行政综合部工作一览表-20170408

视需要时
视需要时
需要时 及时 每周两次 及时
制表：
审核：
审批：
工
工作 序 类别 号
1 2 3 4 时间 工作内容
作
一
览
29 二 ▲ ▲ ▲
表
30 三 ▲ ▲ 工作周期 每天中午 每天中午 每周至少1次 抽查 每月至少1次
（行政综合部—Hale Waihona Puke 行政专员）5食堂 管理
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固定 资产 / 资产 管理
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每天对照食堂的检查一览表做好食堂5S检查，并检查周 期性工作是否完成，并做好相关记录 审核/盘点当日菜品的耗用、库存及核算情况 每周至少1次抽查配送的、或食堂自行采购的食品及物品 的数量、质量及价格等，并做好相关记录 每月至少1次对食堂配送、或采购价格及质量进行市场抽 查调研，做好分析报告，经批准后于食堂张贴，并反馈 至各子公司食堂管理人员 不定期抽查食堂厨师是否每天在当月的《食堂仓库进耗 存明细》表上如实地、认真地做好所有仓储物品（调料 、大米、酒水饮料等）的进、耗、存记录，是否遵循“ 先进先出”的原则，有无过保质期的现象，等； 每月底与厨师一同盘点所有仓储物品的库存，检查保质 期，盘点情况在表上记录、并需副经理签字确认； 每月初完成上月食堂仓库进耗存月报表并呈报 每半个月，根据配送单位发来的下半个月的时鲜蔬菜清 单，汇总各食堂厨师提报的下半个月菜单、整理完成总 公司及子公司的菜单，经审核、批准后，反馈至各食堂 管理人员，并落实本食堂厨师严格按餐标菜单执行 食堂每次宴客后，应及时检查、确认厨师是否在不超过3 个工作日内按要求完整地、规范地做好了相关的记录， 并请宴客主导部门领导签办反馈意见；对宴客出现明显 失误的，应实施奖惩 每月初，审核上月所有的配送单据、宴客菜单、食堂每 日采购清单、食堂厨师支付费用&用餐人数统计等原始单 据，完成《食堂成本核算表》、《配送菜金每日明细》 、《配送菜金月度明细及就餐人数统计》、《食堂仓库 进耗存月报表》、《食堂厨师支付费用&用餐人数统计汇 总》等，一并OA呈报，确认无误后办理相关费用报销 每月1次抽查集团公司所有食堂的环境卫生、饭菜质量及 份量、服务质量及服务态度、配送及采购情况、仓储管 理等，OA通报 每半年度组织1次集团公司所有食堂的员工满意度调查、 分析、出具报告，OA通报 每年组织食堂人员进行一次疾控中心健康体检 集团公司及各子公司食堂的建立、改造、搬迁、基础设 施、设备的配置等 公司固定资产的请购，到货后验收，固定资产编号、拍 照，所有相关信息录入软件（办理入库，包括明确保管 部门、保管人、存放地点等），纳入固定资产管理 有闲置、或撤换时，清点、验收，并在指定地点存放、 保管；相关部门有需求时，核查有无闲置，如无，发协 作征集（确认无的再请购），办理调拨、及调拨手续， 调拨单打印报调出部门、调入部门、行政综合部经理签 公司固定资产/资产的维修、报废；报废必须报相关领导 逐级审批，实施报废时必须遵循四眼原则，有残值收入 的，交财务入账、开具收据、存档备查 每年6月、12月，整个集团公司固定资产的清查、盘点 （提前准备好盘点计划、人员分工、物料准备、预盘清 单等），盘点表请相关部门负责人签字确认、分管领导 审核确认 每年年初，完成上一年度固定资产的购置报表、报废报 表，报领导审阅、签字 IT补贴类固定资产的管理：在员工申请经批准后OA请购 、到货后发放、签收、登记； 每月底将本月IT补贴类员工的个人需承担部分的金额发 人事运营部； 在人员异动时（根据相关人事变动通知单），应将具体 情况予以签办反馈 样板房家具类固定资产的管理：对新购置到货的，办理 登记手续（有图片）；有闲置、或撤换时，清点、验 收，并在指定地点存放、保管，闲置资产清单及时上传 OA公示，便于相关部门了解闲置情况；相关部门有需求 时，办理调拨手续（不需搬运），相关台账同步更新 工程类固定资产的管理：对新购置的，办理登记、领用 手续（领用部门、领用人、领用时间、用途）；有闲置 、或撤换时，清点、验收，并在指定地点存放、保管， 闲置资产清单及时上传OA公示，便于相关部门了解闲置 情况；相关部门有需求时，办理调拨手续（不需搬 运），相关台账同步更新（需要时）
需要时
需要时
1 2
▲
▲
每天/及时 每月至少1次
IT 管理
3 4
需要时 及时/每月至 少1次
IT 管理 工作 序 类别 号
5 时间 工作内容 29 二 30 三 工作周期 及时
一旦发生停电，立即关闭服务器系统，并手工备份数 据，待来电后再重新启动服务器系统 与公司办公场所所属的物业保持良好的沟通与联系，负 责公共区域、公共设备设施的维护、检修，负责公司需 1 使用车位的租用、费用缴纳、内部管理及调配；在人员 物业 异动时（根据相关人事变动通知单），应予以增配或收 回（视需要时） 水、电、物业费、车位管理费等的审核、登记、办理报 2 销等（视需要时） 公司活动的配合实施，如：新年第一天开门仪式、夏令 企业 慰问、公司搬选、司庆、年度酒会、接待、旅游、拓展 1 等活动，公司开发项目的开工、奠基动土、营销入驻销 活动 售案场、开盘、封顶、交房等（按实际情况进行） 其他 1 行政类供应商的履约评价 行政 2 查看总公司茶水间开水炉运作情况 类事 3 其他行政类事务 备注：行政专员岗位的直接下属有：司机、保洁、食堂人员。
需要时
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每月下旬
每月上半月
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季度末/初
及时 ▲ ▲ ▲ ▲ 年底 每天 每周一次 每周两次 每月1次 季度末或法定 节假日前 每天/及时
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需要时
需要时 需要时 每月至少1次/ 及时
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司补 贴 类） 管理
申请住宿的员工条件审核、相关协议签订、协调安排宿 舍/床位等；在经批准后协调、落实入住，提供必要的物 品； 5 在人员异动时（根据相关人事变动通知单），督促并确 保员工在规定时间内办理完成退宿的相关手续并及时安 排床上用品的清洗 6 申请租房补贴的员工条件审核、租房协议审核；在经批 准后做好相关租房补贴信息的登记； 在人员异动时（根据相关人事变动通知单），相关信息 应签办反馈 IT设备设施（包括公司所有IT设备、机房、网络等）的 日常检查、维护，在出现异常时及时落实解决，确保正 每月至少1次，协同IT服务单位人员检查IT机房设备设施 的运行情况是否正常，重点检查服务器备份情况，并做 好相关记录，呈报领导审核 在需要时，提出IT设备设施（包括系统或软件）新增、 或更新的申请，事先应做好品牌及配置的比较，相关市 场/用户的调查，比质比价等；在批准后组织实施 杀毒软件、防火墙等管理；公共设备设施（如公用笔记 本）每月至少1次杀毒、清理等
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不定期抽查/ 每月底/月初
每半个月
及时
每月初
每月1次 每半年度1次 每年1次 有需求时 及时
及时
及时
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6月 12月 每年年初
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每月底/及时
及时
需要时
工作 序 类别 号
时间 工作内容
29 二 ▲ ▲
30 三 ▲
工作周期 4月、12月 每周至少1次
10 安排集团公司所有空调的统一维护保养 每周至少1次抽查公司车辆（董事长专车、商务车）的卫 1 生状况、用车记录（仅商务车）等 为申请油贴的员工、申请私转公车辆的员工、申请补贴 购车的管理层，办理承诺书（及相关证件扫描等）、私 转公或补贴购车协议等相关手续，在批准并实施后做好 相关登记； 2 在人员异动时（根据相关人事变动通知单），应认真核 查员工是否享受油贴、或私转公、或补贴购车，需员工 承担相关费用及后续需办理相关手续（如公转私）等 的，应予以签办反馈 每月至少1次（下旬）梳理、更新公司名下所有车辆（包 括私转公车辆、公司补贴购车）的保险到期日、年检到 期日、新增或私转公车辆信息、减少或公转私车辆信 息； 3 车辆 督促并确保司机在保险/年检到期日前至少3个工作日办 理完成续保/年检； 管理 在私转公车辆/公司补贴购车届满5年前至少3个工作日督 促并确保司机办理完成车辆产辆产权及保险的公转私事 每月上半月，完成上月公务车辆的各类费用明细、费用 4 核算月报表呈报，油耗异常的须原因分析、行动计划 每季度末整理1次本季度员工申请经批准油贴的明细表， 发人事运营部确认本季度员工岗位/职级变动情况、休假 5 情况后，报领导审核无误后，在下季度初办理完成员工 油贴的统一报销或充值（如充值，则督促并确保司机按 审批表办理完成） 公司名下所有车辆的档案（产权证等）、资料（保险 等）的保管，员工需借出的，应呈报领导，经批准后办 6 理借出登记、签字、督促借用人及时归还；在人员异动 时（根据相关人事变动通知单），应予以收回 7 每年年底，整理管理层补贴购车的本年度补贴明细报审 办公环境（6S，包括绿化、设备设施、消防安全等）日 1 常检查，重点关注会议室、大堂、走道、开水间等公共 区域，做好相关记录；发现问题的立即督促落实整改 办公 2 会议室茶叶存量检查，会议室茶杯清洁情况抽查 环境 3 仓库环境卫生检查 、设 4 每月不少于1次的5S抽查，并OA通报 备设 每季度组织1次办公环境大扫除（及相关通知、物料准备 5 施 、事后检查、督促整改等） 公司办公设备（打复印机、监控设备等）、设施（门、 6 窗、水、电等）、安全等的检查、维护、管理，确保正 根据公司标准和要求，寻找员工宿舍的房源（公司自有 、或外部），跟进、协调、落实装潢、装饰（包括前期 1 绿化租摆)，配备必要的设备设施、家具、用品等，一般 包括：无线网络、电视机及机顶盒、微波炉、烧水壶、 热水瓶、床、床头柜、餐桌、沙发/椅子、橱柜，等 负责租赁宿舍的租赁洽谈、经批准后签订协议、费用支 员工 2 付（按协议约定）、到期前一个月办理续租或退租、押 宿舍/ 金回收等 员工 3 负责宿舍的搬迁、拆除（家具、网络等）等 租房 4 负责宿舍的环境、资产、设备设施、安全等的监督、管 理、检查（每月至少1次，并OA通报）、维护，确保正常 （公