公司文件存档通知公司文件存档规定及归档时间安排

公司文件存档通知公司文件存档规定及归档
时间安排
尊敬的各位同事：
为了规范公司文件管理，提高工作效率，特制定了公司文件存档规定及归档时间安排，现将相关内容通知如下：
一、文件存档规定
文件分类：根据文件性质和内容，将文件分为合同、报告、会议记录、人事档案等不同类别。

文件编号：每份文件均需进行编号，确保唯一性和便于查找。

密级管理：根据文件内容的保密程度，对文件进行密级管理，严格控制查阅权限。

文件备份：重要文件需进行定期备份，确保数据安全。

文件归档：按照规定的时间节点，对文件进行归档处理，避免堆积和混乱。

二、归档时间安排
日常文件：日常办公文件原则上每月底进行归档，由各部门负责人统一组织。

合同协议：合同协议类文件需在签订后的三个工作日内完成归档，并备份至电子文档系统。

财务报表：财务报表类文件按季度进行归档，确保数据完整性和
准确性。

人事档案：人事档案类文件需在员工离职后的一个月内完成归档，并妥善保存至人事部门。

项目资料：项目资料类文件在项目结束后的两周内完成归档，并
形成项目总结报告。

三、其他事项
查阅权限：各部门负责人有权对本部门文件进行查阅和调阅，其
他员工需经过相关审批方可查看。

异常情况处理：如遇紧急情况或特殊情况需要调阅已归档文件时，需填写《文件调阅申请表》，经领导批准后方可操作。

定期清理：定期对已归档的旧文件进行清理和整理，避免占用过
多空间和资源。

以上为公司文件存档规定及归档时间安排的通知内容，请各部门
严格执行，确保公司文件管理工作有序进行。

如有任何疑问或建议，
请随时与文秘部门联系。

感谢各位的配合与支持！
祝工作顺利！
文秘部 2022年10月28日。