OA系统中档案管理模块的功能要求

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OA办公系统功能需求

OA办公系统功能需求OA办公自动化功能需求OA办公自动化分为产销管理、文件管理、行政办公、考勤管理、产品管理、人事管理、档案管理、个人办公、设备管理、客户管理这10个功能模块，如图1所示:产销管理人事管理文件管理档案管理行政办公OA办公自动化个人办公考勤管理设备管理产品管理客户管理图1 OA功能模块1(产销管理该模块的主要负责生产数据和销售数据的录入和统计，为产销平衡提供直观的数据;该模块包括:原辅料消耗录入1.1原辅料消耗录入:日常生产过程中需要用到的原材料、辅料、水电汽消耗数据人工录入; 生产数据查询1.2生产数据查询:产品产量查询、生产成本生产数据统计查询等;1.3生产数据统计:按月或者按时间段统计生产销管理销售数据查询产数据;1.4销售数据查询:查询产品销售情况; 销售数据统计1.5销售数据统计:按月或者按时间段统计销订单管理售数据;1.6订单管理:查询订单完成情况，统计销售报表打印金额;图2 产销管理模块1.7报表打印。

2(文件管理文件管理是对组织机构中的各类电子文件进行相应的管理，使员工能够及时方便地查询到自己所需要的相关信息。

在文件管理中，管理员可对文件进行分类，对各个文件类别指定相应文件发布的发布权限和查询权限。

文件查询2.1文件发布:一定权限的用户发布相应的文件; 文件管理2.2文件查询:查询文件也需要相应的权限，普通文件分类用户不能浏览机要文件;文件销毁2.3文件分类:管理员或有一定权限的用户将文件图3 文件管理模块分类，并根据类别确定相应的访问权限;2.4文件销毁:根据权限销毁垃圾文件。

3(行政办公该模块需要高权限的用户或者管理员才能操作，主要针对企业高层的行政办公。

权限设置3.1权限设置:管理员设置用户权限;3.2计划安排:安排一周活动，计划长远目标等; 计划安排行政办公3.3申请审核:审核请假申请，出差申请，培训申请申请审核等;3.4通知发布:发布重要通知。

通知发布图4 行政办公模块4(考勤管理考勤管理包括单位内部员工自动签到、签退、请请假销假假申请、销假核准、加班申请、加班核准，生成考勤统计、考勤统计查询、员工考勤信息查询、单位考勤加班确认考勤管理信息查询等。

OA办公系统功能需求文档

备份日志、历史纪录查询
短信管理
查询短信、删除短信
群组管理
添加群组、删除群组
公文设置
类型设置、模板设置、字段设置、稿纸设置、红头设置、来问单位管理、主题词管理
报表管理
参数设置、报表设置、授权设置（不选购商业智能模块则此功能不能使用）
集成管理
链接设置、常用链接设置、模块设置
导航管理
导航分类维护，导航菜单维护，菜单访问授权
个人资料
修改个人基本信息和头像
新闻管理
发布公司新闻（只有管理员才有权限），阅读公司新闻
会议管理
添加会议内容，会议内容查看
公司公告
发布公司公告（只有管理员才有权限），阅读公司公告
我的工资
展示当月工资，也可按月查询上月工资条
项目管理
添加项目，项目管理
活动费用
添加经费，已审核通过经费，未审核通过经费，未审核经费
我的报表
我的会议
会议查询
信息发布
公告栏
信息发布设置工具
发布设置、查询设置、管理设置、显示设置、类型设置、模板设置、公告栏设置
行政管理
会议管理
会议日程管理、会议管理、会议室管理、会议类型管理、会议级别设置、纪要模版设置、会议统计
车辆管理
车辆档案、派车调度、出车记录、私车公用登记、部门用车统计、司机补贴统计、车型设置、车辆归属
发文拟稿、发文查询、发文管理
请示管理
请示拟稿、请示查询、请示管理
档案管理
待归档管理、案卷管理、档案管理、档案检索、机构问题管理、档案室管理、打印输出
个人事务
工作日记
日记录入、日记查询、日记管理
工作日程
日程安排、日程批录、安排查询、日程查询、日程管理、日程汇总、公开范围、类型设置

档案管理系统软件功能需求分析.doc

档案管理系统软件功能需求分析档案管理系统软件功能需求分析目录2功能和性能要求.档案数据采集与加工模块.4 档案接收系统.4数据移植.5馆藏历史档案数字化.5档案数据存储及管理模块.5档案信息标准化管理.5档案分类.6档案数据著录.6档案信息鉴定.6存储管理.6目录管理.6信息统计.6报表打印.6实物条码管理.6档案数据查询利用模块.6档案信息开发.7综合智能查询.7档案借阅管理.7支持网站信息发布.7系统维护模块.8系统维护主要要求.8基础数据维护.8权限管理系统.8用户管理.8数据备份与恢复.9信息加密.9版权保护.9日志管理.9档案综合管理.9系统帮助模块.91主要功能描述档案管理系统应具备档案的综合管理功能。

系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别(OCR)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编（数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能实现根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能）；检索查询；借阅管理；档案利用；档案编研；辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。

主要功能一是通过与公文管理子系统的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档，通过系统提供的数据接口，将需要归档的信息传输至档案管理系统。

二是通过对已有馆藏文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案等的数字化，实现档案的全面自动化管理和提供不受用户站点限制的网络查询利用服务。

根据当前IT技术在档案行业的应用潮流，参照国内数字化档案馆的应用需求，档案管理系统应包括以下几个方面的模块：●档案数据采集与加工模块●档案数据存储及管理模块●档案数据查询利用模块●系统维护模块●系统帮助模块2功能和性能要求档案管理系统按照信息流的过程应分为五个功能模块：档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据的查询利用、系统维护管理和系统帮助。

档案系统需求

2.1档案录入1）文件创建，可直接创建各种格式的文件，并且，可套用文档格式模板，提供文件（卷内）目录的表格式输入界面等；2）文件上传，可同时上传多份文件；3）扫描获取，从扫描仪等外部设备获取文件；4）支持按照年度、季度、月度时间维度，通过待办或待阅形式，指定具体档案人员上传档案文件，并按照具体上传时间来判断完成情况（进行中、未完成、已完成、已超期、超期完成等状态），并可配置业务档案上传的完成时间周期。

5）集成归档，从蓝凌OA系统、电子签章等系统中分类模块如开启自动归档功能，可以对该分类模板下的审批文档及附件进行归档操作，归档后在档案管理会增加该文档的档案信息；6）初始化工具，提供多种数据快速移植方式与工具；7）供应商主导，业务部门辅助将公司现有档案系统数据迁移到新系统。

2.2检索查询1）检索方式，支持模糊检索、分类检索、高级检索、全文检索等多种检索方式；2）检索项管理，条目中各字段可作为检索项；支持自定义可检索项；3）在线浏览，用户无需安装专门的客户端，可直接在线浏览文本类（office文档、pdf、tiff等）、图片类（JPG等）、dwg、音视频等格式文件，并支持放大、缩小、旋转、上翻页、下翻页等基本操作；4）条目检索结果，可按档案类型筛选、按条目的各字段信息对检索结果进行升降排序；支持检索结果列表导出；5）可对检索结果直接发起利用申请；检索结果标识档案的实体存储状态或发起申请提示实体存储状态；2.3档案管理1）档案管理，在档案管理中提供录入、修改、删除功能；支持案卷、卷内档案的插、拆操作；支持多种立卷等方式；2）支持案卷目录、卷内目录、不同规格档案盒背脊的模板定义、导出、打印；3）每条记录需通过状态标识（字段）显示档案实体存储的状态（如在库、借出、销毁等）；4）提供各条目的数据修改记录、利用记录信息查看；5）实现档案上、下、移架管理、实现批量移架管理等；6）支持档号自定义，按规则自动生成；7）支持档案类型的不同维度显示（按年度、密级、归档部门等字段）；8）支持根据卷内的记录数实时更新案卷总件数、总页数等字段信息；待卷内文件页数总计达到固定值后，提示满盒；2.4借阅归还1）相关人员在档案管理中查找自己想要借阅的档案（电子或纸质），除即将到期和已到期的档案外，都可以进行借阅操作，借阅人提交借阅申请流程，待审批人审批通过后，档案正式借阅成功。

OA办公系统功能模块介绍

OA办公系统功能模块介绍1. 引言OA办公系统〔Office Automation System〕是一种用于协调、组织和自动化办公流程的信息系统。

它通过集成各种办公功能模块，实现了企业内部的信息共享、协作和管理。

本文将详细介绍OA办公系统主要的功能模块及其作用。

2. 人事管理模块人事管理模块主要负责管理企业员工的信息，包括员工档案、考勤管理、薪资管理等。

通过这个模块，企业可以轻松地管理员工的根本信息、职位变动、请假等信息，提高人事管理的效率。

资产管理模块用于对企业资产进行统一管理，包括设备、办公用品、车辆等。

通过这个模块，企业可以实现资产领用、归还、报废等操作，并能够实时了解资产的使用情况，提高资产管理的效率和精度。

4. 采购管理模块采购管理模块用于管理企业的采购流程，包括采购需求、供给商选择、采购订单等。

通过这个模块，企业可以集中管理采购流程，减少人工操作，提高采购效率和质量。

5. 审批管理模块审批管理模块用于管理企业的审批流程，包括各类审批申请、审批流转和审批记录等。

通过这个模块，企业可以实现审批流程的自动化，减少纸质文件，并能够实时掌握审批进程，提高审批效率和可追溯性。

文档管理模块用于管理企业的各类文档，包括文档的创立、编辑、共享和存储等。

通过这个模块，企业可以提供一个统一的文档管理平台，方便员工查找、共享和协作，提高工作效率和文档管理的平安性。

7. 日程管理模块日程管理模块用于管理企业员工的工作日程安排，包括会议安排、任务分配和提醒等。

通过这个模块，企业可以统一管理员工的日程，防止时间冲突和信息的遗漏，提高工作效率和协调能力。

8. 统计报表模块统计报表模块用于生成企业各类报表和统计数据，包括销售报表、人力资源报表等。

通过这个模块，企业可以根据需要自定义报表，实时了解企业的运营情况，为决策提供有力支持。

集成管理模块用于集成和管理其他系统的接口和数据，包括ERP、CRM系统等。

通过这个模块，企业可以实现不同系统之间的数据共享和协同，提高各个系统的运行效率和数据一致性。

(档案管理)档案管理系统需求分析

档案管理系统需求分析档案管理系统的功能要求档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。

根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用Client/Server 结构，将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB发布系统，客户端与服务器端采用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。

下面分析各个子系统的功能需求：1．服务器端子系统：在客户端系统的功能实现上，可以分为以下几个部分：[1]单位信息的设置本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息[2]目录分类：不同单位的档案类别不尽相同，但相同行业目录却基本相似，所以，系统应根据行业设置当量的默认档案分类。

档案管理员根据自己行业的默认分类结合本单位具体情况进行修改，生成自己单位的档案目录系统，以在各个分类目录中存放相应的档案文件，这部分是整个系统进行后续操作的基础。

[3]档案录入整理：将本单位收录的所有档案按目录分类进行录入存储。

[3]借阅管理：借阅的登记查询与核销。

[4]报表生成和打印：把已存储的档案信息等生成报表并打印出来。

[5]上报和发布把本单位档案信息按档案局的要求进行上报。

并通过局域网或者Internet发布，不同用户根据自己权限进行查看。

档案管理系统的性能需求为了保证系统能够长期、安全、稳定、可靠、高效的运行，档案管理系统应该满足以下的性能需求：1．系统处理的准确性和及时性系统处理的准确性和及时性是系统的必要性能。

OA归档使用说明

OA归档使用说明（一）OA系统设置一、流程设置（部门的发文和公司收文做设置）在OA系统使用自动归档功能之前必须对流程归档功能的接口进行设置，具体的设置步骤如下：第一步：管理员进入OA系统管理界面，点击“流程管理”。

第二步：点击需要设置自动归档的部门名称。

第三步：选择需要设置流程的“流程名称”。

第四步：将归档设置中“流程办结后，自动归档至中国石油档案管理系统”的勾打上。

第五步：点击“保存修改”，完成该流程自动归档功能的设置。

二、角色设置把档案系统中设置的每个部门的归档人员在OA系统中设置为部门归档管理人员。

方法是在OA后台中，普通管理——用户管理中找到部门归档人员，把“部门公文归档查询人”权限给这个用户。

三、系统使用用户如果想将此文件进行归档，在拟稿步骤时需将“是否归档”选为“是”（前提此流程已经设置了自动归档功能）；用户如果不想将此文件进行归档，在拟稿步骤把“是否归档”选为“否”；注意：发文与电子收文的“是否归档”默认被选为“是”；手工收文的“是否归档”默认被选为“否”四、注意事项：OA系统自动归档问题咨询注意事项为协助初次使用OA系统自动归档的单位排查部分公文归档失败的问题，项目组特通过此通知说明应如何向档案系统项目组反馈问题。

由于OA系统内公文数量大，文件重名情况较多，为方便项目组解决问题，各单位请在反馈问题时提供“年份、收文/发文、WorkFlowID”，其中WorkFlowID的查找请按如下过程操作：1、登陆OA系统，点击“公文查询-公文归档”，如下图所示：图12、在弹出的归档查询窗口中，找到归档失败的公文，并点击右侧的“查看流程”绿色图标，如下图所示：图23、在弹出的流程步骤查询窗口中，在窗口空白处点击鼠标右键，在弹出菜单中选择“属性”，然后在弹出的属性窗口中找到“地址”栏目，将其中形如“WorkFlowID=xxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx”的内容拷贝出来，这段内容就是WorkFlowID，即该公文的唯一ID。

oa系统模块功能简介

OA系统模块功能简介1. 概述OA系统（Office Automation System）是一种用于管理和处理办公事务的软件系统。

它的主要目标是通过自动化和集成办公流程，提高工作效率和减少办公成本。

OA系统通常由多个模块组成，每个模块负责不同的功能和任务。

在本文档中，我们将介绍几个常见的OA系统模块，包括人事管理模块、请假管理模块、审批流程模块和报表统计模块。

2. 人事管理模块人事管理模块是OA系统的核心模块之一，它负责员工的基本信息管理、组织结构管理和薪资福利管理等任务。

2.1 员工信息管理该功能可以用于录入、查看和修改员工的个人信息，包括姓名、工号、部门、职位等。

它还可以生成员工的工资卡、在职证明等文档。

2.2 组织结构管理该功能用于管理企业的组织结构，包括部门、岗位、职位等。

管理员可以根据实际情况对组织结构进行调整和修改。

2.3 薪资福利管理该功能用于管理员工的薪资和福利待遇，包括薪资核算、奖金发放、社保和公积金管理等。

3. 请假管理模块请假管理模块用于处理员工的请假申请和审批流程。

3.1 请假申请员工可以在系统中填写请假申请单，包括请假类型、请假时间段等。

申请单将发送给上级领导审批。

3.2 审批流程上级领导可以在系统中查看并审批下属的请假申请单。

审批结果将及时通知员工，并在系统中记录。

3.3 请假统计系统会自动统计员工的请假情况，并生成相关报表。

管理员可以通过报表了解员工的请假情况，以便做出相应的管理决策。

4. 审批流程模块审批流程模块是OA系统的另一个重要模块，用于处理各种业务流程的审批。

4.1 流程定义管理员可以在系统中定义各种业务流程，并指定相应的审批人和流程节点。

4.2 流程审批员工可以在系统中提交相应的业务申请，申请将按照预设的流程进行审批。

审批人可以在系统中查看并处理待审批的申请。

4.3 流程跟踪系统会记录每个申请的审批历史，包括每个节点的审批人和处理时间。

员工和管理员可以随时查看申请的审批状态和历史。

oa系统模块功能简介

OA办公系统各模块功能简介公文管理一、收文管理用于对公司接收的外来文件的管理。

收文登记：对公司收到的外来文件等进行登记，此模块由公司人事行政部专人负责管理。

收文查询：用于查看由本人登记、参与办理、或转发给本人的收文；收文管理：具有收文管理权限的用户可对发起收文流程的文件进行管理，此模块由人事行政部管理。

二、发文管理用于对公司所发公文（文件、会议纪要等）的管理。

发文拟稿：对公司发文进行拟稿编辑、发起流程，此模块统一由公司人事行政部专人发起；发文查询：查询由本人发起或参与的公文；发文管理：对拥有发文管理权限的用户可对公司所有已发公文进行管理，此模块由人事行政部管理。

三、内部请示用于下级向上级请求指示的模块，它是记载请示事项承办情况和结果的凭证和依据。

请示拟稿：用于发起一般请示、发票审批、公务借款、银行付款、驻外差旅报销审批（此模块用专用于经费请示）；请示查询：查询由本人发起或参与的请示；请示管理：对具有请示管理权限的用户可管理所管辖的所有请示内容（具有该权限者一般为部门领导以上人员）。

四、档案管理用于对包括收文、发文、内部请示和其它归档的文件进行收集、整理，并对档案进行检索、统计、借阅等档案管理工作。

待归档管理：此模块用于对通过公文审批、请示审批等流程有待归档的文件整理归档，此模块由人事行政部专人负责管理；案卷管理：此模块用于对案卷进行分类管理，此模块由人事行政部专人负责管理；档案管理：用于档案管理员对归档档案进行管理的模块；档案检索：员工检索和借阅公司档案的模块；机构问题管理：档案分类管理模块，此模块由人事行政部专人负责管理；档案室管理：对公司档案室管理的模块，此模块由人事行政部专人负责管理；打印输出：具有打印权限的用户，可对归档文件信息打印输出，此模块由人事行政部专人负责管理；我的流程一、发起流程所有需要进行审批的工作流程，都可以在“发起流程”中发起，相当于一个流程的快捷方式。

二、内部协同内部协同指任何人都可根据需要临时创建流程，该流程的流转步骤由发起者自行设置，以提高工作办理的灵活性，提高员工协作效率。

(档案管理)OA档案系统操作手册

人保健康综合办公应用系统使用说明书(普通用户)OA档案系统操作手册二〇一〇年十二月档案管理手册目录1 档案系统使用概述 (3)2 文书档案系统 (4)2.1 档案归档方式设置 (5)2.2 档案管理模块功能 (6)2.3 档案基础数据维护（档案管理员） (7)2.3.1 档案基础数据 (7)2.3.2 档案部门维护 (7)3 档案归档操作 (11)3.1 文书档案库管理（部门归档用户） (11)3.1.1 文书档案著录 (13)3.1.2 文书档案文档一体操作 (17)3.1.3 档案库 (20)4 档案查询借阅（全体用户） (26)4.1 档案查询 (26)4.2 档案借阅申请单 (29)1档案系统使用概述档案管理模块是办公系统中的一个大型模块，其功能齐全、方便，可操作性强；涵盖“文档一体”和其他门类材料的归档。

档案利用、档案统计等功能。

档案管理模块菜单项如下：档案库、文档一体、档案查询借阅、归档部门设置、文书档案分类管理、年度基础数据、配置初始化，不同权限的用户看到不同的部分。

（档案管理员）（分散档案用户，即各部门归档员）档案库和文档一体：主要是对公文系统生成的各种公文按照年度、部门进行归档，主要由分散归档用户（各部门归档员）按照一定的原则进行归档，对档案进行排号、装盒最终移交给档案管理人员（集中归档用户）；电子公文系统之外的档案可通过著录归入档案系统中。

档案查询：主要是供用户对归入档案进行查询。

档案借阅：主要是供用户对公开标题的档案进行借阅。

其它菜单项为系统的档案管理员提供管理归档部门和归档分类及年度等基础数据。

2文书档案系统文书档案以《中华人民共和国档案法》、2006年第8号令正式施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、最新DA/T系列档案管理数字电子规范（DA/T18档案著录规则，DA/T22归档文件整理规则）；《电子文件元数据标准》和《电子文件管理细则》两项行业标准的征求意见稿中相关规定、《文书档案案卷格式》（GB 9705-88）、《机关档案工作业务建设规范》（国档发[1987]27号）、《档案管理软件功能要求暂行规定》（档发[2001]6号）等法规性文件以及直属单位档案管理的要求为基础，涵盖档案的收集、整理、立卷、编目、保管、统计、检索、提供利用等项工作。

档案管理组件介绍

包含文件；文件是最小的管理单位。
中国兵器工业信息中心通达科技
Office Anywhere
具体功能
一、卷库管理二、案卷管理三、文件管理
四、档案借阅
五、档案统计
六、档案销毁
中国兵器工业信息中心通达科技
Office Anywhere
卷库管理
一、卷库管理
在卷库管理中，新建卷库，并且指定卷库所属部门。当我们新建案卷时，我们就可以选择案卷所属卷库。系统管理
打造国产OA第一品牌
通达OA档案管理组件
—企业文件档案管理利器
中国兵器工业信息中心通达科技
Office Anywhere
档案管理组件介绍
•档案管理组件是针对企业文件档案管理需求而设计。整个组件分为卷
库管理、案卷管理、文件管理、案卷借阅、档案统计、档案销毁六个功
能模块。
•卷库是最大的管理单位，它包含案卷；案卷介于卷库和文件之间，它
员可以管理所有的卷库，其他用户可以管理自己建立的卷库。
中国兵器工业信息中心通达科技
O卷管理
在案卷管理中，新建案卷，填上案卷的相应属性，选择所建案卷所属卷库，案卷就建好了。当该案卷下的所有文件都建好了，就可以在案卷管理的操作中进行拆卷/封卷操作。当案卷处于已封卷状态时，该案卷中的文件不能在组卷至其他案卷，也不能修改和销毁。系统管理员可以
中国兵器工业信息中心通达科技
Office Anywhere
档案统计
五、档案统计
借阅统计是对文件的借阅次数进行统计；案卷统计是对案卷中的文件个数进行统计。
中国兵器工业信息中心通达科技
Office Anywhere
档案销毁
六、档案销毁

OA系统功能需求表

2.可以分别设置不同业务系统的管理员分别负责各自业务权限的划分;可以分别设置不同账户以及对应多个角色的权限。
21
图形报表
1.各个业务模块统计分析可以按需形成图形统计报表;
22
数据接口
1.支持原OA系统公文档案整体迁移至新系统，且所有用户均可查阅；
2.支持公文流程完毕后数据与我局档案系统对接；
3.支持与我局固定资产系统数据对接；
3.支持查阅权限独立设置，可将档案查阅权限可分为局级、处级、处级以下三个级别，用户可查阅所有符合权限的档案。
10
知识库
管理
1.支持全局文件分享及处室文件分享,可实现不同部门不同岗位的不同权限设置；可由各部门自行上传文档，专人管理，逐渐形成局内知识库、项目库等资料；
2.可支持图片库、视频库，支持批量上传，文件大小不限（受服务器容量大小限制）。
5.包括办公用品管理、低值易耗品管理及图书资料管理。
12
项目管理
（任务）
1.掌控所有的项目信息（计划、资金、物质、人员、进程）;
2.分管领导和部门领导可跟踪整个项目的生命周期，全程监控的发展;
3.管理与项目相关的活动和人员，可从项目矩阵视图中项目整体进度。
13
人事管理
1.组织机构设置、员工档案管理、工资奖金管理、统计分析、信息项设置、工作时间设置，是基于对单位的组织、职务及其角色定位而建立的人力资源管理系统，可以根据单位实际状况定义单位的组织结构；
4.建立统一的认证平台，用户通过平台认证实现门户的登录，通过一次认证后，将可以一键访问其它有权限业务系统。
2
文公管理
1.公文支持自建模板库，自动套红、电子印章等功能；
2.公文可以转任务、转发文；
3.公文报表自动统计；

OA办公自动化系统功能介绍

OA办公自动化系统功能介绍1. 概述OA办公自动化系统（Office Automation System）是一种集成了多种办公功能的软件系统，旨在提高办公效率、优化工作流程、加强信息管理和协作能力。

本文将详细介绍OA办公自动化系统的功能模块及其特点。

2. 功能模块2.1 人事管理模块人事管理模块是OA系统的核心模块之一，用于管理员工的基本信息、考勤记录、薪资福利等。

通过该模块，可以实现以下功能：- 员工档案管理：包括员工个人信息、工作经历、教育背景等，方便人事部门进行全面管理。

- 考勤管理：记录员工的上下班时间、请假、加班等情况，自动生成考勤报表。

- 薪资管理：计算员工的工资、奖金、补贴，并生成工资单。

- 绩效管理：评估员工的工作表现，为员工晋升、调薪提供依据。

2.2 办公流程模块办公流程模块是OA系统的另一个重要模块，用于管理和优化各类办公流程。

通过该模块，可以实现以下功能：- 流程定义：管理员可以根据实际需求，自定义各类办公流程，如请假流程、报销流程等。

- 流程审批：员工可以通过系统提交各类申请，上级领导可以在系统中进行审批，提高审批效率。

- 流程监控：管理员可以实时监控各类流程的进度和状态，及时发现问题并进行处理。

- 流程优化：通过对办公流程进行分析和改进，提高工作效率和质量。

2.3 文件管理模块文件管理模块用于管理和共享各类文档、表格、图片等电子文件。

通过该模块，可以实现以下功能：- 文件上传和下载：员工可以将各类电子文件上传至系统，方便共享和存档。

- 文件分类和检索：管理员可以对文件进行分类和标签，便于员工快速检索和查找所需文件。

- 文件版本控制：系统可以自动记录文件的版本变更历史，防止文件被覆盖或误操作。

- 文件权限管理：管理员可以设置文件的访问权限，确保文件的安全性和机密性。

2.4 日程管理模块日程管理模块用于记录员工的工作安排和会议日程，帮助员工合理安排时间和提醒重要事项。

通过该模块，可以实现以下功能：- 日程安排：员工可以在系统中创建、编辑和查看个人日程，包括工作任务、会议安排、重要事件等。

OA系统电子公文归档操作规范

OA系统电子公文归档操作规范为规范全校办公自动化系统（简称“OA系统”，下同）电子公文的归档，保证归档电子公文的完整性、真实性与安全性，根据国家档案局2018年第14号令《电子公文归档管理暂行办法》、国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016），结合我校OA系统电子公文流转的实际情况，针对全校各部门电子公文的归档工作，特制定本规范。

一、归档要求1.各部门需设OA公文归档员（原则上应为各部门兼职档案员），OA公文归档员负责归档本部门的OA公文；2.办结公文（流程结束并提交）超过5个月，将自动推送到数字档案馆系统的预立卷库中。

3.经OA系统授权，部门OA公文归档员有权查阅OA系统“文档中心”中的本部门公文，有权将OA系统“文档中心”中的本部门公文归档到数字档案馆系统的预立卷库中(OA系统的“文档中心”提供OA公文“归档至档案系统”操作按钮)。

4.OA系统电子公文归档采取双套制，即OA电子公文和OA公文的纸质打印版（加盖公文发起部门公章）需同时归档。

二、归档流程三、操作步骤1.进入档案系统（数字北语→系统直通车→档案系统或系统帐号登录）登入档案系统，选择左侧菜单：预立卷→OA归档—>收发文部门→卷内目录。

以“对外汉语研究中心”帐户为例：2.在档案系统对OA公文进行组卷OA公文组卷需要对文档按照: 分年度→分问题→分保管期限→分密级，进行分类。

可点击“文件日期”，对文件年度进行排序。

（注：档案整理方法具体参见/art/2018/3/28/art_1694_1129511 .html，P4；各部门归档范围参见/col/col1698/index.html）。

以2016年OA公文归档为例：勾选同年、同类文件后，点击“组卷”→组卷（高级规则）：“归档单位”选择“对外汉语研究中心”后，将自动生成档号，检查“年度”，如不正确，请更正；填写“题名”，排序按默认设置即可，然后点击“归卷”，操作成功。

档案管理软件功能需求说明书

**有限公司档案管理软件（网络版）功能需求说明书1、简介1.1、目的此文档的目的是对**有限公司档案管理软件的功能需求进行描述。

以下章节将定义档案管理软件的功能需求，确定档案管理软件的使用范围及使用基础，为系统的设计提供参考依据。

1.2、范围此文档仅适用于**有限公司档案管理软件。

包括软件的硬件支撑、系统结构描述、功能特征描述等。

2、开发环境及硬件支撑2.1、开发环境开发系统：Microsoft Windows Server 2008、Microsoft Windows XP 开发工具：Visual Studio .NET 2008、Microsoft SQL Server 2005 开发语言：C Sharp2.2、系统运行环境、物理运行环境数据库服务器、客户端计算机、打印机、局域网络A)数据库服务器：主要用于存储所有档案管理软件范围内的数据、PDF电子文档、Word电子文档、图片等信息。

B)客户端计算机：主要用于人机交互，将档案管理软件数据上传至数据库服务器。

C)打印机：打印各种档案管理软件报表。

D)局域网络：可使网内的所有客户端计算机同时使用档案管理软件。

、系统运行环境A)数据库服务器最低硬件要求：处理器：建议2GHz或更高内存：建议4G或以上硬盘： 320G或以上显示器：19寸显示器最低软件要求：Microsoft Windows Server 2008 Enterprise EditionMicrosoft SQL Server 2005IIS 5.0 或更高版本Internet Explorer 6.0 SP1Microsoft Installer3.0Microsoft .Net Framework 2.0B)客户端计算机最低硬件要求：处理器：建议1G或更高内存：至少256MB，建议512MB或更多硬盘： 20G或以上显示器：1024 x 768 分辨率，高彩色 (16-位)最低软件要求：建议Microsoft Windows XP Professional with SP23、功能特征描述3.1、登录功能主要作用于判断操作员在登录软件时实现不同的权限，如只能增加档案资料；只能变更档案资料；只能查看档案资料等等。

OA归档使用说明

第二步：点击需要设置自动归档的部门名称。

第三步：选择需要设置流程的“流程名称”。

第四步：将归档设置中“流程办结后，自动归档至中国石油档案管理系统”的勾打上。

第五步：点击“保存修改”，完成该流程自动归档功能的设置。

二、角色设置把档案系统中设置的每个部门的归档人员在OA系统中设置为部门归档管理人员。

方法是在OA后台中，普通管理——用户管理中找到部门归档人员，把“部门公文归档查询人”权限给这个用户。

OA技术指标要求[整理]

主要功能要求：1.日常办公管理方面（工作流程管理）提供流程管理系统，实现工作流程的实时监控管理，应包括发文管理、收文管理、内部报告、批示回复管理、工作汇报、工作联系单、档案管理及文件自动归档等功能，例如：流程可以灵活、自由定制，包括流程及流程各环节的权限设置等；可以定义流程中的发文稿纸、红头公文、文号和排版格式；支持收文批示有提示，可以多次分发，可在规定时间里系统自动支持多个部门及部门内之间的公文流转、提供流程跟踪和催办督办。

2.行政管理方面具有会议室管理、车辆管理、领导信息、日程安排、新闻、请假、值班管理、生日提醒等功能。

流程可以按实际流程进行审批。

可以登记、查询会议室、车辆使用情况，避免冲突；可登记、查询领导的重要活动；可登记、查询节假日、双休日、夜间值班情况并做好相应的值班记录。

3.信息管理方面具有公告栏、法律法规、规章制度、政务公开、党建之窗、大事记、电子论坛、电子刊物、公共通讯录等功能。

具有个人文档、电子邮件、个人通讯录、在线帮助等功能。

同时具有即时聊天、在线提醒、在线文件传送、批量发送、与系统互连,可发送离线消息，支持群发功能。

4.系统管理方面系统管理功能可以实现用户密码、主页内容、主页样式等信息的修改。

同时系统管理员可实现用户登录管理、权限管理、组织结构的参数、排名次序设置、各个流程管理、发文管理中各类型文件的文号修改、具有系统备份和恢复等功能；提供简单、易用、强大的表单编辑功能，方便的对文件表格样式进行自由定制，系统还应具备良好的二次开发功能。

可任意选择界面风格，同一系统中不同的人可以有不同的界面风格；支持菜单扩展与定制；支持WEB消息框、语音、邮件、短信、多媒体动画等多种消息提醒方式；支持内嵌式电子签名方式，即在重要操作时需要电子签名，而不是重要操作时可以不用电子签名；可设置允许和禁止的IP地址，可管理办公网络中运行的计算机的类型、IP地址、IP类型等；5.业务管理方面排班考勤模块排班表格式、内容、字段定义根据医院要求设置；录入和修改排班表必须设置权限；有灵活的数据查询方式，可实现横向、纵向查询（人员、时间）；关于加班登记的要求医德档案模块建立一份医德档案，由八项内容组成，内容项目能修改或增加，人员也能增减、修改；每月录入相关内容，每年度评定一次，评定自动生成。