T357基础资料导入说明及注意事项

基础资料导入说明及注意事项
客户上线时，若需要将原有的基本资料导入至正航系列中，可使用系统管理中的资料导入功能，直接导入基本资料，以节省开帐时间。

系统功能/资料导入，如图：
目前客户较常用的格式为.xls。

故以下部分以EXCLE导入格式为例作说明：
例如：需要将excel文档中的内容导入至系统的仓库资料中。

EXCEL中内容如下：
一、系统中操作步骤如下：
1．1 选择导入资料的格式，目前系统支持四种导入格式，分别为：.mdb、.txt、.xls、.db。

此处选择*.xls。

1．2 选择需要导入的文件。

若此excel文档中，第一行为名称，第二行开始才为需导入的数据，那么需勾选
1．3 选择目的：用于选择需要将资料导入哪一家公司数据库中。

1．4 正航系列登陆资讯：此处输入的登录名和密码必须与登陆正航系列的管理员编号及密码相同。

1．5 以上设定完成后，单击“下一步”指定要导入的表及对应的字段。

1．6 点选下一步后，进入如下界面。

1．7来源：仓库、产品类别…..是根据对应的EXCEL档案中的页签自动带出的。

若资料放在”仓库”中，则要将“选择”栏位打上勾。

再进行选择目的，即需要导入到系统的哪个表中。

选择完后，双击“列映射”进行对应列的设置。

1．8在“列映射”的“源字段”中选择EXCEL表中的列与目的字段的对应关系。

其中蓝色的栏位为必填项。

而若所有导入的资料的数值相同，也可以使用预设值。

例如：仓库资料中的英文名称都为”CN”，则在EXCEL 表中可以不输入此列，而是在下图中直接将“预设值”输入”CN”。

那么此次导入的所有仓库资料中的英文名称都为”CN”。

1．9对应栏位设定完成后，关闭以上窗口。

1．10在以下界面中点选“执行导入”。

1．11导入成功后，进度条为100%，并提示导入成功。

二、EXCEL导入注意事项（请仔细阅读）
2．1 导入时，系统的蓝色字段为必填字段，一定要设定这些字段与EXCEL表的对应关系。

否则，将无法正常导入。

2．2 资料导入时，Excel无论是列，还是行都不要存在空列或空行。

若导入时存在空列，如下图，名称和简称之间空了一列，则设定“列映射”时，空列之后的内容全部无法对应到。

如下，简称栏位无法对应到。

同样，若导入时存在空行，而空行以下的内容不会导入至系统中。

2．3 当导入的Excel 表中需导入日期时，应特别注意Excel 表中日期格式应与共享参数中的日期格式相同。

且Excel 表中月及日，必须为两位。

例：正确：1979-08-08。

错误：1979-8-8。

以上设定须特别注意。

否则，将无法导入此日期。

即：若Excel表中的日期为“19879-08-08”，则共享参数中的日期分隔符也要使用“-”。

若Excel表中的日期为“1979/08/08”，则共享参数中的日期分隔符也要使用“/”。

2．4 当有需要导入基本资料的“自定栏位”时，在Excel中的自定栏位应设置为“文本”格式。

否则，导入时将自动格式化成文本格式。

例：Excel表中，自定栏一的格式为时间格式，自定栏二的格式为日期格式。

而正航系列中自定栏位的格式都为文本格式，故以下Excel表的数值转入正航时，都被进行了格式化。

故导入自定栏位时应将Excel中的对应字段先设定为文本格式后，再导入。

2．5 资料导入时，Excel中各栏位的长度不能超过系统字段的长度。

超过的部分系统会自动截取掉。

例：部门编号的长度为8位，若Excel中某对应字段设为了C0123456789，则导入系统后，此部门编号为：C0134567。

2．6 资料导入时，若系统中有存在相同编号的基本资料，则系统会将新Excel表中的内容复盖到原来的基本资料中。

2．7 系统中的只读字段在资料导入时是无法选择到的，例如人员资料中的“到职日期”，它是通过人事异动单自动回写过来的。

所以在资料导入人员资料时，若有使用人薪系统，则选取不到“到职日期”的字段。

2．8 若导入完成后，系统提示“有错误发生”，则应把错误信息保存，再用TXT档开启，查看错误信息，以便问题处理。

2．9 目前人员资料导入不支持导入离职人员。

三、产品资料导入必读
由于上线时，基本资料中的产品资料在一般的企业中可谓是最多的基本资料了，故正航系列提供的产品资料导入功能可针对产品资料的各项数据进行导入。

关于产品资料可直接导入系统的内容有：产品基本资料、库存管理、产品询价查询、产品组合、产品
细项描述。

当有使用多单位系统时，由于多单位产品资料的售价与标准进价需要区分不同的单位，价格不同，故此时还可以通过“标准进价设定”和“建议售价设定”来导入相关的多单位价格。

上图各目的资料导入说明：
3．1 产品基本资料：用于导入产品资料的基本信息，如产品基本资料中各页签的内容。

3．2 库存管理：用于导入产品资料的期初信息。

使用Excel导入产品资料期初信息时，需特别注意：
A．E xcel表中除了输入产品在各仓库的期初存量、期初成本。

还要输入对应的产品总成本，及期初总成本。

这两个栏位的数值必须输入，否则产品存量信息页签中的平均成本、现行平均成本、期初总成本及现行总成本都无法回写。

期初开帐时，可以用Excel 表设为自动计算，期初总成本及产品总成本两个栏位的数值都等于此行仓库的期初存量*期初成本。

B．导入以上资料后，必须进行产品重置或库存重置，才能使用各数量、成本栏位的数值正确。

3．3 产品询价查询：用于导入产品资料的询价资讯。

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使用Excel导入产品资料询价资讯时，需特别注意：
Excel中需要设定行号，行号指提对应到询价资讯中对应到第几行，若未设定行号，则只能导入同一产品的第一笔询价资讯，造成第一笔之后的询价资讯则无法导入。

3．4
产品组合：用于导入产品资料中的子件的组合信息。

3．5
产品细项描述：用于导入产品资料中的细项描述信息。