邮件合并是一个非常有用的工具

邮件合并是一个非常有用的工具，正确地加以运用，可以提高工作的质量和效率。

一、基本概念和功能
“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。

具体地说，就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率。

“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作信函、标签、工资条、成绩单等。

二、适用范围
需要制作的数量比较大且文档内容可分为固定不变的部分和变化的部分（比如打印信封，寄信人信息是固定不变的，而收信人信息是变化的部分），变化的内容来自数据表中含有标题行的数据记录表。

三、基本的合并过程
邮件合并的基本过程包括三个步骤，只要理解了这些过程，就可以得心应手地利用邮件合并来完成批量作业。

1、建立主文档
主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。

建立主文档的过程就和平时新建一个Word文档一模一样，在进行邮件合并之前它只是一个普通的文档。

唯一不同的是，如果你正在为邮件合并创建一个主文档，你可能需要花点心思考虑一下，这份文档要如何写才能与数据源更完美地结合，满足你的要求（最基本的一点，就是在合适的位置留下数据填充的空间）；另一方面，写主文档的时候也可以反过来提醒你，是否需要对数据源的信息进行必要的修改，以符合书信写作的习惯。

2、准备数据源（关于数据源）
数据源是一个文件，该文件包含在合并文档各个副本中不相同的数据，例如“Microsoft Outlook 联系人列表”；也可以说是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。

一般情况下，我们考虑使用邮件合并来提高效率正是因为我们手上已经有了相关的数据源，如Excel表格、Outlook联系人或Access数据库还可以是Word表格。

如果没有现成的，我们也可以重新建立一个数据源。

需要特别提醒的是，在实际工作中，我们可能会在Excel表格中加一行标题。

如果要用为数据源，应该先将其删除，得到以标题行（字段名）开始的一张Excel表格，因为我们将使用这些字段名来引用数据表中的记录。

①数据源如何在邮件合并中工作
可以将数据源看作表格。

数据源中的每一列对应于一类信息或数据字段，例如名字、姓氏、街道地址和邮政编码。

每个数据字段的名称列在第一行的单元格中，这一行称为标题记录。

每一后续的行包含一条数据记录，该记录是相关信息的完整集合，例如单独收件人的姓名和地址。

完成合并后，单独收件人的信息被映射到主文档中包含的字段。

②连接至数据源
在默认情况下，在“选取数据源”对话框中连接至数据源。

如果已有可使用的数据源（例如“Microsoft Outlook 联系人列表”或Microsoft Access 数据库），则可以直接从“邮件合并”任务窗格连接至数据源。

如果没有现有数据源，也可以直接从任务窗格创建数据源。

如果仅需要简单的地址列表，“邮件合并”任务窗格将指导您完成创建“Microsoft Office 地址列表”的过程。

您也可以从“选取数据源”对话框中创建更复杂的数据源。

③从数据源中选择特定的收件人
连接至数据源后，收件人信息出现在“邮件合并收件人”对话框中，可在该对话框中选择在合并中包含的收件人。

例如，如果需要查找在特定邮政编码区域中的客户，可以仅选择这些客户。

也可以使用该对话框进行更高级的筛选和排序操作。

3、将数据源合并到主文档中
利用邮件合并工具，我们可以将数据源合并到主文档中，得到我们的目标文档。

合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数。

参考资料：
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