工作报告之档案检查情况报告

档案检查情况报告

【篇一：档案检查汇报】

档案检查汇报

根据集团公司关于档案管理工作的通知要求，由集团公司办公室牵头，人事部配合，于2010年6月份积极组织相关人员，严格按照档案管理工作考核方法及打分标准，对我公司档案管理工作进行了全面检查、整理和规范。这次档案检查工作的目的是在集团公司新的发展形势和新的历史背景下，在档案管理工作的重要性进一步增强的形势下，更进一步提升公司档案管理工作水平，强化集团公司基础管理工作。

通过检查，对各单位在当前形势下档案管理工作中的管理方式和管理制度有了比较切实的了解，对现阶段集团档案管理工作的现状有了比较全面的认识。下面，就现阶段集团公司档案管理工作情况报告如下。

一、档案管理工作基本情况

（一）档案管理基础设施及制度建设

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通过检查，集团公司各职能部门和各分子公司在基础设施建设方面普遍做的比较扎实，都配臵了专门的档案柜，并将所收集档案进行了集中存放，具备能够实现“八防”（防尘、火、盗、潮、高温、光、蛀、腐）的基本条件，并推行了档案管理岗位责任制；制度建设方面基本能够做到关于档案保密、归档、交接、查（借）阅、鉴定销毁、库房管理制度的制度齐全，但也有相关部门和分子公司未建立起健全的各项档案管理制度。

（二）档案收集情况

各单位档案收集普遍齐全，各部门根据职能和职责划分，对工作范

围内的文档和相关电子档进行了分类整理，但对于档案保管年限并

未进行划分。

（三）档案整理情况

除巴东公司2010年档案和八达分公司对档案进行了四大类（党群

工作/生产技术/经营管理/行政管理）的划分，其他分子公司均是依

照便利性根据文档性质的不同进行了归类整理；在档案盒内部未进

行同类文件的归类，而是根据收文时间的前后顺序进行了整理；装

订物和装订方法也是各有不同；档案盒内除八达分公司和鸿一公司

进行了标注之外，其余未见标注；大多数部门未有编制档案案卷目

录（总目录）备查，只编制了归档文件目录；现阶段基本未出现破

损和字迹不好的档案。

（四）档案保管

现阶段各单位基本未有霉变、褪色、虫蛀、鼠咬等档案；通过调查，也为出现档案丢失等现象；由于大多数单位未按照保存期限进行划分，所以也没有对档案按照保存期限进行排架存放；档案清点方面，清点工作较随意，没有形成定期清点的工作制度，各单位也未有档

案清点记录。

（五）档案利用情况

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从档案利用程序上看，集团公司各部门基本能够做到档案利用有所

登记，档案流转有所追溯，而大多数分子公司还未建立起档案查借

阅登记审批制度，使得档案利用效率存在问题，档案查借阅安全也

存在诸多隐患；由于各分子公司归档文件较少，客观上可以使借阅

人在最短时间内获得所需档案。

二、档案管理工作中存在的问题分析

（一）对档案管理工作的重视程度不高

有些部门和分子公司对档案管理工作的重要性认识不足，将所有的

管理精力都集中于日常实务，这对档案管理工作水平的提升造成了

主观阻碍。

（二）档案管理工作的专业能力和素养亟待加强

目前各个分子公司进行档案管理的工作人员基本都未经历过专业培训，所形成的档案收集、整理等方面的知识和经验都来源于自学或

是上级领导的管理上的指导，呈现出明显的主观性，缺乏必要的科

学性。

（三）档案流转的制度和程序未有建立，缺乏必要审批。

档案整理过程中对关系公司生产经营和管理活动的档案进行了密级

分类，这些具有密级性质的档案在查阅、借阅、复制等过程中都需

要履行严格的审批制度，需要部门领导、主管领导或是公司负责人

的审批，而有的分子公司未能制定相关制度予以规范和限制。

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（四）档案整理状况欠佳，未进行合理分类和归类，整理方法有待

改进。

在档案整理过程中，大多数单位都存在整理方法和归类划分上的问题，主要表现在以下几点：一是未进行保存年限的划分（永久、30年、10年），年限的划分区别了档案的价值和保存价值。随着时间

的推移，那些已经失去保存价值的档案按照严格程序应该予以销毁，而为下一时期的档案管理工作提供充分的资源。二是分类过多。分

类过多虽然在一定程度上使档案利用效率能够实现提升，但却使档

案管理人员的工作提升了难度，并且增加了后续管理人员接收难度，况且很多分类可以合并成一个大类进行整理。使档案管理体系更加

严密。

（五）档案管理基础设施建设仍需增强。

总体上各单位进行档案管

理的基础设施建设良好，都能够配套数量基本满足需求的档案柜和

档案袋，使用空间也较为宽松，但档案柜和档案袋的规格和种类却

是五花八门，未有统一，有的单位所用档案柜和档案盒不是专门进

行档案存放的；对归档文件进行打码

是档案管理的重要内容，有利于防止文件丢失和提升档案查借阅效率。对文件进行打码归档的只有八达分公司、巴东公司（手写）和

鸿一公司，其他各单位都未进行打码，也并未购臵打码机。

（六）档案管理的保密性亟需增强。

多数单位的档案未进行密级区分和标注。反映出档案管理工作的细

致程度还需提升。各分子公司应对重要的永久保存的档案及其他档

案进行密级划分，明确相关审批借阅程序，并严格执行。

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从总体上讲，集团公司现阶段档案管理工作呈现出明显的“良莠不齐”的管理现状，各分子公司和各部门有着不同的重视程度和精力

投入。在管理办法上，缺乏统一的规范、标准、制度和对相关问题

的界定。业已形成的良好的、专业化的档案管理办法和整理、利用

制度也具有着明显的“经验型”的浓厚氛围，即是在集团公司多年

档案管理实践经验摸索上进行的，八达分公司因作为集团公司档案

管理工作起始地，所以各项基础设施、制度建设和各项档案管理工

作都能够很好的持续开展。

三、新形势下做好档案管理工作的要求和建议

（一）加强领导，落实责任，进一步认识提升档案管理工作水平重

要性和必要性。

档案管理工作在集团公司新的发展形势下显得至关重要。目前企业

发展进入快车道，基础管理水平对于夯实发展基础，大幅提升集团

综合竞争力尤为重要，档案作为公司生产经营和公司治理历史脉络、痕迹的载体和证明，若能加以高效利用，必将进一步为决策层科学

决策提供充分依据。与此同时，在集团公司上市工作高效稳步推进