和相应产量分成合同的有关规定；
3.根据公司有关规定和内控管理办法，考虑公司项目实际情况特制定公司项目采购
管理流程相关程序文件；
4.由于目前项目阶段，根据工程项目的特点和业务特性，建议应用项目管理的方法
管理这一阶段；
5.根据项目特点和公司治理的要求，建议公司董事会设立执行董事，负责与公司管
理层和公司项目公司董事会联系，执行公司对公司业务的采购管理流程和公司项目的采购协调等事项；
6.由于公司项目归口主管部门管理，建议主管部门董事定为执行董事，在主管部门
设立项目管理办公室支持该项目的采购管理；
7.公司项目主要由分成合同形成的业务，根据这一特点，建议分别以三个项目经理
分别兼任三个项目的项目经理，根据采购管理流程的要求，下设总师、成本控制负责人和采购负责人组成项目采购管理小组来管理项目的采购。

8.三个项目分别采用以下流程管理该项目的采购，项目的采购流程主要包括：
●采购管理计划编制
●外包方案编制
●招标管理
●评标管理
●采购合同管理
●采购合同关闭
9.所有采购流程与项目的其它管理流程的接口待定；
10.本采购管理流程仅适用于勘探期；
11.合同要以长期合同为主以减少管理界面和降低风险，主要是EPC合同、咨询设计
合同和设备采购合同和特定物资长期供应合同等，通过招投标管理来实现；小于一定价款的合同可以直接指定；其他正常物资原材料按生产计划和预算执行。

12.本文件包括采购管理流程，采购管理流程图说明，采购管理程序文件，采购管理
实施细则和采购文件模板五个部分（后面两个部分没有完成，要由有采购管理理论经验的人完成）
项目编制采购管理计划流程说明
流程名称：编制采购管理计划
一、流程简介：
1、流程内容
根据联合管理委员会的工作计划和预算，以及项目管理计划，项目部有关人员编制采购管理计划和工作订单，提出变更请求；采购管理计划和采购管理计划的重大变更，报送主管部门蒙办，由主管部门主任跨国公司执行董事审批。

2、流程的起止点
编制采购管理计划流程，从制定采购决策开始到主管部门审批采购管理计划止
二、流程涉及部门及职责
1、业务主管部门及职责：
主管部门负责采购管理计划的审核、审批、传递等工作。

2、业务参与部门及职责：
公司跨国项目部负责采购管理计划的编制、审核、上报等工作。

公司项目编制采购计划控制程序
1 适用范围
本程序适用于编制采购管理计划业务。

2 风险
2.1 采购管理计划与实际需求不符。

2.2 采购管理计划未经有效审批。

采购管理计划的形成过程缺乏适当的职权分离。

3 部门职责
3.1 项目部负责采购管理计划的编制、审核、上报等工作。

3.2 主管部门负责物资采购计划的审核、审批、传递等工作。

4 控制
4.1 保证采购计划符合实际需求
4.1.1 (1)项目部提供的采购管理计划与该项目的需求对照，准确无误后，呈报主管部门蒙办。

(2)项目部的采购管理计划以对应的项目为基础，一个项目，一
个采购管理计划。

4.2 保证采购管理计划经过必要的审批。

4.2.1由相关人员汇总、审核采购管理计划的准确性、合理性，无误后报送主管部门主任审批。

4.2.2 工作订单和采购管理计划的重大变更由蒙办相关人员汇总、审核其准确性、合理性，无误后报送主管部门主任审批。

5 相关制度
5.1 《采购管理计划管理实施细则》
6 控制证据
采购管理计划、工作订单、采购管理计划变更单
公司项目编制外包方案流程说明
流程名称：编制外包方案
二、流程简介：
1、流程内容
公司采购管理小组负责编制外包方案，其中包括采购文件和评估标准及工作订单变更的请求，主管部门负责工作订单重大变更的审定。

2、流程的起止点
编制外包方案流程，包括编制和审批采购文件，制定和审定评估标准，以及工作订单变更的请求和批准。

二、流程涉及部门及职责
2、业务主管部门及职责：
项目部负责外包方案的编制、审核、审批工作，并及时报送主管部门蒙办备案。

2、业务参与部门及职责：
主管部门负责采购文件、评估标准的备案，以及工作订单重大变更的核准和审批。

公司项目编制外包方案控制程序
1 适用范围
本程序适用于项目部采购的编制外包方案的业务。

2 风险
2.1 选择了不合适的评估标准。

2.2 未确定合理的工作订单变更。

3 部门职责
3.1 项目部负责外包方案的编制、审核、审批，编制采购文件，制定评估标准，提出变更请求。

3.2 主管部门负责工作订单重大变更的审定。

4 控制
4.1 根据采购管理计划和采购管理实施细则确立合适的评估标准和评估方法。

4.1.1 采购负责人制定编制招标方案，相关人制定相关评估标准，报送相关总师审核，报项目经理审批。

4.1.2工作订单重大变更及时上报主管部门承办，承办核准无误后报送主管部门主任，保证重大合同工作范围陈述变更获得场部主任的审批
5 相关制度
5.1 《编制外包方案管理细则》
6 控制证据
评估标准、采购文件和工作订单变更单
公司项目招标管理流程说明
流程名称：招标管理
三、流程简介：
1、流程内容
项目部根据制定的外包方案由采购负责人在合适媒体发布广告寻求合格供应商，并编制合格供应商名录，报送相关总师审核，并报送项目经理和/或主管部门主任批准；供应商制作标书。

2、流程的起止点
招标管理流程，自采购负责人发布广告开始，至召开招标会议，发送采购文件止。

二、流程涉及部门及职责
3、业务主管部门及职责：
项目部负责召开招标会议和确定合格供应商名单。

2、业务参与部门及职责：
主管部门蒙办核对供应商名单后，报送主管部门主任批准和备案。

供应商提供资质文件和编写标书。

公司项目招标管理控制程序
1 适用范围
本程序适用于招标管理业务。

2 风险
2.1 选择了不合格的供应商和不合规则的招标方式，致使项目损失。

2.2 采购文件不完整，招标不符合招标管理程序。

3 部门职责
3.1 项目部负责确定合格的供应商名单。

3.2 主管部门负责审批合格的供应商名单并备案。

4 控制
4.1 保证选择合格的供应商和规范的招标方式，保护项目利益。

4.1.1 采购负责人发布广告，编制供应商名单，项目部采购管理小组负责召开招标会议，确定合格供应商名单，并报送主管部门，主管部门审批和备案
4.2 保证采购资料包的完整和传递到所有供应商。

4.2.1 采购负责人发放采购文件，项目经理负责确认。

5 相关制度
5.1 《招标管理实施细则》
6 控制证据
合格供应商名单及其资质文件、采购文件发放记录
公司项目评标流程说明
流程名称：评标
四、流程简介：
1、流程内容
项目经理下达采购指令，供应商投送标书，相关技术总师和成本控制负责人根据评估标准分别对标书进行技术和经济的评估，并同时制定合同草稿和谈判方
案，由项目经理审定谈判方案和签订采购合同，由主管部门主任审定供应商。

2、流程的起止点
评标流程，自项目经理下达采购指令和供应商投送标书始，到项目经理签订采购合同止。

二、流程涉及部门及职责
4、业务主管部门及职责：
项目部负责评估标书，选择供应商，项目经理审定谈判方案以及审定和签署合同和报送主管部门承办备案。

2、业务参与部门及职责：
主管部门主任审定供应商；主管部门承办合同备案。

公司项目评标控制程序
1 适用范围
本程序适用于采购的评标业务。

2 风险
2.1 使用了不合理的评标程序，选择了不合格的供应商，致使项目损失。

2.2 未签定有效的合同。

3 部门职责
3.1 项目部采购管理小组负责招标采购的评标、定标工作和相关采购文件的编制归档。

3.2 主管部门承办负责合同的备案，主管部门负责审定供应商。

4 控制
4.1 保证选择合格的供应商和规范的评标、定标程序和方式。

4.1.1 根据采购管理计划和评估标准，遵守评标程序和职业道德评定技术标、商务标和谈判方案，采购负责人根据标准合同编制初级合同，谈判方案报项目经理审定，选定的供应商报项目经理审核，主管部门主任审定。

4.2 保证签订有效的采购合同。

4.2.1 采购管理小组根据谈判方案与供应商谈判，实施谈判采购、招标采购。

项目经理负责签定采购合同，报主管部门承办备案，并根据企管法规部要求执行有关程序。

5 相关制度
5.1 《采购评标管理实施细则》
6 控制证据
采购文件、采购合同
公司项目采购合同管理流程说明
流程名称：采购合同管理
五、流程简介：
1、流程内容
根据公司对公司采购合同管理的有关规定制定本流程，采购管理小组根据采购管理计划，合同和合同管理方案依法履行合同，采购管理小组负责对供应商的绩效审查和评估，根据需要提出合同变更，报项目经理审批，重大变更报送主管部门承办，由承办核实后报送主管部门主任审批，主管部门承办代表主管部门与项目经理和/或采购管理小组一道根据采购管理计划对采购进行检查和审计。

供应商提供工作信息，供应商出具发票，项目经理审核，项目财务支付合同款。

2、流程的起止点
采购合同管理流程包括，合同变更管理，绩效考核，支付管理和检查审计。

二、流程涉及部门及职责
5、业务主管部门及职责：
公司项目部负责采购合同变更请求和变更的执行，负责供应商工作绩效审查和支付合同款，负责对供应商检查和审计。

2、业务参与部门及职责：
主管部门负责采购合同重大变更的审定，主管部门承办按采购管理计划要求参与检查和审计。

公司项目采购合同管理控制程序
1 适用范围
本程序适用于采购合同管理业务。

2 风险
2.1 采购合同管理未执行油田公司有关法律规定，供应商绩效审查不合规定。

2.2 采购合同变更形成过程缺乏有效的程序，采购合同变更未经有效审批。

3 部门职责
3.1 项目部负责采购合同的管理和重大变更的上报等工作。

3.2 主管部门负责采购合同的备案和传递等工作，并负责重大合同变更的审批。

4 控制
4.1 保证采购合同管理执行油田公司的有关规定。

4.1.1 (1)项目部按公司企管法规部的有关流程执行有关采购合同管理规定。

（2）根据采购管理计划审查供应商绩效。

项目经理和/或主管部门承办人员会根据采购管理计划对采购和供应商进行定期检查和审计。

4.2 保证采购合同变更经过必要的审批。

4.2.1 采购负责人、成本控制负责人和相关技术总师根据合同执行情况提出变更请求，由项目经理审批，采购合同的重大变更由承办相关人员汇总、审核其准确性、合理性，无误后报送主管部门主任审批。

5 相关制度
5.1 《采购合同管理实施细则》
6 控制证据
采购合同，采购合同变更单，检查和审计报告。

公司项目采购合同关闭流程说明
流程名称：采购合同管理
六、流程简介：
1、流程内容
根据采购管理计划有关规定制定本流程，采购管理小组负责保留有关采购记录，采购负责人负责采购管理记录的归档，项目经理根据采购管理计划和合同管理程序提出合同关闭请求，由采购（合同）负责人与供应商合同负责人完成合同关闭的程序，主管部门根据采购管理计划对采购进行审计，总结经验教训，更新企业流程相关资产。

2、流程的起止点
采购合同关闭流程自保留采购记录到采购审计结束。

二、流程涉及部门及职责
6、业务主管部门及职责：
公司项目部负责采购合同关闭。

2、业务参与部门及职责：
主管部门负责采购审计和企业相关流程资产的更新。

公司项目采购合同关闭关键控制程序
1 适用范围
本程序适用于采购合同关闭管理业务。

2 风险
2.1 采购合同关闭未执行公司有关规定。

2.2 采购审计过程缺乏有效的程序，数据和记录丢失。

3 部门职责
3.1 主管部门执行采购审计，主管部门承办负责教训总结，并更新公司相关流程资产。

3.2 项目部负责采购文件、合同文件，合同变更文件和合同履行文件的完整、归档和报送。

4 控制
4.1 保证采购合同关闭执行公司的有关规定，。

4.1.1 项目部按公司有关流程执行有关采购合同关闭的规定，保证采购文件、合同文件，合同变更文件和合同履行文件的完整、归档和按时报送。

4.2 保证采购审计过程的有效性，保证数据和记录的完整性。

4.2.1采购负责人、成本控制负责人和相关技术总师以及项目经理有责任保证采购文件、合同文件，合同变更文件和合同履行文件的完整，采购负责人负责归档，主管部门根据项目采购管理计划实施审计，并注意总结经验教训，更新公司相关流程资产。

5 相关制度
5.1 《采购合同关闭管理实施细则》
6 控制证据
采购文件，合同文件，采购合同，采购合同变更单，企业流程资产更新文件。