第4章 数据表视图和数据记录操作

4.3 记录定位
对记录进行编辑前首先确定要编辑的记录， 把记录指针移到目标记录上，即对记录 进行定位。 记录定位的方法有三种类型： 直接定位 导航按钮定位 记录查找定位
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记录查找定位


查找定位的操作方法是单击菜单“编辑”/“查 找”菜单项，弹出查找和替换对话框，在“查 找内容”文本框中输入要搜索的信息。 查找要经常用到通配符，用于模糊信息的查询。 Access有两个常用通配符：单个通配符和任意 通配符。单个通配符的符号是一个问号 (?) ， 匹配单个字符；任意通配符的符号是星号 (*)； 可以匹配任意个数的字符。例如，在学生基本 情况表中，要找到姓名是：邵什么丽的人。输 入“邵？丽”，则找到邵丽丽并把记录指针移 到记录上。如果输入邵*，则会找到第一个姓 邵学生。
4.7显示格式
1.表中列的显示 操作步骤如下： （1） 打开数据库，打开表； （2） 在“表”浏览窗口，选定需要冻结/ 解冻的列，再打开“格式”菜单，选择 “冻结列”或“取消对所有列的冻结” 选项。
2.表中列的隐藏
隐藏表中列，其操作步骤如下： （1） 打开数据库，打开表； （2） 在“表”浏览窗口，选定需要隐藏的列，再 打开“格式”菜单，选择“隐藏列”。 撤销表中隐藏列，其操作步骤如下： （1） 打开数据库，打开表； （2） 在“表”浏览窗口，打开“格式”菜单，选 择“撤销隐藏列”选项，打开“撤销隐藏列”窗 口。
第4章 数据表视图和数据 记录操作
主要内容
4.1 数据表视图 4.2 添加新纪录 4.4 记录定位 4.4 编辑数据 4.5 记录排序 4.6 记录筛选 4.7 显示格式 4.8 打印输出 4.9 子数据表
目的要求:


掌握数据表视图概念及结构 掌握记录的输入方法 掌握记录的查找、排序和筛选 掌握定制视图格式 掌握记录打印 掌握子数据表概念
手工输入记录
4 .日期/时间字段


日期/时间字段输入可以分为三类：纯日期、 纯时间和日期时间混合。一般在设计日期/时 间字段时要设计输入掩码，以方便用户输入 数据。 纯日期输入一般以格式：____年__月__日输 入数据，当光标移到日期/时间字段时并不显 示以上格式，只有按下第一个键，才出现以 上格式提示(如图4-7所示)，输入的纯日期其 带有的时间是00:00:00。
（1）选择菜单项“插入”/“超链接”，弹出插入 超链接对话框，如图4-11所示。 （2）用插入级链接对话框完成输入超级链接。可 以看到，链接的对象分成三类：原有文件或网 页、新建页和电子邮件地址。
手工输入记录
7.查阅向导 用查阅向导生成的字段输入数据的方式 用组合框示选择输入，不必使用键盘输 入字符，单击组合框下拉按钮弹出下拉 列表，从列表中用鼠标选择一数据项单 击即完成输入
4.4 编辑数据
1.给表添加新数据
操作步骤如下： （1） 打开数据库； （2） 在“数据库”窗口，选择要添加数据的表 为操作对象，按“打开”按钮； （3） 在“表”浏览窗口，在指示的记录行中输 入新的数据； （4） 保存表。
2.修改表中的数据
操作步骤如下： （1） 打开数据库； （2） 在“数据库”窗口，选择要修改数据的表 为操作对象，按“打开”按钮； （3） 在“表”浏览窗口，确定要修改数据的记 录行及字段，即可修改数据，同时在该记 录行首显示； （4） 保存表。
手工输入记录
2.文本和备注字段 在文本框中直接输入英文、数字、汉字 和其它符号。如果在文本型字段中输入 的字符超过字段长度，则光标停止不动， 数据表头闪烁一次。 备注数据类型可以在专门的窗口——显 示比例窗口中输入。弹出显示比例窗口 的方法是：Shift+F2
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3 .数字字段 数字字段有许多数据类型，输入时应注 意输入后的显示与输入的差别，如字段 是整型数据，输入的数据如果带小数， 则自动进行四舍五入。 对于特别大或特别小的数，可以采用科 学计数法直接输入，例如，可以直接输 入：2.1e9，以代替输入2100000000。
（3） 在“撤销隐藏列”窗口，选择隐藏列字段名。
4.9子数据表
操作步骤如下： （1） 打开数据库，打开父表； （2） 在“数据库”窗口，打开“插入”菜单， 选择“子数据表”； （3） 在“插入子数据表”窗口，添加子表； （4） 在“表”浏览窗口，双击按钮或按钮，可 以打开或关闭子表； （5） 在“数据库”窗口，打开“格式”菜单， 选择“子数据表”，可以删除子表与父表的 嵌套关系。
手工输入记录
8.插入OLE对象 数据表视图中在OLE对象字段输入数据的 方法是插入OLE对象，操作方法如下：
(1)将光标移动到当前记录的OLE对象类型的字段 中，例如学生基本情况表的照片字段。 (2)选择菜单命令“插入”/“对象“，Access打开 “插入对象”对话框，如图4-13所示。选择由 “文件创建选项”，然后单击“浏览”按钮找 到存放照片的目录，选择对应学生的照片。
数据表视图最左边一列是记录选定器，用于选择一 条或连续多条记录.根据对数据表的操作，记录选定 器也显示当前记录操作状态。记录选定器显示的状 态符号如下表4-1所示。
数据表视图工具栏按钮
4.2 添加新纪录
添加新纪录的方法 逐条手工输入 复制粘贴输入 用查询命令批量输入
手工输入记录
1.自动编号字段 自动编号字段不用输入，字段属性“新值” 是“递增”时，自动编号字段是从1开始， 自动累加。如果从表的后面删除了一些记 录，再输入新记录时自动编号字段的新值 还是按未删除前的值累加。
手工输入记录
5 .货币字段 货币型精确到小数点左边 15 位和小数 点右边4位，在数据前显示一个货币符 号￥。输入数据说不用输入货币符号， 直接输入数值即可。在内部计算机只保 4位小数，如果输入超过4位，则四舍五 入。
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6.超链接 可以在超链接字段直接输入文本或数字， Access把输入的内容作为超链接地址。 另外一种输入超链接地址的方法是插入方 式，操作步骤如下：
4.1数据表视图
表、查询和窗体对象都有一种共同的表现形式— 数据表视图


数据表视图特点：非常直观；同时可以浏 览大量的记录；便于浏览修改记录。打开 一个表的数据表视图方式操作方法有以下 几种： (1)在”数据库”窗口中，双击一个表。 (2)表设计视图中，单击工具栏中的数据 表视图按钮：
图4-3数据表视图组成要素
4.5记录排序
1.表中记录的排序
操作步骤如下： （1） 打开数据库，打开表； （2） 在“表”浏览窗口，选定要排序的字段， 再打开“记录”菜单，选择“排序”选项， 再选择“升序”或“降序”。
2.表中记录的筛选
操作步骤如下： （1） 打开数据库，打开表； （2） 在“表”浏览窗口，选定用于筛选的字段 及其字段名下的一个具体的数据项，打开“记录” 菜单，选择“筛选”选项，将打开一个对应的子 菜单。 当选择“按选定内容筛选”，则筛选出记录是 与“选定字段值”相等的记录。 当选择“内容排除筛选”，则筛选出记录是与 “选定字段值”不相等的记录。 当选择“按窗体筛选”，打开“按窗体筛选” 窗口，由用户确定字段的筛选条件，满足条件的 记录被筛选出来。
3.表中数据的复制
操作步骤如下： （1） 打开数据库，打开表； （ 2 ） 选定要复制的内容，击右键，选择快捷 菜单中的“复制”选项； （ 3 ） 确定复制内容的去向，击右键，选择快 捷菜单中的“粘贴”选项； （4） 保存表。
4.表中数据的删除
删除表中记录的方法有以下几种： （ 1 ） 选定要删除内容，按键盘上的“ Delete” 键； （2） 选定要删除内容，打开“编辑”菜单，选 择“删除记录”选项； （3） 选定要删除内容，击右键，选择快捷菜单 中的“删除记录”选项。