消息传递与沟通流程制度

消息传递与沟通流程制度
1. 背景与目的
为了保障企业内部各层级之间的沟通顺畅、高效，提升工作效率和
协作本领，订立本规章制度。

该制度旨在规范企业内部消息传递与沟
通流程，确保信息的准确及时、完整地传递和沟通，加强团队之间的
合作和沟通，提高整体运作效率。

2. 适用范围
本制度适用于企业内部全部部门和职员，包含全职、兼职及临时工
作人员等。

3. 定义解释
• 3.1 消息传递：指将信息从一个人或一个部门传递到另一个人或另一个部门的过程和方式。

• 3.2 沟通：指信息相互传递和理解的双向过程，包含口头、书面、非言语等多种形式。

4. 信息传递和沟通流程
4.1 信息发送方的责任和义务
• 4.1.1 信息明确性：信息发送方应确保发送的信息明确、准确、完整，避开产生误会和歧义。

• 4.1.2 信息紧要性与紧急性的评估：信息发送方应依据消息的紧要性和紧急性评估选择适当的传递方式和优先级。

• 4.1.3 信息的格式：信息发送方应依据接收方的需求和习惯，选择合适的沟通方式和格式，例如书面报告、电子邮件、会议等。

4.2 信息接收方的责任和义务
• 4.2.1 确认信息接收：接收到信息的一方应及时回复或确认消息的接收情况，避开信息流失或遗漏。

• 4.2.2 管理信息优先级：接收到多个信息时，应依据任务优先级和紧急程度，合理布置处理次序。

• 4.2.3 信息反馈与沟通：接收到信息后，如有需要，应及
时与发送方进行确认和沟通，解决问题或提出建议。

4.3 沟通流程
• 4.3.1 口头沟通：适用于简短、紧急、比较简单的信息传递，职员之间应在工作时间内通过面对面、电话等方式进行口头沟通。

• 4.3.2 书面沟通：适用于较多而杂或长期有效的信息传递，应以书面形式进行，可以是电子邮件、内部通知、报告等。

• 4.3.3 会议沟通：适用于多人讨论、决策、协调的场合，
由会议组织人提前通知参会人员，会议纪要应及时录制并发送给参
会人员。

4.4 沟通工具
• 4.4.1 邮件：用于正式的、较长时间跨度的信息传递和沟通。

• 4.4.2 即时通讯工具：用于实时沟通和沟通，如企业内部
专用IM软件，确保及时解决问题和促进团队合作。

• 4.4.3 内部网站/论坛：用于信息发布、知识共享和团队协作，提高内部信息的传递效率和沟通便利性。

• 4.4.4会议软件：用于线上会议、远程会议等，在距离较
远的情况下进行信息传递、讨论和决策。

5. 监督与反馈
• 5.1 监督：企业管理负责人及相关部门应定期对信息传递
与沟通流程进行监督，确保制度有效执行。

• 5.2 反馈：职员可依据实际情况向上级汇报制度执行中存
在的问题和建议，上级负责人应及时进行整理和回应。

6. 附则
• 6.1 本规章制度由企业管理负责人负责解释和修改，并在
内部网站或其他适当渠道发布生效。

• 6.2 本规章制度自发布之日起生效，并取代以前的任何相
关规定或商定。

• 6.3 本规章制度的修改应经企业管理负责人批准，并依照
相应流程进行修改和发布。

以上为《消息传递与沟通流程制度》，请全体员工严格遵守，如有违反将受到相应的纪律处分。