工程设计文件及其他文件编制的统一规定 14

1、总则
1.1目的
制订工程设计文本文件和其他文件编写规定的目的是通过规定明确的条文,保证本院各种文本文件的质量，保证行文文件的规范化、标准化，为实现这一目的，行文文件应该：
—在其范围所规定的界限内，按照需要，力求完整。

—充分考虑技术的先进性、适用性。

—上下文始终保持一致，清楚、准确。

—提供未来技术发展结构。

—能使未参加编写设计及其他文件的有关人员所理解。

1.2 范围
本规定规定了我院设计文件编写的文本格式、要求和表述方法，适用于本院编写工程建设项目高阶段设计文件以及其他技术文件。

规定了本院其他文件的文本格式和表达方法。

1.3文体
为使所有读者易于理解，行文文件的编写应尽可能简单、明了。

1.4 统一
不仅每一个行文文件内，而且在一系列工程设计技术及其他文件内，结构、文体和术语均应保持一致。

应采用类似的措辞来表达类似的条文。

在每个设计文件中应始终使用同一术语表达某一特定概念，应避免对一个已经定义的概念使用一个同义词。

每个选定的术语尽可能包含一个意义。

1.5 设计文件的协调
为了达到设计文件整体协调的目的，每个工程设计文件的文本应遵循现有基础性国家标准的有关条文，这特别涉及：
—标准化的术语
—术语的原则和方法。

—量、单位及其符号。

—缩略语。

—技术制图。

—图形符号。

—公差配合。

—优先系数。

—统计方法。

—安全、环保。

—其他文件应主题明确，条文叙述清楚。

2、工程设计文本文件的格式、结构和内容
2.1 总体编排
构成一个设计文本文件的全部内容为三部分：
—概述（总论）。

—正文。

—附件。

2.2 概述
2.2.1 封面
标识设计文件名称、库号（即工程编号）、编制单位、日期。

2.2.2 首封
除标识封面内容外，增标院长（主管副院长）、总工程师（副总工程师）、总设计师的签署。

2.2.3 设计资质证书页
2.2.4 设计文件编制人员名单页（包括编制专业、编制人、校审人、审核人）
2.2.5 目次
目次能使人获得对设计文件有一个总体概念，而且便于查阅。

目次通常只列出章和附件。

列出的所有要素均应引用完整的标题。

2.3 正文及层次划分
2.3.1 篇
由于实际原因可能需要把一个长的设计技术文件划分为若干篇。

在这种情况下，篇应该从“一”开始，篇的编号用中文数字，如“第一篇”。

各篇的章连续顺序编号。

2.3.2 章
章在设计文件正文层次中是基本组成部分。

每个设计文件中的章从第1章开始，用阿拉伯数字编号。

编号应连续下去。

每一章应有一个标题，直接放在其编号之后，并单独成一行，与后面的正文分开。

2.3.3 条
条是章的有编号的细分单元。

第一层次的条可以进一步细分为第二层次有编号的条，并且这种进一步的细分可以根据需要继续下去。

不过，应避免按此方式过渡的细分。

条应该用阿拉伯数字编号。

除非在同一层次上至少另有一条，否则不应使用编号来分出一条．例如，在第1章的条文中，如果没有1.2条，就不应该标出1.1条。

每一个第一层次的条最好给出一个标题，应直接放在其编号之后，单独成一行，与后面的正文分开。

第二层次的条可以用同样方式处理。

不过，使用标题应该一致，即在某一章内的所有条应该都加标题或所有的都没有标题。

2.3.4 段
段是章或条中一个不编号的层次。

2.3.5 层次的编排
设计文件各层次的编号和条文应在页面的左边顶格排列。

段的条文应在页面左边缩两个字排列，移行时顶格排列。

列项说明（见4.2）应缩格排列。

设计文件层次编号示例
章编号条编号
1 4.1 4.5.1 1）（a）
2 4.2 4.5.2 2）（a）
3 4.3 4.5.3 3）（a）第一篇
4 4.4 4.5.4 ┇┇
5 4.5 4.5.5 ┇┇
6 4.6 4.5.6
7 4.7 4.5.7
8 4.8 4.5.8
┇┇
9 13.1 13.5.1
10 13.2 13.5.2
11 13.3 13.5.3
第二篇12 13.4 13.5.4
13 13.5 13.5.5
14 13.6 13.5.6
15 13.7 13.5.7
16 13.8 13.5.8
2.4编缉细则
2.4.1 表述要求所用的动词形式
明确的动词形式（包括助动词）使用规则是不可少的。

下列为表达每一类规定应使用的动词形式。

1）表示要求的动词形式为应和不应，用于表达那些要严格遵从才能符合文件并且不允许与其偏离的要求。

其等效的表达为应该、要求,其要求为，不得不、只有…….才允许、必须、不允许、要求不、要求不得、不应该。

2）表示推荐的动词形式为宜和不宜，用于表达在几种可能性中被推荐作为特别适用的一种，而未提及但也不排除其他的可能性，或（以否定形式）用于表达某种可能性或行动步骤是不赞成，但也不禁止的。

等效的表达形式为建议、建议不。

3）表示允许的动词形式为可以和不必，用于表达在文件界限范围内所允许的行动步骤。

等效的表达形式为允许、准许、许可、不要求、不需要。

4）表示可能的动词形式为能和不能，用于说明材料的、物质的或者是因果关系的可能性和潜在能力。

等效的表达形式为会、能够、有……..可能。

不会、不能、没有、….可能、不可能。

只有在由于语言原因而不能使用规定的动词形式才能使用等效表达形式。

2.4.2 列项说明
列项说明可用一个完整的名字开头，后加以冒号。

或者用一个名字的前半部分开头，没有冒号，而由列项说明的各项目使名字完整。

示例1：
下列各类仪器的任何一种都不需要开关：
—正常操作状态下，功耗不超过10W的仪器。

—在任何故障状态下使用后，2min内测得功耗不超过50W的仪器。

—用于连续操作的仪器。

示例2：
仪器中的振动可能产生于
—转动部件的不平衡。

—仪器座的轻微变形。

—滚动轴承。

—气动负荷。

列项说明中的每一项前均应加破折号，或者如果需要区别，则在各项前加带半括号的阿拉伯数字。

如果需要再细分这种列举中的某一项，则应在其前加带园括号的英语小写字母。

示列3：
1) ……
2) ……
(a) ……
(b) ……
2.4.3 表
1）用法
适当时应使用表，以一种易于理解的方式提供信息。

每张表在正文中都应明确提及，以便使它在与文件条款的关系中间意义明确。

2）编号
表应该以章为单元用从1开始的阿拉伯数字编号，但要冠以章的编号。

如第1章的第一张表则冠以表1—1形式。

只有一张表则应标明“表1—1”。

3）表题的编排
表题应放在表的上面，其编排如下列所示：
表1—1机械性能
4）表头及表格画法
栏中使用的单位应标注在该栏表头项目名称的下方。

表格画法采用封闭式，即要边框线。

示例1
右上角的上面加以适应的说明。

示例2 mm
如果表的长度超过两页或两页以上，应在每页重复表的编号，并应在编号后用适当的文字外加括号注明，示例如下：
—“表1—1（续）”，在表未完的各页中，
—“表1—1（完）”，在表的未尾。

续表均应排列表头。

2.4.4 图
1）用法
适当时应使用图，以一种易于理解的方式提供信息。

每幅图在正文中都应明确提及，以便使它在与文件条款的关系中意义明确。

2）图样
文件中的图样一般应排在有关条文附近，并与条文的内容相呼应。

有的图样多，所占的篇幅较大，集中在一起更好时，可集中在一起列在文件条文之后。

3）编号
图应该以章为单元用从1开始的阿拉伯数字编号，并冠以所在章号。

如第2章第二张图，则标注图2—2。

只有一幅图则应标明“图2—1”。

4）图题的编排
图题应放在图的下面，其编排如下列所示：
（图）
图1—1 仪器详图
5）字体
图纸上的字体应按国家有关制图基础标准规定执行，下列情况宜使用倾斜字母：
—量的符号。

—表示量的符号的下标。

—表示编码的字母符号。

所有其他文字均应使用正体。

6）单位
图中表示任何值的单位均应标出。

2.4.5 引用
1）引用正文中的某些条文
例如，用下列形式：
—“按第3章”
—“按3.1”。

—“按3.1.1给出的细则”。

—“见附件1”。

2）引用表和图
文件中的每一张表和每一幅图均在正文中提及。

例如，用下列
形式：
—“表2中给出”。

—“（见表2）”。

—“图3中所示”。

—“（见图3）”。

2.4.6 数字公式
1）方程式要用正确的数字表式来表示，其中用字母符号代表不同的量值，其意义解释写在方程式的下面。

说明性的词语或量的名称不应排列成方程式的形式。

应使用下列方式：
P1 T2—T1
————=1+ ———r/(r—1)
P2 T1
式中：P1—进气压力，Pa。

P2—排气压力，Pa。

n—等熵效率
T1—进气温度，K。

T2—排气温度，K。

r—比热容量系数。

应注意，当在文中叙述没有数值的单位名称时，要写出全称。

2）量的符号应从相应国家标准中选用。

数字记号和符号应按照相应国家标准的规定。

3）应尽可能避免符号的下脚注本身带有下脚注，这样可以避免任何符号及方程式需要额外增加排印行数的麻烦。

示例：
（a）D1，max比D1max好
a
（b）在正文中，a/b比————好
页
b
（c）在展开式中，使用
sin0.5(N+1)θ*sin(0.5Nθ) (N+1)θ Nθ
sin ——sin—
2 2 ———————————比——————————好
θ
sin(0.5θ) sin ——
2
4）如果有必要对文件中的一些公式或所有公式进行编号，以便于相互参照，应使用带园括号的阿拉伯数字，举例如下：
X2+Y2=Z2 (1)
这种编号在章内顺序编排。

2.4.7 数值的表述
1）小数点记号为“.”。

小于1的数值写成小数形式时，应在小数记号前加上零。

示例：0.001
2）从小数记号向左或向右读时，每三位数一组，用空1/4个汉字的位置同前一位数或后一位数分别隔开。

大于三位数的整数，每三位数之间也应间空。

表示年份的四位数除外。

示例：23、456、2345、 2.34567、1986年。

3）数值相乘时，应使用乘号（×），而不使用园点来表示数值相乘。

示例：写成1.8×10-3（不写1.8.10-3）
4）表示物品的数字（相对于物理量的数值），10以内的数字用汉字“一”“二”“三”…………表示，大于（或等于）10时，用阿拉伯数字表示。

表示物理量的数值，应用阿拉伯数字，后面写上国际单位符号。

示例：
（a）“用五根管子进行试验，每根长5m”。

（b）“接下去选择15根管子做压力实验”。

（c）两座1000立方米高炉，应写成：2×1000m3高炉，读作两座1000立方米高炉
表示世纪、年代一律用汉字表示。

如“二十世纪”、“六十年代”。

2.4.8 量、单位和符号
1）技术文件中数字符号，物理量符号、计量单位符号及其他符号代号，应分别符合国家的有关法令和标准规定。

2）技术文件中一律采用国家颁布的法定计量单位。

3）采用法定计量单位的技术文件，可在法定计量单位后边用括弧形式给出习惯用的非法定计量单位和相应换算的量值。

2.4.9 缩略语
应小心使用缩略语，应限于在不会造成混乱的情况下使用。

如果技术文件中未给出缩略语一览表，则第一次使用一个缩略语时，应在紧跟缩略语后的园括号中给出完整的词。

示例：
石钢（石家庄钢铁有限责任公司）
2.4.10 尺寸和公差的标准
应以不易混淆的方式标准尺寸和公差。

示例：
（a）80mm×25mm×50mm（而不写成80×25×50mm）
（b）80mm±2mm
（c）80+20（而不写成80+2mm）
（d）80mm+50-25um
为了避免引起误解，百分数的公差应该用正确的数字方式表达。

示例：
（e）表示范围，写成“63%-67%”。

（f）表示带公差的中心值时，写成“（65±2）%”。

无论在哪种情况下都不应使用“65±2%”的形式。

2.4.11 标点符号和简化汉字
设计文件中的标点符号，应符合有关规定。

设计文件中应采用国务院正式公布、实施的简化汉字，不用繁体字。

2.4.12 其他
1）中外文的技术名称采用国家规定的名词，国家没有规定的，采用院、专业规定的名词。

2）计量单位和数理化的名称及符号按国家公布的有关规定书写，国家没有规定的，如月，周等，则用文字表示。

3）在表示计量单位时，不允许将汉字与代号混杂书写。

如每分钟立方米应写成m3/min，而不应写成m3/分或米3/min；每天吨，应写成t/d，而不应写成吨/d或t/天。

4）在文字叙述中，在表示十、百、千等数目时，应按数字和常规写法书写。

如五千应写成5000而不写成5千。

在表示万时宜写成104，如八万宜写成8×104。

5）在文字叙述中，公历年份一律用全数，不得省略。

如“1981年”
不能写成“81年”。

6）在表示分数时，不应将数字与汉字混杂书写，分数宜用斜线表示。

如四分之三应写成3/4而不写成4分之三，百分之三十四应写成34%，而不应写成百分之34。

7）设计文件叙述力求简明、通顺，用词准确，不用含糊不清、模棱两可的词语，如似乎、好象、可能、大概、估计、认为；今年、明年、最近、不久之前；赵院长、李厂长、张工程师等等。

2.5 附件
为了进一步说明所编写的设计文件更具有可靠性和说服力，在必要时，可增编文件的原始依据或说明材料及有关的技术参数和数据，编制在设计文件中，做为设计文件的附件。

该附件一般被列为该设计文件之不可分割的一部分。

对所附的附件，应保持其所附文件的原貌和真实性，一般应以复制原件为准，不允许在复制中对原文进行修改或断章取义的删除。

3、其他文件的编写格式
其他文件指本院向上级及有关单位或下级部门行文发布的院级行政文件及函件，也包括一般性便函等。

3.1行文文件的格式
1）必须使用院发文件专用纸（红色带院标的行文纸）。

2）文件的编号及管理
文件编号是以一个自然年度为周期进行流水顺序编号，由院办公室负责编列。

院办公室是本院行政行文、发文管理的责任部门。

3）文件的格式：
其格式内容为：编号、标题、题头、正文和附件（需要时）、日期和文尾组成。

文尾需标明该文件的主题词、附件名称（需要时）主送单位、抄报单位、抄送单位、发文单位。

以上每项应单列行。

文尾还应包括文件的拟稿人、核稿人、签发人以及打字、校对人等机关责任人和文件的总打印份数。

3.2行政发文的签发程序
根据工作需要需以本院名义发布公文时，应由有关责任部门草拟文稿，并在发文首页表上按其要求内容填写。

经院办公室主任审核后，
报主管院长批准，并按其签署的传阅程序，最后经院长签发，送打印成文，由院办公室发布。