审批文件档案整理制度范本

审批文件档案整理制度范本
一、总则
第一条为确保审批文件档案的完整、准确、规范和安全性，提高审批工作效率，
根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于审批部门在进行行政审批、公共服务等活动中产生的文件档
案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第三条审批文件档案管理工作应遵循完整性、准确性、规范性、安全性和效率性
原则，确保档案资料的真实性、合法性和有效性。

第四条各级审批部门应设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

二、档案收集与整理
第五条审批活动中产生的文件资料，包括审批申请、审批决定、附件、会签意见、审批流程等相关材料，应由审批部门负责收集。

第六条文件资料的整理应按照审批活动的类别、时间顺序、文件性质等要素进行
分类，确保档案的完整性和连续性。

第七条档案整理应遵循以下要求：
（一）文件资料应齐全、完整，无遗漏；
（二）文件资料应按照分类顺序编号，标签清晰；
（三）文件资料应去除无效、重复、损坏的部分；
（四）文件资料应去除不属于审批活动的无关材料；
（五）文件资料应进行装订、加固，确保档案的耐久性。

第八条审批部门应建立档案目录，包括档案编号、档案名称、档案类别、档案日期、档案状态等信息，便于档案的查询和利用。

三、档案归档与保管
第九条审批部门应在审批活动结束后，按照档案管理要求，及时将整理好的档案
归档。

第十条归档的档案应按照档案类别、时间顺序、文件性质等要素进行排列，确保
档案的有序性。

第十一条档案保管应设立专门的档案室（柜），确保档案的安全性。

档案室（柜）应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘等功能。

第十二条档案管理员应定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好无损。

第十三条审批部门应建立档案借阅制度，明确借阅范围、借阅程序、借阅期限等
要求，确保档案的保密性和完整性。

四、档案利用与销毁
第十四条审批部门应建立档案查询系统，提供档案查询、借阅、复制等服务，提
高档案利用效率。

第十五条档案利用应遵循以下要求：
（一）查询档案应进行身份验证，确保档案安全；
（二）利用档案应遵循保密原则，不得泄露档案内容；
（三）利用档案应遵循客观、公正、合法的原则，不得篡改、损坏档案；
（四）利用档案应进行登记，记录查询信息。

第十六条审批部门应建立档案销毁制度，明确销毁范围、销毁程序、销毁方法等
要求。

第十七条档案销毁应遵循以下要求：
（一）销毁档案应进行审核，确保销毁档案的合法性；
（二）销毁档案应进行登记，记录销毁信息；
（三）销毁档案应采取可靠的方法，确保档案内容无法恢复；
（四）销毁档案应两人以上共同进行，确保销毁过程的安全性。

五、法律责任
第十八条违反本制度的，审批部门应予以批评教育，并责令改正；造成档案丢失、损坏、泄露等严重后果的，应依法承担相应的法律责任。

六、附则
第十九条本制度自发布之日起实施。

第二十条本制度的解释权归审批部门所有。