【审计故事】一个审计菜鸟的超市经历

【审计故事】一个审计菜鸟的超市经历
2014-08-05
礼拜五，牛哥发了审计通知书给宁波子公司。

第一次出差，我也不知道要带什么。

反正就把自己平时用的都带了，带了牙刷、牙膏、毛巾、洗衣粉、洗面奶、剃须刀、洗发液、啫喱膏、拖鞋，9罐旺仔牛奶，还把三丁的照片放在自己钱包里。

唯一的一张照片就是从毕业照里面的抠出来的，戴着帽子，人都看不出来。

整理了这么多东西，结果就把葵花宝典忘记在我爸的工棚里了。

在火车站的时候，牛哥一看我带的东西。

周一到了宁波，住在3星级酒店。

A公司的出差住宿标准是，一个人200元，另外津贴50元。

2个人的住宿就是400元的标准。

总结：其实这样的差旅报销是存在问题，为什么呢？提一个问题：如果你实际住了250一晚上，但是报销的时候，让酒店开400一晚上的发票也是一样报销。

当然如果作为包干费，那倒是可以的。

那么如何对这种进行控制。

一、注明差旅报销的范畴，如洗衣费，就餐费、水吧消费是否属于报销范畴。

二、住协议酒店，由公司统一安排酒店。

三、要求报销的时候需要提供机打的住宿清单和住宿发票。

四、明确规定同行出差的住宿方案和报销标准。

这次审计没有任何审计方案，也就是审计程序，告诉你该怎么做，你该有什么样的成果，时间截点在什么时候。

其实之后的外出审计也都是没审计方案的，反正就是给你两周时间。

你查吧，查好给反馈。

这种审计模式完全就是人传人的，手把手，手工作坊的那种模式。

所以每个新人的上手快慢完全在于带你的人的本事。

一旦某个有经验的离职，那么整体的一个组的审计质量就无法保证。

宁波子公司，我就被安排查财务凭证和备用金。

我之前根本没做过审计，只做过1个多月的财务，我咋会？
面对80多本凭证，一下傻眼，怎么查具体查什么。

我赶紧问牛哥，牛哥说我们这组就你懂财务，这次财务你查，你应该懂的。

偶滴神。

我还能无师自通啊。

那就先盘出纳的备用金和库存金吧。

牛哥就让小海龟先带我一下。

拿着2张白纸就去盘点了，也没个格式化的现金盘点表。

因为是这次审计是提前通知的，所以现金盘点无差异。

再看收银主管的每月现金抽盘记录表也都没差异。

新人么，话就多，我就多问了一句：如果找零有分怎么办？
出纳白了白我两眼，收银如果出现找零有分的情况下，都找给一毛。

怪了，这差异到哪里去了，给自己消化了？
周末的时候，你们不上班怎么办？
银行的人会上门来收钱的。

额，看来我又问了很傻的问题。

当时刚到公司，别人说啥我就认为是啥，因为俺没经验呀。

所以老大说什么，我就认为什么是对的。

看小海龟也没吱声，我就不多说了。

在保安的陪同下出了收银室。

开始看头痛的80本凭证，葵花宝典里就只有货品陈列的资料，也没一点财务制度。

看着看着，头晕了，开始叹息大学是白读了，在房地局干了1个月的出纳白干了，没学到什
么东西。

看了2天没看出问题。

最后终于给我看到一张表有问题。

那是一张POS机系统月度数据汇总表和营业款实收金额差异分析表，我看了最后的两者的汇总金额存在差异，存在差异10多万。

就是说系统汇总的数据少了，实际上是盘盈了。

赶紧复印了表给牛哥看。

牛哥说写进报告啊？
那接下去？
你看着办？
我看着办？
我就拿着表问资讯，为毛存在差异。

IT说月底时POS机坏了，数据漏传，在下个月会补传的。

我当时就认为查清楚了，就原样给写到报告里去了。

我也不看看pos机维修记录，也不与其他月份的汇总表进行核对，如看看下个月的报表是否系统多了10多万，而实盘金额少了。

总结：因为当时没有信息系统审计，我当时的概念也就是稽核的概念，也就是检查表单完不完整，审批全不全，有没有伪造等等，至于该项事件的真实合理性或者风险控制点在哪里根本就不清楚。

现在想想其实当时在pos系统这一块，存在数据的延迟或者传递不及时的情况。

也就是说数据都是在pos机里面存放着，只有当营业结束的时候，通过资讯将pos里里面的数据导出，然后进行数据的汇总。

也就是说资讯实际上是参与到了实际业务运作。

每个门店只有一个资讯，既负责对pos机进行维护，又参与了实际数, 据的导出。

拿内控的观点就是岗位职责不分离，一个人既负责系统维护又参与系统作业了。

凭证越看越头晕，像差旅，交际应酬，海报印刷，废物出售等，我都没在葵花宝典里看到。

问营业吧，没问几个问题，就被营业搞得头晕。

被他的话说的直点头，对对对。

也不知道他所谓的流程对不对。

因为我根本就不知道
他们3个都是非财务专业出身的，牛哥好歹懂点财务，也不理我。

得，就去问单店的财务主管。

财务主管说审计部新来的吧，这些收入和费用都是符合公司制度的，没问题的，财务不需要查的。

我们门店的财务么，就是营业款的处理，其他都是总部在作业，没问题的。

诶，大学读的书也没说该怎么审计这种东西，就这么稀里糊涂地查着。

作为一个审计新人，至少一个老鸟带你作业。

不然就变成瞎琢磨了。

4、审计只查有审批，何必招聘大学生
手工作坊式的审计模式很可怕。

看着我很迷茫地翻着凭证，蛋蛋说现在考考我葵花宝典看得怎么样。

随便拿了一顾客退货登记册给我看，说让我看看问题在哪里。

葵花宝典里没有对顾客退货有规定啊。

我翻了翻，也没个头绪。

看来你不仔细，这里有一笔是退款500元的，按照规定需要由店总经理签核，但是实际上是客服专员退的。

葵花宝典没说啊。

你也没问啊。

这也是我的问题？
以现在这个眼光看，当时的这种审计完全就是稽核检查，而不是实际意义上的审计。

这种检查方式，要么表单全不全，要么审批人有没有。

也不叫什么流程审计或者内控审计，模式貌似和我现在做的内控咨询工作差不多。

这种也叫审计。

这有啥用，还不如请个中专生，这个中专生也会。

诶，小作坊审计。

比如拿顾客退货来说，就是核对顾客退货册，看权限核决对不对，没了。

在审计报告里写了“个别退货无经理签核”，但是你没有和经办人去确认这个事情，说不定有其他情况的。

比如公司是规定了生鲜，内衣制品一旦售出顾客就不能退货，但是遇到部分客户耍赖，说是商场里生产的商品是假货之类的，怎么处理？这就涉及到公司的公关形象问题，一旦被媒体曝光为客诉处理很差，会导致公司业务的下降。

其实我后来在XX门店检查的时候就发现，有这种无赖。

啤酒、内衣、海鲜都是半年前买的，半年后来退。

我问客服咋回事，为什么没按公司要求来作业。

因为当时顾客来闹事，闹了1个多小时，已经影响了店的生意，所以给退了。

总结：审计审计不是你查了问题就是问题，而是一个与对方单位沟通确认的过程。

如果只是稽核检查缺少了沟通的环节，那么就给人一种刁难找茬的感觉。

5、营业拿个盘点枪，真是猪头阿三啊
因为是商业企业，每次存货盘点都是个大头。

审计都要一次性盘点200多个货物，所以不管你是否审计存货都会被安排盘点货物。

盘点的时间都会安排在晚上，而我那次的主要盘点任务是盘点生鲜和百货。

和生鲜课长进了仓库，我就一眼瞥见在一个货架的角落堆着很多空的青岛纯生啤酒罐子和被拆开的罐头食品。

看来存货好像有点问题。

先是盘鱼，一种单价蛮高的鱼，但我读的出名字，不认识鱼。

我只认识带鱼、昌片鱼、胖头鱼、青占鱼，其他都不认识。

虽然俺高中的志向是想来当一名专业的生物学家，有可能我将来的儿子，郑四丁会做一个出色的生物学家。

好吧。

和三丁貌似见过一面之后，就没见过了。

诶，日子过得真快。

课长就随便从冰库里拖出一麻袋鱼，也没把鱼从袋子里拿出来给我看，就直接把鱼拖到磅称上称了。

一看100多kg，差了几kg就写上了。

盘点的人说这个差异就不要写了，这个鱼么，时间长会水分减少的呀，放冰库这么久，水分蒸发，肯定会少的。

也对，也不对。

不管了，先写上再说，早点盘完，早点回宾馆睡觉。

然后盘百货，和我盘点的人换了一个。

换了个盘点人之后，奇怪的事情发生了，就是每次盘都是对的。

看到盘点人拿着很奇怪的手机，每次我报个品相，他就低头弄一下再盘点。

因为盘点的百货都在很高的货架上，我和盘点人不可能一起站在货架上盘，我就看看外面的密封的纸是否完好，完好就当是整数，如果是拆开的就让他拿下来盘点。

怪就怪在每次是对的。

盘完后和牛哥汇报，顺带说了盘百货的时候，盘点人带着奇怪的手机。

牛哥让我描述了一下。

牛哥一拍大腿说，那是盘点枪，只要一输入品名就知道库存数量或者重量了。

妈呀，被宁波赤佬忽悠了。

第二天晚上，我只好重新盘点了其他货物。

盘点大明虾出问题了。

因为前一天盘鱼的时候，课长随便拖了袋鱼就说是盘点的鱼，也不知道有没有盘对。

我就先特地问蛋蛋大明虾是怎么样的。

盒装的，一共8只，售价是24元。

屁颠屁颠跟在课长后面，课长从冰库拿出一袋虾，说这个就是大明虾。

是盒装的，应该不是袋装的吧。

课长解释是因为当时运过来，盒子坏了，所以就装在袋子里。

好吧，就当那是大明虾吧，盘点吧。

有了之前的经验，我特地看了一下，有没有带盘点枪，确认没有。

多了，盘多了很多。

上午就去睡了一觉，下午上班，找蛋蛋帮忙。

蛋蛋说那肯定不是，让我再去问问，因为大明虾单价这么高，课长这样操作不妥。

过去质问，果然盘错了。

课长说昨天晚上是因为急着回家，所以就错把袋装的虾当作大明虾了。

这次拿出纸盒的，包装上注明某某大明虾，里面确实是8只装的。

都课长了，你可以的，说这种话来忽悠我。

这次盘点差异有一点但不多，没之前的大量盘盈。

我就写到审计发现里去了。

回到总部，汇总审计发现的时候，看到我盘点的大明虾被蛋蛋改成了盘点无误了。

蛋蛋说，第一次盘点的时候，你就该让他们签字确认。

你倒好隔一天还和他们再次盘点，这样他们都和供应商打过招呼了，补货了。

盘点不清楚了，所以没写到报告里。

诶，吾犯了1个老大老大个错误，哪能办办捏？
由于受大明虾事件的影响，导致我在B单位先入为主犯了一个很大的错误。

那就是后话了。

A公司的存货审计只是在于系统账面与实际盘点的差异分析，而缺少对其中作业过程的审计。

也就是说只要是审计作业时账面相符即可，不会去核对几个月的出入库和损耗单据。

而存货审计的关键环节就是作业过程，而不是最后的帐实相符。

因为审计通知提前发出，如果知道审计作业内容，早把账面调好了。

也就是说帐实不符只是个现象，具体怎么造成的，需要通过相关单据来核实，而不是营业随便说个损耗单未填写就搪塞过去了。

6、自作聪明反被误，吾乃是个小骗子
周五了，审计快结束了，帮三位老大复印资料。

新人么，做做这些也是培养耐心。

工作毕竟不是每天都是充满了乐趣，有时也是难熬的。

拿了一堆资料到了复印室。

老式复印机，容易卡纸，花了好些时间才复印了几张。

这时跑进来1个营业课长，说要复印。

我说你复印吧，我这很多，不着急。

我闪到一旁，看他做什么。

大概我是新来的吧，课长没认出我是审计员。

拿出一张纸，然后又拿出好几个小纸条，然后复印了。

感觉怪怪的。

这时居然卡纸了，他问我会不会修。

我哪会啊？
我说你找行政吧，我昨天刚来的，不懂嘎，不会修这种复印机嘎。

等他一走开，我就拿着那张纸和小纸条直奔牛哥和蛋蛋去了。

晕，不看看我是谁，我是审计员。

不知道审计是干什么的了吧，这次你倒霉了。

牛哥一看小纸条说，哟，小花挺厉害的么，居然连伪造签名都能查到，这些小纸条上的名字是大区总经理、子公司经理和财务经理。

以后复印资料的任务都交给你了。

就这样，我查了一个不属于我审计任务的一个审计发现。

伪造签名。

其实查这种伪造签名比较简单，从财务处拿到各营业主管的签字样本，再查看异常审批作业单据，再找当事人核对即可。

7、报告写得无痛痒，回复都是小偷干
两周后回到总部了，也没和子公司的经理开沟通会，就回总部了。

内审报告一共18页。

其他3个小组的一看我们的报告，都说，唷，这次来了新人不一样啊，能出18页的报告了。

我拿到报告仔细一看，有12页是对库存的盘点，200行的excel表格确实很占文档空间。

但是写的库存盘点仅仅是说了个差异数而没分析差异的具体原因，不痛不痒。

再加上前面几页说乱七八糟的话一堆，真正有作用的就那么几行。

总结：作为一个完整的审计报告，除了在前文对问题进行概述。

在正文对现象进行详述，还应该告诉人家这么做可能造成的损害、风险和提供相应的改善建议。

而且最好能用量化的数据来说明问题。

为什么要这么做？因为有些动作是长久以来的习惯，如果只是以现象来说明问题，往往很难接受。

就和你同一个人说，饭后要漱口，为什么要漱口你就没告诉人家。

人家觉得没什么影响，而且还要特地跑到卫生间，有空哦。

1个礼拜后，子公司回复了，果然对所有库存盘点差异的问题都认可，给出的原因也很都统一，是顾客偷窃造成的。

都补填了损耗单，最好还非常感谢审计部对他们的检查，帮他们提出了这么多“有意思”的建议。

这样问题就结束了。

难怪，审计部门里好几个中专生，就这种审计，不用说是中专生了，小学生都会。

该把审计工作底稿做归档吧。

牛哥，资料要保管么？
你留着。

在房地局实习时至少还给报销费用的汇总汇总归归档，到A公司做审计专员就不需要归档了。

翻了翻葵花宝典，都是对子公司的营业规定，还真没文档保管制度。

后来在跳槽前，我一股脑把我写的审计工作底稿都扔了。

因为一方面我交接的工作时候发现员工交接表里没这项，另外一方面这些底稿我留着也没什么用。

反正也没人看我的东西，诶。

总结：在一个没有任何财务审计经验里的队伍你是学不到东西的，学到的都很假。

因为基本上公司运行所涉及到的东西，到最后都是用财务数据反映到账面的。

凡事就是表单在不在，签呈有没有，签呈的审批人有没有全。