茂名220千伏那务输变电工程档案管理实践

582020·4
经济科技
文/ 张玉梅
茂名220千伏那务输变电工程档案管理实践
广东电网有限责任公司茂名供电局
（以下简称“茂名供电局”）投资的茂名
220千伏那务输变电工程位于广东省化
州市北部，工程建成后将形成覆盖金山、
利铁、六运、那务变电站的双回路环网结
构，能够有效提升化州市、信宜市、高州
市的供电可靠性，提高环网中变电站的供
电能力，化解大面积停电的风险。

茂名供
电局在进行该项工程建设的同时，同步
明确了档案管理思路，推动了项目档案收
集、整理、归档工作有序开展。

存在问题
茂名220千伏那务输变电工程建设
周期长、参建单位多、案卷数量
大，给建设项目档案管理工作带
来困难。

一是茂名220千伏那务
输变电工程是茂名供电局输变
电工程中参建单位最多的一个
项目，如何保证各参建单位使用
统一标准移交档案，是档案人员
面临的挑战。

二是各参建单位档
案人员的业务水平参差不齐，加
大了对各参建单位档案形成质量
把控的难度。

三是个别参建单位
有重工程建设、轻档案管理的现
象，档案管理责任落实不到位。

四是“四同时”（即：下达计划任
务与提出文件材料的归档要求
同时；检查项目计划进度与检查文件材
料的形成情况同时；验收、鉴定成果与验
收、鉴定科技档案材料的完整同时；上报
登记和评审奖励科技成果以及科技人员
晋级考核与档案部门出具专题归档情况
证明材料同时）落实不到位。

项目建设过
程中资料收集不及时，经常出现事后补材
料、补签名、补印章等问题，给档案收集、
整理、移交带来阻碍。

管理实践
茂名供电局通过完善项目档案管理
机制、落实档案工作与项目建设同步开
展、统一标准做好档案交底工作、切实做
好档案管理中间过程把控、规范建设项目
档案验收流程、严把档案质量的审查关
口等，推动茂名220千伏那务输变电工程
建设项目档案的规范化管理。

1.完善项目档案管理机制
茂名供电局根据《中国南方电网有
限责任公司档案管理办法》《基建项目档
案管理作业指引手册（2012年版）》，明
确了档案工作职责和要求，建立了统一领
导、各负其责、上下联动、齐抓共管的档
案组织体系，并要求建设单位对项目档案
工作负总责，实行统一管理、统一制度、
统一标准。

通过不断完善项目档案管理机
制，统筹部署档案收集、整理、归档、保
管工作，保障了电网建设项目档案工作的
有序开展。

2.落实档案工作与项目建设
同步开展
工程建设前，茂名供电局办
公室档案人员对参建单位及各相
关部门人员进行了宣贯，提出了
“抓工程必须抓档案，管工程必
须管档案”的理念，要求各参建
单位做到提前介入，同规划、同部
署，使电网建设项目文件形成、收
集、整理、组卷与工程建设同步
进行。

建设单位根据合同、协议或
规定将项目档案管理设立专门章
节和条款，明确了项目文件管理
工程现场
59
2020
4·责任，包括项目文件形成的质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数及违约责任等，监理合同条款中还明确了监理单位对项目文件和档案的审查、检查责任。

在业主项目部编制建设项目里程碑进度计划 1 个月内，档案部门编制了项目档案管理里程碑进度计划，各参建单位根据该计划编制了本单位职责范围内的项目文件归档计划并报项目实施部门审查。

3.统一标准做好档案交底工作茂名供电局将项目档案工作进行前移，在工程开工前，根据《基建项目档案管理作业指引手册（2012年版）》，做好基建项目档案三级交底工作。

档案一级交底是建设单位档案部门对业主项目部交底，二级交底是业主项目部对各相关部门及参建单位交底，三级交底是各参建单位对项目档案人员交底。

在档案三级交底中明确了本项目的目录号、工程代号，项目档案的收集、整理、组卷要求，项目档案的移交内容、数量、时间等相关要求。

同时，各参建单位根据《基建项目档案管理作业指引手册（2012年版）》中的归档范围进行差异化分析，编写了适合本项目的文件收集计划，将档案交底内容表单化、表单内容制度化。

茂名供电局办公室档案人员对局属各单位有关人员及参建单位档案人员进行专业培训，针对档案管理制度、归档范围、分类标准、保管期限、档案移交流程以及工程档案管理软件的使用方法等内容进行详细讲解，确保档案人员了解指引手册的要求，严格按照指引手册要求做好项目档案管理工作。

进一步提升项目档案人员的业务能力，提高参建单位档案人员的持证上岗率，保障工程档案工作的质量与效率。

此外，茂名供电局还采取一对一的培训方式，通过电话、网络和现场解答等方式，指导相关人员进行档案分类、整理和组卷。

4.切实做好档案管理中间过程把控在进行中间检查时，茂名供电局办公室及业主项目部人员对照《项目文件材料
中间检查情况表》，对参建单位进行4个方面检查：一是人员、制度落实及采取措施；二是现场项目文件保管条件；三是项目文件收集进度和收集方式；四是项目文件材料整理情况等。

要求检查人员在中间检查时填写《项目文件材料中间检查整改情况反馈表》，记录所发现的问题，项目实施部门督促参建单位限期完成整改，形成闭环管理。

5.规范建设项目档案验收流程2010年，广东省档案局、广东电网公司联合印发《广东电网建设项目档案验收工作规范》，要求档案验收工作坚持统一领导、分工负责、确保质量、突出重点和成果共享的原则。

广东省档案局、地方档案局负责监督和指导电网建设项目档案验收工作，参建单位必须按照建设单位的要求，做好项目文件收集、整理和移交工作。

其中，监理单位必须履行监理职责，对项目档案的齐全完整性、系统准确性进行全方位、全过程的监理和审核，并向项目建设单位提交说明。

验收组织形式分为预验收和正式验收。

在预验收环节，茂名供电局将预验收工作纳入电网建设工程竣工验收及启动投产程序，由项目建设单位业主项目部组织进行档案预验收。

预验收重点对参建单位项目文件的齐全、完整、准确进行评价，对符合验收标准的项目签署档案预验收结论意见，对不符合预验收标准的填写《验收结论意见及整改要求表》，列出整改清单，参建单位限期整改后填写《验收整改情况反馈表》，项目实施部门负责汇总并督促参建单位限期完成整改。

在正式验收环节，重点对项目档案的齐全完整进行评价。

对项目重要文件的
归档实施动态考核，对符合验收标准的项目签署档案正式验收结论意见，对不符合正式验收标准的填写《验收结论意见及整改要求表》并列出整改清单，参建单位限期整改后填写《验收整改情况反馈表》，项目实施部门负责汇总并督促参建单位限期完成整改。

6.严把档案质量的审查关口茂名供电局印发文件，要求业主项目部在项目投产一个月内组织生产运行部门、档案部门、项目有关职能部门和各参建单位开展归档审查工作，对项目文件材料的齐全性和形成质量进行审查及评价。

档案部门对项目文件材料的整理质量进行审查及评价。

物资部门负责审查设备厂家资料的准确性、完整性，检查后填写《基建项目文件归档审查表》。

要求检查人员在归档审查时填写《项目文件材料整改通知单及整改反馈情况表》，记录所发现的问题，项目实施部门负责汇总并督促相关单位和部门限期完成整改。

成效显著
茂名220千伏那务输变电工程共形成档案961卷，其中工程建设前期文件66卷、土建档案35卷、电气档案65卷、竣工档案37卷、工程管理档案26卷、竣工图248卷、设备档案140卷、照片档案8卷、线路杆塔及基础档案209卷、机电安装档案54卷、监理档案73卷。

在广东省档案局、广东电网公司的指导下，茂名供电局运用了行之有效的管控手段，实现了建设项目档案的真实准确、齐全完整、系统规范，使建设项目档案管理整体水平得到有效提升。

茂名220千伏那务输变电工程荣获“2015年广东省重大建设项目档案金册奖”。

作者单位：广东电网有限责任公司茂名供电局
责任编辑：巩慧
金册奖奖牌。