第二讲 机关档案工作基础
第二讲 机关档案工作基础-测试(0002)
第二讲机关档案工作基础-测试试卷提交时间:2014-05-30 10:50:17.773 试卷得分：82.01、题型：判断题分值：3机关档案综合管理要求机关档案工作实行网络化管理，机关档案实行综合管理。
正确错误答案错误2、题型：判断题分值：3机关档案保管期限表的内容主要包括条款号、责任者、条款名称、保管期限、备注等。
正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3填写案卷目录时应逐卷逐条填写，字迹规范、工整、清晰、耐久。
正确错误答案正确4、题型：判断题分值：3机关档案是指党政机关在其职能活动中形成、积累、并归档保存的档案的总称。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3机关档案的收集方法包括接受和征集两种主要方法。
正确错误6、题型：判断题分值：3机关档案工作是指围绕机关档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。
正确错误答案正确7、题型：判断题分值：3机关档案提供利用的方法包括调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询、编研等。
正确错误答案正确8、题型：判断题分值：3机关档案的开发利用较为常用的形式有档案资料的编研、档案资料专题信息服务、参与性研究利用等。
正确错误答案正确9、题型：判断题分值：3机关档案是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中形成、积累、并归档保存的档案的总称。
正确错误答案正确10、题型：判断题分值：3机关档案工作的原则是“统一领导，分级管理”。
正确错误11、题型：多选题分值：4机关档案管理用房要求做到“三分开”是指________“分开”。
选项1: 档案人员办公室选项2: 机要室选项3: 库房选项4: 阅档室选项5: 整理室答案正确12、题型：多选题分值：4机关档案的征集是指对保存在社会和个人的，与本单位有关的各种________等进行协商收集。
选项1: 现行文件材料选项2: 历史文件材料选项3: 档案选项4: 资料选项5: 实物答案错误13、题型：多选题分值：4机关档案室的工作内容主要有________。
机关档案工作基础测试和答案
标题：第二讲机关档案工作基础-测试试卷提交时间:2014-05-20 00:15:44.113 试卷得分：90.01、题型：判断题分值：3本机关档案的管理包括机关档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。
正确错误答案正确2、题型：判断题分值：3机关档案工作是指机关档案管理各项工作的总称。
正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3机关档案保管期限表的内容主要包括条款号、责任者、条款名称、保管期限、备注等。
正确错误答案正确4、题型：判断题分值：3机关档案综合管理就是集中统一管理本单位的档案。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3机关档案的收集方法包括接受和征集两种主要方法。
正确错误答案正确6、题型：判断题分值：3机关档案工作的双重职能是指机关档案室工作和机关档案业务指导工作。
正确错误答案正确7、题型：判断题分值：3机关档案工作的原则是“统一领导，分级管理”。
正确错误答案正确8、题型：判断题分值：3机关档案工作是指围绕机关档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。
正确错误答案正确9、题型：判断题分值：3机关档案综合管理应尽量采用集中统一的模式，但办公条件有限或办公地点分散的机关可采用分开存放的模式。
正确错误10、题型：判断题分值：3机关档案工作的双重职能是指机关档案管理和机关档案工作管理。
正确错误答案正确11、题型：多选题分值：4机关档案室的工作内容主要有________。
选项1: 起草并监督执行本单位的档案工作的计划和规章制度选项2: 负责对本机关所属机构或单位的档案工作进行具体业务监督和指导选项3: 对本机关文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导选项4: 组织开展机关档案业务培训、咨询、协作交流、检查评比及目标管理等活动选项5: 本机关档案的管理答案正确12、题型：多选题分值：4机关档案管理用房要求做到“三分开”是指________“分开”。
选项1: 档案人员办公室选项2: 机要室选项3: 库房选项4: 阅档室选项5: 整理室13、题型：多选题分值：4机关档案统计工作主要包括________。
档案馆室工作基础
通知正文的写法 事项性通知
一般是在开头一段写清发通知的根据和目的，接着在正文中写具体事项及要 求。由于事项性通知涉及工作事项的范围比较广，因此内容的安排也就因通知事 项不同而不同：
会议通知。正文要求写得明确具体，一般都必须写清楚召开会议的原因、目 的、召集机关（单位）名称、会议名称、会议基本内容、会议起止时间、会议地 点、参加会议人员、报到时间、地点、携带材料及其他有关事宜。具有保密性质 的会议通知，召开会议的目的和讨论的议题可以不写明确。根据会议任务、规模 等情况，有些重要会议在正式召开之前要发两个通知，一是预备通知：告知受文 者会议预期时间（一般是月份或季度），要求他们做好有关准备。二是正式通知 ：在会议临近召开前发出，具体说明会议召开的起止时间、地点、参加人员等。 有的会议通知根据会议的内容还须写明其他有关内容。比如表彰先进的会议，应 写明表彰范围、评选条件、评选方法、名额分配等有关事宜；座谈会、论证会等 须写清要求参加会议的人员进行必要的调查和资料准备；有的会议还要求提前上 报参加会议人员的姓名、职务。如果参加会议人员距离会议地点较远的，还要求 对方预先告知赴会的交通路线及抵达的时间、车次（航 班）、返程票务需求等， 以便安排接待和联系。
档案馆室工作基础
主编 姚 军
档案馆室工作基础
第一讲 理
第二讲 础
第三讲
文件与文件的管 机关档案工作基 档案馆工作基础
第一讲
文件与文件的管理
一、 二、 三、 四、
文件的种类和作用 我国现行主要的通用公务文件 文件处理 文件的整理与归档
1 、文件的概念
是指人们在社会管理、交往和科学 技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形 成的文字信息及其物质载体构成的一种交流 沟通工具。
档案工作基础
总经理办公室
一、档案及档案工作 《档案法》中所称的档案， 是指过去和现在的国家机构、 社会组织以及个人从事政治、 军事、经济、科学、技术、文 化、宗教等活动直接形成的对 国家和社会有保存价值的各种 文字、图表、声像等不同形式 的历史记录。
档案定义的基本含义有四个方面： (一)档案是各种机关、组织和个人 在特定社会活动中形成的。 (二)档案是保存备查的历史记录。 (三)档案的形式是多种多样的。 （四）档案是直接的历史记录 属性：基本属性--原始记录性 一般属性--信息属性 一般属性--知识属性
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3、全面整理：即从文件的分类、 、全面整理： 编号、排列、装盒、编目等开 始整理。 各种门类的档案整理：文书档 案按照《归档文件整理法》； 照片、基建、科研、设备、实 物、电子档案的整理各有标准。
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（三）保管：是指根据档案的 保管 成分和状况，所采取的存放和 安全防护措施。 主要三方面的内容： 1.档案的库房管理 2.档案流动中的保护 3.档案保护的专门措施
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④防鼠 档案库门下方加钉胶皮堵塞缝隙； 放置杀鼠药物； 库房内不要存放食物。 ⑤防尘 配备吸尘器； 加密封门或过渡门，除防结合； 档案入库前进行除尘处理； 档案库房周围空地种植花草，搞好 绿化，减少污染； 定期打扫，保持库房内外的清洁。
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⑥防潮 档案库房的相对湿度应控制在45%60%之间，日变化幅度不超±5% ， 保存底片的胶片库应控制在35%-45%； 库房内外要安设温湿度记录仪表， 库房内应配备除湿机和空调设备； 定时测记库房内温湿度，并随时予 以调控； 空调、除湿机定期检修保养，温湿 度表定期校验； 新库房竣工应经6-12个月的干燥后 方可入库。
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1.档案的库房管理 1.档案的库房管理 （1）档案厨具的排放： 排列整齐，横竖成行，整齐划 一；避免阳光直射，注意通风 （与窗户垂直）； 节约库房面积和空间，存取方 便； 所有的档案厨具都要统一编号， 从库房门口第一排开始，自左 至右，自上而下编号，走S型。
机关档案工作基础
二、组织档案工作
2、机关档案室的类型
1）、综合档案室：是指机关内部设置的，集中统一 管理本单位全部档案的档案工作机构。<即把本 单位的各种门类和载体的档案集中统一管理>。 2）、文书<科技>档案室：是指机关内部设置的， 主要保存本机关文书或科技档案的档案工作机构。 <水利局、科技局> 3）、专门档案室：是机关内部设置的、专门管理机 关在从事专门职能和主要业务活动中形成的专门 <或特殊载体>档案的档案工作机构。
2002年《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》 出台 常州市从2002年起在全市机关全面实行了文书立 卷改革工作 标志着机关档案工作朝着档案建设规范化、工作 目标考核标准化、档案管理现代化的目标又迈进 了一步。
立卷方法回顾 1、建国初期，按问题、时间、名称、作者、通讯者 和地区 “六个特征”立卷。其中，问题、作者、 名称３ 个特征结合应用比较广泛。 2、1958年“大跃进”时期，提出“以利用为纲”， 强调以问题特征为主“一竿子插到底”的立卷方 法。 3、80年代以后，灵活运用“六个特征” 一事一卷 ；适当分级；两分法；分类组合法； 立纯卷；文件类型和文号；
机关档案工作基础
二零一二年三月
学习目标
了解档案及档案工作 增加对档案工作的认识 学会科学合理地对文件进行分类归档 掌握文书档案归档范围和保管期限划分方法
了解掌握妥善管理保存档案，保障档案载体 和信息安全 能够编制最有效的检索工具和编研材料
一、认识文件和档案
1、什么是文件？
文件：指人们在社会管理、交往和科学 技术、文化艺术以及其他实践活动中自然 形成的文字信息及其物质载体构成的结合 体。 包含了信息和载体两部分
档案馆工作基础.
第一讲文件与文件的管理一、文件的概念是指人们在社会管理，交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的一种交流沟通工具。
文件的种类通用公务文件（普遍适用有效的公务文件）公务文件根据来源和专用公务文件（一定专业系统专业领域适用有效的公务文件）使用范围划分私人文件通用公务文件特点：有鲜明的政治性有法定作者有法定的权威有特定的格式有现实的效用作用：依据作用法规作用联系作用传达与保存作用二、我国现行主要的通用公务文件1、文种（文件的种类及名称）2、我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种（15种）命令（令）、决议、决定、公报、公告、通报、通告、请示、批复、通知、报告、意见、议案、纪要、函常用通用公务文件举例请示：下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项的呈批性公文。
批复：通知通报报告：函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
一种平行文。
会议纪要：三、文件处理1、文件处理部门是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。
文件处理部门基本职能：具体负责建立起本单位文件的拟制、处理和管理的工作及有关制度；文件拟制过程的管理、文件的转运管理、文件的保管和立卷归档工作等。
2、行文制度行文关系、行文方式和行文规则的合称。
行文关系是指机关单位之间文件往来而形成的关系，包括上行、下行、平行关系三种。
行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类，包括上行文、下行文和平行文三种。
行文规则就是监管之间行文时所遵循的原则的总称。
3、现行机关单位的文件处理程序主要包括收文处理程序和发文处理程序。
发文处理程序：拟稿——核稿（审稿）——签发（会签）——缮印——校对——用印——注办——登记——装封——发出——归档（销毁）收文处理程序：签收——启封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办——清退——归档（销毁）四、文件的整理与归档1、文件的分类和归档范围机关文件分类的基本原则：根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的自然联系，适当照顾文件的保存价值，便于保管和利用。
档案工作基础知识(培训教案)
集中统一管理是档案工作的原则
[档案工作需做到]
及时（各部门兼职档案员要做好平时归档，年初不收集，年底没有
了，有也不全了。）
完整（宏观:全方位、多视角进行收集；
具体:每份文件手续完备、签署规范、印章齐全、经过整理。只有 经办人才了解材料的完整与否，合同补充合同。）
库存档案分为永久（50年以上）、长期（15年以 上50年以下）、短期（15年以下）30年、10年；
实现档案规范化管理要做那些工作
建立健全管理机构（领导小组、管理网络） 制定档案管理制度（职责明确） 建立健全各类台帐（交接、借阅、温湿度记录、档案
检查、档案统计）
各门类档案实体的规范整理（八个步骤） 制作检索工具（各门类档案目录） 根据库存档案搞好编研（大事记、组织机构沿革、全
准确（确保归档材料的准确性，定稿、电子稿。归档不是清垃圾，
一堆一个文件包，要本着对历史负责、对公司负责、对自己负责的态 度做好归档材料的整理。本部门材料只是本部门利用。）
收集整理后的档案集中移交至综合档案室保管以 保证单位重要历史材料的安全保存、资源共享。
在收集、整理档案的过程中要突 出立档单位的主体地位
本单位文件材料归档范围主要包括哪些内容
反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对 本单位工作具有参考利用价值的文件材料
本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公 民权益等方面具有凭证价值的文件材料
本单位需要贯彻执行的上级机关、同级单位的文 件材料。下级单位报送的重要文件材料
其它对本单位工作具有查考利用价值的文件材料。
简化整理
[改变卷归档形式，以件为单位，借助计算机进行
档案整理、检索]
第二讲 机关档案工作基础测试题目
第二讲机关档案工作基础测试题目档案馆室工作基础第二讲机关档案工作基础-测试试卷提交时间:2014-07-08 17:47:53.763 试卷得分：74.01、题型：判断题分值：3本机关档案的管理包括机关档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。
正确错误答案正确2、题型：判断题分值：3机关档案室是机关设置的承担本机关档案工作职能的工作机构。
正确错误答案错误3、题型：判断题分值：3填写案卷目录时应逐卷逐条填写，字迹规范、工整、清晰、耐久。
错误答案正确4、题型：判断题分值：3机关档案是指党政机关在其职能活动中形成、积累、并归档保存的档案的总称。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3全宗单是介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
正确错误答案错误6、题型：判断题分值：3机关档案综合管理就是集中统一管理本单位的档案。
错误答案错误7、题型：判断题分值：3机关档案的收集方法包括接受和征集两种主要方法。
正确错误答案正确8、题型：判断题分值：3机关档案提供利用的方法包括调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询、编研等。
正确错误答案错误9、题型：判断题分值：3机关档案综合管理应尽量采用集中统一的模式，但办公条件有限或办公地点分散的机关可采用分开存放的模式。
错误答案正确10、题型：判断题分值：3机关档案工作的双重职能是指机关档案管理和机关档案工作管理。
正确错误答案正确11、题型：多选题分值：4机关档案部门移交档案的手续主要包括________。
选项1: 清点核对选项2: 填写档案交接文据选项3: 实体移交（接收）选项4: 签字确认选项5: 入库上架答案正确12、题型：多选题分值：4机关档案室的工作内容主要有________。
选项1: 起草并监督执行本单位的档案工作的计划和规章制度选项2: 负责对本机关所属机构或单位的档案工作进行具体业务监督和指导选项3: 对本机关文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导选项4: 组织开展机关档案业务培训、咨询、协作交流、检查评比及目标管理等活动选项5: 本机关档案的管理答案正确13、题型：多选题分值：4机关档案统计工作主要包括________。
档案馆室工作基础测试答案机关档案工作基础
1、题型：判断题分值：3本机关档案的管理包括机关档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。
正确错误答案错误2、题型：判断题分值：3机关档案室是机关设置的承担本机关档案工作职能的工作机构。
正确错误答案错误3、题型：判断题分值：3机关档案保管期限表的内容主要包括条款号、责任者、条款名称、保管期限、备注等。
正确错误答案正确4、题型：判断题分值：3机关档案工作是指机关档案管理各项工作的总称。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3全宗单是介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
正确错误答案正确6、题型：判断题分值：3机关档案的收集方法包括接受和征集两种主要方法。
正确错误答案正确7、题型：判断题分值：3机关档案工作是指围绕机关档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。
正确错误答案正确8、题型：判断题分值：3机关档案提供利用的方法包括调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询、编研等。
正确错误答案正确9、题型：判断题分值：3机关档案工作的双重职能是指机关档案室工作和机关档案业务指导工作。
正确错误答案正确10、题型：判断题分值：3机关档案工作的双重职能是指机关档案管理和机关档案工作管理。
正确错误答案错误11、题型：多选题分值：4机关档案的收集方法主要有________。
选项1: 接收选项2: 接受选项3: 捐赠选项4: 征集选项5: 征收答案正确12、题型：多选题分值：4机关档案管理用房要求做到“三分开”是指________“分开”。
选项1: 档案人员办公室选项2: 机要室选项3: 库房选项4: 阅档室选项5: 整理室答案正确13、题型：多选题分值：4机关档案的征集是指对保存在社会和个人的，与本单位有关的各种________等进行协商收集。
选项1: 现行文件材料选项2: 历史文件材料选项3: 档案选项4: 资料选项5: 实物答案错误14、题型：多选题分值：4机关档案室的工作内容主要有________。
档案工作基础知识
下级文件。主要是直属下级机关或指定单位报送的典型的、重要的报告和报送本机关备案的年度工作总结、统计报表等文件。
同级或非隶属机关文件。主要是本机关需要参照办理的依据性文件，如条例、规定、办法等。
(如0001-001-0000001-页号) 注：页号是第几页就填写第几页
按件归档的档号：全宗号——年度——保管期限——件号
(如0001-2012-永久-件号) 注：件号是第几件就填写第几件
九、档案有哪三种保管期限（永久、30年、10年）
十、档案保管工作的必备条件有哪些？
（一）档案库房、档案室。（具有防火、防水、防潮、防光、防虫、防热、防有害气体、防机械磨损）
（三）本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。
如下列各项文件材料必须归档：
本机关文件。主要有：本机关召开的代表会、工作会、党委（党组）会、行政办公会形成的记录、决议、纪要、讲话等文件和参加上级召开的重要会议的文件；本机关制发的领导指导性文件如指示、批复、通报、决定、命令、规定、条例、及反映本机关职能活动的计划、总结、报告、调查研究材料及汇总的统计材料；关于机构成立、撤并、更改名称、启用印章和人员编制的文件；关于干部任免及干部、职工的奖惩、录用、转正、定级、调资、评定职称、调动、退职、退休、离休、抚恤、死亡等的决定、通知及党、团组织、工资、行政介绍信和存根；本机关的组织简则、规章制度、干部、职工、党团员名册、干部年报表等，共青团、工会、学会等组织形成的文件；外事活动中形成的文件；本机关与有关机关协商工作的来往文书和合同、协议书等；本机关处理的群众来信来访的记录、摘要单、处理报告等；本机关行政事务如征用土地、财务、财产管理中形成的文件材料；本机关编写的历史沿革、大事记及反映本机关重要活动的简报、照片、录音、录像等；本机关编辑的公开或内部出版物的样本、重要的原稿和清样。
第二讲 机关档案工作基础-测试
试卷提交时间:2014-05-30 10:50:17.773 试卷得分：82.01、题型：判断题分值：3机关档案综合管理要求机关档案工作实行网络化管理，机关档案实行综合管理。
正确错误答案错误2、题型：判断题分值：3机关档案保管期限表的内容主要包括条款号、责任者、条款名称、保管期限、备注等。
正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3填写案卷目录时应逐卷逐条填写，字迹规范、工整、清晰、耐久。
正确错误答案正确4、题型：判断题分值：3机关档案是指党政机关在其职能活动中形成、积累、并归档保存的档案的总称。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3机关档案的收集方法包括接受和征集两种主要方法。
正确错误6、题型：判断题分值：3机关档案工作是指围绕机关档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。
正确错误答案正确7、题型：判断题分值：3机关档案提供利用的方法包括调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询、编研等。
正确错误答案正确8、题型：判断题分值：3机关档案的开发利用较为常用的形式有档案资料的编研、档案资料专题信息服务、参与性研究利用等。
正确错误答案正确9、题型：判断题分值：3机关档案是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中形成、积累、并归档保存的档案的总称。
正确错误答案正确10、题型：判断题分值：3机关档案工作的原则是“统一领导，分级管理”。
正确错误11、题型：多选题分值：4机关档案管理用房要求做到“三分开”是指________“分开”。
选项1: 档案人员办公室选项2: 机要室选项3: 库房选项4: 阅档室选项5: 整理室答案正确12、题型：多选题分值：4机关档案的征集是指对保存在社会和个人的，与本单位有关的各种________等进行协商收集。
选项1: 现行文件材料选项2: 历史文件材料选项3: 档案选项4: 资料选项5: 实物答案错误13、题型：多选题分值：4机关档案室的工作内容主要有________。
档案馆室工作基础测试答案机关档案工作基础
28、题型：单选题分值：3
我国机关档案工作的原则是“”
厂选项1:集中统一管理
选项2:集中统一，分级管理
选项3:统一领导，分级指导
*选项4:统一领导，分级管理
答案正确
29、题型：单选题分值：3
机关档案工作既是机关工作的必不可少的组成部分，又是国家档案事业的重要组成部分。
表明机关档案工作具有。
选项1:双重地位
可选项5:本机关档案的管理
答案正确
15、题型：多选题分值：4
机关档案统计工作主要包括。
"选项1:建立机关档案统计工作制度
"选项2:机关档案的登记
选项3:统计分析与研究
"选项4:建立机关档案数量状况统计台帐
‘ 选项5:机关档案工作基本情况统计年报
答案正确
16、题型：多选题分值：4
机关档案部门向档案馆移交档案的范围和内容包括。
7、题型：判断题分值：3
机关档案工作是指围绕机关档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。
“ 正确
□错误
答案正确
8题型：判断题分值：3
机关档案提供利用的方法包括调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询、编研等。
正确
*错误
答案正确
9、题型：判断题分值：3
机关档案工作的双重职能是指机关档案室工作和机关档案业务指导工作。
正确
错误 答案正确
4、题型：判断题分值：3
机关档案工作是指机关档案管理各项工作的总称。
二I错误
答案正确5、题型：判断题分值：3
全宗单是介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
'正确
*错误
答案正确
机关档案工作基础题库
13
案卷目录包括封面、________和备考表三个部分组成
目录页
14
按照《档案法》及其实施办法的有关规定和机关档案工作的任务要求，机关档案部门应________地向有关档案馆移交档案
定期
15
机关档案工作既是机关工作的必不可少的组成部分，又是国家档案事业的重要组成部分。这表明机关档案工作具有________
正文
4
机关档案管理用房要求坚固、实用，应满足机关档案的________
三种实际需要
安全保存、阅档
和整理
5
调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询等属于机关档案_
_______的方法
提供利用
6
________是一种简要叙述机关档案分类原则、层次和纲目条款
的文字材料
机关档案分类方案
7
我国机关档案工作的原则是“________”
______“分开”
库房整理室阅档室
2
机关档案室的工作内容主要有________
起草并监督执行本单位的档案工作的计
划和规章制度负责对本机关所属机构或
单位的档案工作进行具体业务监督和指
导对本机关文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务
监督和指导组织开展机关档案业务培训
、咨询、协作交流、检查评比及目标管理
档案馆室工作基础
第二讲机关档案工作基础
一、判断题
题号
题目
答案
1
机关档案综合管理要求机关档案工作实行网络化管理，机关档案实行综合管理
正确
2
机关档案保管期限表的内容主要包括条款号、责任者、条款名称、保管
期限、备注等
错误
3
填写案卷目录时应逐卷逐条填写，字迹规范、工整、清晰、耐久
第二讲机关档案工作基础
第二讲机关档案工作基础一、机关档案工作二、机关档案室工作三、机关档案综合管理四、机关档案收集工作五、机关档案整理工作六、机关档案保管工作七、机关档案移交工作八、机关档案鉴定工作九、机关档案统计工作十、机关档案利用工作一、机关档案工作1、机关档案是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中形成、积累、并归档保存的档案的总称。
几关档案具有双重性：机关档案既是机关单位的财产，也是国家的宝贵财富。
2、机关档案工作是指围绕机关档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。
机关档案工作具有双重地位：机关档案工作既是机关工作的必不可少的组成部分，又是国家档案事业的重要组成部分。
3、机关档案工作的具体任务机关档案工作包括机关档案管理和机关档案工作管理的双重职能。
具体任务是：贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，建立、健全本单位的档案工作规章制度。
对本单位文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导。
收集、管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务：并按规定向有关档案馆移交档案．在档案工作“统一领导、分级管理”原则下，负责对所属机构的档案工作进行监督和指导。
4、机关档案工作基本制度机关档案工作人员岗位责任制、机关文件材料立卷归档制度机关档案保管制度、机关档案保密制度机关档案鉴定工作制度、机关档案利用制度二、机关档案室工作1、机关档案室是机关设置的承担本机关档案工作职能的内部工作机构。
机关档案室的工作内容主要有：起草并监督执行本单位的档案工作的计划和规章制度。
对本机关文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导。
负责对本机关所属机构或单位的档案工作进行具体业务监督和指导。
组织开展机关档案业务培训、咨询、协作交流、检查评比及目标管理等活动。
本机关档案的管理。
包括机关档案的收集、整理、保管、移交、鉴定、统计和利用等工作。
2、机关内设档案工作机构类型按承担机关档案工作职能的形式划分：完全职能型非完全职能型非职能型按管理本单位档案的形式划分：综合档案室文书档案室科技档案室专门档案室机关档案室的辅助类型：联合档案室文件中心……三、机关档案综合管理1、机关档案综合管理的含义是指按“统一领导，分级管理”的原则，机关档案工作实行集中统一管理，机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务的一种机关档案工作管理形式。
机关档案工作讲座
保管有人社厅、人事厅、劳动厅三个全宗的档案
省国资委设立新全宗 保管有省国资委、省经委、省财办、省食品办等多个 全宗的档案
三、机关档案工作体制
（4）两个以上机构联合办公，档案密不可 分的，可设立联合全宗
如： 省纪委（省检察厅） 省委保密委员会办公室（省保密局） 档案局（馆） 档案史志办公室 机要局（密码局 ）
——部Biblioteka 专业档案馆（测绘、气象）文书档案按时移交，专业档案长久保管 ——联合档案室（档案文件管理中心。集中统一管理二个 以上机关的档案工作）
三、机关档案工作体制
联合档案室（档案文件管理中心） 设置条件： ——各级行政中心或机关集中办公场所 “十二五”期间重点加强 机构模式： ——档案局馆派出机构 机构、人员、经费编入档案局（馆） ——档案局授权的党委、政府内设机构 机构、人员、经费编入党委或政府 ——档案局馆委托管理（代管）机构 开办工作由档案局负责，后续机构、人员、经费等逐步列 入当地机关编制和预算
——对本系统、本行业、本专业档案干部进行专业培训。
五、机关档案工作的主要法规标准
（一）综合性档案管理法规（主要）
1、档案法及其实施办法 2、湖北省档案管理条例 3、机关档案工作条例（厅发【1983】64号）
4、中国共产党机关公文处理办法（中办发【1996】14号）
5、国家行政机关公文处理办法（国发【2000】23号） 6、机关档案工作业务建设规范（国档发【1987】27号）
四、机关档案工作职责
（二）行业管理职责：
——经档案行政管理部门审定同意，制定本系统、本行业、 本专业或某些专业档案的管理办法、规章、以及档案业务 标准和技术规范等文件； ——制定本系统、本行业、本专业档案工作的发展规划与 计划，召开本系统、本行业、本专业的档案工作会议，组 织经验交流； ——组织并指导本系统、本行业、本专业档案工作理论与 实践的学术研究与交流；
做好档案基础工作
做好档案基础工作档案基础工作是一个组织与管理档案的基础工作，它对于保证档案的安全、可靠、高效使用具有重要意义。
本文将从档案基础工作的定义、重要性、具体工作内容以及其意义等方面展开论述，并分析当前档案基础工作中存在的问题，并提出相应的改进措施。
一、档案基础工作的定义和重要性档案基础工作是指对档案进行归档、整理、保管、检索和利用等一系列基本工作的过程。
它是组织和管理档案工作的基础，是档案管理的核心环节之一。
档案基础工作的目标是对档案进行合理分类、有效管理和高效利用，保证档案的真实性、完整性和合法性，为组织决策和历史研究提供可靠的信息。
档案基础工作具有重要性，主要体现在以下几个方面：1. 保证档案的安全。
档案是组织和个人重要的资产，具有不可再生性，因此保护档案的安全十分重要。
档案基础工作包括档案的无损归档、合理保管、定期检查等环节，能够有效保护档案的安全，避免档案丢失、损毁和篡改。
2. 提高档案的可靠性。
档案的可靠性包括内容的真实性和完整性两个方面。
档案基础工作通过对档案的规范整理、归类和存储，保证档案内容的真实可靠，避免信息的丢失和破坏，使档案成为可靠的见证和证据。
3. 提高档案的高效使用。
档案基础工作能够提供有效的检索和利用手段，使档案的获取和利用更加高效便捷。
合理的档案分类和索引能够帮助用户快速找到所需的档案信息，提高工作效率，为组织决策和历史研究提供便利条件。
二、档案基础工作的具体内容档案基础工作包括归档、整理、保管、检索和利用等环节，下面会对其中的几个环节进行具体论述。
1. 归档：档案归档是指对已经形成的档案进行归类和编制目录的过程。
归档的目的是为了方便后续的整理和查询利用工作。
归档可以按照不同的分类标准，如时间、主题、机构等进行分类，建立起完善的档案分类系统，为后续的整理工作提供基础。
2. 整理：档案整理是对已经归档的档案进行再加工的过程，包括文件的重新编排、修复和分类等工作。
整理的目的是为了提高档案的可读性和整体质量，并为档案的长期保管提供便利条件。
做好档案基础工作
做好档案基础工作档案是组织管理和决策的重要依据，它记录了组织的历史、业务活动和重要信息。
为了保证档案的完整性、可靠性和可检索性，做好档案基础工作至关重要。
下面将从档案的建立、整理和保管三个方面进行详细介绍。
首先，档案的建立是做好档案基础工作的第一步。
建立档案需要确定档案管理的主体和范围，制定相应的规章制度，并确定档案的分类和编号方式。
档案分类可以按照业务性质、时间顺序、部门或单位等进行，编制档案号可以采用数字编号、字母编号或混合编号等方式。
在建立档案时，还需要制定档案管理人员的职责和权限，明确档案管理的工作流程和数据标准，建立档案管理系统和电子档案管理平台，以便于日后的档案管理和检索。
其次，档案的整理是做好档案基础工作的关键环节。
档案整理是指对已有的档案进行分类、排序、清理、鉴定和修整的过程。
在进行档案整理时，首先需要对档案进行分类，按照既定的分类标准和编制规则将档案进行整理和归类。
其次，对档案进行排序，将同一类别或同一时间段的档案组织成有序的文件序列。
然后，对档案进行清理，清除无效、重复或过时的档案，保留重要和有价值的档案资料。
接下来，对档案进行鉴定，确认档案的真实性、可靠性和完整性，并对档案进行修整，确保档案纸张平整、无折痕、无裂口等。
最后，还需要编制档案目录和索引，并将档案装订、封装和标识，以方便存放和检索。
最后，档案的保管是做好档案基础工作的重要环节。
档案的保管需要建立起完善的档案存放设施和管理制度，确保档案的安全、保密和正常使用。
首先，档案存放设施要满足防火、防水、防尘、防虫、防霉等要求，包括档案室、档案柜、保管箱等。
其次，档案管理制度要完善，包括档案的流转、借阅、销毁等方面，确保档案的安全性和可控性。
同时，还需要制定档案的保密制度，对保密级别较高的档案进行密封和封存。
最后，建立档案损坏和遗失的登记和归责制度，及时补充和修复损坏的档案，追究档案管理人员的责任。
综上所述，做好档案基础工作对于组织管理和决策具有重要意义。
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第二讲机关档案工作基础
一、机关档案工作二、机关档案室工作三、机关档案综合管理
四、机关档案收集工作五、机关档案整理工作六、机关档案保管工作
七、机关档案移交工作八、机关档案鉴定工作九、机关档案统计工作
十、机关档案利用工作
一、机关档案工作
1、机关档案
是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中形成、积累、并归档保存的档案的总称。
几关档案具有双重性：机关档案既是机关单位的财产，也是国家的宝贵财富。
2、机关档案工作
是指围绕机关档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。
机关档案工作具有双重地位：机关档案工作既是机关工作的必不可少的组成部分，又是国家档案事业的重要组成部分。
3、机关档案工作的具体任务
机关档案工作包括机关档案管理和机关档案工作管理的双重职能。
具体任务是：
贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，建立、健全本单位的档案工作规章制度。
对本单位文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导。
收集、管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务：并按规定向有关档案馆移交档案．
在档案工作“统一领导、分级管理”原则下，负责对所属机构的档案工作进行监督和指导。
4、机关档案工作基本制度
机关档案工作人员岗位责任制、机关文件材料立卷归档制度
机关档案保管制度、机关档案保密制度
机关档案鉴定工作制度、机关档案利用制度
二、机关档案室工作
1、机关档案室
是机关设置的承担本机关档案工作职能的内部工作机构。
机关档案室的工作内容主要有：起草并监督执行本单位的档案工作的计划和规章制度。
对本机关文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导。
负责对本机关所属机构或单位的档案工作进行具体业务监督和指导。
组织开展机关档案业务培训、咨询、协作交流、检查评比及目标管理等活动。
本机关档案的管理。
包括机关档案的收集、整理、保管、移交、鉴定、统计和利用等工作。
2、机关内设档案工作机构类型
按承担机关档案工作职能的形式划分：
完全职能型非完全职能型非职能型
按管理本单位档案的形式划分：
综合档案室文书档案室
科技档案室专门档案室
机关档案室的辅助类型：
联合档案室文件中心……
三、机关档案综合管理
1、机关档案综合管理的含义
是指按“统一领导，分级管理”的原则，机关档案工作实行集中统一管理，机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务的一种机关档案工作管理形式。
简单地说，机关档案综合管理就是集中统一管理本单位的档案和档案工作的一种模式。
机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务。
在档案工作“统一领导，分级管理”的原则下，机关档案工作实行集中统一管理。
机关档案实行集中统一管理。
机关档案综合管理是机关档案工作管理的一种形式。
2、机关档案室档案综合管理的模式
集中存放式、分开存放式
一个机关只能选择一种模式，应尽量采用集中式的模式，但办公条件有限或办公地点分散的机关可采用分开存放式的模式。
不论采取某种具体的档案综合管理模式，机关档案工作必须做到统一领导，统一机构，统一制度，统一监督指导，即“四个统一”。
机关档案工作实行网络化管理，机关档案实行综合管理。
四、机关档案收集工作
1、机关档案的收集方法
接收。
是指接收归档的各种文件材料。
征集。
是指对保存在社会和个人的，与本单位有关的各种历史文件材料、资料和实物等进行协商收集。
2、机关档案的收集范围
凡是本机关在工作活动中形成的、反映本机关主要职能活动和历史真实面貌的文件材料均属于机关档案的收集范围。
收集与本机关档案有关的资料和实物。
五、机关档案整理工作
1、机关档案分类方案
是一种简要叙述机关档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料，又称为机关档案分类大纲。
机关档案分类方案的内容：
机关档案分类的层次和划分原则
类目顺序和名称
需要说明的事项
2、案卷归类和排列
方法和步骤：
按档案的门类、载体分开排列
按档案的保管期限分开排列
按机关档案分类方案顺序归类
按机关立卷类目的顺序排列案卷
3、案卷目录编制
包括案卷目录封面、案卷目录页和案卷目录备考表三个部分组成。
应横向排版书写，一式三份。
编制案卷目录的原则主要有：
不同门类、不同载体的档案应分开编目。
不同保管期限的档案应分开编目。
一本案卷目录内案卷数一般不超过1000卷（不含1000卷）。
同一门类或载体、同一保管期限的案卷可混年度编入一本案卷目录内。
同一门类或载体、同一保管期限、同一年度的案卷应按案卷排列的顺序编在一起。
填写案卷目录时应逐卷逐条填写，字迹规范、工整、清晰、耐久。
六、机关档案保管工作
1、机关档案管理用房
机关档案管理用房要求坚固、实用，应满足机关档案的安全保存、阅档和整理三种实际需要，做到“三分开”：
机关档案库房阅档室整理室
2、机关档案库房管理
机关档案库房“八防”措施：
防盗防光防高温防火防潮防尘防鼠防虫。
七、机关档案移交工作
1、机关档案的移交
是指按照《档案法》及其实施办法的有关规定和机关档案工作的任务要求，机关档案部门定期向有关档案馆移交档案的一项重要的义务性档案业务工作。
2、机关档案部门移交档案的范围和内容：
重要的文书档案、科技档案和各种专门档案。
在机关立卷以及档案管理中形成的立卷说明、全宗指南、案卷目录、文件目录、机读目录数据库和管理软件、移交清册、交接凭证、分类方案、全宗单、组织机构沿革、大事记等有关文件材料。
有关的资料和实物。
3、机关档案部门移交档案的手续
清点核对
填写档案交接文据
实体移交（接收）
签字确认
八、机关档案鉴定工作
1、机关档案的鉴定工作的内容
制定机关档案保管期限表
判定保管期限
对到期档案的鉴定
鉴定后档案的处理
2、机关档案保管期限表的内容：条款号条款名称保管期限备注
3、鉴定后的档案处理
上升保管期限、销毁
九、机关档案统计工作
1、建立机关档案统计工作制度
2、机关档案的登记
3、建立机关档案数量状况统计台帐
4、机关档案工作基本情况统计年报
十、机关档案利用工作
1、机关档案利用的方式
机关档案利用的方式包括提供利用和开发利用两大类：
机关档案提供利用的方法主要包括调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询等。
机关档案的开发利用较为常用的形式档案资料的编研、档案资料专题信息服务、参与性研究利用等。
2、全宗指南的编制
全宗指南是介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书，又称为全宗介绍。
全宗指南的结构：
封页正文备注。