浅谈数字档案馆的目标与工作内容

浅谈数字档案馆的目标与工作内容
作者：冯国珍
来源：《科学与财富》2012年第11期
摘要：数字档案保管建设的总体目标是从信息化建设的全局高度出发，架构一个能够支撑数字档案信息集成化管理运行的服务平台和提供档案信息高效服务的综合系统，实现数字档案资源的集中、统一和规范化管理；为档案馆工作人员开展档案管理工作提供现代化技术手段和流程化操作方法。

本文现就数字档案馆的目标与工作内容做合理分析与交流。

关键词：数字档案馆电子公文业务素质规范化
数字档案馆应组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息（包括目录、索引和全文）进行查阅。

因此，数字档案馆的建设是一个长期、艰巨、滚动发展、技术难度相对较高的系统化工程，并且需要采取总体规划、分布实施的策略来开展。

一、数字档案馆目标
从信息化建设的全局高度出发，针对档案信息集成化管理的需求进行系统设计、系统开发、系统开发和搭建数字档案馆的基础运行平台等基础性建设工作；目标是整合各类档案资源，实现数字档案资源的集中、统一和规范化管理，实现电子公文的网络化鉴定、归档、分类、接收、存储并按照使用权限提供网上检索利用，在标准规范、软硬件平台与系统、数字资源的开发、保存与利用等方面积累成熟的管理模式和工作方法，我数字档案馆的滚动发展奠定良好的基础。

1、网络服务器基础设施建设。

目标是监理稳定可靠的支持数字档案信息安全保存、方便管理和高效访问的网络安全服务平台，包括不间断电源、防火墙、隔离集线器、网络设备的购买、安装、调试与配置，以及用于网络安全管理网关软件、入侵检测系统、网络版防病毒软件等基础软件系统的建设。

2、档案资源接收处理、统一存储与服务利用的集成化运行环境的建设。

包括应用服务器、数据库服务器、文件服务器、Web服务器、数据存储服务器（包括网络在线存储及备份、离线存储与备份）以及数据库管理系统和部分应用软件系统等的购买、二次开发（集成接口和个性化开发）、实施、测试和运行维护等。

3、建设电子公文实施归档的系统。

初步形成文档一体化归档模式和基础运行体系，开展网络归档方案设计，制定电子文档一体化归档标准、规范，确定电子档案的保存格式及显现方式，与办公自动化系统进行集成，实
现电子公文的网络化鉴定、归档整理、移交接收、存档保存目标，通过开发必要的接口圆形系统，为实现电子文件的网络一体化归档奠定基础。

4、馆藏档案数字化加工机器资源的综合管理。

结合学习档案馆现有的馆藏情况，开展对重要的急需保护的和利用率较高档案进行数字化，包括历史档案、需要抢救的纸质档案（自己模糊不清晰、图纸等）、找平档案、声像档案以及利用率较高的资料档案等，建立馆藏数字化加工的技术标准体系，规范数字化过程的工作流程，实现馆藏数字化形成的数字档案与电子文件归档后形成的电子档案的集成管理与统一存储。

5、建立档案馆内部的集成化信息管理平台（档案馆内部业务系统）。

整合馆内所有门类的档案信息（包括党群、行政、教学、科研、基建、会计、声像、人事等），实现馆内档案信息的集成与共享，为档案馆内部的集中、统一、规范化管理，为档案工作人员开展档案的收、管、用提供现代化管理手段和方法。

6、建立档案信息服务网站（档案馆对外服务系统）。

通过对现有网站系统进行改造，将开放档案信息、档案编研成果等进行综合整理，按主题进行系统化整合并发布与档案信息服务网，为各部门检索查询开放档案信息提供网络化服务；将各部门需要经常查阅的档案信息按权限分为立档单位提供网上查询系统。

7、综合数字档案馆项目的开展，培养档案馆的开展现代化管理的拥有综合能力的高素质人才队伍。

通过项目实施、应用培训等调动档案馆内部业务管理人员和计算机应用与维护人员主动学习的积极性，提高档案馆现有人员的计算机应用水平和现代化管理水平，为档案馆未来开展现代化管理积累技能更全面、业务素养更高的人才资源；通过理论学习和实践操作，总结现代档案管理的思路和方法，在国内档案期刊和重要学术会议上发表高水平的学术论文。

二、系统范围与任务
数字档案馆的网络、服务器基础设施及信息系统的建设方案与系统实施的范围有密切的关系，因此首先应根据项目目标与经费等确定数字档案馆的实施范围。

1、系统建设范围、
（1）业务范围。

数字档案馆中档案管理信息系统的建设将支持档案业务工作的信息化方式开展，包括电子档案收集、整理、移交、接收、归档、管理、查询、借阅、利用、转档、销
毁等覆盖档案工作全过程的业务活动；支持各业务部门办公自动化系统与档案管理信息系统之间的业务流程集成、信息共享与数据同步的自动化处理。

（2）档案信息范围。

档案管理信息系统中的档案信息应包括档案馆接收和保存的各门类档案的案卷目录、卷内文件目录同步的自动化处理。

（3）接口信息范围。

实现档案工作与各归档单位之间的业务集成与共享信息一次录入多次使用及交叉信息的同步更新。

（4）系统日志信息（系统使用过程信息）范围。

包括各类用户使用档案管理信息系统过程中详细跟踪记录，并根据需要提供对信息系统使用过程中的日志信息进行分析、统计，提供辅助管理。

（5）系统用户范围。

支持档案馆各部门业务工作者开展档案馆内部的各项业务工作，包括档案数据的增、删、查、改、统计、打印、转入、转出等；支持档案馆领导对档案信息系统中档案信息和日志信息的综合查询和统计等。

支持其他部门工作人员通过网络查询档案信息；至此后档案馆的技术支持与服务人员通过网络对系统进行安装、配置、运行、维护、数据批量转入转出、数据备份与恢复、系统备份与恢复、用户授权等。

（6）系统功能范围。

的哪敢管开展需求分析提出的系统功能作为约束系统的功能范围。

系统建设的某一阶段需要在锁定需求的前提下，规划系统功能。

2、系统建设的任务。

（1）确定系统目标。

明确系统建设的任务、范围和总体需求，制定项目工作计划。

（2）需求分析工作。

对现有应用系统进行现状分析，进一步将档案管理的详细业务流程、信息管理需求、接口需求等进行明确，由开发方与需求方密切合作、碎石沟通，锁定档案信息系统建设的需求。

（3）详细设计工作。

在需求分析结果的基础上，开展档案管理信息系统建设的详细设计工作，主要由开发方完成，需求方确认。

（4）系统开发与测试工作。

（5）用户测试与系统试用。

（6）系统实施工作。

（7）系统运行维护、升级和改进。

三、结束语。