吉林省高校档案信息化建设及对策研究
合集下载
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
网上档案查借阅访 问数量所 占比重；③电子文档 的归档与应用情
向发展具有重要意义。本文结合吉林省高校档案协会 ２ ０ 年对吉 ０６
林省 ２ 所省属高校档案工作评估情况 ，对吉林省高校档案信息化 １
建设 的整体发展情况进行了分析 ， 了吉林省高校档案信息化建 发现
设中的一些问题 ，提出了吉林省高校档案信息化建设的发展对策 ，
人资料的安全做出承诺 。如使用相应的安全保证技术防止个人资料
的丢失 、 被盗或被篡改 ； 告知用户所拥有的权利。对数字档案馆信息 服务人员的培训必须是持久的， 要通过定期的考核才能上岗。但不 可忽略的是 ， 对用户的宣传和教育也同样重要。发生侵权事件不只 是单方面的责任， 也可能是由被侵害方认识不足造成的。对用户进
４信息控制。 １工作业务与Ｔ作程序公开化、 ． （） 透明化。 把工作业
务和工作程序公开， 让用户了解其个人信息可能存在的用途和在信
息服务各个程序 中的收集利用原因， 这是对知情同意原则的遵守与 维护 。（ ） ２建立个人信息声明制度。在收集个人信息时 ， 必须提供声 明： 包括收集个人信息的 目的和方法 的声明， 共享或再利用 息保护知识的教育， 不但有助
于确保个人信息在信息服务中的正确和安全， 也有利于用户对数字
的保护用户网络隐私权的技术软件。采取技术措施 的主要 目的是保 护数字档案馆含有个人隐私信息的数据安全。（数据加密技术： １ ） 其 目的是保护网络中传送的档案信息不被非法窃取 ， 从而保证含有隐 私的档案信息的安全。【身份识别技术 ： ２ ） 身份认证是申请者向系统 出示 自己身份证明的过程 ， 通常是获得系统服务所必须的第一道关 卡， 防止未获授权的人截取或查阅含有个人隐私的档案资料。（信 ３ ）
围与内容 ， 包括档案隐私的保密权。我国《 档案法实施办法》 ２ 条 第 ５
规定：各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用 ， “ 应当征得档案所
有者同意” 。隐私权人有权知道有关单位档案机构所保管的档案巾 是否记录其个人信息 ， 这是隐私权重要 内容之一。档案隐私权利人 在 自己的隐私被侵害后 ， 有权寻求法律保护。
鼹
兰台
口
摘 要
东北 电力 大学档 案馆 张玉元
关键词
吉林省高校档案信息化 建设正处于关键 阶段 ， 分析高校档案信息化建设 中存在的问题 ， 制定相应的对策 ， 对于 规 范、 引导高校档案信 息化工作朝着健康、 快速的方向发展具有重要意义。 档案信息化 信息资源 对策 档案信息基础设施的建设。因此 ， 在吉林省高校档案信息化建设的
高校档案信息化 ， 是高校档案丁作从手＿ 二 丁］作方式向现代化＿ ｌ ＿ ＿ ＝ 作方式转变的必 由之路 ， 是建设现代化 、 数字化档案馆的前提 。当
评估检查中， 按照《 吉林省高校档案信息化建设实施纲要》１ ｌ结合吉 ｌ ，
林省高校档案１ 作的实际 ，主要从以下几个方面进行 了检查 ：１基 二 （）
希望为吉林省高校档案信息化工作提供参考。
一
、
吉林省高校档案信息化建设中存在的问题
吉林省高校档案信息化水平评估的目的在于以评促建 、 加快发 展， 提高高校档案信息化在高校档案工作中的重要地位 ， 加强高校 规范 ， 明确个人档 案信息的使用权限和保存期限， 除常规使用或法
律特许的情况外 ， 未经档案信息主体许可 ， 属于个人档案信息的不 得任意开放， 并按法定的保管期限保存。最后， 规范档案隐私权的范
查阅 、 修正及更新 的声明 ， 个人信息的保护措施及隐私权保护政策
链接的声 明等。通过确立收集个人信息的声明制度， 可使用户对个
人信息的参与权和控制权得到很好的实现。 ５技术软件安全。技术措施是数字档案馆信息安全传播的重要 ．
保证 。个人信息的收集、 利用 ， 数字档案馆应采用可靠的 ， 安全性高
前， 高校档案信息化还存在发展 目标不明确 ， 整体发展水平较低等
问题 ， 对高校档案信息化建设过程中存在的问题进行分析 ， 出相 提 应的对策 ， 对于规范 、 引导高校档案信息化工作朝着健康 、 快速的方
础设施 。 ①档案馆（ 拥有计算机数量满足＿ 室） 丁作情况程度； ②信息设 备的拥有情况（ 包括录音 、 、 照相 缩微 、 扫描设备等 ； ③档案馆 网站的 建设情况④档案管理信息系统。２信息资源。 （） ①文档一体化水平 ； ②
况； ④全文数据库数； ⑤多媒体数据库数； ⑥机读 目录条数 ； ⑦网上信 息收集情况⑧网络及信息安全控制措施 ｆ 有关的安全防范措施完善 程度等 。３人员素质。 （） ①专职档案人员信息技术水平； ②兼职档案人
员信息技术水平； ③专兼职档案人员信息技术培训水平与效果④档 案信息化培训经费占档案经费的比例。 ４综合管理。 （） ①学校领导对
档案信息化 的重视程度 ； ②档案信息化标准体系 ； ③各类管理规章 息确认技术 ： 通过严格限定信息的共享范围来达到防止档案信息被
非法伪造 、 篡改的目的。（访问控制技术 ： ４ １ 它允许用户对其常用的档 案信息库进行适当访问， 限制他人随意删除 、 修改或拷贝档案文件。 （） ５针对个人数据的管理， 目前推出的有个人隐私偏好平台（３ ） ＰＰ 、 Ｃｏｉ 软件管理工具 、 ｏｋｅ ｓ 自动删 除个人资料软件等， 由用户保护个人 资料的技术， 用户学会使用这些技术， 可避免 自己的隐私泄露。 ６宣传培训。数字档案馆应制定并在主页上明示隐私权保护声 ． 明。数字档案馆都要制定 网络隐私权保护声明并公布于其网站主页 的显著位置上， 声明至少应包括以下几部分内容： 告知网站将使用何 种方式收集用户个人资料， 告知网站收集个人资料 的范围， 对个人资 料的处理做出承诺。明确绝对不会将 当事人的个人资料以任何方式 提供给第ｉ方， 并说明在何种情况下利用个人资料 ； 对已收集到的个
向发展具有重要意义。本文结合吉林省高校档案协会 ２ ０ 年对吉 ０６
林省 ２ 所省属高校档案工作评估情况 ，对吉林省高校档案信息化 １
建设 的整体发展情况进行了分析 ， 了吉林省高校档案信息化建 发现
设中的一些问题 ，提出了吉林省高校档案信息化建设的发展对策 ，
人资料的安全做出承诺 。如使用相应的安全保证技术防止个人资料
的丢失 、 被盗或被篡改 ； 告知用户所拥有的权利。对数字档案馆信息 服务人员的培训必须是持久的， 要通过定期的考核才能上岗。但不 可忽略的是 ， 对用户的宣传和教育也同样重要。发生侵权事件不只 是单方面的责任， 也可能是由被侵害方认识不足造成的。对用户进
４信息控制。 １工作业务与Ｔ作程序公开化、 ． （） 透明化。 把工作业
务和工作程序公开， 让用户了解其个人信息可能存在的用途和在信
息服务各个程序 中的收集利用原因， 这是对知情同意原则的遵守与 维护 。（ ） ２建立个人信息声明制度。在收集个人信息时 ， 必须提供声 明： 包括收集个人信息的 目的和方法 的声明， 共享或再利用 息保护知识的教育， 不但有助
于确保个人信息在信息服务中的正确和安全， 也有利于用户对数字
的保护用户网络隐私权的技术软件。采取技术措施 的主要 目的是保 护数字档案馆含有个人隐私信息的数据安全。（数据加密技术： １ ） 其 目的是保护网络中传送的档案信息不被非法窃取 ， 从而保证含有隐 私的档案信息的安全。【身份识别技术 ： ２ ） 身份认证是申请者向系统 出示 自己身份证明的过程 ， 通常是获得系统服务所必须的第一道关 卡， 防止未获授权的人截取或查阅含有个人隐私的档案资料。（信 ３ ）
围与内容 ， 包括档案隐私的保密权。我国《 档案法实施办法》 ２ 条 第 ５
规定：各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用 ， “ 应当征得档案所
有者同意” 。隐私权人有权知道有关单位档案机构所保管的档案巾 是否记录其个人信息 ， 这是隐私权重要 内容之一。档案隐私权利人 在 自己的隐私被侵害后 ， 有权寻求法律保护。
鼹
兰台
口
摘 要
东北 电力 大学档 案馆 张玉元
关键词
吉林省高校档案信息化 建设正处于关键 阶段 ， 分析高校档案信息化建设 中存在的问题 ， 制定相应的对策 ， 对于 规 范、 引导高校档案信 息化工作朝着健康、 快速的方向发展具有重要意义。 档案信息化 信息资源 对策 档案信息基础设施的建设。因此 ， 在吉林省高校档案信息化建设的
高校档案信息化 ， 是高校档案丁作从手＿ 二 丁］作方式向现代化＿ ｌ ＿ ＿ ＝ 作方式转变的必 由之路 ， 是建设现代化 、 数字化档案馆的前提 。当
评估检查中， 按照《 吉林省高校档案信息化建设实施纲要》１ ｌ结合吉 ｌ ，
林省高校档案１ 作的实际 ，主要从以下几个方面进行 了检查 ：１基 二 （）
希望为吉林省高校档案信息化工作提供参考。
一
、
吉林省高校档案信息化建设中存在的问题
吉林省高校档案信息化水平评估的目的在于以评促建 、 加快发 展， 提高高校档案信息化在高校档案工作中的重要地位 ， 加强高校 规范 ， 明确个人档 案信息的使用权限和保存期限， 除常规使用或法
律特许的情况外 ， 未经档案信息主体许可 ， 属于个人档案信息的不 得任意开放， 并按法定的保管期限保存。最后， 规范档案隐私权的范
查阅 、 修正及更新 的声明 ， 个人信息的保护措施及隐私权保护政策
链接的声 明等。通过确立收集个人信息的声明制度， 可使用户对个
人信息的参与权和控制权得到很好的实现。 ５技术软件安全。技术措施是数字档案馆信息安全传播的重要 ．
保证 。个人信息的收集、 利用 ， 数字档案馆应采用可靠的 ， 安全性高
前， 高校档案信息化还存在发展 目标不明确 ， 整体发展水平较低等
问题 ， 对高校档案信息化建设过程中存在的问题进行分析 ， 出相 提 应的对策 ， 对于规范 、 引导高校档案信息化工作朝着健康 、 快速的方
础设施 。 ①档案馆（ 拥有计算机数量满足＿ 室） 丁作情况程度； ②信息设 备的拥有情况（ 包括录音 、 、 照相 缩微 、 扫描设备等 ； ③档案馆 网站的 建设情况④档案管理信息系统。２信息资源。 （） ①文档一体化水平 ； ②
况； ④全文数据库数； ⑤多媒体数据库数； ⑥机读 目录条数 ； ⑦网上信 息收集情况⑧网络及信息安全控制措施 ｆ 有关的安全防范措施完善 程度等 。３人员素质。 （） ①专职档案人员信息技术水平； ②兼职档案人
员信息技术水平； ③专兼职档案人员信息技术培训水平与效果④档 案信息化培训经费占档案经费的比例。 ４综合管理。 （） ①学校领导对
档案信息化 的重视程度 ； ②档案信息化标准体系 ； ③各类管理规章 息确认技术 ： 通过严格限定信息的共享范围来达到防止档案信息被
非法伪造 、 篡改的目的。（访问控制技术 ： ４ １ 它允许用户对其常用的档 案信息库进行适当访问， 限制他人随意删除 、 修改或拷贝档案文件。 （） ５针对个人数据的管理， 目前推出的有个人隐私偏好平台（３ ） ＰＰ 、 Ｃｏｉ 软件管理工具 、 ｏｋｅ ｓ 自动删 除个人资料软件等， 由用户保护个人 资料的技术， 用户学会使用这些技术， 可避免 自己的隐私泄露。 ６宣传培训。数字档案馆应制定并在主页上明示隐私权保护声 ． 明。数字档案馆都要制定 网络隐私权保护声明并公布于其网站主页 的显著位置上， 声明至少应包括以下几部分内容： 告知网站将使用何 种方式收集用户个人资料， 告知网站收集个人资料 的范围， 对个人资 料的处理做出承诺。明确绝对不会将 当事人的个人资料以任何方式 提供给第ｉ方， 并说明在何种情况下利用个人资料 ； 对已收集到的个