_档案检索

（三）档案检索效率
• 检索效率是指通过检索满足利用者特定要求的全面性、
准确性的程度。 • 检（查）全率= 检出有关档案 *100%
全部有关档案
• •
未检出有关档案 漏检率= 全部有关档案 *100% 检索出有关档案 检（查）准率= 检索出全部档案
*100%
• 误检率=
检索出不相关档案 检索出全部档案
示图：段落符号式条目著录格式
（二）档案著录规则
• 档案著录的方法规范参照《档案著录规 则》国家标准局1985年批准颁行 。 • 1著录项目 • 2著录标识符号 • 3著录格式 • 一般使用段落符号式的条目格式， 实际工作中也会使用表格式条目格式。 • 中华人民共和国档案行业著录标准.doc
（二）档案标引
• （一）档案检索的概念
• 对档案信息进行系统存储和根据需要进 行查找的工作。因此档案检索分为存储 和查找两个阶段。
• 1.档案信息存贮阶段的主要内容
• 档案信息存贮是指将档案原件中具有检索意义特征的 信息，如文件作者、题名、时间、主题词等，记录在 一定载体上，进行分类或主题标识，编制成为档案检 索工具，建立档案检索体系的过程。 • （1）档案著录标引 （2）组织检索工具
（三）建立档案检索体系
• 1.保证一定数量和种类的检索工具
（单一向多向发展）
• 2.充分利用检索工具的互补性
• 3.检索工具的设置应与利用需求相吻合 • 4.馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举
检索示图
四 、 检索途径
• • • • • （一）手工检索 1、档案目录档案目录.doc 2、档案索引 3、档案馆指南 （二）计算机检索
• 2.档案查检阶段的主要内容
• 档案查检是指利用档案检索工具和档案系统查
找所需档案的过程。
• （1）确定查找内容
• （2）查找操作
（二）档案检索在档案工作中的地位
• 档案检索是开发档案信息资源的必要条件，保证利用
工作顺利进行的基本手段。 • 1.检索是提供利用的先期工作 • 2.检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段 • 3.检索形成了档案业务中一个独立的重要环节
漏检率100100全部有关档案检出有关档案全部有关档案未检出有关档案检索出全部档案检索出有关档案检索出全部档案检索出不相关档案也称标引语言是根据检索需要编制的一种专门语言与自然语言不同它是一种人工语言
档案检索
魏苗苗
档案检索概述
档 案 检 索
档案著录标引
档案检索工具
一、档案检索概述
档案检索工作就是指为促进档案信息 的开发利用，采取科学的手段，建立档 案信息体系和利用档案信息为利用者提 供档案信息查询服务。广义的档案检索 包括档案存贮和档案查检两个具体过程。 狭义的档案检索只限于查找所需档案的 过程。
检索工具
• （一）档案检索工具的种类
按体例划分 目录 索引 指南 档 案 检 索 工 具 书本式 卡片式 按载体划分
缩微式
机读式 馆藏性 按功能分 查找性 介绍性
（二）常用检索工具编制方法和使用
• 1.案卷目录 • 2.归档文件目录 • 3.案卷文件目录 （全引目录） • 4.分类目录 • 5.主题目录 • 6.专题目录 • 7.联合目录 • 8.人名索引 • 9.地名索引 • • • • • 10.文号索引 11.专题索引 12.全宗指南 13.专题指南 14.档案馆指南
*100%
• 检（查）全率和检（查）准率之间存在 互逆关系： • 放宽检索条件、限制 检全率 高 检准率低 • 限制检索范围 检准率高 检全率低
（四）检索语言
• 也称标引语言，是根据检索需要编制的 一种专门语言，与自然语言不同，它是 一种人工语言。 • 档案检索语言的特点有以下两条 • 1.单义性 • 是与自然语言一词多义或一义多词的根 本区别。一词一义确保检索的准确性。 （电脑、电子计算机） • 2.专业性 专门符合档案标引和查找。
例：归档文件目录著录
顺序 号 1 发文字号 责任 者 文件题 名 关于抓 紧在 我市 兴建 煤气 工程 的函 关于沿 河路 竣工 通车 的通 知 日期 页号 备注 深府[1983]187 深圳 号 市 政 府 19831010 1
2
深府办 [1983]260 号
深圳 市 政 府
19831010 2
二、档案著录和标引
• （一）档案著录的含义
• 在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、 选择和记录的过程。内容特征是指档案的主题，表现 为分类号、主题词、摘要等；形式特征是指档案的标 题、作者、形成时间、档号、文种、载体等。
•
著录是形成档案目录的基础。档案目 录是按照一定的顺序排列的，指出案卷 或文件的内容和形式特征以及存址，供 人们查找的名目，如案卷目录、卷内文 件目录等。 • 档案目录本身是一个档案信息线索查询 体系，它是由许多档案条目组成的。每 一档案条目对单份文件或案卷的内容形 式特征做记录。档案条目有许多著录项 目组成，档案著录项目揭示档案内容或 形式特征。
• （1）著录和标引是对档案的内容和形式 特征进行分析、选择和记录，并赋予规 范化的检索标识的过程；著录和标引的 结果就是制作出反应档案内容、形式、 分类和存址的可以用来检索的条目。 • （2）这进行项工作是按照一定的规则， 对著录和标引所产生的大量条目进行系 统排列，使之形成某种类型的检索工具， 并根据需要进行检索工具的匹配，组成 手工的或计算机检索系统。
• 档案标引是指在档案著录中对档案内容进行分析和选
择，并赋予其规范化检索标识的过程，标引的目的是 提供检索途径。 • 档案标引包括分类标引和主题标引两种类型，其中赋 予分类号标引的过程为分类标引；赋予主题词标识的 过程为主题标引。
• 档案标引的两个步骤
• （一）主题分析 • （二）概念转化 • 档案标引标准.doc
电子检索图示