电子邮件收发管理规定

黑龙江永安集团有限公司
电子邮件收发管理规定
第一章总则
第一条为了规范员工公务用电子邮件收发和使用，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司所有对内对外的公务电子邮件的收发。

第二章公司电子邮箱的使用
第三条行政人事部必须在员工入职三天内，向员工分配企业邮箱的个人用户名和密码。

第四条员工必须妥善保管好公司电子邮箱地址及密码，防止盗用。

第五条员工必须每日至少查看一次电子邮箱，以便及时接收邮件
第六条员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象。

第七条电子信件格式要求
1、发送邮件时，一定要写主题，标明1）、公司、部门名称；2）、文件标题。

2、文件资料发送邮件时，一般情况下需要将文字直接打在电子邮箱正文处；如加载附件时，将word文本格式转换成图片格式。

特殊情况下如不能，可发送word文本格
式，但需要限制编辑权限。

3、电子邮件正文处不使用任何信纸。

（1）称谓：包含“先生、小姐、部长”等敬称；
（2）问候语：如“您好！”、“早上好”；
（3）需告知邮件的内容描述，描述应简洁明了；
（4）告知邮件中的附件个数；
（5）结束语：如“商祺”、“非常感谢”等，如需回复，应写明：“候复”、“请立即回复”等内容；
（6）签名处，可按如下样板设定：
-------------------------------------
xxxx 部（部门名）xxx(员工姓名)
xxxxxxxxxxxxx有限公司
地址：
电话（Tel）:0454-88xxxxx
传真（Fax）:0454-88xxxxx
-------------------------------------
（7）需要上传附件时，一般情况下不要传递压缩包，一封邮件最多一次性上传六份资料，附件文件发送时必须控制文件大小，或分批次发送。

邮件容量大小控制在7M以内。

4、发送邮件后，须及时电话或短信通知。

第三章公司文件的收发
第八条公司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放，
并保留发放记录。

第九条以下公司文件的电子版必须与书面版本同时通过企业网内部邮箱向相关人员发送，公司文件电子版必须为PDF 格式或图片格式：
（1）公司发文单，包括部门通知等；
（2）会议纪要
（3）各类报告、工作计划、工作总结等
（4）企业内刊或简报
（5）员工通讯录
（6）工程技术普及性知识文档
（7）各类各项合同、协议
（8）其他需要发送电子版本的文件
第十条以上文件的邮件发送必须遵守公司文件保密规定的保密等级及发放范围。

第十一条公司对外公用邮箱由行政人事部管理，行政主管/经理负责每日上午、下午各一次打开公司邮箱收发邮件。

第四章电子邮件的管理
第十二条接收的重要邮件及时备份或采取抄送、转发形式向上级领导转达。

第十三条发送重要电子邮件必须遵守公司保密制度规定，必要时可以使用加密传输。

第十四条员工离职时，人事经理/主管必须及时通知 IT 经理（财务经理）注销个人账号。

营业人员、部长级以上岗
位人员个人账号根据需要由专人监管一个月后注销。

第十五条员工若发现任何非法使用其用户账号或存在安全漏洞情况，应立即报告IT 经理(或财务经理)。

第十六条IT 经理（或财务经理）负责对企业网电子邮件系统使用情况进行监督、检查。

对于违反本规定的员工，随时有权停止和取消其服务账号。

第十七条公司有权对以下邮箱收发情况进行跟踪：
（1）已离职的营业人员邮箱
（2）邮箱收发异常，有泄密可能的
（3）邮件来往中发现病毒较多的
（4）公司重要邮箱
（5）其他重要邮件需进行跟踪的
第五章其他
第十八条发现以下情形者，公司有权视情节轻重处以警告、通报批评、罚款等处罚，造成严重后果的可予以撤职、开除：
（1）长期不阅读本人邮件，导致三次以上重要邮件接收延误的；
（2）发送电子邮件未遵守相应保密措施，导致泄密的；
（3）使用公司邮箱发布负面信息或诽谤、中伤他人的。

第十九条本规定自颁布之日起生效，由行政人事部负责解释，修改时亦同。