商务秘书第五章
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助理级秘书
助理级秘书也常被称为 “见习秘书”,包括接 待员、打字员等,其主 要工作内容是打字、接 待、电传、管理办公用 品、管理办公环境、处 理电话、分送信函、预 定约会等。
文书级秘书
执行级秘书
文 书 级 秘 书 也 常 被 称 为 执行级秘书包括业务秘 “正式秘书”,其主要工作 书、行政秘书等,在一些 内容是起草、打印文稿,收 企业中被称为助理、专 发、处理文书,完成上司临 员、专务等。其工作内 时交办的事项,笔录口授文 容主要是协助上司做办 件,负责会议的记录,为上 公室和业务部门的有关 司的报告和文件的撰拟收 工作 集和组织材料,等等。
二、商务秘书的知识结构
(一)知识构成层次
1.基础知识 基础知识是秘书知识大厦的根基,只有根基坚实宽厚, 才有可能谈到创新能力和应变能力等展现综合素质的 东西。基础知识主要包括社会文化基础知识和自然科 学基础知识。
2.相关之四海 相关知识包括金融投资、财务处理、税务处理、国际贸 易、企业战略决策、企业资本运作、企业经营管理、企 业法律法规运用、企业危机管理、企业人力资源管理、 商务沟通、商务谈判等方面的知识,还包括经济学等方 面的知识。
利益性
商务活动的任何一方都是以 追求和实现经济利益为目标 和归宿的,离开了经济利益, 商务活动就失去了存在的价 值。
竞争性
商务活动的竞争性要求商务秘 书熟悉和运用商业原则,准确 地掌握商务秘书的工作内容、 职业技能和职业规范,卓有成 效地将专业知识、综合能力和 实践经验整合运用于商业运作 之中。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
行政级秘书 行政级秘书包括办公 室主任、行政经理、 行政总监、经理私人 助理等。其主要工作 内容包括参与决策,监 督检查,辅助管理,设 计工作岗位,制定工作 流程,等等。
《新编商务秘书实务(第3版)》教学课件5
事件回放②
接下来，苏莱曼在寻找牛肉买家的过程中，打听到了这样一条信息：西班牙有一家大船厂处于停工 状态，西班牙政府十分关注。苏莱曼认为这条信息又是一个很好的机遇，便前往该国的有关政府部门 游说。他表示：“假如你们向我买下2 000万美元的牛肉，我便向你们的船厂订购一艘价值2 000万美 元的超级油轮。”这一条件令西班牙政府不胜欣喜，因为他们原本就要大量进口牛肉，便马上和苏莱 曼签订了合同，并通知西班牙驻阿根廷大使与阿根廷联络，告诉阿根廷政府将苏莱曼所订购的那2 000 万美元的牛肉直接运往西班牙。事实上，苏莱曼在向西班牙推销牛肉之初，就已物色好了购船的客户， 它便是美国的太阳石油公司。所以，当他和西班牙政府签完合同后，又马上来到美国太阳石油公司。 他对这家公司的老板说：“你们如果肯出2 000万美元来购买我的一艘超级油轮，我就向你们购买2 000万美元的石油。”太阳石油公司想，反正自己是要买油轮的，现在他能购买自己如此巨额的产品， 何乐而不为呢？所以，欣然接受了。
最后，这宗一环扣一环的买卖终于实现了。苏莱曼所做成的生意不是最初的2 000万美元，而是6 000万美元。在这宗巨额的交易中，苏莱曼分文本钱未出，但从中获取了数百万美元的利润。
任务分析
苏莱曼这样的成功，在商业史上都是罕见的。 他可谓是把“巧用信息”这一赚钱法用绝了。
在市场经济社会里，信息是财富之源。谁拥 有了信息，谁就拥有了致富的宝藏。此法精要之 处在于一个“巧”字上。巧需要有辩证思维，用 联系和发展的眼光去审视市场信息，用系统的方 法去组合信息，以便从表面看来没有什么联系的 一条孤立信息中找出相互的关联，抓住隐含的商 机组合或赚取大利润的生意链。
新编商务秘书实务
国家十三五规划教材 · 现代秘书系列
项目四
五星级秘书第五章
+ 对于秘书日常的工作范围而言，要管理的档案非常 + + + + + + + + +
的多，不仅仅是文书档案，事实上还包括下列各种 资料： 1、各种命令及手令 2、计划方案与法规 3、收发的文稿及附件 4、册、薄、表、件 5、印鉴及设计图案 6、契约副本及印刷品样本 7、会议议程及记录 8、证章及通行证 9、史料、文物
+ 经常有主管抱怨秘书的档案管理做的不好，
+ + + + +
需要的东西常常找不到，找到了又是陈旧 的资料。出现这种状况，也许是秘书运用 的方法不正确，也许是因为其他的问题。 1、无健全的组织系统 2、档案管理人员水平低 3、无科学的档案分类法 4、无完备的索引 5、无档案管理制度
+ 1、建立公司组织结构图
+ + + + + + + + + + + +
如何管理E – mail 1、确定来件时间 2、下载所有E – mail之后立刻分类 3、褚存E – mail之前要更改名称 4、立刻将发件人的地址存入地址薄 5、个人邮件另设文件夹，与公务分开 6、设置优先级，进行分类 7、设置优先级前要与主管沟通 8、每隔半个月删除过期的邮件 9、注意防止计算机病毒，重要资料要随时备份 10、协助主管收发邮件 11、注意网络资源共享是否造成泄密
+ 2、信件的折叠法
+
信件的折叠法很重要，要注意使用正确的 方法。 + 3、公文附件的邮件处理 + 公务文书有时候含有诸多附件，例如，带 有支票，带有相片或关盘，有的还附有说 明书等，这些都需要仔细核对，并且需要 另行处理。
秘书国家职业资格培训教程-商务沟通
秘书国家职业资格培训教程-商务沟通秘书国家职业资格培训教程-商务沟通第一章：商务沟通概述1.1 商务沟通的定义与重要性1.2 商务沟通的分类1.3 商务沟通的原则第二章：商务沟通的基本技巧2.1 有效倾听的技巧2.2 良好非语言沟通的技巧2.3 清晰表达的技巧2.4 适应对方风格的技巧2.5 构建积极沟通氛围的技巧第三章：商务会议的组织与安排3.1 商务会议的目的与流程3.2 商务会议的前期准备3.3 商务会议的主持与记录3.4 商务会议的后续跟进第四章：商务信函的撰写技巧4.1 商务信函的结构与格式4.2 商务信函的语言与用词4.3 商务信函的表达与语气4.4 商务信函的送达与回复第五章：商务谈判的技巧与策略5.1 商务谈判的基本流程5.2 商务谈判的策略与技巧5.3 商务谈判中的问题解决与冲突管理5.4 实施合作协议与解决纠纷的技巧第六章：商务礼仪与形象管理6.1 商务礼仪的基本原则6.2 商务社交与人际关系管理6.3 商务形象塑造与管理6.4 面对商务应酬的礼仪技巧第七章：商务沟通中的跨文化交流7.1 跨文化沟通的特点与挑战7.2 跨文化沟通的有效策略7.3 跨文化沟通中的文化差异与误解7.4 跨文化沟通的案例分析与应对方案第八章：商务沟通中的危机管理8.1 商务危机管理的重要性与原则8.2 商务危机管理的准备与预防8.3 商务危机管理的应对与解决8.4 商务危机后的恢复与沟通第九章：商务沟通的技能提升与实践9.1 商务沟通技能的自我评估与提升9.2 商务沟通案例的分析与解决9.3 商务沟通实践的研讨与分享9.4 商务沟通技能的持续学习和提高结语：商务沟通的重要性与发展趋势以上是关于秘书国家职业资格培训教程的商务沟通部分的概要，每个章节将涵盖基本概念、技巧和实践案例。
学生们可以通过学习这些章节，提高商务沟通能力，为未来的职业发展打下坚实的基础。
通过实践和反思，不断提升自己的沟通技巧，可以更好地适应不同的商务环境和应对挑战。
商务秘书英语Unit_5
Creating business letter in English
letterhead date Inside address Reference line Salutation
Complimentary close （signature） SEMI-BLOCKED FORMAT LETTEer envelope components
Sender’s name Address stamps
Leave a little space between your return adress and the top and left edges.
Recipient’s name Company name Street address or P.O.box City,state abbreviation,zip code country
In addition to conforming to the standard formats, a good business letter has some other merits.
• To be concise and to the point • State your purpose in the opening sentence of the letter • The sentences should be no longer than 21\2 lines each, preferably shorter. • Avoid using slang and idiomatic expressions. • Use active voice instead of passive voice. • Pay attention to your grammar. • Reread your letter. • Use paper of good quality.
第5章 商务拜访礼仪
商务拜访礼仪第一节有备而来第二节为客有方第三节“礼”尚往来有备而来一、选择拜访时间，提前预约（一）选择拜访时间拜访应选择比较恰当的时间，不能“突击”。
在具体时间选择上，最好是利用对方比较空闲的时间。
商务拜访，比较合适的时间是在对方的上班时间，但是也最好不要选择在对方刚刚上班或者已经要下班的时候，这样对方会来不及接待。
同时，最好不要选择星期一，因为新的一周开始的时间往往也是大家最忙的时间。
如果是到家拜访，最好是选择在节假日前夕。
拜访登门时间不要安排在中午，尽量避免打扰被拜访者的中午午休时间、用餐时间。
一、选择拜访时间，提前预约（二）提前做好预约不论因公还是因私而访，在拜访别人前一般要先和拜访对象取得联系，这是拜访中的基本礼仪。
这样对拜访人和被拜访人来说都是有利的。
这有利双方能合理的安排自己的时间并进行有效控制。
而作为拜访者来说，事先取得联系，既可以避免吃闭门羹，也同时明确了拜访的具体时间和地点，便于拜访者顺利完成工作，实现拜访的目的。
一、选择拜访时间，提前预约（三）选择预约方式1. 当面提出拜访可以开门见山向对方提出拜访请求，如“王经理，在您方便的时候我们拜访您，好吗？您是下周二方便还是下周三方便？”2. 用电话提出拜访如果是电话预约方式，在联系过程中要自报家门，并询问被访者是否在单位（家），是否有时间或何时有时间。
3. 用书信提出拜访在商务活动中，书信拜访是一种十分常用的方式，特别是在涉外商业活动中，必要的书信是礼貌的表现。
二、做好商务性拜访前的准备工作（一）准备资料1. 阅读拜访对象的个人资料适当的了解对方的一些个人情况，有助于你选择正确的方式跟对方建立人际关系。
如对方是业务主管或是公司老板，你跟他的洽谈方式和重点就会不一样。
2. 用电话提出拜访如果是电话预约方式，在联系过程中要自报家门，并询问被访者是否在单位（家），是否有时间或何时有时间。
3. 用书信提出拜访在商务活动中，书信拜访是一种十分常用的方式，特别是在涉外商业活动中，必要的书信是礼貌的表现。
商务秘书教程第5章之二商务庆典组织与礼仪
补充小知识（二）
（二）国旗悬挂 1、在室外或建筑物上悬旗应日出升旗，日落降旗。 2、悬旗致哀，应降半旗。 3、升降旗过程中，参加者应服装整齐、立正、脱帽、 行注目礼，军人行军礼。 4、悬挂双方国旗，有并挂、竖挂、交叉挂，应遵循 右为上、左为下的原则。 5、国旗不能倒挂。
庆典组织的注意事项
（一）考虑庆典活动的预期效应。 （二）制定庆典活动的全局性计划。 （三）做好庆典活动钱的各项准备工作。 （四）接待工作中的礼仪规范。 （五）庆典活动总结并与预期效果进行比较。
请思考，为什么会发生案例中的悲剧？在策划 和组织此类活动时，应该考虑签到 2、分发庆典程序表 3、引导宾客 （二）典礼开始 （三）致贺词与答词 （四）剪彩 （五）典礼结束
补充小知识（一）
（一）礼宾次序 1、按照来宾身份与职务高低排列，一般官方活动中 最常用的方法。 2、按姓氏笔画的多少排列，国内常用方法。 3、按照国名或姓名的字母顺序排列。国际会议或国 际体育比赛中一般采用这种做法。 4、按照通知代表团组成的日期先后排列。在代表团 的身份规格大致相等时，可采用这种方法。 5、出席典礼的来宾身份、职务相仿，可以声望、资 历和年龄作为礼宾次序。
案例分析
2007年11月10日，家乐福超市重庆沙坪坝店 十周年，推出店庆促销活动。当日推出一款菜籽油 特价促销，原价每桶51.4元的5升装菜籽油只卖39.9 元。当天早晨4点过，就有大量市民前往排队等候。 上午8：40超市开门营业时，大量市民涌进抢油， 从而造成踩踏伤亡事故。造成3人伤亡，31人受伤。
庆典准备工作（二）
（三）拟定典礼程序 （四）做好来宾邀请工作 1、上级领导 2、社会名流 3、新闻界人士 4、同行业代表 （五）发放请柬 1、请柬内容：庆典名称、日期、 地点、受邀人、邀请单位以及特别 说明。 2、提前一周发出请柬。 3、派专人送达或邮寄请柬。
武汉企业商务秘书自律公约
武汉商务秘书企业诚信经营自律公约第一章总则第一条为建立武汉商务秘书企业自律机制及有序竞争的市场，规范行业从业者行为，依法促进和保障武汉商务秘书企业健康发展，根据国家有关法律、法规、相关政策，特制定本公约。
第二条武汉商务秘书行业自律以爱国、敬业、守法、公平、诚信、高效为基本原则。
第三条本公约为行业自律性公约。
倡议全行业创业者和小微企业创业者自愿加入本公约，从维护国家和全行业整体利益的高度出发，积极推进行业自律，创造良好的行业发展环境，争当行业标杆企业。
第二章企业业务职责和纪律第四条商务秘书企业是在经政府批准的业务范围内为创业者和小微企业提供企业注册登记住所、企业注册登记事务、企业年度报告服务；代办企业文件、信函及有关法律文书收发事务；代办企业商务接待事务；代办企业以传真、电子邮件等可追溯方式进行的商务联络事务；受企业书面委托，代为接听电话、传递信息；记账报税；安排会议及其他商务秘书服务等事务的公司总称。
第五条武汉商务秘书企业从事商务秘书服务活动，应--------------------------可以编辑的精品文档，你值得拥有，下载后想怎么改就怎么改---------------------------当遵循“守法、诚信、公正、科学”的准则。
切实执行国家管理规范的规定，守法经营，严格管理，热情服务，认真履行企业自身的义务，承担约定的责任。
第六条武汉商务秘书企业对收费标准按市场标准收费，并开具发票，杜绝乱收费，如因本机构的服务导致交易不成应退还服务费；另外，加强从业人员专业技能业务培训，提高行业的准入门槛，以提高商务秘书行业的整体服务水平和质量；同时，还要维护正常的市场交易秩序，反对和抵制一切底价竞争、相互诋毁等情况，杜绝采取不正当手段的恶性交易，以净化市场环境和秩序，建立健全信用体系。
第三章自律条款第七条鼓励、支持开展合法、公平、有序的行业竞争，反对采用不正当手段进行行业内竞争。
第八条自觉接受武汉市工商局、武汉市东湖高科区市场监督管理局以及社会各界对本行业的监督和指导，共同抵制和纠正行业不正之风。
商务秘书服务公司管理制度
第一章总则第一条为规范商务秘书服务公司的管理，提高服务质量，保障公司合法权益，特制定本制度。
第二条本制度适用于商务秘书服务公司全体员工，包括但不限于秘书、客服、行政、技术等岗位。
第三条员工应遵守国家法律法规，遵守公司各项规章制度，以诚信、敬业、高效的态度为顾客提供优质服务。
第二章基本要求第四条员工应具备良好的职业道德和职业素养，热爱本职工作，努力提高自身业务水平。
第五条员工应具备较强的沟通协调能力，能够熟练运用办公软件，具备一定的外语水平。
第六条员工应严格遵守公司保密制度，不得泄露公司及客户信息。
第三章工作纪律第七条员工应按时上下班，不得无故迟到、早退、旷工。
第八条员工应服从上级领导安排，认真完成工作任务。
第九条员工在工作中应保持良好的仪容仪表，穿着整洁，佩戴工作牌。
第十条员工不得在工作时间从事与工作无关的活动。
第十一条员工应爱护公司财产，不得损坏、浪费公司物品。
第四章请假制度第十二条员工请事假需填写请假条，经部门领导批准方可有效。
第十三条病假需持医院证明，经部门领导批准后，报公司领导审批。
第十四条请假二天以上的，需经公司领导批准。
第五章服务规范第十五条员工在接待客户时，应热情、礼貌，主动了解客户需求，为客户提供专业、周到的服务。
第十六条员工应熟练掌握公司业务，为客户提供准确的业务咨询。
第十七条员工在处理客户投诉时，应耐心倾听，积极解决问题，维护公司形象。
第十八条员工应遵守客户保密制度，不得泄露客户信息。
第六章培训与考核第十九条公司定期组织员工进行业务培训，提高员工业务水平。
第二十条公司对员工进行定期考核，考核内容包括工作态度、业务能力、服务质量等。
第七章薪酬与福利第二十一条公司根据员工的工作表现和业绩，制定合理的薪酬体系。
第二十二条公司为员工提供良好的福利待遇，包括社会保险、住房公积金等。
第八章附则第二十三条本制度由商务秘书服务公司负责解释。
第二十四条本制度自发布之日起施行。
通过以上制度，商务秘书服务公司旨在规范员工行为，提高服务质量，树立公司良好形象，为客户创造价值。
秘书实务第5章差旅安排
（2）办理护照手续：因公出国人员办理护照到外 交部或其授权单位办理，因私出国护照由公安部 授权机关办理
第五章 差 旅 安 排
第二节 出国旅行的准备
2、办理签证 一般身份证做在护照上或其他身份证件上。 如前往未建交的国家，则用单独的签证，称 为另纸签证，与护照同时使用。 签证种类：入境出境签证、过境签证、旅游 签证和居住签证
11：40～12： 王朝饭店第一餐 40 厅 14：30～16： 王朝饭店四层第 30 三会议室 16：30～18： oO 18：00～19： 王朝饭店第二餐 30 厅 20：00～22： 王朝饭店五层多 00 功能厅
舞会
第五章 差 旅 安 排
第二节 出国旅行的准备
一、出国手续
1、办理护照
护照是一个国家的公民出入本国国境和在外旅游 或居留时 ,由本国发给的，证明该国公民身份的合 法证件
第五章 差 旅 安 排
第二节 出国旅行的准备
三、其他准备
掌握时差换算
兑换外币
准备适当的礼物
了解所到国的背景资料 准备资料和各种证件 准备行装 制定用品行装一览表
第五章 差 旅 安 排
第二节 出国旅行的准备
可以携带上飞机的物品
一个大包、随身手提包、伞、手杖、读 物、儿童食品、摇篮、轮椅、假肢
第五章 差 旅 安 排
第三节出国旅行的注意事项
一、乘飞机的礼节 1、候机时的礼节 不要大声谈笑，当座椅不够时，不 要让自己的行李占据座位。把食品残余 物、包装袋、看过不要的报纸放进垃圾 筒里
第五章 差 旅 安 排
第三节出国旅行的注意事项
2、在飞机上的礼节
商务秘书档案管理制度范本
第一章总则第一条为规范商务秘书档案管理工作，提高档案管理水平，保证档案的真实性、完整性和安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司商务秘书部门及其下属各分支机构。
第三条本制度遵循以下原则：1. 依法依规：遵守国家档案管理法律法规，严格执行公司相关规定。
2. 科学管理：运用现代管理手段，提高档案管理效率。
3. 完整性：确保档案的完整、准确、系统。
4. 安全性：确保档案在保管、利用过程中的安全。
第二章档案管理机构及职责第四条公司商务秘书部门设立档案管理机构，负责公司商务秘书档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理机构的主要职责：1. 制定商务秘书档案管理制度，并组织实施。
2. 组织开展档案收集、整理、保管、鉴定、归档、利用等工作。
3. 对各部门档案工作进行指导和监督。
4. 定期对档案进行清点、检查，确保档案安全。
5. 配合相关部门开展档案统计、分析等工作。
第六条各部门档案员职责：1. 负责本部门档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
2. 协助档案管理机构开展档案工作。
3. 参加档案管理培训，提高档案管理水平。
第三章档案收集与整理第七条档案收集：1. 档案收集应遵循全面性、真实性、准确性原则。
2. 收集档案包括但不限于：商务合同、协议、会议纪要、文件材料、电子文档等。
3. 档案收集应按照档案分类标准进行，确保档案的完整性和系统性。
第八条档案整理：1. 档案整理应遵循规范化、系统化、科学化原则。
2. 档案整理包括档案分类、编目、立卷、归档等工作。
3. 档案整理应确保档案的准确性和可检索性。
第四章档案保管与利用第九条档案保管：1. 档案保管应遵循安全性、保密性原则。
2. 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防霉等设施。
3. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第十条档案利用：1. 档案利用应遵循真实性、准确性、完整性原则。
2. 档案利用需经档案管理机构审批，并办理借阅手续。
商务秘书公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强商务秘书公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营和管理中的作用，特制定本制度。
第二条本制度适用于商务秘书公司所有档案资料的管理，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条档案管理工作遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、完整，不遗漏重要信息。
2. 准确性原则：档案内容真实、准确，符合实际情况。
3. 安全性原则：确保档案的保密性、安全性，防止档案丢失、损坏。
4. 利用性原则：便于档案的查阅、使用，提高档案的利用率。
第二章档案管理机构与职责第四条商务秘书公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定档案管理制度，并组织实施。
2. 负责公司档案的收集、整理、立卷、归档工作。
3. 负责档案的保管、维护、修复和复制。
4. 负责档案的查阅、借阅、利用工作。
5. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。
6. 负责档案信息化建设，提高档案管理效率。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：1. 公司内部文件、资料、报告、报表等。
2. 公司与外部单位签订的合同、协议、信函等。
3. 公司内部各部门的工作总结、会议记录、培训资料等。
4. 公司形象宣传、产品介绍、市场调研等资料。
5. 公司员工人事档案、培训档案等。
第七条档案整理要求：1. 按照档案分类标准进行分类整理。
2. 对档案进行编号、编目，确保档案的有序性。
3. 档案装订整齐，便于查阅。
4. 电子档案应进行备份，确保数据安全。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 档案库房应保持通风、干燥、防潮、防尘、防盗、防火、防虫蛀。
2. 档案柜应摆放整齐，定期检查档案存放情况。
3. 档案管理人员应定期对档案进行清理、消毒，确保档案安全。
第九条档案利用要求：1. 查阅档案应填写《档案查阅登记表》，经档案管理部门批准后方可查阅。
2. 查阅档案应遵守保密规定，不得泄露公司机密。
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发送会议通知注意事项
1．为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外，所有会议均 应正式打印会议通知，通过书面形式传递到有关人员，以示正规和郑重。 2．一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的 同时应附上一份代理委托书。其它类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代 理，以保证通过决议时有所需的法定人数。 3．如果有事先需准备的材料并需让与会者事先了解有关情况，应随信寄发一份 相关材料给予会者。 4．对书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、 漏装或漏寄。信封上应醒目标出“会议通知”字样。 5．需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本公司地址、 邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。 6．对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄 标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。 7．不管以什么方式发出会议通知，都应确保会议信息能够按时、完整地传达到 与会者。 8．可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名 单、就餐证和乘车证等）与会议通知一并发出。 9．如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明，标明到达会址的交通 00:45 17 线路。
与餐厅的联系 与会场的联系
与服务台的联系
与客房部的联系
处理突发事件
00:45 13
会议议程和日程的安排
1．会议议程 会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致 安排。会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常 由秘书拟写议程草稿，经上司批准后，复印分发给所有与会者。 2．会议日程 会议日程就是根据会议议程对会议逐日作出的具体安排，是会议全程各项活动和 与会者安排个人时间的参考依据。会议日程的制订要明确具体，准确无误。一般 采用简短文字或表格形式，将会议时间划分为上午、下午、晚上三个单元，使人 一目了然。 3．会议议程和日程安排应注意的问题 （1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因。 （2）要保证重要人物能够出席会议。 （3）例会原则上要定时召开，且时间不宜过长，一般控制在一个半小时左右，以避 免会议效率降低。 （4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最 佳时间开会，全体会议一般安排在上午，分组讨论则可安排在下午，晚上可安排 一些文娱活动。
00:45 6
会议的成本控制
1.
2.
3. 4. 5.
会议的经费预算 会议的经费计划审核 会议的付费与支出 会议成本控制 会议经济与会议策划
7
00:45
会议文件的准备 会议文件的准备
会议文件的主要类型 会议通知的拟制与发送
会议文件的拟写（邀请函、新闻发言稿、
会谈方案、展览会说明书等） 会议文件的印制与分发 会议文件的保密与管理
第五章 会议管理工作
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节 第六节
00:45
会议工作概述 会议的准备工作 会议中的工作 秘书在会议中的角色和责任 与助手一起工作 会后的工作
1
第一节、会议工作概述
一、会议的内涵
1、行政管理活动与会议（ 什么是会议、为什么要召开会议）：
所谓会议，指三人以上聚集在一起，有组织有领导地讨论和解决问题的 一种活动形式，会议是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。 会议的目的包括交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、 传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等。 会议的基本组成因素包括：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会 者、议题、议程等。
00:45
3
第二节 会议的准备工作
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8.
9. 10. 11.
00:45
会议策划方案与筹备方案 会议时间安排适时高效 确定会议地点 正确确定与会人员范围 准备会议文件资料 发放会议通知 布置会场 准备会议所需物品和设备 安排会议的食宿和交通 会议经费的预算和使用 处理好会议的突发事件
00:45
15
发送会议通知
（一）拟写会议通知注意事项 会议通知一般包括标题和正文两部分，标题应写明召开会议的单位或部 门、会议名称、发文号。通知的正文包括会议名称、会期、会议的详细 地址、时间、会议议题和联系方式等等。 写作时需注意以下几点： 1．不要忘了写会议名称，如“销售促进会”、“部门例会”等，会议 名称要具体。 2．时间、场所要准确无误。给公司外部人员的会议通知，最好附一张 会议地址简图。 3．议题要尽量详细具体。 4．有附加资料时，要写明资料名称及页数。 5．会议通知拟写好后需交上司审阅、批准。
第 三 节
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第四节 秘书在会议中的角色与职责
秘书在会议过程中的主要工作
会议记录工作 秘书参与会议
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会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
注意
事项
关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其他
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会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
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会场选择
1．会议地点应选择距上司和与会者的工作地点均较近的地方，同时应 考虑会议场所交通因素。 2．会场的大小应与会议规模相符。一般来说，平均每人应有二至三平 方米左右的活动空间比较适宜。时间长的会议，场地不妨大些。 3．会场要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调 设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租 用的特殊设备，如演示板、电子白板、摄象机、录音机、投影仪、计算 机、麦克风等等。 4．会场应不受外界干扰，应尽量避开闹市区。会场内部也应具有良好 的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。 5．应考虑会议场所的安全因素。 6．场地租借的成本必须合理。
2、会议的功能（集思广益、管理手段、发布信息、监督员工、协调 矛盾、解决问题、资源共享）
3、会议的管理（主办者、承办者、与会者、嘉宾、其他与会人员） 4、会议的质量
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二、会议的类型与特点
1.
2.
会议的类型：股东大会、董事会、经 理会、团队会议、谈判会议、企业新 闻发布会、展览会、定货会、培训会 会议的特点： 合法性、经济性、工具 性、服务性、事务性
第六节 会后整理工作
引导离场 会场卫生 合理安排与会者离会返程 及时做好会议物品的清退 清理会场和文件 整理文件档案，立卷归档 会议经费结算和会议经费使用情 况的审核 新闻报道 催办和反馈 会务工作总结评估
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会议的组织和管理
谢谢大家
谢谢大家
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布置会场
（一）会场的整体格局 1．大中型会场为保证有一个绝对的中心位置，多采用半圆型、大小方 形的形式，以突出主持人和发言人。 2．中小型会场可采用方拱形，半月形，椭圆形，回字形，T字形和圆形 等形式。 （二）主席台座次的安排 会议主席台就座者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位 时应注意以下惯例： 1．依职务的高低安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前 至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。 2．为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按 职务顺序就座。 3．主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾 室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上标 明。 4．在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。
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第四节 秘书在会议中的角色和责任
会前的准备 会议间的角色分寸
会后积极落实
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第五节
与助手一起开会
1、明确会议的目的，控制会议的进程。 2、注意倾听，调动所有与会者的积极性。
3、循循善诱，多提开放性的问主的言论和态度，鼓励 积极的争论。 5、善于归纳总结，概括出会议的结论。 6、提高会议的效率，遵守会议时间。 23 00:45
安排食宿
食宿安排的原则是节俭、务实、周到。既要让代表吃 好、住好而又不浪费。就餐大体上是一个标准，适当 照顾少数民族代表和年老体弱者以及南北不同代表的 口味。 住宿的安排是一项具体细致的工作，要提前编制住宿 分配方案。长者、尊者、领导要适当照顾。有时还要 考虑按地区集中，便于讨论。不同标准的房间要作合 理分配，一般是根据房间规格和代表具体情况列出住 宿表，报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有 条不紊。
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会前的检查
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1、文件材料准备情况的检查 会议文件的撰制一般分为两种情况，一是由秘书部门直接拟制，或由秘书部门牵 头组织有关部门、有关人员共同拟制；二是由有关部门准备文稿，然后经主管领 导或秘书长审核。检查时应特别注意后者，检查文件上的会议名称、文件编号、 份号等。若文件已装入会议文件袋，在条件允许的情况下，应逐袋检查，把工作 做细。 2、会场布置情况的检查 会场布置是否与会议议题相适应，会标是否端庄醒目，主席台是否按议定座次安 排，领导者名签安排是否妥当，旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体， 音响、照明、通讯、录音、录像、通风、安全保卫等设备、措施是否完善。 3、会议保卫工作的检查 确保会场内所有设备、运转正常。 确保会场内消防设施齐全有效。 确保会场的防窃听装置灵敏高效。 确保会场的防盗设施处于运行状态。 检查进出会场人员的身份，尽量不许与会议无关的人员进出会场。