采购委员会及其会议制度

采购委员会及其会议制度
2.1目的
采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。

特别在原物料成本占据销售成本75—85%左右的行业, 原物料采购成本和储存成本的合理性, 会对经营利润产生很大的影响。

因此, 有效的采购委员会制度可以让我们得以:
(1)奠定稳定的采购管理工作基础；
(2)提高采购管理水平；
(3)降低采购成本和储存费用, 合理使用资金。

2.2采购委员会的组织及职责
1公司设立采购委员会, 由总经理, 副总经理, 采购部经理, 生产部经理, 品管部经理, 财会部经理组成。

总经理担任采购委员会主席, 采购
部经理兼任会议秘书, 做会议记录并负责决议案的执行。

2采购委员会职责:
(1)拟定原物料的采购政策并确保政策的适当执行。

(2)依据本公司的质量标准, 确保原物料的品质及合理的价格。

(3)审核决定采购的时机、价格及数量。

(4)协调、解决影响采购实施的重大问题。

3采购委员会组织的运行
3.1每月定期召开采购委员会会议
采购委员会会议是日常采购管理工作之一, 由会议讨论决定采购委员
会
召开会议的固定时间, 并相应的要求有关部门定期提供分析资料, 以供
会议讨论和决策。

3.2不定期召开采购委员会会议
对采购管理过程中的特殊事项, 例如: 原物料市场急剧变化时。

经采购委员会成员的提议,应临时召开采购委员会会议。

3.3开会的法定人数为全体委员的三分之二, 采购委员会的决议须半数以
上人员表决通过, 方可执行。

出席采购委员会会议的列席人员无表决
权。

3.4采购委员会召开会议时, 采购委员会成员若无法参加, 应授权代理人
员参会。

3.5会议主持人为采购委员会主席, 主席因故不能出席会议时应委托副主席
或公司其他领导主持。

采购部经理负责会议的召集。

4采购委员会会议的内容及程序
4.1采购部经理报告以下情况:
(1)上次会议决议事项的执行情况。

(2)原物料的库存量、在途量。

(3)原物料的市场行情预测动态, 公司应采取的措施。

(4)月原物料采购计划及资金需求计划。

(5)采购部外欠货款情况。

(6)采购实施中需协调解决的问题。

4.2采购委员会对采购部报告内容进行讨论并做出决定。

4.3会议决议事项由采购部经理记录, 整理后呈采购委员会主席核准。

4.4采购部经理将核准后的会议纪要分送委员会成员,并负责决议案的执
行。

5采购委员会控制要点
5.1对采购过程中发生的重大采购事项, 必须由采购委员会讨论决
定。

5.2原物料价格应在同地区,同行业中保持较低的水平。

5.3原物料质量必须在同地区,同行业中保持较高的水准。

5.4根据产销实际情况, 确定每月原物料的安全库存量, 确定需阶段性（季
节性）储备原料的合理库存量。

5.5对有预付款的采购, 必须事先提交采购委员会讨论通过。

6采购部必须有完整的采购结算档案, 并建立有效的采购分析档案。