社区文书档案整理操作方法

社区文书档案整理操作方法
一、收集
1.上级颁发的政策性且对本社区(居委会)具有查考价值的文件。

2.上级及其相关单位针对本社区(居委会)制发的文件。

如关于本社区(居委会)的表彰、任免、批复、复文等文件材料。

3.本居委会形成的具有利用价值的文件。

二、分类
1.分年度。

按文件形成日期划分年度。

2.分保管期限。

根据《湖南省社区档案分类及文件材料归档范围、保管期限表》(以下简称保管期限表)，将归档文件分为永久、30年、10 年。

3.分问题。

同一年度、同一保管期限的文件，再按问题分类，根据文件材料内容确定问题的类别。

分类可参照《档案保管期限表》内的文件类别划分，即分为党群、社区政务、综治、社会保障、计划生育、文教体卫、物业管理等类。

如果一两个类别的文件较多的，则可以单独设xx类、xx类；其他类别文件材料较少的，可以设综合类，将所有其他类文件材料全部放入综合类。

凡是按问题分类单独装盒的，必须在档案盒背脊和归档文件目录中的机构(问题)栏内标明“综合类”或“社保类”、“计育类”等。

三、排列
1.如果按永久、30年、10年简单分类的，其排列方法为：先级别后问题，问题按《保管期限表》的顺序进行排列。

2.如果按问题分类的则在分问题的基础上，再按级别-小类问题-时间顺序排列。

四、装订
1.先将永久、30年的文件去掉金属物和塑料封套等，再用钢夹装订。

钢夹装订位置应错落有序，不要装订在前后文件的同一个位置，以便减少盒内文件的厚度。

如果一份文件较厚，可采用线装订(三孔一线)。

2.请示与批复、来文与复文、正文与签发稿应装订成一件。

3.文件材料的纸张幅面较小的要粘贴到A4纸上，纸张幅面较大的要折叠成A4纸大小，破损文件要进行裱糊。

4.文件装订时要齐上、齐左。

五、编页号
1.每一件文件分别编一个流水号，文件正反两面有文字的都要编号，文件中纸张较小的文件均要编号。

2.页号统编在正面的右下角、反面的左下角。

六、盖归档章并填写内容
1.
例如：
全宗号：可暂先不填。

年度: 2021、2022、2023、……。

件号：按类别1、2、3、……。

机构(问题)：综合类、社保类、……，如未按问题分类的，可不填写。

保管期限：永久或30年或10年。

其他空白栏暂不填写。

2.归档章盖在文件第一页的上首方，可以稍偏右一点。

3.归档章内容填写统一用钢笔或签字笔，须黑色字迹。

七、编目
1.归档文件目录的填制
编目即编制归档文件目录。

编目必须按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录。

(1)件号：填写室编件号，以最低一级分类编流水号。

(2)责任者：制发文件的组织或个人，必须填写全称或通用、规范的简称。

不能写成本委、本局等。

(3)文号：即文件的发文字号，照实填写。

(4)题名：即文件标题，若没有或标题不能反映主要内容的，要自拟标题，自拟标题的须要加“（）”。

(5)日期：8位数字。

如: 20XX 0809（分两行标出）
(6)页数：一件文件的总页数。

(7)备注：需补充说明的情况，则填写；若没有要说明的可不真写。

2.编目要求
(1)所有归档目录内容必须统一打印一式三份，一份随文件装入档案盒，两份放入目录盒。

并按年度、保管期限打印统一规格的目录封面。

(2)盒号编制按永久、30年、10 年分别编流水号。

八、装盒
1.根据文件材料的多少选择厚度合适的档案盒，档案盒厚度分为20mm、30mm、40mm三种。

2.装盒要求：一是不同年度不能放入同一档案盒；二是不同保管期限的文件不能放在同一个档案盒；三是分问题类别的，不同问题类别的文件不能放入同一个档案盒。

3.档案盒封面：第一栏填写全称或规范化简称。

下一栏不填写。

4.档案盒背脊填写：(1)全宗号，可暂不填写；(2)年度，如2021、2022、……；(3) 保管期限，如永久、30年或10年；(4) 机构(问题)，如综合类、……，没有按类别分类时，可不填写；(5) 起止件号，即盒内第一份和最后一份文件的件号，中间用“-”或“/”隔开，如“1-45”或“1/45”；
(6)盒号，档案盒排列的顺序号，按永久、30年、10年分别编流水号。

5.备考表：每盒档案最后放入备考表，填写盒内文件要说明的相关情况，整理人、检查人要分别填写，日期须填写整理完毕的日期。