公司销售客户档案管理制度

第一章总则
第一条为加强公司销售客户档案的管理，提高客户服务质量，保障公司合法权益，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有销售客户档案的管理工作。

第三条公司销售客户档案管理应遵循真实性、完整性、保密性和规范性的原则。

第二章档案分类与内容
第四条销售客户档案分为以下类别：
1. 客户基本信息档案；
2. 客户交易记录档案；
3. 客户服务记录档案；
4. 客户投诉处理档案；
5. 客户关系维护档案。

第五条各类档案的具体内容如下：
1. 客户基本信息档案：包括客户名称、法定代表人、注册资本、成立时间、行业
类别、联系方式、地址等基本信息。

2. 客户交易记录档案：包括客户购买产品或服务的日期、数量、金额、支付方式、售后服务等交易信息。

3. 客户服务记录档案：包括客户咨询、投诉、售后服务的处理情况、解决方案、
满意度调查等。

4. 客户投诉处理档案：包括客户投诉内容、处理过程、处理结果、责任部门等。

5. 客户关系维护档案：包括客户拜访记录、活动参与记录、客户关系维护计划等。

第三章档案管理流程
第六条客户档案的收集与整理
1. 销售部门负责收集客户档案资料，确保档案的完整性。

2. 档案收集后，由档案管理员进行整理、分类、编号。

第七条客户档案的归档
1. 客户档案整理完毕后，由档案管理员进行归档。

2. 归档时，应按照档案分类、编号顺序进行排列。

第八条客户档案的保管与维护
1. 档案管理员负责保管客户档案，确保档案的安全、完整。

2. 档案保管应遵循以下要求：
a. 档案室应保持通风、干燥、防潮、防虫；
b. 档案柜应配备防火、防盗设施；
c. 档案资料应按照类别、时间顺序存放；
d. 档案查阅、借阅应登记备案。

第九条客户档案的查阅与使用
1. 查阅客户档案需经相关部门负责人批准。

2. 查阅、使用档案应遵守保密规定，不得泄露客户信息。

第四章责任与奖惩
第十条档案管理员应认真履行职责，确保客户档案管理的规范性、完整性。

第十一条对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。

第十二条对违反本制度，造成档案损坏、丢失或泄露客户信息的个人，将依照公司相关规定进行处罚。

第五章附则
第十三条本制度由公司销售部门负责解释。

第十四条本制度自发布之日起施行。