档案管理系统软件功能需求分析

档案管理系统软件功能需求分析档案管理系统软件功能需求分析目录2功能和性能要求××××1档案数据采集与加工模块×××××1档案接收系统×××××数据移植×××××馆藏历史档案数字化××××2档案数据存储及管理模块×××××1档案信息标准化管理×××××2档案分类×××××档案数据著录×××××档案信息鉴定×××××存储管理×××××目录管理×××××信息统计×××××报表打印×××××实物条码管理××××档案数据查询利用模块×××××1档案信息开发×××××2综合智能查询×××××3档案借阅管理×××××支持网站信息发布××××系统维护模块×××××1系统维护主要要求×××××2基础数据维护×××××3权限管理系统×××××4用户管理×××××4数据备份与恢复×××××信息加密×××××版权保护×××××日志管理×××××档案综合管理××××系统帮助模块××1主要功能描述档案管理系统应具备档案的综合管理功能。

系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别(ocr)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编(数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能实现根据主题词(或关键词)及分类号自动标引的功能)；检索查询；借阅管理；档案利用；档案编研；辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。

主要功能一是通过与公文管理子系统的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档，通过系统提供的数据接口，将需要归档的信息传输至档案管理系统。

二是通过对已有馆藏文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案等的数字化，实现档案的全面自动化管理和提供不受用户站点限制的网络查询利用服务。

根据当前it技术在档案行业的应用潮流，参照国内数字化档案馆的应用需求，档案管理系统应包括以下几个方面的模块：●档案数据采集与加工模块●档案数据存储及管理模块●档案数据查询利用模块●系统维护模块●系统帮助模块2功能和性能要求档案管理系统按照信息流的过程应分为五个功能模块：档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据的查询利用、系统维护管理和系统帮助。

其功能涵盖对非数字化档案的数字化转化、数字档案信息的采集、处理、存储，应用程序的维护和对转化后的所有数字档案的归档、组织、发布、利用等过程。

××1档案数据采集与加工模块档案数据采集与加工模块承担各类数字档案的采集并发出存储指令。

数字档案的来源包括馆藏档案数字化、接收直属各单位档案部门档案(或目录)以及面向社会征集的档案和其它档案信息。

能实现多种方式文件的输入采集。

×××1档案接收系统把oa系统中形成的档案文件的条目信息和原文一同转入档案管理系统，经过档案人员整理，形成电子档案以供查询、利用，实现文档一体化。

l档案人员可以利用系统提供的立档单位已整理的卷内文件和待编目的案卷功能中的添加、编辑、删除、加入当前卷、撤出当前卷、拆卷和编目等操作，对立档单位提交的文件、档案、资料进行存储和归档(分类组卷)。

l对于跨年度而尚未办结的档案，可通过手工设置自动转入下一年度进行归档。

档案员对已录入档案目录、从其它系统自动导入档案的各类目录信息的进行整理。

整理完毕的档案目录根据档号组成原则自动生成档号、馆号，入相应的档案目录库。

生成各种统计报表。

(2)面向社会或个人接收的档案信息：它们主要是社会上个人通过某种方式移交的档案信息，可以是目录和文件,也可以只是目录。

×××数据移植从旧档案管理系统中移植档案资料数据信息。

通过数据转换功能可以自动读出老数据库中的字段结构，让管理人员自己选择老字段对应新库中的那一个字段，从而一一建立其字段间的对应关系。

根据设定的转换条件将记录自动转换到新的档案管理系统中。

×××馆藏历史档案数字化馆藏资源数字化是指对档案资料，包括纸质档案资料、视频资料和音频资料，对它们进行数字化加工。

(1)纸质公文档案的ocr与原件影像扫描、采集、著录纸质文件的扫描需要考虑速度、识别率和影像的清晰度，同时在原文件的影像信息入库前，需要对信息进行防伪处理,如加入水印等。

(2)照片的整理与扫描、采集、著录a、标准：图片采集工具支持多种图片格式，包括bmp、tiff、gif、jpeg、tga、eps、psd、pic等格式，自动生成缩略图。

并具有校正、去黑边、去斑等图像处理功能。

b、要求：对图片的著录项目(包括照片内容)要全面，检索和使用要方便，在转入转出数据库的过程中，照片同其著录信息不能分离。

(3)多媒体影像档案采集与著录a、标准：视频文件采集应支持高低码率同时输出，采集过程支持自动关键帧提取，生成影像高无损压缩。

b、要求：提供数字流媒体的采集、非线性编辑平台，对于数字流媒体可以轻松实现浏览、检索和自动播放。

(4)其他档案类型数据库的转入a、标准：支持各种主流数据库的转入转出，能实现跨平台的操作。

b、要求：适应性强，可以借鉴第三方程序，完成不同种类数据库的转入或数据字段的抽取工作，可以灵活设置数据库中字段，便于接受数据库相同但字段结构不同的数据库。

××2档案数据存储及管理模块档案数据存储及管理主要是对采集过来的信息进行整编、分类、维护等处理，将大量无序的档案信息有序化。

要兼容新、老归档文件整理规则。

可以自由适应分散整编、集中整编和混合整编的整编方式。

主要包括：档案信息标准化、分类及主题词标引、元数据录入、鉴定、存储管理、目录管理、信息统计、报表制作、信息备份。

×××1档案信息标准化管理保证档案的真实和完整，可读性，要符合国家和国际的有关技术标准。

对档案著录信息符合中华人民共和国档案著录规则。

×××2档案分类根据现有馆藏和有关规定对档案、图书资料可进行自动分类和手工分类，分别建立目录库。

×××档案数据著录档案员可对已录入档案和从其它系统自动导入档案的各类信息的进行整编，包括按有关著录规定进行自动获取著录和手工补充著录。

对移交过来的档案进行验收，合格的给予签收，不合格的由移交人重新整理。

整理完毕的档案根据档号组成原则自动生成档号入库。

×××档案信息鉴定电子档案的鉴定，包括内容鉴定和技术鉴定两方面。

内容鉴定包括价值鉴定、开放鉴定、真伪鉴定和销毁鉴定。

技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。

×××存储管理采用足够容量的存储介质，保证系统运行的速度。

加强数字档案信息的安全，选择安全存储的数据库，保证数字档案的原始性和真实性。

×××目录管理目录是文件信息的分类方式，目录管理包括目录完整性维护、目录权限设置、目录清单维护。

×××信息统计信息统计是对系统中的基本数据进行汇总，要求能按规定的时间、型式自动生成各种统计报表。

×××报表打印功能：1)能够，按规定的时间、型式自动生成、打印各种规定的统计报表、目录。

×××实物条码管理传统手工模式下调阅档案，需要借助档号找到档案在库房的位置。

通过计算机管理可以采用条码扫描，条码打印等设备，快速准确鉴别档案实物，实现一份档案一个条码。

××档案数据查询利用模块档案数据的查询利用包括档案信息开发、综合智能查询、支持网站信息发布等系统.×××1档案信息开发档案信息的开发是实现档案资料充分利用的重要手段。

在信息开发过程中能提供规范化的编研模板和流程，以提高信息开发的效率和质量。

另外对馆藏数字档案或编研档案可根据情况进行版权保护工作或加注版权信息。

专题库管理：专题库是对编研成果的汇总，对其管理的功能包括制作专题目录，管理各专题的名称、时间、期限、专题类别、状态、创建者、参与者等信息，并提供增加、修改、删除、查询专题等功能。

素材库管理：根据编研需要，从系统目录结构的档案库或从档案库外通过输入、扫描、摘录等方式得到素材，并提供素材描述信息的输入、修改、删除等功能。

×××2综合智能查询查询是档案业务中最常见的服务方式。

为了提高档案的查询效率和查询准确率，应具有以下功能。

(1)具有档案查询、全文检索能力的授权功能。

档案管理员可以授权哪些人可以使用查询和全文检索功能，可以查询哪一级别的文件，经过授权的人员可以根据权限查询和检索相应的文件。