文件记录控制程序-知识产权

1目的:
确保公司知识产权管理体系所有的文件、记录均能保持其有效性和适用性，能够安全有效地识别和管理；确保与公司知识产权管理体系的运行活动有关之记录易于阅读、识别、查阅、归档、储存、维护与处理，以提供符合要求和公司知识产权管理体系有效运行的证据。

2范围:
适用于公司知识产权体系管理文件、外来文件、各种记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置。

3权责:
3.1ISO事务所:
3.1.1负责知识产权管理体系所有文件编号方式的制定及管理；
3.1.2负责知识产权体系相关记录的统一保管与销毁，文件的登记、分发、回收及作废等管理
工作；
3.2知识产权组负责知识产权体系外来文件的收集、保存及更新
3.3文件使用单位：
3.3.1负责使用文件的保管、防护及旧版（作废）文件的收集与交回；
3.3.2依规定对体系运行记录进行填写、收集、标识和归档。

3.4文件的权责部门：
3.4.1负责对其权责的文件进行编写、修订；
3.4.2负责对其权责的流程主导执行；
3.4.3负责对其权责相关流程所涉及的记录的保存。

4定义:
4.1管理体系文件：用于保障各种管理体系正常运行，指导体系运作的相关文件。

包括一阶文
件、二阶文件、三阶文件。

4.2一阶文件：指公司建立和运行管理体系，落实方针和目标的指导性纲要。

如知识产权手册
（含知识产权方针和目标）。

4.3二阶文件即程序文件：指描述管理体系中各项重要作业内容的输入、输出及横向接口的运
作文件。

4.4三阶文件即手册、程序文件所使用的各种记录。

记录：指各类记录格式、表单、图表。

4.5受控文件：指受更改控制的文件，在使用过程中随时保持是最新、有效的文件。

具有制定、
修订、分发的记录，其失效、废止的文件由文控中心依规定收回和销毁，并随时保持最新版本。

文件每一页加盖有“受控文件”印章，电子受控文件加盖电子受控章。

4.6非受控文件：指不受更改控制的文件，分发时是最新版本，但修订时不再另行分发，废止
时无须收回及销毁，如营销中心发给客户的质量手册；文件上无须加盖“受控文件”印章，必要时加盖“参考文件”印章。

4.7外来文件: 指外部提供与本厂管理体系有关且对本厂管理体系有明显影响的文件。

4.8正本文件：指保留于文控中心的原稿文件，原稿文件只有相关权责人员签名，不盖受控章。

4.9记录：阐述所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

记录可以以任何介质形式存在，
如硬体拷贝或电子媒体等。

5作业内容:
5.1体系文件编号:
5.1.1体系类别代码： GB/T 29490-2013：IP
5.1.2文件层别代码:
5.1.3文件编码方式：
5.1.3.1一阶文件编码方式：□□（体系类别代码）-□□（文件层别代码）-□□（流水号）。

注：例如：《知识产权管理手册》文件编码为IP-M-01.
5.1.3.2二阶文件编码方式：□□（体系类别代码）-□□□（文件层别代码）-□□(流水号)。

注：例如: 知识产权《文件记录控制程序》流水号排第1,文件编号为:IP-COP-01.
5.1.3.3三阶文件编码方式：□□（体系类别代码）-□（文件层别代码）-□（标准章节号）—□□□（流水号）-□（版本），例如：
5.1.3.4外来文件的编码方式：引用原文件编号
5.2文件的制定:
5.2.1各类受控文件都必须采用统一的格式编写，表单记录类属全司共用类的记录要求的，格式必须统一，必须由文控中心受控发行；非全司通用的表单，文控中心可制作参考格式给各部门使用，参考版表单和记录文控中心不做强制受控。

5.2.2一阶文件需由ISO事务所按照质量管理体系要求进行制订，二阶文件和可由各相关部门自行编写，各级文件制定完成后需按5.3要求执行评审。

5.2.3若核准未通过的文件,应由相关人员取消或重新修订,直至核准通过后,依5.2.2执行。

5.2.4文件内容架构：(1)目的 (2)范围 (3)权责 (4)定义 (5)作业内容 (6)相关文件 (7)相关记录（8）附件
5.2.5文件标示数字规定：
5.2.5.1段落大题以1、2、3、……依此类推表示。

字体加粗。

5.2.5.2大题以下的小标题以1.1、1.2……依此类推表示。

5.2.5.3小题以下分类以1.1.1、1.1.2……依此类推表示。

5.2.5.4分类小题以1.1.1.1、1.1.1.2……依此类推表示。

5.2.5.5分类以下以1.1.1.1.1……依此类推表示。

5.2.5.6若还有细分类则以A、B、C、……依此类推表示。

5.2.6文件书写方式：
5.2.
6.1中文及数字使用12号宋体书写，采用横式由左而右，由上而下；英文使用12号Arial 书写，采用横式由左而右，由上而下。

字号亦可根据实际情况视情做调整。

5.2.
6.2段落：对齐方式均为左对齐；间距：段前、段后为0行，单倍行距；各式体系文件编
写制定，均须依体系文件标准格式制定。

5.3文件评审
5.3.1所有公司程序文件都必须经过相关部门评审。

5.3.2各部门制定的相关文件初稿经部门负责人审核后，由制定部门组织相关部门进行评审。

文件制定部门根据评审反馈的信息对文件初稿进行修订，修订后交ISO事务所，由ISO事务所管理者代表根据公司实际运作对文件复核，复核主要以是否与公司其它过程运作重复﹑冲突为主。

5.3.3评审完成后由文件制定部门将文件给各相关部门在文件的会签栏进行签名确认。

5.3.4会签完成后按流程和权责呈送相关人员核准后由文控中心登记于《体系文件一览表》并进行文件发放。

5.4文件的分发:
5.4.1经核准后的文件,应由文控中心加盖红色“受控文件”章,手册的发放需覆盖知识产权体系所有部门，程序文件发放按文件主要职责部门进行发行，收件部门在《文件发放回收记录表》上签收。

5.4.2文件的生效日期:以文件上核准人的签核日期为准。

5.5文件的修改:
5.5.1文件在实际运行中有差异或发生变更时,应由原制定部门或ISO事务所召集相关人员评审其文件的有效性,并填写《文件修/废/补申请表》申请修订或更新，经制定部门负责人审核，ISO事务所复核，总经理核准后，方可做出相应的修改和更新。

文件修订由原制定部门或ISO 事务所修改,修改后文件的分发依5.4执行。

5.5.2文件第一次发行为A/0版,第一次修改为A/1版,依此类推,为避免文件修改次数太多,规定文件版本更新到A/9后如再修订,直接换为新版B版。

文件在修改过程中,若文件更改的内容较多,与原文件有较大差异时,则可直接换为新版。

所有文件修订后,应将修改内容记录于修订记录上。

5.6为保持所有受控文件的整洁、清晰和唯一性,任何人不得在手册、程序文件上涂写，所有记录性的表单经过相关人员签名确认后，一律不得涂改。

5.7文件的废止:
5.7.1文件在运行过程中有不适合时,应由原制定部门或ISO事务所及时填写《文件修/废/补申请表》,注明作废原因,经权责人员审查,核准后,由文控中心回收旧版文件,并加盖“作废章”以示区别。

5.7.2各使用部门应定期查核所有知识产权记录,对超过知识产权记录保存期限的,由部门填写《文件修/废/补申请表》，列名废止文件清单，经部门负责人批准后，统一作报废处理。

5.7.3旧版受控文件回收后，由文控中心加盖“作废章”后，每月月底进行统一销毁，并做好相应记录。

若部门因需作参考或其它任何原因而保留作废文件时,由文控中心加盖“作废章”相关部门在作废文件上做出明显标识,以免作废文件误用。

5.7.4文控中心应保留被废止文件的原稿及编号,但不得重复使用。

5.7.5旧版文件原稿由文控中心先盖“作废章”后给予保存，一阶文件永久保存，二阶文件的保存期限为四年。

5.7.6行政决定、司法判决、律师函件等外来文件永久保存。

5.8文件的管理:
5.8.1经核准后发行的受控文件,原稿由文控中心依文件阶别分类标识和存盘。

5.8.2分发至各部门的所有文件应由专人负责依文件阶别分类标识和存盘,确保文件保持清晰, 便于识别和查找。

5.8.3经发行的所有受控文件,应分类放置在各作业场所,确保在文件使用处,均为最新有效版次的文件。

5.8.4各部门应定期核查本部门所管理的文件版次和数量,如发现有遗失、缺页、破损、字迹模糊不清不能使用的,应填写《文件修/废/补申请表》经权责人员审查,核准后,由文控中心进行补发,以确保文件完整,且需相关人员在《文件发放回收记录表》上签收。

5.8.5各部门由于实际需求需补发相关文件时,由需求部门及时填写《文件修/废/补申请表》 ,经权责人员审查核准后,由文控中心进行补发,相关人员在《文件发放回收记录表》上签收。

5.8.6各部门均需建立文件清单,控制其更改和修订状态。

5.8.7现行有效的受控文件由使用部门保存,所有受控文件的原稿（包括旧版文件或作废文件的
原稿）均由文控中心保存。

保存期限按照5.7.5执行。

5.8.8在每次管理评审会议上对文件的有效性进行评审,如需修改时依5.5执行。

5.8.9文件的保密管理：我司文件秘级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级，全司所有人员都负有保护公司文件不被泄密的责任，具体操作按《保密管理程序》要求执行。

5.8.10本公司文件需外借时,必须经管理者代表核准后,由文控中心统一加盖“文件外出章”后,方可外借。

对于外借文件,公司将不列为受控文件，重要文件的文件外出，需视情和受文方签订保密协议。

5.8.11任何人不得对盖过受控章的文件、记录进行复印、打印、拷贝、摄相、剪接、扫描、涂改、私自丢弃或有其它有违受控管理和保密管理的行为。

5.8.12若其它部门因工作需要借阅本部门文件时,借阅人需在《文件借阅登记表》上登记后方可借阅。

5.8.13外来文件的管理:
5.8.13.1知识产权法律法规由知识产权组获取、识别、登记，按照《法律法规及其他要求控制程序》执行。

法律法规最新版本以制订机关团体公告通知为准，其旧版须进行销毁。

5.8.13.2来自公司外部的行政决定、司法判决、律师函件等外来文件由知识产权组进行接收，并报告总经理或管理者代表核准后，并登记于《外来文件一览表》。

5.8.14电子信息文件的管理:为方便实际运作,有关文件可用计算机管理,但必须保持文件为最新状态。

各部门负责人将需受控的电子文件进行电子签章后以邮件或者其它形式统一交文控中心加密并加盖受控图章进行管理，电子文件的最新版本以文控中心的为准，各部门可进行指定的电子文件网盘内查看。

5.9记录格式的制定
5.9.1各部门根据实际工作需要制定新的表单记录，由各部门负责人审批后统一交ISO事务所复核，复核通过，则由文控中心统一按5.1.3.3在《受控表单一览表》上进行编号。

5.9.2表单格式的管理需进行受控管理，不得随便更改表单格式，各部门日常填写的记录依本程序进行管理。

5.9.3新制定的表单记录由表单使用部门进行申购，已经使用正常的各种表单由仓库根据库存
状况统一申购。

申购前需提交申购表单空白件各两份给文控中心审查其格式版本是否为最新，经文控中心在空白件背面签名确认合格后方可提交资材部进行采购。

在不影响公司运作情况下,可先使用完库存各种旧表单,然后使用新表单。

5.9.4所有受控表单经确认合格后由文控中心统一登记于《受控表单一览表》中，并注明表单保存的年限，同时按部门归类登记于《受控表单一览表》中，以便管理，参考表单类由各部门自行管理及处理。

5.10记录的填写：
5.10.1记录填写应该规范、清晰、完整，相关记录有更改时，必需签名。

各种记录栏位中有不适用专案时,以“N/A”填写，表格内多余部分不需填写时用“以下空白”注明或用斜线杠掉。

5.10.2填写记录时应注意：统一使用黑色中性笔进行填写，不能用铅笔填写,不能用涂改液修改。

5.11记录之收集、标识、归档
5.11.1记录的收集：各单位之相关记录由各记录填写单位集中收集。

5.11.2记录的标识：各项登记表单保存单位需将各项登记表单标识清楚，并分类归档(日期、产品类别、客户别等)，需要时建立目录索引表，以便迅速查找与追溯。

5.11.3记录的归档：
5.11.3.1记录编号采流水号码者：其归档方式采流水码由小而大连续编成，并自上而下或自下而上整理叠放．
5.11.3.2记录编号采单据编号原则者：依单据编号连续编成顺序排列．
5.11.3.3无流水号或单据编号者：依记录日期依序归档．
5.11.3.4归档时机：依各种记录选择最适当的时机予以整理归档，如：
5.11.3.4.1每日整理方式:如日报表…．
5.11.3.4.2每月整理方式:如月报表…．
5.11.3.4.3每季整理方式：如日报、周报、月报…
5.11.3.4.4每半年整理方式：如月报…
5.11.3.4.5每年整理方式：如月报、季报、年报…
5.11.3.5整理归档完成时，在记录外部、封箱外部加以标示，以达易于取阅之原则，如标示
于档案夹之外部或整理成叠之报表封页上．
5.12记录的保存
5.12.1每月5日前由记录填写部门统一将相关记录交部门文件管理人员统一保存。

记录的借阅
领取，须取得文件管理人员的同意。

5.12.2记录用之表单，可视需求、保存量及纸张大小，选择适当的保存方式，需注意储存的环
境，切实做好防护工作，在记录保存期限内，不得有遗失、损坏的现象。

5.12.3储存之记录应定期(如每年年终)予以检视，若发现变质或损毁时，应立予处理，并保存
其完整性，若完整性不足时，应知会相关单位，尽可能补建资料，若无法补建完整，应报请管理代表裁决．
5.13记录的保存期限
5.13.1相关记录之保存期限一般按《受控表单一览表》中规定的保存年限进行保存。

5.13.2供应商递交的相关记录依本公司记录保存期限要求保存。

5.13.3其他强制要求，如政府规定组织的采购订单保存期限，则应按政府强制要求的期限保存。

5.13.4与客户、供应商及其它组织签订的合同或协议以合同或协议终止日期后再保存一年。

5.13.5所有文件的电子档备份永久保存。

5.13.6如客户对记录的保存期限提出要求，应按客户的要求执行。

5.14记录处置
5.14.1超过保存年限之相关记录，由记录的当前责任部门填写《文件修/废/补申请表》，通知
文控中心确认已达到保存年限后，由各部门自行销毁.
5.14.2非受控类的表单没有保存期限要求，由各部门自行处理。

6相关文件:
6.1《法律法规及其他要求控制程序》
7相关记录:
7.1《体系文件一览表》
7.2《文件发放回收记录表》
7.3《文件修/废/补申请表》
7.4《文件借阅登记表》
7.5《外来文件一览表》
7.6《受控表单一览表》8附件
8.1体系文件管理流程图
8.2记录管理流程图
体系文件管理流程图
记录管理流程图。