档案管理系统软件功能需求分析
档案管理系统需求分析报告
档案管理系统需求分析报告摘要：本文对档案管理系统的需求进行了详细分析和总结。
首先，介绍了档案管理系统的背景和目标，接着分析了用户需求和功能需求，并提出了相应的解决方案。
最后，给出了系统的实施计划和评估指标，以期为档案管理系统的设计和开发提供参考。
1. 引言随着信息技术的快速发展，档案管理系统在各个领域得到了广泛应用。
然而，当前一些档案管理系统存在着功能不完善、使用复杂、安全性差等问题，因此需要进行需求分析，为设计和开发优秀的档案管理系统提供指导。
2. 背景和目标2.1 背景档案管理是组织和机构管理和保管档案的重要活动，而对于大规模、复杂的档案进行管理，传统的纸质档案已经无法满足需求。
2.2 目标本档案管理系统的目标是提供一个高效、安全、便捷的电子化档案管理解决方案，实现档案的数字化存储、检索和共享，提高档案管理的效率和质量。
3. 用户需求3.1 档案管理系统应该具备对档案进行电子化录入、检索、存储、传输和销毁等基本操作的能力，同时支持批量导入和导出档案，方便用户进行批量管理操作。
3.2 权限管理系统应该具备用户管理、角色管理和权限管理等功能，确保档案的安全性和合规性。
不同角色的用户有不同的操作权限，有效控制档案的访问权限。
3.3 检索与查询系统应该提供多种查询和检索方式，包括关键字检索、时间检索、类别检索等，方便用户快速准确地找到所需的档案。
3.4 共享与协作系统应该具备档案共享和协作功能，支持多用户同时对同一份档案进行操作和编辑，确保团队成员之间的信息共享和协同工作。
3.5 数据安全系统应该具备数据备份和恢复功能，提供数据的安全保护措施，确保档案数据的完整性和可靠性。
4. 功能需求4.1 档案录入用户可以通过上传电子文件或者扫描纸质文件的方式将档案导入系统，系统自动提取档案的基本信息，并进行存储和索引。
4.2 档案检索用户可以按照档案的关键字、时间、类别等进行检索，并查看档案的详细信息。
系统应该支持高效的检索算法，并提供搜索建议和自动补全功能。
档案管理系统的需求分析
档案管理系统的需求分析1. 引言档案管理系统是为了便捷、高效地管理和维护机构中的各类档案而设计的一种信息系统。
通过合理的分类、存储和检索功能，能够满足机构在档案管理方面的需求，并提供便捷的数据查询和统计分析功能。
本文对档案管理系统的需求进行分析，旨在明确系统的主要功能和目标，为系统的开发和实施提供指导。
2. 功能需求2.1 档案登记•用户可以进行档案登记，包括填写档案基本信息（如档号、档案名称、归档日期等）和相关附件（如扫描文件、照片等）。
•系统应支持自动生成档案编号，并能够根据档案类别、归档日期等查询档案信息。
2.2 档案分类与归类•系统应支持定义不同的档案类别和子类别，以便对档案进行分类和归类。
•用户可以根据需要对档案进行分类，并能够方便地将档案归类到不同的类别中。
2.3 档案检索与查询•系统应提供强大的档案检索与查询功能，用户可以根据档案编号、档案名称、档案类别等多个维度进行检索。
•用户可以使用关键词进行模糊查询，并能够通过高级查询进行更精确的筛选。
2.4 档案借阅与归还•系统应支持档案的借阅和归还功能，包括记录借阅人员信息、借阅日期、预计归还日期等。
•用户可以查询档案的借阅状态，并进行归还操作。
2.5 档案销毁与归档•系统应支持对档案的销毁和归档操作，管理员可以设置销毁和归档的条件和周期。
•销毁的档案应从系统中完全删除，归档的档案应按照一定的规则进行存储。
2.6 档案统计与报表•系统应提供多种统计和报表功能，用户可以根据需要生成各类档案的统计信息和报表。
•统计信息和报表可以按照时间、分类等多个维度进行生成和展示。
3. 非功能需求3.1 安全性•系统应提供严格的权限管理机制，确保只有授权人员才能进行敏感操作。
•用户的个人信息和档案信息应进行加密保护，防止信息泄露和篡改。
3.2 可扩展性•系统应具备良好的可扩展性，能够支持新增和修改档案类别、子类别等功能，满足不同机构的需求。
3.3 高可用性•系统应具备高可用性，能够保证在各种故障和异常情况下正常运行。
档案管理系统需求分析
档案管理系统需求分析一、引言近年来，随着管理环境的不断变化和信息技术的飞速发展，档案管理日益凸显出它在组织管理中的重要性。
而随着各行各业的数字化转型，对档案管理系统的需求也越来越高，这也意味着档案管理系统将具有更广泛的功能，并且更加人性化。
本文旨在分析一个档案管理系统的需求，包括功能需求、性能需求、可操作性需求、可靠性和安全需求、可维护性和可升级性需求等方面，旨在为具体的档案管理系统设计提供参考依据。
二、功能需求分析1. 登录权限管理档案管理系统需要有完整的登录权限管理功能，包括管理员、一般用户等各类人员。
同时，需要根据用户身份设计不同的权限，防止信息泄露的情况。
2. 档案信息管理档案管理系统需要能够搜集、分类、描述和检索各类档案信息，包括文档、图片、视频等。
可按照传统的档案编号，或按照身份证号或公司工号等标识分配编号。
3. 操作记录管理档案管理系统需要能够保密和记录操作者的每一步操作，同时也要保障清晰的审核记录以及审批流程。
对于不符合规定的操作，需要有预警系统及时呈现。
4. 建立索引对于海量的档案信息，档案管理系统需要能够快速建立索引。
确保能够快速查找到所需的档案信息。
5. 提供查询分析功能在创建索引的基础上，需要具有强大的查询功能。
支持多种检索方式，例如按档案编号、按内容关键字、按时间、按用户等多个角度分析和查询。
6. 提供扫描和OCR支持OCR 技术可以有效提高扫描识别效率，在网络环境较为复杂的地区会有一定优势。
7. 权限控制档案管理系统需要具备严密的权限控制系统，只有授权的人员才能访问档案系统，保证档案的安全和完整性。
三、性能需求分析1. 高并发访问档案系统经常被各种类型工作人员同时访问，为保证系统服务质量，需要档案系统保证在高并发访问情况下稳定运行。
2. 高存储容量由于档案信息众多，需要有大容量存储的硬件环境和灵活的架构设计，能够支持大容量数据的存储。
3. 高速查询速度查询速度对于档案管理系统至关重要，需要尽可能地提高查询速度，提升用户体验。
档案管理系统软件功能需求分析.doc
档案管理系统软件功能需求分析档案管理系统软件功能需求分析目录2功能和性能要求.档案数据采集与加工模块.4 档案接收系统.4数据移植.5馆藏历史档案数字化.5档案数据存储及管理模块.5档案信息标准化管理.5档案分类.6档案数据著录.6档案信息鉴定.6存储管理.6目录管理.6信息统计.6报表打印.6实物条码管理.6档案数据查询利用模块.6档案信息开发.7综合智能查询.7档案借阅管理.7支持网站信息发布.7系统维护模块.8系统维护主要要求.8基础数据维护.8权限管理系统.8用户管理.8数据备份与恢复.9信息加密.9版权保护.9日志管理.9档案综合管理.9系统帮助模块.91主要功能描述档案管理系统应具备档案的综合管理功能。
系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别(OCR)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编（数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能实现根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能）；检索查询；借阅管理；档案利用；档案编研；辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。
主要功能一是通过与公文管理子系统的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档，通过系统提供的数据接口，将需要归档的信息传输至档案管理系统。
二是通过对已有馆藏文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案等的数字化，实现档案的全面自动化管理和提供不受用户站点限制的网络查询利用服务。
根据当前IT技术在档案行业的应用潮流，参照国内数字化档案馆的应用需求，档案管理系统应包括以下几个方面的模块：●档案数据采集与加工模块●档案数据存储及管理模块●档案数据查询利用模块●系统维护模块●系统帮助模块2功能和性能要求档案管理系统按照信息流的过程应分为五个功能模块：档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据的查询利用、系统维护管理和系统帮助。
档案管理信息系统需求
档案管理信息系统需求在当今数字化时代，信息的高效管理和利用变得至关重要。
档案作为组织和个人重要的信息资源，其管理也需要借助现代化的手段来提升效率和质量。
档案管理信息系统应运而生，它旨在满足对档案的收集、整理、存储、检索、利用等一系列需求，为组织的运营和发展提供有力支持。
一、系统功能需求1、档案收集系统应支持多种渠道的档案收集，包括但不限于手动录入、批量导入、接口对接等。
能够对不同类型和格式的档案进行识别和处理，如文本、图像、音频、视频等。
2、档案整理具备分类、编号、组卷等功能，能够按照预设的规则和标准对档案进行自动或手动整理，确保档案的条理清晰、易于查找。
3、档案存储提供安全可靠的存储环境，支持大容量存储，并具备数据备份和恢复功能，以防止数据丢失。
4、档案检索提供快速、准确的检索功能，支持多种检索方式，如关键词检索、模糊检索、组合检索等。
检索结果应能够清晰展示，包括档案的基本信息、内容摘要等。
5、档案利用支持档案的在线浏览、下载、打印等操作，同时能够对档案的利用进行权限管理，确保档案的使用符合规定。
6、统计分析能够对档案的数量、类型、利用情况等进行统计分析，为管理决策提供数据支持。
7、系统管理包括用户管理、权限管理、日志管理等功能，确保系统的安全稳定运行。
二、用户需求1、档案管理员需要便捷的操作界面，能够高效地完成档案管理的各项工作，如收集、整理、存储、检索等。
同时，希望系统能够提供一些辅助工具，如批量处理工具、数据校验工具等，以提高工作效率。
2、普通用户主要关注档案的检索和利用，希望检索界面简洁明了，检索结果准确快速。
对于利用档案，希望能够方便地进行在线浏览和下载，并且操作流程简单易懂。
3、管理层更关注统计分析功能，通过对档案数据的分析，了解组织的业务情况和发展趋势，为决策提供依据。
三、性能需求1、响应速度无论是检索操作还是档案的打开、下载等操作，系统的响应速度都应满足用户的期望，避免出现长时间的等待。
档案需求需求分析报告
档案需求需求分析报告需求分析报告一、需求背景档案管理是一个组织或机构中非常重要的一项工作，通过对档案的管理和整理，可以确保组织的信息、历史和文化得到有效地保护和传承。
随着信息技术的发展和应用，电子档案管理成为了现代档案管理的一个重要方向。
本报告旨在针对电子档案管理系统的需求进行分析和调研，以满足日益增长的档案管理需求。
二、需求分析1. 功能需求在设计和开发电子档案管理系统时，需要考虑以下功能需求：a. 档案录入和登记：能够进行档案的录入和登记工作，包括档案信息的录入、文档的上传和扫描等；b. 档案检索和查询：能够根据关键词、时间、类型等条件进行档案的检索和查询；c. 档案分类和归档：能够对档案进行分类和归档，保证档案的有序管理；d. 档案借阅和归还：能够对档案进行借阅和归还管理，包括借阅申请、审批和归还等；e. 档案追溯和保留：能够追溯档案的变更和修改记录，并能够根据规定对档案进行保留管理；f. 档案备份和恢复：能够对档案进行定期备份，并能够在需要时进行恢复操作。
2. 界面需求在设计电子档案管理系统的界面时，需要满足以下需求：a. 界面简洁明了：界面布局简洁明了，遵循用户体验设计原则，方便用户快速上手使用；b. 操作便捷直观：操作流程简洁，并提供友好的操作提示和帮助信息，提高用户的操作效率；c. 数据展示清晰明了：能够清晰地展示档案的相关信息，包括档案编号、名称、创建时间、修改记录等。
3. 数据安全需求档案管理系统涉及到大量的机密信息和重要数据，因此需要满足以下数据安全需求：a. 权限管理：能够设定不同用户角色的权限，包括档案的添加、修改、删除、查询等操作权限；b. 数据加密：对档案的敏感信息进行加密存储，确保数据安全；c. 数据备份和恢复：能够对档案数据进行定期备份，并能够在数据丢失或损坏时进行恢复；d. 数据权限控制：能够精确控制档案的访问权限，确保只有经授权的人员能够查看和处理档案；e. 数据恢复和审计：能够追踪档案的操作记录，并能够对档案的修改和删除操作进行审计。
人事档案管理系统需求分析报告
人事档案管理系统需求分析报告人事档案是企业中非常重要的资源，是保障企业合法运营和员工权益的基础。
人事档案管理系统的建设是企业信息化建设中的重要一环，管理好人事档案对企业和员工都具有良好的效益。
本文将对人事档案管理系统的需求进行分析，为企业创建一套合适的人事档案管理系统提供参考。
一、功能需求1. 个人档案管理。
系统应该能够存储员工的个人信息和职业信息，包括个人信息、学历、工作经历、任职情况等。
2. 入职管理。
系统应该能够实现新员工入职的信息收集和审核，包括身份证、户口簿、学历证书等资料的登记和审核，维护员工入职的相关信息。
3. 人事异动管理。
系统应该能够支持员工的调动、晋升、降职等人事异动过程的管理，完整地记录员工的职业生涯历程。
4. 薪酬管理。
系统应该能够支持人事部门对员工薪酬、津贴、奖金等综合收入的设置和调整，相应地修改员工档案中的薪酬信息。
5. 员工考核管理。
系统应该能够支持对员工的绩效考核、奖惩决策、培训记录等进行管理，并将考核结果成果反馈到员工档案中记录。
6. 离职管理。
系统应该能够完成离职员工的结算流程，包括工资结算、社保结算、年终奖金结算等，维护员工档案信息完整性。
7. 统计报表。
系统应该能够根据各种条件进行报表统计，包括员工个人信息、部门人员情况、职员薪资汇总等，让企业通过系统精准地掌握关键业务指标。
二、性能需求1. 系统整体性能要求高，需要支持高并发用户操作；2. 稳定性要求高，需要能够保证长时间的稳定运行；3. 响应速度快，应该对用户的操作有较快的响应速度；4. 扩展性好，应该能够满足企业需求的增长。
三、安全需求1. 权限管理应该集成强大的权限管理功能，满足不同角色用户的操作需求；2. 数据安全应该实现高级别的数据加密保护，防止数据泄露；3. 日志管理应该细化和完整记录用户、系统的各种操作日志，以便追踪和审计。
四、易用性需求1. 界面简洁美观，易于学习和使用；2. 操作简单方便，不需要用户具备计算机专业技能；3. 友好的交互方式，能够快速满足用户的需求；4. 功能模块设计合理，操作流程清晰明了。
档案管理系统需求
档案管理系统软件需求分析一、软件需求的定义使用缺乏统一定义的术语来描述软件开发工作是软件业一直存在的问题，痛一句话在不同的人看来含义不同。
同一个需求可能会被各种各样的人理解为用户需求、软件需求、功能需求、系统需求、技术需求、商业需求或产品需求等。
用户对需求的定义，在开发者看来可能是一个较高层次的产品概念；而开发人员对需求的定义，在客户看来可能是详细的接口设计。
定义上的分歧导致了客户和开发者交流上存在诸多问题。
IEEE软件工程标准词汇表中将需求定义为：（1）用户解决问题或达到某种目的所需要的条件或权能。
（2）系统或系统组件要满足合同、标准、规范或其他正式规定的文档所需要的条件或权能。
（3）反映以上（1）或（2）中描述的条件或权能的文档说明。
二、软件需求的层次软件爱你需求包括3个层次：业务需求、用户需求和功能需求。
（1）业务需求反映了组织机构或客户对系统高层次的目标要求。
业务需求描述了为什么要实现这个系统，即该组织希望通过该系统的实现达到什么目标。
业务需求可以记录在项目视图与范围文档里，有时也被称为项目合约或市场需求文档。
（2）用户需求描述了用户使用产品所能完成的任务。
可以使用用例、事件——响应表，以及方案脚本来说明用户需求。
（3）因此用户需求定义了用户可以使用系统做什么。
（4）功能需求说明了软件的功能，用户使用这些功能以完成任务。
（5）系统要求描述包含多个子系统的产品的最高层的要求。
软件需求个部分之间的逻辑关系如图10-1所示。
图10-1 需求层次图功能需求将在软件需求说明中进行描述，软件需求说明书（RRS，Software Requitrments Specification）将会尽可能详细地描述整个系统的行为。
除了功能需求以外，SRS还包括了非功能需求，例如性能要求和质量要求等。
三、需求分析的任务与过程需求分析的任务是借助于当前系统的物理模型（待开发系统的系统元素）导出目标系统的逻辑模型（只描述系统要完成的功能和要处理的数据），解决目标系统“做什么”的问题。
档案管理系统软件功能需求分析
档案管理系统软件功能需求分析一、引言档案管理系统软件是一种在今天的信息化社会中应运而生的重要工具，它可以帮助企业、机构和个人方便地记录、管理和检索各种类型的档案。
而这个系统软件的使用对于提高管理效率，保障档案安全以及规范管理十分重要。
因此，本文将从用户的角度出发，对档案管理系统软件进行功能需求分析。
二、系统概述档案管理系统软件是为机构、单位等提供档案管理功能的一种应用软件。
该系统需要建立一套完整的档案管理模式，对存放在机构、单位内部的各类档案进行全面管理，包括档案分类、存储、检索、借阅、销毁等环节。
简单来说，该系统需要将文档、表格、图片等多种文件格式整合在一个平台上，方便对其进行不同方面的管理。
三、应用场景本文所述的档案管理系统软件主要应用于政府机构、医院、银行、大型企业、学校等机构或单位。
在这些机构和单位中，档案数量非常大，且种类不断增加。
这就需要一套完善、规范的档案管理体系，以便将档案进行分类、储存、检索、借阅、销毁等统一管理。
四、功能需求分析4.1 登录注册功能为了让不同的人员使用该系统，需要实现登录注册的功能。
不同层次的权限可以对应不同的功能，以保证数据的安全性。
管理员可以对注册用户进行权限的分配和管理，同时可以添加、删除用户账号等操作。
4.2 档案信息管理功能系统需要提供针对档案信息的管理界面，方便管理员或用户对已录入的档案进行查看、编辑和删除的操作。
同时，也应实现添加档案信息的功能，包括档案名称、所属部门、保管责任人、档案编号、档案分类等信息。
4.3 档案分类和查询功能系统应具备对档案进行分类的功能。
管理员可以自定义各类档案的分类方式并在系统中进行管理。
同时，系统需要提供检索档案的功能，支持模糊搜索等操作。
尤其对于大型机构、单位的档案管理，档案分类和查询功能至关重要。
4.4 档案借阅和归还功能可以通过该系统，用户可以申请档案借阅。
管理员可以审核并处理借阅申请。
一些敏感档案可能需要审核部门或单位的相关人员后才能进行借阅操作。
档案管理系统方案
档案管理系统方案一、方案背景随着信息化的快速发展，各类组织越来越重视对档案的管理和保护。
传统的纸质档案管理方式已经无法满足快速高效的信息管理需求。
因此，建立一个高效、安全、便捷的档案管理系统就显得尤为重要。
本方案旨在提出一种满足组织档案管理需求的全面解决方案。
二、系统需求分析1.高效性：系统应具备高效的档案录入、检索和存取功能，以提高工作效率；2.安全性：采用严格的权限管理机制，确保档案信息的安全性；3.网络化：支持多用户同时访问和操作，实现协同工作；4.可扩展性：具备良好的扩展性，可以根据组织需求进行定制开发；5.数据完整性：确保档案信息的完整性和可靠性；6.界面友好：用户界面简洁明了，易于操作和使用。
三、系统架构设计1.数据库层：采用关系型数据库，存储各类档案信息；2.业务逻辑层：处理用户请求，实现档案信息的录入、检索、存取等功能；3.用户界面层：提供友好的用户界面，方便用户进行操作；4.网络通信层：支持用户通过网络访问系统，实现多用户协同工作。
四、系统功能设计1.档案录入功能：支持多种方式录入档案信息，如扫描文件、手动输入等；2.档案检索功能：提供多种检索模式，方便用户查询档案信息；4.档案借阅管理功能：实现档案借阅审批、借阅归还等管理功能；5.档案备份与恢复功能：定期对档案数据库进行备份，以确保档案信息的安全性；6.用户权限管理功能：设立不同的用户角色和权限，实现档案信息的安全控制；7.系统日志功能：记录用户操作日志，方便系统管理员监控和追踪系统使用情况。
五、系统实施方案1.系统硬件配置：建议采用高性能服务器和存储设备，满足系统的高并发访问需求；2. 系统软件配置：选择成熟的档案管理系统软件，如OpenKM、阿里云档案管理系统等；3.数据库设计：根据组织档案管理需求，设计合理的数据库结构，确保数据的完整性和可靠性；4.系统部署和测试：根据实际情况，选择合适的部署方式，进行系统安装、配置和测试；5.系统培训和推广：对系统使用人员进行培训，确保其熟悉系统的使用方法和操作流程；6.系统监控和维护：建立完善的系统监控机制，及时跟踪系统运行情况，并进行定期维护。
档案管理系统需求分析
档案管理系统需求分析档案管理是一个组织内部重要的管理工作，它涉及到对各种档案的收集、整理、存储、检索和利用等多个环节。
为了有效管理各类档案，提高档案管理的效率和准确性，开发一个适用于企业的档案管理系统是必要的。
一、需求分析1.档案分类管理：系统应能对档案进行分类管理，包括人事档案、财务档案、合同档案、项目档案等，方便将每个档案归纳到相应的类别中。
2.档案存储管理：系统应支持对档案进行存储管理，包括档案的入库、出库、借阅、归还等功能。
同时，还应有档案借阅申请和归还审批流程，提高档案借阅的可控性。
3.档案检索功能：系统应支持对所有档案的快速检索，用户可以根据档案的关键词、日期、档案号等信息进行查询，以便快速定位所需档案。
4.权限管理：系统应支持多级权限管理，具备管理员、普通用户、档案管理员等角色，不同角色应有不同的权限，以确保档案的安全性和机密性。
5.档案更新与销毁：系统应支持档案的更新和销毁，包括档案的修改、增加、删除等操作，同时也应有相应的销毁操作，确保档案管理的及时性和准确性。
6.档案安全备份：系统应支持档案的安全备份，确保档案数据的及时性和可靠性，以防止数据丢失或损坏。
二、系统设计1.系统架构：档案管理系统应是一个基于网络的应用系统，采用B/S架构，用户可以通过浏览器访问系统进行档案管理操作。
2.数据库设计：系统应有一个数据库用于存储档案相关的数据，包括档案类别、档案信息、档案借阅记录等，通过数据库可以实现数据的持久化和高效访问。
3.页面设计：系统应具有友好的用户界面，每个功能模块都设计成易于操作和理解的页面，用户可以通过简单的操作完成相应的档案管理任务。
4.安全设计：系统应有完善的权限管理机制，确保不同角色的用户只能访问到其具备权限的档案，同时还应有数据加密和备份机制，以防止数据泄露和丢失。
三、系统功能根据需求分析，档案管理系统应具备以下主要功能：1.档案分类管理：提供对不同类别档案的创建、修改、删除等操作。
《档案管理系统》软件需求说明书
用户类型
普通用户
01
需要查看档案信息，进行简单的档案检索和借阅操作。
管理员
02
负责管理档案信息，包括档案的录入、修改、删除等操作，以
及用户权限的管理。
系统管理员
03
负责整个档案管理系统的维护和管理，包括系统的配置、安全
性和性能等方面的管理。
功能需求
档案检索
支持多种检索方式 ，如关键字、日期 、档案类型等。
数据交换接口
系统需要提供数据交换接口，与其他系统进行数据交换和共享。
硬件接口
1 2
打印机接口
系统需要支持与打印机的连接和通信，实现打印 功能。
扫描仪接口
系统需要支持与扫描仪的连接和通信，实现扫描 功能。
3
存储设备接口
系统需要支持与各种存储设备的连接和通信，实 现数据存储和备份功能。
06
性能需求
数据处理速度
总结词
大容量存储
详细描述
系统应具备足够的存储空间，能够容 纳大量的档案数据，包括文本、图片 、视频等多种格式，以满足用户对档 案数据长期保存的需求。
07
测试需求
单元测试
单元测试是对软件中的最小 可测试单元进行检查和验证 。
单元测试通常由开发人员编 写，用于验证代码的正确性 和可靠性。
单元测试的目的是确保每个 模块的功能正常工作，并且 满足设计要求。
08
部署与维护
部署方案
01
02
03
04
硬件需求
确定系统所需的服务器、 存储设备、网络设备等硬 件配置，确保系统性能和 稳定性。
软件环境
确定操作系统、数据库、 中间件等软件环境，确保 系统正常运行和数据安全 。
档案管理系统的需求分析
档案管理系统的需求分析1. 引言档案管理系统是一种用于管理、存储、检索和共享档案信息的软件系统。
对于各种组织和机构而言，有效的档案管理系统可以提高工作效率、降低风险并确保数据安全。
本文将对档案管理系统的需求进行分析，以便设计出一个满足用户需求的系统。
2. 功能需求档案管理系统应具备以下功能： - 存储和管理档案信息：系统应能够存储各类档案信息并对其进行分类管理，包括文档、图片、音频、视频等。
- 检索和查询档案：用户可以通过关键字、分类、时间等方式快速查询档案信息。
- 版本控制：系统能够对档案信息的多个版本进行管理，确保数据的完整性和准确性。
- 权限管理：系统具有灵活的权限设置功能，可以对不同用户进行权限控制，保障数据的安全性。
- 数据备份和恢复：系统能够定期进行数据备份，并在需要时快速恢复数据。
- 日志记录：系统应记录用户的操作日志，便于跟踪和审计用户操作。
3. 界面需求档案管理系统的界面应简洁直观，易于使用，具备以下特点： - 用户友好性：界面设计应符合用户习惯，具备良好的用户体验。
- 直观性：界面布局清晰，功能操作直观明了。
- 可定制性：用户可以根据自己的需求定制界面布局和功能。
- 响应速度：系统应具备快速响应的能力，保证用户操作的流畅性。
4. 性能需求档案管理系统还需满足以下性能需求：- 响应速度：系统应快速响应用户请求，尤其是在查询和检索档案信息时。
- 扩展性：系统需要具备良好的扩展性，可以根据用户需求对系统进行扩展和定制。
- 可靠性：系统应具备高可靠性，确保档案信息的安全性和完整性。
- 数据存储：系统需要提供足够的数据存储空间，并能够有效管理存储资源。
5. 安全需求档案管理系统应满足以下安全需求：- 数据加密：系统应对数据进行加密存储，确保数据的安全性。
- 访问控制：系统具有严格的访问控制机制，只有授权用户才能访问和操作档案信息。
- 防止数据丢失：系统应具备数据备份和恢复机制，防止数据丢失。
档案管理系统设计方案
档案管理系统设计方案引言档案管理系统是一种用于管理和维护组织内部档案的信息系统。
它提供了方便的方式来存储、查询和共享档案信息，大大提高了组织内部档案管理的效率和准确性。
本文将介绍一个档案管理系统的设计方案，包括系统的功能需求、技术架构、数据模型和用户界面设计等。
功能需求以下是该档案管理系统的主要功能需求：1.档案录入：用户可以通过系统界面录入新的档案信息，包括档案编号、档案名称、存储位置、档案类型等。
2.档案查询：用户可以根据档案编号、档案名称、档案类型等条件进行查询，系统将返回符合条件的档案信息。
3.档案修改：用户可以通过系统界面修改已有的档案信息，包括档案名称、存储位置等。
4.档案删除：用户可以通过系统界面删除已有的档案信息。
5.档案借阅：用户可以通过系统界面申请档案借阅，包括填写借阅人信息、借阅目的、借阅日期等。
管理员会对借阅申请进行审批。
6.档案归还：用户在完成档案借阅后，可以通过系统界面归还档案。
管理员会对档案归还进行确认。
7.档案统计：系统能够对档案进行统计分析，包括按类型、按部门等进行统计，生成统计报表。
技术架构该档案管理系统采用三层架构，包括用户界面层、业务逻辑层和数据访问层。
1.用户界面层：用户通过浏览器访问系统，前端采用HTML、CSS和JavaScript实现，采用Angular框架进行开发。
2.业务逻辑层：负责处理用户请求、调用数据访问层进行数据操作和逻辑处理。
采用Java语言编写，使用Spring框架进行开发。
3.数据访问层：负责与数据库进行数据交互操作。
采用MySQL数据库存储档案信息。
数据模型系统的数据模型包括以下实体： - 档案（Archive）：档案信息的存储实体，包括档案编号、档案名称、存储位置、档案类型等属性。
- 用户（User）：系统的注册用户，包括用户ID、用户名、密码等属性。
- 借阅记录（BorrowRecord）：档案借阅信息的存储实体，包括档案编号、借阅人、借阅目的、借阅日期等属性。
档案管理系统建设方案
档案管理系统建设方案一、引言随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，档案管理的重要性日益凸显。
传统的手工档案管理方式已经无法满足现代企业高效、准确、安全的档案管理需求。
为了提高档案管理的效率和质量，实现档案的信息化、规范化和科学化管理，我们提出了一套完整的档案管理系统建设方案。
二、需求分析（一）功能需求1、档案录入与归档能够支持多种格式的档案文件录入，如文档、图片、音频、视频等，并按照预设的分类标准进行归档。
2、检索与查询提供快速准确的检索功能，用户可以通过关键词、日期、档案类型等多种条件进行查询。
3、权限管理设置不同级别的用户权限，确保档案的访问和操作安全。
4、档案借阅与归还实现档案的借阅申请、审批、借阅记录跟踪和归还提醒功能。
5、统计与报表生成各类档案管理的统计报表，如档案数量、借阅频率、存储情况等。
（二）性能需求1、响应速度系统在处理档案录入、检索和查询等操作时，响应时间应控制在合理范围内，确保用户体验。
2、稳定性保证系统能够长时间稳定运行，避免出现故障和数据丢失。
3、扩展性具备良好的扩展性，能够方便地与其他系统进行集成和对接。
（三）安全需求1、数据加密对档案数据进行加密存储，确保数据的安全性。
2、备份与恢复定期进行数据备份，并具备快速恢复数据的能力。
3、访问控制严格限制非法访问和操作，记录用户的操作日志。
三、系统设计（一）总体架构采用 B/S 架构，用户通过浏览器访问系统，服务器端负责数据处理和业务逻辑。
系统分为表示层、业务逻辑层和数据访问层。
（二）数据库设计1、建立合理的档案数据表结构，包括档案基本信息表、分类表、借阅表、用户表等。
2、优化数据库索引，提高数据查询和检索的效率。
（三）功能模块设计1、档案录入模块提供友好的界面，支持批量导入和单个文件录入。
2、检索查询模块采用先进的检索算法，提高检索的准确性和速度。
3、权限管理模块设置不同角色和权限，如管理员、普通用户、借阅用户等。
4、借阅管理模块实现借阅申请、审批、跟踪和归还功能。
企业档案管理系统需求分析说明书
企业档案管理系统需求分析说明书企业档案管理系统需求分析说明书1：引言本章节介绍了本文档的编写目的、背景和范围，以及相关术语和缩写的定义。
1.1 目的本文档旨在对企业档案管理系统进行需求分析，明确系统的功能、性能和接口要求，以便于后续的系统设计和开发工作。
1.2 背景随着企业规模的扩大和信息化水平的提高，对档案管理的需求也变得越来越迫切。
传统的手工管理方式已难以满足企业的需求，因此需要引入自动化的档案管理系统来提高效率和准确性。
1.3 范围本文档将对企业档案管理系统的功能模块、数据管理、用户角色、性能要求和接口要求进行详细描述。
1.4 术语和缩写在本文档中使用的术语和缩写的定义如下：- 档案管理系统（EAMS）：Enterprise Archive Management System的缩写，指用于管理企业档案的信息系统。
- 用户角色：指不同用户在系统中的权限和职责。
- 数据管理：指对档案的存储、检索、更新和删除等操作。
- 性能要求：指系统在处理档案管理操作时的响应时间、并发数、容量和稳定性等要求。
- 接口要求：指系统需要与其他系统进行数据交互或接口调用的要求。
2：功能模块本章节详细描述了企业档案管理系统的功能模块，并对每个功能模块进行了功能描述和详细说明。
2.1 用户管理模块2.1.1 功能描述用户管理模块用于对系统中的用户进行注册、认证、权限分配和用户信息管理等操作。
2.1.2 详细说明- 用户注册：允许用户通过提供有效的个人信息来注册系统账号。
- 用户认证：对用户的身份进行验证，确保只有合法用户才能使用系统。
- 权限分配：根据用户的角色和职责，分配相应的功能权限和数据权限。
- 用户信息管理：允许用户修改个人信息，如密码、联系方式等。
2.2 档案分类管理模块2.2.1 功能描述档案分类管理模块用于对档案进行分类管理，包括创建、编辑、删除和查询分类。
2.2.2 详细说明- 创建分类：允许管理员创建新的档案分类，并指定分类的名称、描述和父分类。
企业档案管理系统需求分析说明书概要
企业档案管理系统需求分析说明书概要企业档案管理系统需求分析说明书概要1、引言1.1 目的描述企业档案管理系统的目标和目的，概述本文档的主要内容和组织结构。
1.2 背景介绍企业档案管理系统的发展背景，以及为什么需要实施该系统的原因。
2、系统概述2.1 系统介绍描述企业档案管理系统的基本功能和运行机制，包括系统的用户界面、数据统计分析和协同工作等方面。
2.2 用户特点详细描述企业档案管理系统的预期用户，包括不同部门和岗位的人员，以及他们对系统的使用需要和期望。
3、系统需求3.1 功能需求并细化企业档案管理系统的核心功能需求，包括档案录入、检索和编辑等功能。
3.2 性能需求描述企业档案管理系统的性能要求，包括数据处理速度、并发性能和可扩展性等方面。
3.3 可用性需求说明企业档案管理系统的可用性要求，包括用户友好性、系统稳定性和易学性等方面。
3.4 安全需求描述企业档案管理系统的安全性要求，包括数据保密性、权限管理和系统备份等方面。
4、系统架构4.1 系统组成描述企业档案管理系统的主要模块和组件，每个模块的功能和相互之间的关系。
4.2 技术架构说明企业档案管理系统的技术架构，包括数据库、前端界面和后台处理等方面。
5、数据需求5.1 数据库设计描述企业档案管理系统的数据库结构和数据模型，包括各个字段的定义和关系。
5.2 数据导入导出说明企业档案管理系统的数据导入导出功能，包括支持的文件格式和处理方式。
6、系统界面设计6.1 用户界面描述企业档案管理系统的用户界面设计要求，包括界面风格、布局和交互方式等方面。
6.2 方式端界面说明企业档案管理系统的方式端界面设计要求，包括适配性和用户体验等方面。
7、系统测试7.1 单元测试描述企业档案管理系统的单元测试策略和测试用例设计要求。
7.2 集成测试说明企业档案管理系统的集成测试策略和测试计划，包括测试环境和测试数据的准备。
8、运维支持8.1 系统部署说明企业档案管理系统的部署方式和部署步骤，包括硬件和软件环境的准备。
档案管理系统建设方案
档案管理系统建设方案一、引言近年来，随着信息技术的迅速发展，企业对于数据和文件的管理需求也不断增加。
为了提高档案管理的效率和准确性，以及增强信息安全性，建立一个现代化的档案管理系统已成为企业的必然选择。
本文旨在提出一种档案管理系统建设方案，以满足企业在档案管理方面的要求，并优化工作流程，提高文件管理效率。
二、系统需求分析1. 档案管理需求分析- 分类和编目：根据文件类型和内容，对档案进行分类和编目，方便查找和检索。
- 存储和检索：提供快速和准确的存储和检索功能，方便用户随时访问所需的文件。
- 版本控制：对文件进行版本控制，确保文件的完整性和可靠性。
- 安全保护：建立权限管理机制，确保只有授权人员可以访问和修改文件。
- 档案审批流程：实现档案的审批流程，提高工作效率和准确性。
2. 系统功能需求分析- 用户管理：建立用户账号和权限管理功能，对用户进行身份认证和权限控制。
- 文件管理：提供文件上传、下载、删除和编辑等基本功能，并支持多种文件格式。
- 检索与查询：提供全文检索和条件查询功能，方便用户根据关键词查找文件。
- 提醒与通知：系统能够自动发送提醒和通知，以便及时处理相关事务。
- 报表与统计：生成档案管理相关的报表和统计数据，方便管理者进行决策。
三、系统设计与实施1. 系统架构设计- 前端设计：采用响应式设计，支持多种设备和浏览器，提供友好的用户界面。
- 后端设计：采用分层架构，包括数据访问层、业务逻辑层和展示层，实现数据的安全和一致性。
- 数据库设计：设计合适的数据库结构，存储档案相关的数据，并优化查询性能。
2. 功能模块设计- 用户管理模块：实现用户账号的创建、权限分配和身份认证等功能。
- 文件管理模块：实现文件的上传、下载、删除和编辑等基本操作，并支持文件的版本控制。
- 检索查询模块：实现全文检索和条件查询功能，提供快速和准确的文件检索结果。
- 审批流程模块：设计档案的审批流程，支持多级审批和不同角色的参与。
档案管理系统-需求分析
电子档案管理系统第一版2011年07月15日、项目背景本项目是为某地区劳动局开发的一个人事档案管理系统。
劳动局所要管理的人事档案量非常大，他们采用传统纸质来保存。
如何解决大量纸质档案的保存，安全保存档案防治丢失档案，工作人员快速查找并调用档案常常是政府比较刺手的事情，为工作人员带来很多的工作量。
为此劳动局希望有一个自动化档案管理系统，能够为他们带来工作的便利，提高工作效率，同时该系统又能展现纸质档案的原始面貌，保证信息的可靠性。
为弥补传统纸质档案上的种种不足，本项目拟开发人力资源管理系统。
政府的工作人员通过管理系统可以（1）创建人事档案及目录；（2）搜索查阅档案；（3）删除修改档案；（4）打印档案；（5）扫描电子档案等功能。
、系统环境的构成2.1 系统运行硬件环境本系统的硬件环境如下：（1）客户机：普通PCCPU ：P4 1.8GHz 以上内存：1g 以上能够运行IE6.0 以上分辨率：推荐使用1024 X 768像素（2 ）Web 服务器CPU ：P4 2.0GHz 内存：4GB 以上硬盘：1TB 以上网卡：4Mb/s 速度（3）数据库服务器CPU ：P4 2.0GHz 内存：4GB 以上硬盘：1TB 以上2.2 系统运行软件环境本系统的软件环境如下：操作系统：Windows 2000 或以上版本数据库：SQL Server2000开发工具：VS 2003浏览器：IE6.0 以上2.3系统运行网络环境1所示。
管理员需要安装扫描仪子系统，实现电子文档的扫描，并通过 DB 服务器。
客户通过 web 浏览器在线浏览电子档案，并可以打印电子档案。
图1网络环境图文件服务器 文件服务器web 服务器DB 服务器a管理员6管理员系统运行的网络环境图如下图服务器上传到文件服务器，并更新Web三、项目功能规格3.1 管理员Web管理端用例图3.2管理员登录创建档案删除档案Include创建目录O修改档案档案浏览档案管理Extend修改目录删除目录管理员档案目录管理Include上传扫描件添加用户修改用户用户管理Include查看扫描件删除扫描件修改密码管理员客户端Extend电子文档目录浏览电子文档浏览OExtend管理员登录扫描电子文档管理员Extend继续扫描Form端用例图图2管理员电子档案Web管理端用例图_. - -. _ Extend浏览用户- ----------- 删除用户扫描完毕上传文档图3管理员电子档案Form端用例图3.3操作员用例图操作员登录按姓名查找档案查找按身份证查找操作员修改密码图4操作员用例图3.4数据字典英文名称中文名称类型长度备注UserNum 用户账号Varchar 100 PKUserEmail 用户Email Varchar 100Compa ny 所属公司Varchar 100 PKUserPass 用户密码Varchar 100UserName 用户姓名Varchar 100UserSex 用户性别Varchar 10UserCodeID 用户身份证Varchar 100UserPhone 用户电话Varchar 100UserDepartme nt 所在单位Varchar 100UserOffice 岗位职务Varchar 50CreateDateTime 创建日期DateTimeUserRemark 备注Varchar 100四、性能需求根据用户对本系统要求，确定系统在响应时间、可靠性、安全性等方面有较高的性能要求。
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档案管理系统软件功能需求分析档案管理系统软件功能需求分析目录2功能和性能要求××××1档案数据采集与加工模块×××××1档案接收系统×××××数据移植×××××馆藏历史档案数字化××××2档案数据存储及管理模块×××××1档案信息标准化管理×××××2档案分类×××××档案数据著录×××××档案信息鉴定×××××存储管理×××××目录管理×××××信息统计×××××报表打印×××××实物条码管理××××档案数据查询利用模块×××××1档案信息开发×××××2综合智能查询×××××3档案借阅管理×××××支持网站信息发布××××系统维护模块×××××1系统维护主要要求×××××2基础数据维护×××××3权限管理系统×××××4用户管理×××××4数据备份与恢复×××××信息加密×××××版权保护×××××日志管理×××××档案综合管理××××系统帮助模块××1主要功能描述档案管理系统应具备档案的综合管理功能。
系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别(ocr)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编(数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能实现根据主题词(或关键词)及分类号自动标引的功能)；检索查询；借阅管理；档案利用；档案编研；辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。
主要功能一是通过与公文管理子系统的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档，通过系统提供的数据接口，将需要归档的信息传输至档案管理系统。
二是通过对已有馆藏文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案等的数字化，实现档案的全面自动化管理和提供不受用户站点限制的网络查询利用服务。
根据当前it技术在档案行业的应用潮流，参照国内数字化档案馆的应用需求，档案管理系统应包括以下几个方面的模块：●档案数据采集与加工模块●档案数据存储及管理模块●档案数据查询利用模块●系统维护模块●系统帮助模块2功能和性能要求档案管理系统按照信息流的过程应分为五个功能模块：档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据的查询利用、系统维护管理和系统帮助。
其功能涵盖对非数字化档案的数字化转化、数字档案信息的采集、处理、存储，应用程序的维护和对转化后的所有数字档案的归档、组织、发布、利用等过程。
××1档案数据采集与加工模块档案数据采集与加工模块承担各类数字档案的采集并发出存储指令。
数字档案的来源包括馆藏档案数字化、接收直属各单位档案部门档案(或目录)以及面向社会征集的档案和其它档案信息。
能实现多种方式文件的输入采集。
×××1档案接收系统把oa系统中形成的档案文件的条目信息和原文一同转入档案管理系统，经过档案人员整理，形成电子档案以供查询、利用，实现文档一体化。
l档案人员可以利用系统提供的立档单位已整理的卷内文件和待编目的案卷功能中的添加、编辑、删除、加入当前卷、撤出当前卷、拆卷和编目等操作，对立档单位提交的文件、档案、资料进行存储和归档(分类组卷)。
l对于跨年度而尚未办结的档案，可通过手工设置自动转入下一年度进行归档。
档案员对已录入档案目录、从其它系统自动导入档案的各类目录信息的进行整理。
整理完毕的档案目录根据档号组成原则自动生成档号、馆号，入相应的档案目录库。
生成各种统计报表。
(2)面向社会或个人接收的档案信息：它们主要是社会上个人通过某种方式移交的档案信息，可以是目录和文件,也可以只是目录。
×××数据移植从旧档案管理系统中移植档案资料数据信息。
通过数据转换功能可以自动读出老数据库中的字段结构，让管理人员自己选择老字段对应新库中的那一个字段，从而一一建立其字段间的对应关系。
根据设定的转换条件将记录自动转换到新的档案管理系统中。
×××馆藏历史档案数字化馆藏资源数字化是指对档案资料，包括纸质档案资料、视频资料和音频资料，对它们进行数字化加工。
(1)纸质公文档案的ocr与原件影像扫描、采集、著录纸质文件的扫描需要考虑速度、识别率和影像的清晰度，同时在原文件的影像信息入库前，需要对信息进行防伪处理,如加入水印等。
(2)照片的整理与扫描、采集、著录a、标准：图片采集工具支持多种图片格式，包括bmp、tiff、gif、jpeg、tga、eps、psd、pic等格式，自动生成缩略图。
并具有校正、去黑边、去斑等图像处理功能。
b、要求：对图片的著录项目(包括照片内容)要全面，检索和使用要方便，在转入转出数据库的过程中，照片同其著录信息不能分离。
(3)多媒体影像档案采集与著录a、标准：视频文件采集应支持高低码率同时输出，采集过程支持自动关键帧提取，生成影像高无损压缩。
b、要求：提供数字流媒体的采集、非线性编辑平台，对于数字流媒体可以轻松实现浏览、检索和自动播放。
(4)其他档案类型数据库的转入a、标准：支持各种主流数据库的转入转出，能实现跨平台的操作。
b、要求：适应性强，可以借鉴第三方程序，完成不同种类数据库的转入或数据字段的抽取工作，可以灵活设置数据库中字段，便于接受数据库相同但字段结构不同的数据库。
××2档案数据存储及管理模块档案数据存储及管理主要是对采集过来的信息进行整编、分类、维护等处理，将大量无序的档案信息有序化。
要兼容新、老归档文件整理规则。
可以自由适应分散整编、集中整编和混合整编的整编方式。
主要包括：档案信息标准化、分类及主题词标引、元数据录入、鉴定、存储管理、目录管理、信息统计、报表制作、信息备份。
×××1档案信息标准化管理保证档案的真实和完整，可读性，要符合国家和国际的有关技术标准。
对档案著录信息符合中华人民共和国档案著录规则。
×××2档案分类根据现有馆藏和有关规定对档案、图书资料可进行自动分类和手工分类，分别建立目录库。
×××档案数据著录档案员可对已录入档案和从其它系统自动导入档案的各类信息的进行整编，包括按有关著录规定进行自动获取著录和手工补充著录。
对移交过来的档案进行验收，合格的给予签收，不合格的由移交人重新整理。
整理完毕的档案根据档号组成原则自动生成档号入库。
×××档案信息鉴定电子档案的鉴定，包括内容鉴定和技术鉴定两方面。
内容鉴定包括价值鉴定、开放鉴定、真伪鉴定和销毁鉴定。
技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。
×××存储管理采用足够容量的存储介质，保证系统运行的速度。
加强数字档案信息的安全，选择安全存储的数据库，保证数字档案的原始性和真实性。
×××目录管理目录是文件信息的分类方式，目录管理包括目录完整性维护、目录权限设置、目录清单维护。
×××信息统计信息统计是对系统中的基本数据进行汇总，要求能按规定的时间、型式自动生成各种统计报表。
×××报表打印功能：1)能够，按规定的时间、型式自动生成、打印各种规定的统计报表、目录。
×××实物条码管理传统手工模式下调阅档案，需要借助档号找到档案在库房的位置。
通过计算机管理可以采用条码扫描，条码打印等设备，快速准确鉴别档案实物，实现一份档案一个条码。
××档案数据查询利用模块档案数据的查询利用包括档案信息开发、综合智能查询、支持网站信息发布等系统.×××1档案信息开发档案信息的开发是实现档案资料充分利用的重要手段。
在信息开发过程中能提供规范化的编研模板和流程，以提高信息开发的效率和质量。
另外对馆藏数字档案或编研档案可根据情况进行版权保护工作或加注版权信息。
专题库管理：专题库是对编研成果的汇总，对其管理的功能包括制作专题目录，管理各专题的名称、时间、期限、专题类别、状态、创建者、参与者等信息，并提供增加、修改、删除、查询专题等功能。
素材库管理：根据编研需要，从系统目录结构的档案库或从档案库外通过输入、扫描、摘录等方式得到素材，并提供素材描述信息的输入、修改、删除等功能。
×××2综合智能查询查询是档案业务中最常见的服务方式。
为了提高档案的查询效率和查询准确率，应具有以下功能。
(1)具有档案查询、全文检索能力的授权功能。
档案管理员可以授权哪些人可以使用查询和全文检索功能，可以查询哪一级别的文件，经过授权的人员可以根据权限查询和检索相应的文件。