《会议指导执行手册》
活动+会议-执行手册(标准模板)
跟随Speaker上场， 频闪/跟随Speaker 上场后关闭 上场后关闭 N/A N/A Logo全场旋转 Logo全场旋转
Jenny Xu主持引出 Lenny Zhao 上台 10:45 11:15 0:30:00 lenny Zhao
跟随Speaker上场， 频闪/跟随Speaker 上场后关闭 上场后关闭 N/A Logo全场旋转 跟随Speaker上场， 频闪/跟随Speaker 上场后关闭 上场后关闭 N/A 跟随Speaker上场， 上场后关闭 N/A N/A 跟随Speaker上场， 上场后关闭 N/A 跟随Speaker上场， 上场后关闭 N/A 跟随Speaker上场， 上场后关闭 Logo全场旋转 频闪/跟随Speaker 上场后关闭 Logo全场旋转 Logo全场旋转 频闪/跟随Speaker 上场后关闭 Logo全场旋转 频闪/跟随Speaker 上场后关闭 Logo全场旋转 频闪/跟随Speaker 上场后关闭
搭建内容：主舞台/内外场氛围
追光灯 电脑灯 台上笔记本 台下笔记本 场灯
静音Flash+Video N/A Opening 主题屏 主题屏 30%
跟随Speaker上场， 频闪效果 上场后关闭
AM
前一个演讲嘉宾结束并引出下一个演讲嘉宾 9:55 10:25 10:25 10:45 0:30:00 0:20:00 Thomas Tea Break早茶休息时间
气炮打响启动灯亮音乐响起shally领导演讲fss2010strategyvalueplaychinabankmodernization2010战略和价值竞争以及中国银行现代化演讲ppt跟随speaker上场上场后关闭频闪跟随speaker上场后关闭演讲ppt演讲ppt备份pptlogo全场旋转演讲ppt上场音乐无线麦克演讲ppt跟随speaker上场上场后关闭频闪跟随speaker上场后关闭演讲ppt演讲ppt备份pptteabreak早茶休息时间日程pptlogo全场旋转串场pptjennyxu主持引出lennyzhao上台logo全场旋转演讲pptlennyzhaoccbtransformationjourney中国建行转型之旅上场音乐无线麦克演讲ppt跟随speaker上场上场后关闭频闪跟随speaker上场后关闭演讲ppt演讲ppt备份pptjasonyuan主持引出jennychoy上台logo全场旋转演讲pptchinabankmodernizationcoreapplicationtransformation中国银行现代化核心应用的转型上场音乐无线麦克演讲ppt跟随speaker上场上场后关闭频闪跟随speaker上场后关闭演讲ppt演讲ppt备份pptgabriel主持引出jingcheng上台logo全场旋转演讲pptjingcheng演讲上场音乐无线麦克演讲ppt跟随speaker上场上场后关闭频闪跟随speaker上场后关闭演讲ppt演讲ppt备份pptlogo全场旋转演讲pptlunch午餐logo全场旋转weizhong演讲sharing
会务操作手册
会务操作手册
一、引言
会务操作手册是为了帮助会务操作人员在有效组织和管理各类
会议时提供详细的指导和规范。
本手册包含了会务操作的基本流程
和注意事项，旨在确保会议的顺利进行，提高会务操作效率，同时
优化与会者的体验。
二、会务操作流程
1. 会议筹备阶段
会务操作人员在会议筹备阶段需完成以下工作：
- 确定会议的时间、地点和主题，并与相关人员进行沟通和协调。
- 编制会议日程表，包括会议议题、演讲人、时间等相关信息。
- 根据会议规模和需要，选择合适的会议场地并进行预订。
- 确定会议的参与人员名单，并邀请他们参加会议。
- 联络并与相关供应商合作，包括酒店预订、餐饮服务、音视频设备租赁等。
- 准备会议所需的资料、材料和背景信息，并确保其准确性和完整性。
2. 会议执行阶段
在会议执行阶段，会务操作人员需要做好以下工作：
- 提前到达会议场地，进行现场布置和准备工作，包括搭建舞台、布置宣传展示区等。
- 确保会议场地设施和设备的正常运行，如音响系统、投影仪等。
- 协助会议主持人进行开场致辞和会议的正式开始。
- 跟进会议进程，确保按照预定日程进行。
- 接待与会者并提供必要的信息和指引，如签到、发放会议手册等。
- 负责解答与会者的问题和疑虑，提供相关支持和协助。
3. 会议结束阶段
会议结束后，会务操作人员需要完成以下工作：。
经典会议执行手册
（公司LOGO）2009年销售工作联合总结会会议执行手册总策划：联系方式：传真：邮箱：目录一、会务筹备及执行框架 (1)二、会议基本信息 (2)三、会议主要内容及日程 (4)三、会务组织机构划分 (5)四、各工作组具体工作安排 (7)五、会议礼仪要求 (7)六、腾冲地理人文简介 (8)七、信息汇总 (9)可编辑精品一、会务筹备及执行框架二、会议基本信息三、会议主要内容及日程㈠正式会议阶段2010年1月7日至1月9日㈡会议考察阶段2010年1月10至1月12日三、会务组织机构划分备注: 各会务组人员由各小组长负责统一管理，根据会议实际情况可互相驰援，如需调整则需由组委会主任统一进行调整安排。
四、各工作组具体工作安排1、大会秘书组2、礼仪接待组3、餐饮财务组4、车辆调度及嘉宾接送组5、会议接待组6、晚会筹备组备注：各工作组组长自行召集本组人员讨论工作细节,保证按时按质完成工作。
五、会议礼仪要求会议期间衣着规定表：1.规定：男士衣着搭配为：工作外套，白色衬衣，深蓝色领带；女士一号衣着搭配为：2008年的工作装，穿着外套，裙子，衬衣；女士二号衣着搭配为：2009年的工作装，穿着外套，裙子，衬衣，鞋子。
鞋子统一用2009年套装鞋。
女士在会议期间要求统一穿着套裙（无套裙者穿着套装即可）。
六、腾冲地理人文简介腾冲县位于云南西部边陲，距省会昆明606公里；与缅甸山水相连，国境线长148.075千米，距缅甸克钦邦首府密支那200公里，距印度雷多仅602公里。
全县国土面积5845平方公里，居住着汉、回、傣、佤、傈僳、阿昌等25种民族；辖18个乡镇，2008年末总人口64.2万人，其中汉族人口占70%。
腾冲气候和生态环境极佳，冬无严寒、夏无酷暑、四季如春，年平均气温14.8℃，年降雨量1480毫米，森林覆盖率达70.7%。
腾冲是中国走向南亚的“桥头堡”，历史上的“南方丝绸之路”、“驼峰航线”、“史迪威公路”（即中印公路）均经过腾冲，是中缅贸易的重要前沿。
会议手册(范本)
会议手册(范本)会议手册一、会议目的本次会议旨在讨论公司的发展战略、业务规划和市场营销等重要议题，以便为未来的决策提供指导。
二、会议时间和地点会议时间：年月日上午9:00 - 下午5:00会议地点：大厦会议室三、会议议程1. 开场致辞（5分钟）a) 主持人开场致辞b) 领导讲话2. 公司发展战略讨论（60分钟）a) 报告现状及趋势b) 分析竞争对手和市场机会c) 确定发展目标和策略3. 业务规划讨论（60分钟）a) 各部门业务报告b) 讨论业务增长机会c) 制定业务目标和计划4. 市场营销策略讨论（60分钟）a) 市场趋势分析b) 品牌推广和定位讨论c) 确定市场营销策略5. 总结和下一步行动计划（30分钟）a) 讨论会议结果和决策b) 制定下一步行动计划c) 调整会议议程，如有需要四、会议参与人员本次会议邀请以下人员参加：1) 公司高层领导2) 各部门负责人3) 重要合作伙伴代表五、会议准备事项1) 预订会议室并确认设备设施是否齐全。
2) 各部门准备相关报告和材料，提前发给与会人员。
3) 确定会议流程，设计讨论提纲。
六、会议纪要会议纪要将由指定人员记录，确保准确记录会议讨论结果和决策。
七、所涉及附件如下：1) 公司发展战略报告2) 业务规划报告3) 市场营销策略报告八、所涉及的法律名词及注释：1) X法律 - X法律的简要解释和适用范围。
2) X法规 - X法规的简要解释和适用范围。
九、在实际执行过程中可能遇到的困难及解决办法：1) 参与人员之间意见不一致 - 设立明确的讨论规则和引导议程。
2) 缺乏时间记录和跟进 - 指定人员负责记录和跟进行动计划。
十、会议结束谢谢各位的参与和支持！会议纪要将在三个工作日内发送给所有与会人员。
十一、附注为会议手册范本，可根据具体情况进行调整和修改。
会议会务手册
XXXXXXXXX会会务指南陕西·神木2020年10月热烈欢迎各位领导莅临指导目录致与会人员 (1)公司简介 (2)参会单位名单 (4)参会人员名单 (5)日程安排 (8)会议议程 (9)座次安排 (10)就餐示意图 (11)就餐安排 (12)温馨提示：最近天气较凉，易发生感冒，请您适当增加衣物。
在会议期间，您有什么问题请联系神南产业发展公司相关工作人员。
XXX 会务联系人 XXXXXXXXXXXXXX 会务联系人 XXXXXXXXXXXXXX 接待专员 XXXXXXXXXXXXXX 客房服务 XXXXXXXXXXX致与会人员欢迎大家莅临XXXXXXXXXX公司，参加此次XXXXXXXXXXXX会。
为保障您顺利参加会议，请您认真阅读会务指南，了解相关事项。
一、请遵守会务安排，按时参加会议。
二、参会期间，请听从工作人员安排，请勿擅自脱离团队。
三、请您提前了解疫情防控要求并严格执行，在办理登记时出示健康通行码（绿码）。
四、参会期间，如有身体不适，或遇其他紧急情况，请立即与我们联系。
五、会务接待联系电话XXX 会务联系人 XXXXXXXXXXXXXX 会务联系人 XXXXXXXXXXXXXX 接待专员 XXXXXXXXXXXXXX 客房服务 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司简介参会单位名单序号单位名称属地备注1 北京2 陕西3 陕西4 北京5 陕西6 陕西7 陕西8 陕西9 陕西10 陕西11 陕西12 陕西13 陕西14 陕西15 陕西16 陕西17 陕西18 陕西19 陕西20 陕西21 陕西22 陕西23 内蒙古24 内蒙古25 内蒙古26 内蒙古27 内蒙古参会人员名单序号姓名职务联系方式所属单位12346 7 8 91011121314151617181920212223242526272829303132333435363738394041424344464748495051525354555657585960616263646566676869707172737475767778798081828384858687888990919293949596979899100101102103104105106107108109110111112113114115116日程安排时间地点活动安排备注10月23日17:30-18:00XXXXXX 报到10月23日18:00-20:00XXXXXX 晚餐10月24日7:00-8:00自助餐厅早餐10月24日9:00-11:25XXXXXX 会议10月24日11:25-12:30XXXXXX 现场观摩10月24日12:30-14:00自助餐厅午餐10月24日14:00-18:00XXXXXX参会人员返程XXXXXXX会议议程会议时间：2020年10月24日9:00-12:30会议地点：XXXXX 主持人：XXX一、致辞二、领导讲话三、专家解读四、编写人员解读五、座谈交流六、领导讲话七、现场观摩座次安排就餐示意图就餐安排序号餐桌号座位号姓名单位名称11号桌12 23 34 45 56 67 78 89 910 10112号桌112 213 314 415 516 617 718 819 920 10213号桌122 223 324 425 526 627 728 829 930 10314号桌132 233 334 435 536 637 738 839 940 10415号桌142 243 344 445 546 647 748 849 950 10516号桌152 253 354 455 556 657 758 859 960 10617号桌162 263 364 465 566 667 768 869 970 10718号桌172 273 374 475 576 677 778 879 980 10819号桌182 283 384 485 586 687 788 889 990 109110号桌192 293 394 495 596 697 798 899 9 100 1010111号桌1102 2 103 3 104 4 105 5 106 6 107 7 108 8 109 9 110 1011112号桌1112 2113 3114 4115 5116 6117 7118 8 工作人员119 9 司机120 10 司机XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX地址：XXXXXXXXXX电话：XXXXXXXXX邮编：719300网址：XXXXXXXXXX。
会议指导手册(2020版)
会议指导手册(2020版)会议指导手册(2020版)1. 会议前准备会议是组织沟通和决策的重要工具，为确保会议的顺利进行，提前做好准备工作至关重要。
1.1 确定会议目的和议程在召开会议之前，明确会议的目的是什么，确定讨论的议程内容。
明确的目的和议程将帮助参会人员有针对性地准备，节约时间并提高会议效率。
1.2 确定参会人员和时间地点明确参会人员的姓名和职位，确保邀请到关键人员参加。
同时确定会议时间和地点，确保参会人员能按时参加会议。
1.3 提前发送会议邀请通过电子邮件或其他通讯工具，提前向参会人员发送会议邀请。
包括会议时间、地点、议程以及其他相关信息，并要求参会人员确认是否能够出席。
2. 会议进行中为了确保会议的顺利进行，应重点关注会议的组织和沟通流程。
2.1 主持会议会议主持人在会议中起到组织和引导的作用。
主持人要确保会议按照议程进行，合理安排发言顺序，控制会议时间，并促进参会人员的积极参与。
2.2 记录会议内容指定一名秘书或记录员负责记录会议内容，包括讨论的要点、提出的建议和决策等。
记录员应及时整理会议记录，并向参会人员发送会议纪要，以便参会人员回顾和确认。
2.3 有效沟通和协作会议是为了沟通和解决问题而召开的。
在会议中，参会人员应积极表达自己的观点，倾听并尊重他人的意见。
通过有效的沟通和协作，可以达成更好的共识和合作。
3. 会议后的跟进会议结束并不意味着任务完成，跟进工作同样重要。
3.1 发送会议纪要及时整理会议纪要并发送给参会人员。
纪要应包括会议目的、议程、讨论要点、提出的建议和决策等内容。
参会人员可以通过阅读纪要回顾会议，并跟进相关任务和行动计划。
3.2 跟进行动计划根据会议的决议和行动计划，负责人应跟进相关工作的执行进展情况。
确保相关人员按时完成任务，并提供必要的支持和资源。
3.3 定期评估会议效果定期评估会议的效果和参与度，收集反馈意见，并根据反馈意见做出改进。
持续改进会议的组织和沟通流程，提高会议的效率和参与度。
会议执行手册
会议执行手册1. 概述本会议执行手册旨在提供会议执行过程中的操作指南和规范。
通过遵循本手册，可以确保将会议会务事项高效组织，最大程度地提高会议的效率和效果。
2. 会议筹备- 在会议召开前，应明确确定会议主题和目的，并制定详细的议程。
议程应包括会议开始时间、地点、议题、演讲人和时间安排等信息。
- 选定会议负责人，并确定其他必要的工作人员和角色。
会议负责人应具备组织能力和协调能力，能够有效地推进会议进程。
- 确认参会人员名单并发送邀请函。
邀请函应包含会议时间、地点、议程和必要的参会要求等。
- 安排会议场地和设备，确保会议需要的设施和设备齐备。
3. 会议执行- 在开会前，会议负责人应提前到达会议现场，确保一切准备工作都已就绪。
- 开会时，会议负责人首先要对会议的目的和议程进行介绍，并向与会者做简要的自我介绍。
- 按照议程进行会议讨论和决策。
确保会议流程有条不紊，积极推动议题的讨论和决策过程。
- 会议负责人应注意时间控制，确保每个议题都能在规定的时间内得到充分讨论。
- 会议过程中，应充分尊重与会者的发言权，鼓励积极参与和表达意见。
- 会议负责人在会议结束前应对会议的结果和决策进行总结和归纳，并提醒与会者关注后续的行动计划。
4. 会议记录和汇报- 会议记录应由专人负责。
会议记录要详实、准确地记录会议内容、讨论和决策结果等重要信息。
- 会议记录后，应及时整理和编辑，并将会议纪要发送给与会者和主要相关人员。
- 会议记录还需要在会议执行后保存备查，以备后续跟进和参考。
5. 会议评估和改进- 对每次会议进行评估，包括会议的效果、组织和执行过程等。
通过评估，识别问题和不足，并提出改进建议。
- 根据评估结果，及时对会议执行手册进行更新和完善，以提高下次会议的质量和效率。
以上就是本会议执行手册的内容，希望能够对会议的筹备和执行过程提供指导和参考。
在实际操作中，请根据实际情况进行适当调整和补充，以确保会议顺利进行。
会议活动执行手册sop
会议活动执行手册sop会议活动是企业或组织中非常重要的一项工作，通过会议活动可以实现领导层宣传政策、传递信息、汇报工作、达成协议等业务目标。
为了确保会议活动的顺利进行，需要准备一份有效的会议活动执行手册SOP。
本文将从多个方面详细阐述会议活动执行手册SOP的制定流程。
一、确定会议主题和目的会议的主题和目的是会议活动执行手册SOP的核心，也是会议活动成功的关键之一。
会议主题需要与公司的战略目标和业务指导思想相匹配。
例如，在公司的年度工作计划中，如果要实现市场扩张目标，则可以设置市场拓展会议；如果要提高员工士气和团队合作精神，则可以设置团队建设会议。
二、确定会议时间和地点会议时间和地点的选择，需要考虑到参会者的方便与会议所需的场地设施是否齐全。
会议时间要尽量安排在工作日的工作时间，避免牵扯到参会者的假期。
会议地点要求位置便利，设备齐全，并且容纳能力能够满足参会者的需要。
三、确定参会人员在确定参会人员时，需要综合考虑参会人员的职务、业务背景、会议内容、企业文化等因素。
有些会议可能需要全员参与，有些则只需要特定部门或特定人员参加。
参会名单确定后要及时通知参会人员，并与他们确认是否能够到场。
四、制定会议议程和流程会议议程和流程是会议成功举办的关键因素之一。
会议议程需要细致的安排会议的内容、时间、演讲人等，并提前通知与会人员。
会议流程的制定是为了确保会议进行的有序、高效。
一个好的会议流程可以让与会人员了解自己需要做什么，并且在容许时间内完成所需的任务。
五、制定现场管理制度现场管理制度是会议活动执行手册SOP中的重要组成部分，也是保证会议顺利开展的重要措施之一。
现场管理制度需要涵盖现场安排、志愿者人员的职责分工、应急措施、物资调配和安保机制等，确保现场秩序井然，保证与会人员的人身财产安全。
六、预防和解决突发事件无论你有多好的策划，也无法保证会议活动过程中不会出现突发事件。
因此，预防和解决突发事件是会议活动执行手册SOP中不可忽视的问题。
会议手册(范本)
2023年度：会议手册(范本)1.0 介绍本手册旨在为公司内部会议提供一个指导性文件，以确保会议能够顺利进行并达成预期目标。
2.0 会议准备2.1 确定会议主题- 2.1.1 根据需要，选择会议主题。
- 2.1.2 确定主题与会人员，并发出邀请函。
2.2 确定时间与地点- 2.2.1 确定会议开始和结束的时间。
- 2.2.2 确定会议地点，并通知参会人员。
2.3 编写议程- 2.3.1 列出会议议程，包括议题、讨论时间和演讲者。
- 2.3.2 确定议程的优先级和持续时间。
- 2.3.3 发送议程给所有参会人员。
2.4 准备会议材料- 2.4.1 准备所需的文档、幻灯片和视频等材料。
- 2.4.2 在会议前向参会人员分发材料。
2.5 确定会议食品和饮料- 2.5.1 确定会议期间提供的食品和饮料。
- 2.5.2 订购或购买所需的食品和饮料。
3.0 会议执行3.1 欢迎致辞- 3.1.1 主持人致辞，欢迎所有参会人员。
- 3.1.2 简要介绍会议议程，并解释会议的目的和重要性。
3.2 宣读议程- 3.2.1 主持人宣读完整的议程。
- 3.2.2 参会人员提出关于议程的问题。
3.3 开始讨论- 3.3.1 由演讲者主导讨论。
- 3.3.2 演讲者回答参会人员的问题，并引导讨论。
3.4 记录会议内容- 3.4.1 由会议记录员记录会议内容。
- 3.4.2 记录重要的决策、行动项和待办事项。
3.5 总结会议- 3.5.1 主持人总结会议内容和结果。
- 3.5.2 致谢参会人员，并宣布下一步行动。
4.0 会议后续4.1 撰写会议纪要- 4.1.1 会议记录员将记录整理成会议纪要。
- 4.1.2 发送会议纪要给所有参会人员。
4.2 跟进行动项- 4.2.1 确定行动项责任人和时间表。
- 4.2.2 监测行动项的进展情况。
总结1、列举本文档所涉及简要注释如下：- 议程：会议期间应讨论的主题、议题和演讲者等安排。
最新 会议执行手册-指导怎么操办好一场大型会议-精品
会议执行手册-指导怎么操办好一场大型会议一、会前准备（书面会务通知）1、会议的时间、地点、集合、接送办法（附车站、机场附近交通办法），会务组负责人。
2、会议主要议题；地点、时间安排；参会要求（着装、会场纪律）。
3、证件准备：身份证/护照，机票，车票。
4、会务酒店服务内容及注意事项介绍：会务接待联系人、会务酒店位置、工作电话；餐宿安排概况；客房内酒水洗衣消费办法；国际、国内长途接打方法及资费，贵重物品存放；酒店附属设施使用办法等等注意事项。
5、行李准备：①手机，相机，旅行充电器，刮胡刀。
②换洗衣物，化妆品，防晒，墨镜，正装，毛巾，牙膏牙刷，拖鞋。
③个人必备药品。
④零用金。
⑤会务用演示/汇报资料和软件和硬件设备。
6、会议住宿及餐饮的特殊要求：如民族饮食差异、调单人间等等。
7、如需约定返程票务，特殊说明。
二、前期工作人员工作1、会务组会议用品采买准备：①制作接待台用易拉宝、会场各处的指示牌和标识。
②会议用纸笔、资料袋。
③矿泉水、鲜花、杯具壶具、茶餐（小餐点）、饮品（茶叶、咖啡）、纸巾。
④笔记本电脑，便携式打印机（纸），摄录设备，演出用多媒体资料。
⑤会议用礼品。
⑥会议酒店入住签到表；会场签到表；参会人员胸牌、文件袋（如需要）。
⑦签字笔、各色标记笔、剪刀、手电、不干胶纸、别针、胶水等。
⑧餐券、会务用桌牌、VIP名牌。
⑨会场用条幅、背板（详细尺寸）。
⑩音响，麦克风、投影仪及连线、接口设备。
会场平面图。
参会通知书发放及回函。
会务组联系用对讲机、充电器。
定制通知发布信息用短信平台。
应急常用药品；针线；常用五金工具。
2、会务组会前会：①讨论会务计划书：确认会议流程、人数、集散方法、交通安排、报到登记、入住、票务预订、会议起始时间段、会议室地点、餐食时间地点菜品安排、各分会议衔接程序、茶歇数量、以及可能的变更内容。
大型学术会议-会场执行手册
会场ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ作人员注意事项
1、主办单位工作人员：以xxx、xxx、xxx为单位进行分组，分别负责x个会场；各单位指定1位人员担任 组长；行政领导负责安排参加会场服务的全部人员； 注意：一组人员负责会期该会场的全部日程任务； 2、临时工作人员：主办单位统一安排，兼顾临时工作人员所在部门；注意组稿任务，记录会场讲座及讨 论亮点； 3、会务公司：由xxx落实，确保临时会场服务人员的培训和稳定性； 4、各公司协助人员：由各位组长负责联系； 5、厂家专题会、卫星会：相应时段由厂家主要负责，该会场组长应安排科室人员在场，以保证设备、会 场材料的交接； 6、工作人员：勿迟到、缺席 会议开始前1小时到达会场 会议开始前30分钟完成设备调试、完成会场文件资料准备； 组长首先督促短信提醒参会专家； 7、同一任务更换人员时，注意交接：包括工作流程、注意事项，清点设备物资； 8、注意个人着装及个人物品保管；
高级别会议及公关活动-执行手册(经典)
会议及公关活动 执行手册）（Professional Version（内部资料）活动执行框架策划方案撰写会议主题、会议时间、会议视觉、会议行程及内容、会议物料、会议场地、人员分工、费用筹备期策划方案确认会前筹备会议传播物料的设计及制作、车辆、机场接待、新闻发布会、联盟会议、晚宴、文艺节目、会后休闲活动会议主题、会议时间、会议视觉、会议行程及内容、会议物料、会议场地、人员分工、费用执行前沟通会前期传播、车辆、新发会、联盟会、晚宴及文艺表演、会后休闲活动、其他物料、操作细节、分工月 日——月 日月 日——月 日月 日——月 日月 日——月 日会前执行事务会议期间执行事务月 日——月 日月 日——月 日前期传播、会场布置及调试、机场迎接、酒店接待、新闻发布会、联盟会议、晚宴及文艺表演、会后及休闲活动会后事务欢送嘉宾、撤展、感情沟通、会议总结、会后报销执行期活动执行细案方案的撰写与确认时间 工作项目 内容 备注 责任人方案的撰写与确认 会议主题会议时间时长会议视觉会议行程及内容：新闻发布会、会议、晚宴及文艺表演 详细流程见下页会议行程及内容 会议物料清单会议场地效果人员分工费用明细表会议行程及内容会议前一天 休闲活动 时间：会议前一天-19:00之后内容：活动亮点：设置专场（或专区）、专用通道、或在节目中提到贵宾南北战略联盟标志揭幕仪式新闻发布会 时间：会议日-15:30 地点：新闻发布厅携手共进 健康中国 时间：会议日-16:00 地点：会议厅晚宴及文艺表演 时间：会议日-18:00～19:30地点：晚宴厅菜单：暂略餐桌亮点：每桌设置冰雕花节目单：详见附件部分 穿插抽奖活动会后休闲活动 时间：会议日-19:50～22:00方案A某游乐中心方案A亮点：观赏冰雪、冰天雪地吃冷饮如：雪糕、糖葫芦方案B莫斯科大剧院方案B亮点：设置专场（或专区）、专用通道、或在节目中提到贵宾方案C卡拉OK方案C亮点：设置专场（或专区）、专用通道、专职的服务人员陪同娱乐哈市知名的KTV，如：阿萨蒂KTV等会前筹备时间 工作项目 内容 备注 责任人会议传播、物料的制作 （主要环节以外的其他细项）物料详见物料清单前期传播内容、媒体、排期表 可参考新发会的邀请媒体详见附件车辆 为高管人员设置高级轿车 数量待定为其他与会人员设置斯柯达 数量待定设置接送计划 通过前期邀请环节确定后再行定夺 后备计划的确定机场迎接 站内迎接的 贵宾车行通道 洽谈 站外迎接的 贵宾人行通道 洽谈南北战略联盟标志揭幕仪式新闻发布会 邀请媒体 建议邀请媒体明细表见部分 选择新发会结束后赠送的礼品 暂定为奇星药业的产品场内设计 详见物料清单场外设计 详见物料清单发布会所需音视频文件及设备的形象包装需带有会议主视觉发言稿等详见物料清单嘉宾、记者进入联盟会的路线及秩序设计携手共进健康中国联盟会议 人员邀请设计制作精美的邀请函书面邀请与会人员，邀请函邀请函形式设计需突出本次会议主题、会议风格、会议基调邀请函附介绍文字，概述会议时间、地点和内容与流程各企业设置专职人员，以专业的、礼仪的、规范的行为直接邀请与会人员 会议主题、logo、邀请信文字注意与会人员的细节要求饮食荤素禁忌、抵哈时间及方式 会议厅场内布置设计 详细布置及要求参见物料清单 场外布置设计 详细布置及要求参见物料清单 会议灯光方案设计 灯光颜色强弱，配合节点会议音响方案设计 音乐曲目、长短、强弱宴会厅场内布置设计 详细布置及要求参见物料清单 场外布置设计 详细布置及要求参见物料清单 会议灯光方案设计 灯光颜色强弱，配合节点会议音响方案设计 音乐曲目、长短、强弱另外会议厅与宴会厅之间空间的视觉设计换场顺序、秩序设计 详见执行职责描述晚宴 由广药方拟定菜单要求酒店制定菜单靠近前台的数桌为领导区、后排为其他与会嘉宾区领导区按照重要程度、饮食要求再次划分为数个区域 待客户数据上报后再行定夺 他嘉宾区按照区域、性别、特殊要求砸此划分为数个区域文艺表演 与演出服务商沟通洽谈，设计节目单演出气氛营造方案设计灯光 时点、时长 音响 时点、时长 抽奖环节 奖品为礼金会后休闲活动活动设计 节目、路线、区域 活动场地包装设计活动服务人员设计、安排 导游、专职服务人员活动所需物料设计、采购、运输活动所需费用执行前沟通时间 工作项目 内容前期传播内容及操作 内容及媒体 电视、报纸、广播、网络 车辆接送 迎接方式南北战略联盟标志揭幕仪式新闻发布会 邀请媒体活动内容与形式 活动所需物料携手共进 健康中国联盟会议 各级别与会人员的数量、特殊要求活动内容及形式活动所需物料配套方案 灯光音响晚宴及文艺表演 菜单内容及数量 上菜顺序划分区域的位置及形态桌子的摆放形态与数量活动所需物料配套方案 如：服务、气氛方案灯光音响抽奖 节目单会后休闲活动 某游乐中心、莫斯科大剧院、刘老根大舞台、观看专场电影、卡拉OK 其他会议物料 物料详见物料清单会务管理操作细节分工职责其他临时提及会前执行事务时间 工作项目 内容 备注 负责人前期传播 电视——企业形象专题片报纸——企业品牌故事广播——企业品牌传播网络——综合或筛选上述部分内容会场布置及调试 会场布置及调试 新发会会场搭建布置、监控 按确定设计稿布置 铺设并调试音视频设备验收设计效果会议厅会场舞台搭建布置、监控 按确定设计稿布置 会场桌椅形象造型布置 课桌式验收设计效果及安全性铺设并调试音视频设备铺设并调试灯光宴会厅会场舞台搭建布置、监控 按确定设计稿布置 宴会桌椅形象造型布置 圆桌式验收设计效果及安全性铺设并调试音视频设备铺设并调试灯光等文艺节目所需的物料另外会议厅与宴会厅之间空间的视觉布置会议期间执行事务时间 工作项目 内容 备注 负责人机场迎接 站内迎接提前在场内铺设红地毯、设置礼仪接待人员 贵宾专用行车道提前将会议专车停放在停机地点附近嘉宾下班机后直接上车开往酒店 根据嘉宾等级设置专车 嘉宾在车上时提供饮料等细节服务站外迎接提前在场外设置接待牌、礼仪接待人员 贵宾出站道提前将会议专车停放在出口附近嘉宾上车开往酒店 根据嘉宾等级设置专车 嘉宾在车上时提供饮料等细节服务酒店接待 礼仪服务人员在服务台等候来宾签到、领取会议流程、会议赠品签到时再次确认其餐饮要求 注明离哈的时间与方式 协调酒店服务人员，使之引导与会人员入住，并安排好随后的事宜设置当天晚上的接风宴、次日早晨、中午的自助餐会议前一天 活动安排 时间：接风宴结束后30分钟接风宴由会议管理员告知活动内容 会议管理员引导嘉宾上车前往活动地点活动地点设置服务人员提前等候活动地点设置礼仪人员引导嘉宾活动场地安排茶点南北战略联盟标志揭幕仪式新闻发布会 14:50 会务管理人员入场、管理15:00 礼仪人员在场内外接待来宾、提供引导服务15:10 参与某会的人员入会场落座预留出第四五排的座位给记者15:20 媒体记者全部到场 记者到场签到时发放新闻稿15:25 领导全部到场，由礼仪人员引导嘉宾入座提前30分钟发给其讲话稿15:30 主持人介绍发布会背景15:32 嘉宾讲话15:35 礼仪人员将联盟标志物展示到会议台前台 从指定的路线送到会议前台 15:35 礼仪人员引导嘉宾走到揭幕区15:38 会议嘉宾揭幕，新闻拍照15:45 答记者问15:50 结束、媒体记者凭邀请函获得礼品15:50 主持人及嘉宾邀请媒体记者共同参加联盟会、观赏晚会节目 礼仪人员协同引导携手共进 健康中国联盟会议 15:30 开始播放背景音乐或相关宣传片正式开场时结束15:30 礼仪人员开始引导参会人员签到、告知流程、安排休息场内服务人员安排普通嘉宾入座15:45 会议厅前设置迎宾礼仪人员欢迎嘉宾新发会嘉宾入场时放欢迎音乐15:55 礼仪人员引导重要嘉宾入座前台主席台15:56 主席台礼仪人员发放讲话稿16:00 主持人开场 灯光、音响配合16:05 迎宾礼仪全部从工作通道进入主席台两侧及后方协助其他事宜16:05 场内服务人员按照每人负责2~4桌服务的标准，停留于指定的位置16:03～17:40 会议主要内容企业介绍、领导发言17:41 主持人邀请双方主要嘉宾走到台前，准备启动会场灯光逐渐暗淡17:43 主持人倒数，双方嘉宾共同启动会议庆祝仪式 音响配合，庆祝仪式详见执行方案17:45 主持人串词祝贺，会议结束，营造晚宴及文艺表演所需的气氛礼仪人员协助与会嘉宾入宴会场 17:40 礼仪人员就位，结束时引导嘉宾退离会议厅，进入宴席厅会中服务及管理细节会议间歇由酒店服务员递送茶点时刻留意现场情况，随时准备应对突发情况温度、卫生、现场秩序晚宴及 文艺表演嘉宾入场前为每桌设置冰雕花(设置托盘防止冰体融化)部分礼仪人员引导重要嘉宾、媒体记者入座贵宾区部分礼仪人员引导普通嘉宾入座普宾区会务管理人员时刻留意现场情况，协调应对突发情况会后提前获悉参与活动的大致人数休闲活动 对于参与休闲活动的嘉宾按原计划进行对不参与休闲活动的嘉宾设置车辆停放于指定停车场随时接送其出行会后事务时间 工作项目 内容 备注 责任人欢送嘉宾 根据此前获知的离哈的方式及时间时段用此前确定的车辆送走嘉宾 等候及途中安排饮料等细节服务撤展感情沟通 把嘉宾各自的照片整理给予嘉宾 对重要来宾进行感谢会后总结 提供物料照片总结提供媒体报道等照片及文字的总结会后报销执行组织划分职务划分 职位划分 职责划分 备注总监 会务总监 负责人员、事物的决策、执导及部分事务的执行会务副总监 负责人员、物料的统筹、调度、协调、执导、执行，使会议事宜正常运转，媒介传播执行管理员 物料管理员 负责会务事宜的物料、道具的筹备、执行及管理 礼仪服务管理员 负责礼仪人员的统筹、安排卫生安全管理员 负责饮食的安排以及饮食卫生、意外防护车辆调度员 负责接送车辆统筹安排执行职责描述职务 职责物料管理员 听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序负责监控活动中各项物料设计负责监控活动中各项物料的制作负责监控活动中各项物料的安装、调试负责监控活动中各项物料的维护、管理负责活动中所需的电力等资源的协调与管理严格遵循会务（副）总监的工作安排仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）礼仪服务管理员 听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序负责招募礼仪人员负责讲解礼仪服务进出路线及会议流程负责监督礼仪服务过程，保证流程顺利进行仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）卫生安全管理员 听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序负责安排会议饮食事宜负责安排活动安全保险事宜，准备常规的备用药品及急救工具（血压计，氧气瓶，担架）及时发现潜在的威胁安全状况并向会务（副）总监反馈，并提出解决方案阻止陌生人或以找人为借口的外来人员在会议期间控寻与会人员，另外留意有无冒充与会人员的闲杂人员混入会场仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）车辆调度员 听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序安排、调度接送车辆，登记用车情况仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）晚宴抽奖议程一等奖，由5位嘉宾抽取，每位抽奖嘉宾抽取1名，一共5名，每名奖金800元，合计4000元。
大型活动执行详细手册
大型活动执行详细手册写在前言：本执行手册对象为大型会议活动，由于大型活动工作流程较为复杂，涉及繁杂的现场服务等事宜，因此需要在活动具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为大型会议活动提供原则性指导。
本手册将活动分为项目筹备期、项目执行期、活动现场期、活动后期4个部分展开。
一、项目筹备期01获取信息和资料和客户初期建立沟通时，一定要摸清楚客户的诉求和客户的基本信息。
如果你所在的公司已运营多年，业务流程比较清晰，可以制定一份标准版的客户需求信息表，将需要知道的信息一一罗列出来。
发送给客户，让客户进行对应填写。
02初次约见客户和客户见面之前，先做好充分的准备工作。
例如：整理相关的案例资料，突出专业就对了！还有一个目的就是探下客户的“虚实”。
03头脑风暴会拿下一个项目，很大程度上依靠的就是团队成员的头脑风暴，如何将头脑风暴开好，开出价值来，就非常考验组织者的组织能力和协调能力。
04提案阶段提案除了依靠专业能力和演讲能力以外，也需要点运气。
05当项目已经进入到初始的合作阶段时，就可以为项目进行立项，将项目信息录入到公司内部的信息系统里面（MIS），没有条件使用信息系统的，可以用表格工具来替代完成。
06项目推进表项目推荐表是活动公司都会用的一种表格，一般也会分为内部推进表和客户推进表，一份是内部团队成员使用，一份是定期每天、每周发送给客户。
07项目碰头会可以是和客户进行，也可以是和项目团队。
取决于项目本身的进展情况。
二、执行期08报价、合同管理报价和合同虽然看似简单，但是稍不注意，就会酿成大错，另外，对报价单和合同的归档管理意识也很重要。
09场地管理场地管理主要分为场地筛选、场地排查、场地勘测3个部分，当确定场地之后，一定要对场地进行充分的了解和实地勘测之后，再做出详细的场地方案。
10供应商管理供应商主要分为搭建供应商、AV设备供应商2大类，还有小类的演艺供应商、摄影摄像供应商、第三方外包人员等。
会务工作手册
会务工作手册本手册按照筹备论坛会议的流程整理，实施会务工作以本流程为基准，根据实际工作进行增减调整。
会务工作指导思想：流程化、标准化、团队协作、高效沟通、责任到人、忙中不乱。
第一部分：会前准备会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。
一、会议策划1、会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称主题、目的、时间、地点、演讲嘉宾、参会人员、主要议程、会议预算、会务工作任务及职责分工等内容。
会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强。
2、原则上，提前三个月以上进行大型会议的策划。
3、会议方案确定后，发布会议通知。
根据会议筹备进度，可分为一轮、二轮、三轮通知。
4、召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。
二、会议宣传1、主协承办方利用自身平台进行多渠道宣传，包括订阅号、视频号、抖音、微博、直播等。
2、利用第三方宣传平台、媒体矩阵、网络推广等方式进行宣传。
三、参会邀约1、嘉宾邀约。
（1）根据会议主题和目的，邀请国内著名演讲嘉宾，并确定讲课题目。
（2）确定演讲嘉宾讲课费、PPT、往返行程。
2、参会人员邀约。
（1）主协承办方对自身积累的客户资源进行邀约。
（2）根据会议内容，参加同类型会议，拓展新客户邀约。
（3）邀约形式包括：微信、电话、H5、短信、邮件等多种方式。
（4）到会确认回访。
确认参会人员名单，确认缴费信息，确认住宿及交通方式。
3、赞助商邀约。
（1）主协承办方对自身积累的赞助商资源进行邀约。
（2）根据会议内容，参加同类型会议，邀约参会赞助商。
（3）到会确认回访。
确认参会人员名单，确认赞助费用打款，确认住宿及交通方式。
四、会前筹备会议由宣传邀约阶段转入筹备召开阶段，再次召开会务工作协调会，分解任务，协调分工，明确责任人，规定各任务完成时限。
1、酒店合作。
（1）根据回访信息确认住房（拼间）、用餐、会场满足要求，并预报数量。
会议筹备执行手册最终版
会议筹备执行手册流程安排是纲领前期准备是基础合作执行是关键控制应变是保障细节的把控决定效果后期跟踪是超越的所在二零一六年一月目录一、手册说明 (2)二、筹备环节一：信息沟通 (2)三、筹备环节二：会议通知的撰写 (3)四、筹备环节三：会议筹备 (4)五、筹备环节四：现场执行 (6)六、筹备环节五：会后跟进 (8)七、工作人员礼仪 (9)一、手册说明大型会议活动工作较为复杂，因此大型会议活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为XX公司总行大型会议活动的部分环节提供原则性指导，讨论对象主要为接待及现场布置等项目。
本手册将活动执行分为五个环节：信息沟通、会议通知的撰写、会议筹备、现场执行、会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的会议主题把握、完善的会议通知撰写、清晰的筹备流程、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的会议筹备执行过程。
二、筹备环节一：信息沟通信息沟通是会议筹备中的第一环节。
充分的信息沟通能尽可能避免由于会议筹备人员对会议理解的偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。
因此会议筹备执行负责人须在会议正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的围争取了解与会议有关的更多信息，填写下列会议信息沟通表，再筹划下一步工作。
三、筹备环节二：会议通知的撰写容完善且信息准确的会议通知是会议举办成功的基础。
在会议信息沟通完成之后，执行负责人填写会议信息沟通表，之后撰写会议通知（初稿），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见拟定会议通知（最终版）并下发相关部门及经营单位。
其整体流程如下：会议通知的基本要素：1、会议名称与目的；2、会议时间与地点；3、承办办/联办/协办部门；4、与会领导、参会人员与规模；5、会议议程。
6、报名与接站回执7、请假申请表8、注意事项与参会要求9、联系人四、筹备环节三：会议筹备会议通知发出后，正式进入会议筹备环节，主要包括以下容：参会人员接待、会场确定与布置、会议材料印制与分发。
会议策划与组织执行手册
会议策划与组织执行手册第1章会议策划概述 (4)1.1 会议目的与目标 (4)1.1.1 确定会议目的 (4)1.1.2 确定会议目标 (4)1.2 确定会议类型与规模 (4)1.2.1 会议类型 (4)1.2.2 会议规模 (5)1.3 会议时间与地点选择 (5)1.3.1 会议时间 (5)1.3.2 会议地点 (5)第2章筹备团队组织与职责划分 (5)2.1 筹备团队成员角色与职责 (5)2.1.1 会议策划人 (5)2.1.2 执行秘书长 (6)2.1.3 活动策划与执行组 (6)2.1.4 会务组 (6)2.1.5 宣传推广组 (6)2.1.6 资料与信息组 (6)2.1.7 财务组 (6)2.2 团队沟通与协作机制 (6)2.2.1 定期会议制度 (6)2.2.2 信息共享平台 (6)2.2.3 任务分配与跟踪 (6)2.2.4 反馈与建议机制 (6)2.3 工作进度与质量把控 (6)2.3.1 工作计划与时间表 (6)2.3.2 质量把控标准 (7)2.3.3 检查与评估 (7)2.3.4 风险预防与应对 (7)第3章会议主题与议程设置 (7)3.1 确定会议主题 (7)3.2 制定会议议程 (7)3.3 议程时间分配与调整 (7)第4章邀请嘉宾与参会人员 (8)4.1 嘉宾与参会人员筛选 (8)4.1.1 确定邀请对象 (8)4.1.2 筛选标准 (8)4.2 邀请函撰写与发送 (9)4.2.1 邀请函内容 (9)4.2.2 邀请函撰写要点 (9)4.2.3 邀请函发送 (9)4.3.1 确认方式 (9)4.3.2 确认内容 (9)第5章场地布置与设施准备 (10)5.1 场地选择与布局 (10)5.2 舞台、音响、灯光设备 (10)5.3 展示与互动设施 (10)第6章会务服务与接待工作 (11)6.1 报到与签到流程 (11)6.1.1 报到流程 (11)6.1.2 签到流程 (11)6.2 住宿与餐饮安排 (11)6.2.1 住宿安排 (11)6.2.2 餐饮安排 (12)6.3 接机与交通保障 (12)6.3.1 接机 (12)6.3.2 交通保障 (12)第7章宣传推广与信息发布 (12)7.1 制定宣传策略 (12)7.1.1 明确目标受众：分析并确定会议的目标受众群体，包括参会人员、潜在参与者以及合作伙伴等。
大型会务活动标准化执行手册
大型会务活动标准化执行手册大型会务活动标准化执行手册日期：2020年地火明夷文化传媒活动执行标准手册2020年9月目录一、手册说明二、有关会议的说明三、会议程序会前工作（按顺序）1.议题及参会人员范围的确定2.会议场所的选定3.会议通知的起草4.申报会议预算5.人员确认6.设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整）7.预定8.车辆安排9.起草会务组工作安排表10.会务宣传品的制作11.食品的采买说明本手册主要是为了规范大型会务活动的执行流程，以确保会议的顺利进行。
本手册适用于所有大型会议，包括但不限于企业年会、学术会议、婚礼等。
有关会议的说明在确定会议的议题和参会人员范围之后，需要选定会议场所。
会议场所的选择应该考虑到参会人员的数量和会议的性质，以确保场地的大小和设施的完备。
会议通知的起草需要包括会议的时间、地点、议题以及参会人员名单等信息。
在起草通知时，需要确保通知的格式规范、内容准确。
申报会议预算是会议前必须要做的一项工作。
预算的申报需要考虑到会议的规模、场地租赁费用、设备租赁费用、人员费用等各项费用，以确保会议的预算合理。
人员确认是指确认参会人员的身份信息、联系方式以及到场时间等信息，以确保会议的顺利进行。
设备准备是指根据会议的需要准备相应的设备，包括但不限于投影仪、音响设备、翻译设备等。
预定是指预定酒店、餐厅等服务设施，以确保参会人员的食宿问题得到妥善解决。
车辆安排是指为参会人员提供交通服务，包括但不限于接送机、接送酒店等。
起草会务组工作安排表是指将会务组的工作内容、时间、责任人等进行详细的规划和安排，以确保会务组的工作有序进行。
会务宣传品的制作是指制作会议宣传品，包括但不限于会议手册、会议背景板等，以提高会议的知名度和影响力。
食品的采买是指采购会议期间需要用到的食品，包括但不限于茶水、点心、餐饮等，以确保参会人员的口感和体验。
指导服务员的工作在会议期间，服务员的工作至关重要。
他们需要确保会议室内的设备和用品得到及时补充和维护。
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活动指导手册第一部分、项目策划一、策略会：确定公司对整体项目的整体策略会议主持：客户经理会议记录：总控必要参会人员：总经理、部门经理、策划部经理、设计部经理、执行督导前端讯息介绍包括：客户名称、企业MI、企业VI、项目战略意图、项目功能、项目目标、项目时间点；行程决议：项目定位、项目策略、各版块对接人员，项目推进流程。
二、策划会：明确策略、创意核心、亮点环节、流程、设计装饰等关键问题1.会议召集：客户经理发出会议通知，说明会议时间、地点、重要程度、客户名称、活动简述、策划会主要议题等信息；2.参会人员：必须到会者：策划部成员、设计部成员、执行对接人员邀请到会者：中心总经理、部门经理、搭建商代表、A V灯光供应商代表、演出供应商代表（视项目情况邀请）口头邀请原则：对于在策划会时间内无重要和紧急工作的同事，都可邀请其参与策划会讨论。
3.会议主持：客户经理、总控4.会议记录：总控5.会议流程：1) 对客户及其项目进行简介2) 对客户对项目的预想进行介绍3) 说明项目的必备环节或及已确认实施内容4) 说明费用预算及操作周期（保障会中讨论内容符合预算，并能在操周期内完成）5) 主题讨论（贯穿活动的主线思路及表现元素）6) 创意亮点讨论（亮点环节必须具备可实施性）7) 除必须到会者外，其它人员可离场，在场人员讨论流程细节及现场装饰与流程的配合（确保装饰设计与方案内容统一）6.必须形成决议：方案风格、方案版块构成及版块撰写责任人、方案内容及流程、方案完成时间、报价形式及分块预算；三、提案前准备1. 与客户确认提案时间及地点2. 与客户确认我方提案人数及客户方参会人数及级别（如客户有高层出席，我方便必须有高层陪同提案）3. 确认客户方是否提供投影设备（如会中需要投影设备，而客户方无法提供，我方便需自带投影设备提案）4. 确认客户方是否有特殊要求（例方案是否需打印版，打印份数及颜色要求，是否需要外文版方案，提案语言是否为外语等）5. 提案用品：U盘（提案、报价）、方案及报价单打印版（需要装订，至少首页需彩色打印）、激光笔及电池、记录纸笔、音视频文件、如需记录客户想法所应用的录音笔。
6. 笔记本电脑：桌面是否整洁、系统是否存在恶意插件弹出、适配器接头是否通用7. 提案人员确认：各版块的讲述人（公关、活动、报价、答疑）8. 提案准备：各模块讲述人应熟读提案、预演口述内容、客户可能提出质疑的环节应如何回答等。
三、提案前准备1. 全体提案人员必须正装出席；2. 全体提案人员必须于与客户约定时间15分钟前到达，整装后集体进入提案场地；3. 提案前检察：电脑与投影设备连接情况、如需播放音视频文件需检察音响连接情况并调试音量大小、激光笔/录音笔等小型电子设备的运转正常；4. 提案陈述：应采用简洁、中速、形象的语言讲述提案内容及预期的实施效果；5. 客户访问：向客户说明我方希望取得的信息或资料（尽量争取客户方向我方提供更多的信息及资料）、说明我方需客户方配合哪些工作，解决哪些问题；6. 提案反馈：仔细记录客户的每一点反馈意见（客户每一个顾虑及疑问点，方案修改方向及客户的创意性想法），再次明确客户的思路及方向；7. 会后决议：下次提案的时间、地点及提案内容，会后的工作安排（包括客户方应配合的工作）、确定哪些是急需解决的核心问题、哪些工作需同步展开、我方与客户方的沟通机制（如何配合）。
第二部分、推进保障一、立项经客户经理、项目经理、总经理确认后立项；立项后，开始预算撰写与活动流程撰写。
二、日常沟通：沟通的顺畅与否决定着项目筹备的质量1. 开会是必要的手段，但要确保会议质量——不开没有结果的会议；2. 定期向客户发送项目推进表，让客户知道我们每天都在做什么——让客户放心；3. 我们提案的每一个事项都是有理有据的——请客户相信我们的专业品质；4. 有提案就有备案，随时应对客户的变化——让客户省心；5. 语言沟通强于文字沟通，面对面交流强于电话交流——尽量与客户多交流；6. 我们所做的事情都是在帮助客户达到目的——站在客户的角度考虑问题。
三、项目推进表：了解各版块工作进度四、确认事项单五、会议通知：让开会双方都预知会议议题，并为具体议题做充分准备会议主题：会议时间：会议地点：参会人员：会议流程：第三部分、内部管理一、报价管理：成本核算：首先根据根据客户确认方案请供应商正式报价，搭建督导根据供应商报价及我方预算完成整体费用预算；报价：撰写费用明细预算，经审批后向客户提交；报价形式：《报价模板》二、合同管理：1.与客户方合同：与客户方确认由哪方负责合同撰写，如由采购部撰写，合同样本参照附件《客户合同模板》。
2.与供应商合同：原则上由采购部撰写，合同样本参照附件《供应商合同模板》。
3.合同撰写原则：明确双方权力、责任与义务，在公平保障双方利益基础上明确协议金额、付款方式及违约责任。
4.合同初稿：所有对外合同初稿完成后，需会同客户经理、合同撰写人、部门经理完成合同初稿审议，避免合同出现低级错误及漏洞。
5.合同审批：所有对外合同均需经过律师审核无误后，方可对外正式发送。
6.合同备案：凡正式签署的合同，在履行全部手续后，第一时间将合同正本交由总办统一管理，业务部门保管合同复印件备档。
三、供应商选择：1.供应商应是具有专业资质、经验及实力的公司，属于公司行为。
而个人行为存在诸多不确定因素与风险，因此，非特殊情况下，供应商应选择公司，尽量避免选择个人；2.与公司长期合作，且符合标准及要求的供应商应作为首选；3.客户经理经理可推荐供应商；4.搭建督导因项目需要选择供应商，经部门经理确认；5.因项目需要，需临时开发特殊供应商，应由项目组成员配合搭建督导共同完成。
第四部分、外协管理一、实施场地管理：酒店类：可接纳来宾入住，可提供宴会厅（可搭建大型舞台）、会议厅、贵宾室等俱乐部类：可提供宴会厅（可搭建大型舞台）及特色娱乐服务剧场类：有大型基础舞台，场地容量大展览馆类：标准展览馆、会议中心等其它类：有足够的面积、适当的限高、足额的电量，可搭建大型舞台并设置A V灯光系统二、场地排查：1. 场地名称地址负责人姓名/职务/联系方式（电话、手机、传真、E-mail）2. 场地拍照：外景、入口处、停车场、大堂、通道、水牌、签到处预想位置、主会场（舞台、座席区、桌椅、讲台）、宴会厅（舞台、座席区、桌椅、讲台）、VIP室、化妆间、VIP通道、会议室3. 各厅日租金充许施工时间订金方式4. 场地位置图周边图5. 整体平面图分层整体平面图主会场/宴会厅/会议室/VIP室平面尺寸图及限高主会场/宴会厅电量限制三、场地勘测：1. 路线：一般来宾入场路线贵宾通道路线停车场至主会场路线会场至宴会厅路线化妆室至舞台路线2. 水牌：各条路线设置水牌的位置水牌尺寸（黑白＆彩色）3. 条幅、易拉宝、POP等广告物位置及可实施尺寸及形式4. 停车场预留车位数量及位置5. 主会场、分会场、宴会会场：舞台位置、适用规格及高度、场灯控制系统、现场遮光系统、回音强弱、A V操控台位置预想、A V灯光系统架设预想、电源输出位置6.专访室：形象背板位置预想、装饰预想、电源形式及位置7.演员化妆室：桌椅衣架化妆镜换装区电源形式及电量8.VIP室：装饰预想、电源形式及电量9.施工入场路线（对制作物、展品搬入所要经过的各门、通道、电梯等进行搬入可行性评估，如需破拆，应及时与场地方沟通。
）三、搭建商管理：1. 场地勘察全程参加，并对每一项实施地点进行测量与拍照；2. 实施效果图及制作施工图第一时间发送搭建商，由其进行实施评估，并沟通实施重点及难点；3. 搭建商需对重点制作物说明实施办法、材质、工艺，并对全部制作物提供材料小样，同时说明工艺；4. 搭建商需在效果图终稿后提交制作进度表，明确制作周期、预搭时间、施工耗时、运输周期、仓储、防雨（水）、安全保障及报价等信息；5. 客户经理需现场观看预搭，并明确修改意见；6. 明确易损物的备份数量；7. 提示提供足够的施工辅料（例：地膜、展毯、胶带、防雨布、照明灯……）；8. 建立随时向公司提供新材料使用方案的机制。
四、A V灯光供应商管理1. 场地勘察全程参加，并现场说明实施难点2. 实施效果图第一时间发送AV灯光供应商，由其进行实施评估并说明实施重点及难点。
3. 根据效果图提出器材实施方案、接电图、线路图及电量总额、特殊要求、报价等4. 重要线路采用双线保障（主线负责传送信号，备线防止主线出现故障）5. 根据需要制定线路防水方案6. 应对场地方提供的电源进行安全评估（避免跳闸、电压不稳等情况）7. 应对无线信号进行风险评估8. 应对舞台特殊效果进行风险评9. 应对器材噪声进行噪音评估10. 建立随时向公司提供最新技术建议、创新性建议的机制五、摄影摄像供应商：事项告知1. 活动时间、地点、周期2. 活动性质、规模、参会人员构成及人数3. 活动流程及重点环节4. 建议使用的器材5. 特珠要求（是否有大合影、是否需要拍摄重点人物）6. 发送活动流程及台本7. 列明必拍事项（大环境、来宾入场、开场/致辞/揭幕/表演/互动、用餐、工作照、彩排工作照、客户工作照、演职人员工作照、现场各装饰效果、现场灯光效果、现场视频效果……）六、人员派遣公司/服务人员管理供应商招募、服务人员招募管理：1. 告知项目概况（展览演出、会议演出、晚会演出、公益演出、户外演出……）；2. 明确告知项目执行周期（面试预计时间确认预计时间彩排周期活动现场周期）；3. 明确告知预算（价格原则、加班费原则、差旅/住宿原则、报销原则）；4. 明确告知付款方式（支票＆现金、预付＆结束后N日内、服务业发票＆无票）；5. 明确告知演员要求（性别、身高、年龄、专业、经验、语言要求）。
演出供应商提案管理：1.按公司模版提供服务人员提案PPT2. 确保提案人员符合预算范围、身体健康，无条件参加面试、彩排、约定时间内的工作、因需要而进行的加班。
3. 服务人员者因个人原因或其它活动，而有可能影响到临时性加班的，需于提案时一并说明。
十、服装供应商管理要求告知：1.告知项目概况（项目时间、着装人员/职责）2.告知时间要求（料样提供时间、效果图提供时间、样衣提供时间、试衣提供时间、成品提供时间）3.流程告知（1.效果图提供，2.面料小样提供，3.样衣提供，4.签约/预付款，5.成品提供，6.尾款支付。
注：酌情增加或删减）4.5.第五部分、执行人员培训一、总体培训：适用于全体执行人员，执行管理人员客户公司整体形象介绍…………………使全体参与人员了解并喜爱客户公司客户主推产品介绍………………………使全体参与人员对发布的产品有初步的了解本项目的意义及重要性说明……………了解本次活动的重要性从而提高责任心客户方主要负责发言……………………了解谁是项目主要负责人运营负责人发言…………………………了解谁是项目的运营负责人演出负责人发言…………………………了解谁是项目的演出负责人项目时间安排……………………………通告各环节起始时间项目的组成部分及各部重点工作………通告各部门分工各部门负责人互相认识…………………使全体参与人员了解各部门的负责人各部门成员互相认识……………………使每名参与人员了解自己的同事会议基础礼仪及规定培训………………使每名参与人员不犯低纸错误全员拓展训练……………………………提升团队协作能力、提高工作主动性和积极性二、分科培训：适用于全体执行人员，由各部门负责人担当基础内容1.时间告知：集合时间、到岗时间、轮休时间、重点环节时间、结束时间（临场决定原则）2.服从告知：工作的分派、临时性加班、超出预期工作量等均要做到无条件执行工作告知：职责内的工作内容、工作方式、工作重点告知3.规则告知：违规事项说明、违规惩罚说明4.运营预演：以讨论的方式告知当发生某些情况时该如何对应分科内容1.礼仪小姐：会议礼仪知识培训、工作现场模拟2.翻译人员：学习所要推介的产品资料、学习专业名词，工作技巧探讨3.杂务人员：各项工作内容讲解、工作技巧传授4.解说人员：学习所要推介的产品资料、学习专业名词，工作技巧探讨5.服务人员：熟悉工作内容及程序、工作现场模拟第六部分、施工准备一、报批：1. 委托活动实施场地方向有关政府部门进行外部报批，包括：消防、集会等，如遇参会人员过多，应协调公安部门配备警力、交管部门指挥周边交通；如遇高官、外国使节参会，应协调公安部门配备警力及特殊防护等措施；如遇大型夜间室外活动，应就噪声等问题进行相关审批。