桂林旅游产品博览会策划方案

第一届桂林旅游商品博览会
策划方案
策划人：@@@ 班级：会展
学号：2009 2011年1月6日
目录
第一届桂林旅游商品博览会 (1)
一、策划背景 (4)
二、策划起因 (4)
三、策划目标 (4)
四、可行性分析 (4)
五、展会相关要素及工作说明 (5)
展位划分 (5)
展会规模 (5)
展会定位 (5)
展会项目时间 (5)
展会标志LOGO (6)
六、展会活动方案和流程 (7)
1、新闻发布会 (7)
幕布背景要求 (7)
展会及发言人资料要求 (8)
发布会注意事项 (8)
需要注意的细节 (8)
发布会流程 (8)
2、参展商展前会议 (9)
目的 (9)
内容 (9)
注意事项 (9)
3、开幕式 (10)
流程 (10)
开幕式具体流程 (11)
4、歌舞表演 (11)
方案 (11)
5、闭幕式 (12)
方案 (12)
6、展后联络会 (12)
目的 (12)
参与人物 (12)
方案 (12)
七、项目实施方案 (13)
招展计划 (13)
招展宣传推广方式 (13)
招展对象 (13)
招展方式 (13)
招展时间安排 (14)
招商计划 (14)
招商手段 (15)
展区的设计 (15)
展位布局分布图 (16)
专业观众的安排 (16)
餐饮服务的管理 (17)
参展商宣传管理 (17)
意外事故安全管理 (17)
八、其他服务 (18)
九、展会预算表 (18)
具体细节 (18)
十、备注 (19)
十一、参考资料 (20)
一、策划背景
自身：
1、学习上的实践要求
2、看看自己是否能够完成一份策划
3、更多的了解有关策划的相关知识
4、对旅游产品感兴趣
行业：
随着桂林旅游业的进一步发展，桂林的许多旅游产品也越来越多，其中不乏许多有特色的的桂林民间工艺品和各类旅游产品，具有相当的销售前景。

展会：
打造桂林展会品牌，发展桂林会展经济
二、策划起因
1．以往桂林有关旅游的展会内容大多比较杂乱；
2．我国展会越来越朝向专业化发展；
3．旅游产品是每一个旅游城市必不可少的旅游亮点；
三、策划目标
自身：
1、开始着手实践的第一步
2、了解更多需要学习的知识
3、作为职业生涯的第一步
展会：
1、打造桂林特色的品牌旅游展会
2、提供有关旅游产品的新讯息
3、提供旅游信息交换的新平台
4、进一步拓展旅游产品细分市场
四、可行性分析
政策
1、我国是资源大国，旅游业在我国目前乃至今后都有很大的发展前景，因此，旅游业是国家大力扶持的产业；
2、桂林是我国著名的旅游城市，旅游业是桂林的支柱产业，因此，有关旅游的展会一直受到桂林市政府的支持；
市场及需求
1、桂林本地的工艺品数量庞大，需要一个与外界互动交流的平台，具备发掘潜力；
2、桂林的民间工艺品产地分散，如果要卖家订购大批量的工艺品和卖家要向全国各地的客户展示的话，博览会是一个好平台；
3、桂林是国际旅游名城，拥有丰富的来自全国各地以及世界各国的旅游者资源，宣传价值高；
4、相对于桂林的其他有关旅游题材的展会，以工艺品为主题的的展会较少。

五、展会相关要素及工作说明
展会主题：用专业的旅游产品平台承载无限的合作未来
主办单位：中国旅游协会广西壮族自治区旅游局桂林市政府桂林旅游局举办地点桂林市桂林国际会展中心
展位划分
展会将按如下内容划分展区：
1、服装类
2、小商品类
3、食品类
4、旅游服务产品类
展位类型：标准展台和特装展台
展位价格：标准展台人民币2500/个，特装展台人民币380/平方米
展会规模
展览面积：3万平方米
参展单位：预计900家，其中境内750家，境外150家
观众数量：专业观众7000人，普通观众参观人次预计达20万人次
展品范围：有关旅游的民间工艺品和其他产品，不限制产地
展会定位
1、打造一个专业的旅游产品交易平台
2、塑造专业的现场服务
3、传播独具特色的民间文化及展会内涵
4、属于政府领导型的商业展会
展会项目时间
招展工作时间：2011年1月1日至2011年8月30日
新闻发布会时间：2011年9月16日早上9点—11点
参展商交流会时间：2011年9月17日早上9点—10点
参展商布展时间：2011年9月18—21日
展会开幕式时间：2011年9月22日上午9点—9点40分
歌舞表演时间：2011年9月22日中午14点
专业观众参观时间：2011年9月22日—23日
普通观众参观时间：2011年9月24日
展会闭幕式时间：2011年9月24日下午14点
展会撤展时间：2011年下9月24日下午16点
展后联络会时间：2011年9月25日晚19点
展会标志LOGO
相关介绍：
1.、标志以红、蓝、橙、黄、绿五色叶子为主体，叶子中间有与之相对应的叶子枝干相连接，底部标有博览会全称；
2.五种颜色的叶子代表五彩缤纷的未来，中间相连接表示展会愿与参会者共同创造美好的合作未来；
3.选取叶子作为主要形状，旨在表达展会是衬托合作未来之花的绿叶，展会将和参展商、观众一起灌溉未来之花；
4.整个LOGO的造型呈现出出一朵花的形状，花瓣由叶片构成，有独立也有合作，底部的文字颜色采用鲜亮的红色，烘托出展会组织者的无线热情和真诚服务；
5.、整个LOGO的设计符合展会的主题和内涵。

六、展会活动方案和流程
包括新闻发布会、参展商交流会、展会开幕式、展会闭幕式、展后联络会
新闻发布会
主题：塑造旅游展会新形象
地点：桂林国际会展中心会议厅
时间：2011年9月16日
媒体邀请：新浪网络中国会展网《中国会展》杂志广西电视台广西日报桂林电视台桂林日报桂林晚报
参展商代表（出席嘉宾）：漓江大瀑布酒店喜来登酒店中国国旅集团同程网芒果网
出席发言人：中国旅游协会会长，负责介绍国内旅游新动向；桂林市副市长，介绍桂林旅游行业政策；桂林市旅游局局长，介绍本次展会亮点。

主要发言人：项目主要策划人，发言内容包括：
1、有关展会权威信息的发布
2、展会相关真实信息的反馈及宣传
3、对必要的名词及信息作出解释
4、介绍本届展会的动向与目的
5、对主题做出深入浅出的介绍
6、运用PPT或者iebook等工具做生动介绍
物品准备：幕布背景、展会及发言人资料、照相设备、名片、展会实体LOGO、签到用品、桌牌、嘉宾席等。

以下部分物品准备的要求：
幕布背景要求
1、要求能体现本届展会的主题
2、必须醒目标出本届展会的标志
3、中英文双字幕结合
4、标有展会主题
5、展会主题与新闻发布会主题相切合
展会及发言人资料要求
1、包括展会宣传册、出席参展商宣传册、以及招商宣传册
2、新闻发言人发言稿备份
展会实体LOGO要求：摆放于主席桌显眼位置
签到用品
签到表、签字笔、联系表、邀请函确认
发布会注意事项：
1、防止迟到、早退、会虫、冷场等情况的出现
2、防止意外的火灾及交通安全事故
3、确保发布会的所有媒体设备正常可用，防止出现意外的失声等情况
需要注意的细节
1、提醒迟到的记者媒体
2、安排自身媒介人员与现场的记者媒体热切交流
3、提供会场的指引服务
4、做好现场的录音和拍照工作
5、结束时的送别与联系
发布会流程：
发布会开始准备（主要包括与到来记者媒体的交流、提醒还未到的记者、确认嘉宾的到场）—发布会开始（9点准时开始）——嘉宾及发言人入场（10分钟）—
—企业、嘉宾、发言人与媒体相互介绍认识，感谢有关媒体的到来（30分钟）———展会基本信息介绍，由展会策划人发布（5分钟）——正式发言：1、桂林市副市长（5分钟）2、中国旅游协会会长（5分钟）、桂林市旅游局局长（5分钟）——主要新闻发言人发言（30分钟）——记者提问（30分钟）——告别结束—会后联络，提供照片及相关展会的新闻稿
参展商展前会议
目的
1、介绍参展的基本信息及注意事项
2、签订相关合作协议
3、提供参展商之间信息的相互交流
时间：2011年9月17日早上9点—10点
地点：桂林漓江大瀑布酒店会议厅
主持人：展会主策划人
现场总管理：承办单位主要负责人
内容
1、运用PPT、视频结合案例，叮嘱参展商一定仔细阅读参展手册并签订协议
2、强调涉及赔偿等方面的注意事项
3、主要提供参展商之间互动交流的机会
注意事项
1、落实参展商的出席数量
2、介绍有关参展事项时尽量简洁明了生动
3、杜绝迟到、早退等现象的发生
流程
会议开始前准备——主持人宣布会议开始（9点正式开始）——相互介绍（10
分钟）——参展意外事故处理办法的说明（10分钟）—企业代表发言（5分钟）—承办单位主要负责人发言（5分钟）——参展商自由交流（30分钟）
开幕式
以下将列出具体流程方案，闭幕式将参照开幕式流程方案。

时间：2011年9月22日上午9点—9点40分
地点：桂林国际会展中心
主持人：中国旅游协会会长
出席领导和嘉宾：区、市领导；市有关部门领导；旅游协会代表人员；旅游局领导；参展企业代表。

流程
1、现场布置：
（1）在场馆的正门前设置主要进馆通道，场馆两侧为辅助通道，要求铺设醒目红地毯。

道路两旁分别设立展会标志和彩旗，与红地毯相互辉映；
正门立双龙18米大拱形门，两侧立四个龙立柱分别挂上标语，再用气球装饰两侧；
甲天下电脑城大厦分别挂上标语，用气球条幅装饰，大门前升起境外参展商的国旗。

（2）展场正门上方悬挂400平方米大型主会标，两侧分别依次悬挂赞助商的宣传广告和悬挂50幅恭贺条幅，左右两边各25幅。

（3）展览现场的演示屏播放本届展会宣传片以及参展商宣传广告。

（4）主席台背板规格为12米× 4米（红色），东侧舞台台面为12米× 7米，背板边线编扎彩色气球。

（5）舞台前方摆放鲜花，放置三支立式话筒（音箱和话筒各备用2套）。

（6）主席台前方 4.5米铺12× 5米的红色地毯，摆放三排（60把）座椅，为
领导、嘉宾观看坐席，舞台周围2米处设警戒线，舞台左右两侧各放置4排礼炮.
以上工作在2011年9月22日上午8：00以前全部准备就绪。

开幕式具体流程
（1）来宾接待、签到、发放礼品、戴胸花、安排入座及介绍相关活动
（2）9：00整主持人宣布旅游产品博览会开幕仪式正式开始，并介绍参会领导及来宾（5分钟）
（3）桂林市副市长、桂林市旅游局局长致开幕词（2分钟）
（4）旅游协会会长讲话（2分钟）
（5）企业代表讲话（1人，2分钟）
（6）著名歌唱家宋祖英登台演出，演唱歌曲《大地飞歌》（6分钟）
（7）剪彩仪式：要求选取八名参展企业的展品，在开幕式当天由模特依次将展品带上主席台展示，并配备企业自制的产品介绍。

展品展示完毕以后，由旅游协会会长和桂林市副市长分别带领4名参展商从主席台两侧行至主席台中央，鞠躬致谢（23分钟）
（8）与会最高职位领导宣布房展会开幕。

至此，开幕式筹备结束。

（放礼炮50响，放氢气球升空1000只，放礼花20只）；
歌舞表演
目的：
1,、扩大宣传，增加知名度和传播热度
2、制造积极的新闻事件，吸引公众注意
3、为参展商吸引更多客户
4、达到本届展会的参观人次要求
方案
1、邀请有知名人士出席表演
2、邀请权威专家做现场演说
3、邀请歌舞演员表演
闭幕式
方案
1、以简洁明了的方式结束，以便给参展商更多时间准备撤展事宜
2、以发言和赠送礼品的方式感谢与会者
展后联络会
目的
1、防止参展商提前撤展；
2、进一步与参展商交流，获取办展经验和建议
3、了解企业的更多需求，为下一届展会做准备
4、搜集信息是关键
参与人物
展会策划者、展会主办单位、展会协办单位、展会承办单位、参展商方案
1、本联络会以西式晚宴的方式进行
2、晚宴的氛围必须是轻松和谐的
3、在晚宴上设置专门的人员对参展商的参展感受做面对面的交流
4、对参展商的参与表达诚挚的感谢
七、项目实施方案
招展计划
由于是首届“桂林旅游产品博览会”，因此，宣传推广将是贯穿展会始终的重要工作内容，招展工作也是如此。

在招展的过程中，要避免第一次此类展会的劣势，宣传展会的特色和服务，让企业了解这将是一次高质量的展会，对于行业内的信息提供和索取有巨大帮助。

招展工作内容的形式是多样的。

招展期间，宣传方式包括一般的媒介宣传和实地宣传，即亲自去目标企业所在地进行推广活动，还包括针对重要目标企业的旅游活动。

招展宣传推广方式
1、在专业领域的报纸、杂志以及网站做广告
2、通过旅游协会进行宣传和推广，召开新闻发布会和推介会等
3、直接向重要的客商邮寄资料，针对重要的客户进行登门拜访
4、制作展会官方网站，设立参展商参展窗口
招展对象
1、范围：全国
2、企业：民间工艺品作坊、个体户、小商品制造商、旅行社
招展目标：
通过高质量的宣传和服务，要求吸引600家企业参展，其中境内500家，境外150家，使旅游产品博览会的交易额达到5千万元以上。

招展方式
1、开发一个旅游项目，针对业内知名企业和有发展意向的企业提供来桂林考察的机会，让其在旅行中发现展会的价值所在。

2、向桂林旅游合作城市招展，利用与桂林合作密切的城市及其旅游协会和商会进行招展，充分宣传展会的隆重和展业性，调动其积极性，有助于吸引实力雄厚的企业前来参展。

3、举行推介会，通过有密切联系的新闻媒体招展，并让其代理招展。

4、通过一般手段邀请参展，即在取得客户资料之后，认真了解，通过电话、传真、信函等方式邀请企业参展。

招展时间安排
第一阶段：2011年1月至2月，主要为招展宣传推广时间。

此阶段成立招展工作组，负责招展工作广告的投递、资料的印制和发放，举行发布会等活动，联系各政府部门及相关公关工作。

第二阶段：2011年3月至4月，主要为联系客户时间。

在这个阶段，要注重招展推广工作之后的成效，将重点放在客户的联系与沟通方面，能争取的客户一定争取到，不确定的客户尽力争取。

第三阶段：2011年5月至6月，进一步推进招展工作。

此阶段的工作内容包括继续与争取到的客户保持联系，同时在着手挖掘更多潜在客户。

此阶段可以进行会展旅游项目的启动。

最后阶段：2011年7月至8月，最后的确认工作。

此阶段的中心是落实参展企业数，同时继续与企业保持联络，对参展企业的参展情况进行统筹安排。

至此，招展工作结束。

招商计划
展会需要足够数量的参观者，因此，本届展会的招商工作的主要内容就是吸引数量庞大的观众前来参展。

本展会的参观优势在于：内容丰富多彩，产品信息全面。

因此，无论是专业观众还是普通观众，都将收获颇多。

招商手段
1、参加广西区内新兴的展会，利用展会吸引更多观众，这样能取得事半功倍的效果
2、展前举行旅游产品评比大赛。

大赛的主题是选取最受欢迎的旅游产品，借以为旅游产品博览会打造声势。

3、在电视和网络媒体投放广告。

现场管理计划
展区的设计
以下是国际会展中心展厅的平面地图：
本展会分为4个展区，分别为：
A1，旅游服务产品区，总面积为4032㎡；
A2、A3，小商品展区，总面积6912㎡；
C1，食品类展区，总面积为4536㎡；
C2、C3，服装类展区，总面积为7777㎡。

展位布局分布图
专业观众的安排
1、设立专门的接待中心，发放专业观众证，并配备相应设备。

专业观众接待中
心设立于观众进馆大厅
2、物品配置齐全。

接待中心所要配备的物品有：本次展会赠送的礼品、礼品，会刊、登记表格、笔、茶水、电脑，并有志愿者提供志愿服务
3、细分专业观众。

将特邀专业观众与非特邀观众区分开来，设立不同的登记处
4、做好对接服务工作。

主要为重点邀请的专业观众提供参展配对服务，引导其参观，提供最佳参观路线，帮助联系参展商和提供展会相关资料，及时提供各种所需服务。

餐饮服务的管理
1、安排敬业认真的现场清洁人员保持餐饮场地的清洁卫生，保证餐饮原料来自正规渠道。

展前认真检查餐饮各项细节，防止食物中毒等事件的发生。

2、制定合理的价格。

本届展会的最高餐费消费为45元。

3、引进桂林的特色小吃，同时根据各地参会者提供不同风味的食品。

4、将一般餐饮区与宗教信仰餐饮区区分开来。

5、设置预防食物中毒的知识标语，提醒与会者避免食物中毒等情况的发生。

参展商宣传管理
1、设置专门的工作人员，监督管理参展商的宣传行为。

除赞助商外，其他参展商只能在其所在展台进行资料发放和进行相关活动的宣传；
2、成立参展商宣传纠纷处理小组，处理有关展会内恶性竞争等事项的发生。

意外事故安全管理
1、成立意外事故应急处理小组，及时在现场处理各种紧急事件如火灾、偷窃等事故的发生；
2、提前做好应急预案，有备无患；
3、设立医疗救护中心，配备专业医疗人员和救急医疗设备；
4、事故应急小组的工作内容还包括监督参展商的用电用火安全，及时为参展商
提供正确的取电用火渠道和方法；
5、监督参展商宣传的工作的人员还肩负维持现场秩序的重任，保证紧急出口的通畅。

八、其他服务
展会现场还提供以下服务：
1、展品租借服务
2、知识产权的咨询服务
3、提供与媒体联络的媒介服务
4、翻译与临时雇用清洁服务
5、物流以及展品储存服务；
6、志愿者服务
九、展会预算表
具体细节
1、新闻发布会
媒体邀请、嘉宾出席交通食宿费5万物品配置：1万资料印制、礼品制作：1万现场租赁：3万
总计11万
2、参展商展前会议
酒店会议厅租赁：7万
与会人员餐务费、交通费：2万共计：7万
3、开幕式
红地毯：3万
音响等媒介租借调制维护费：8万礼炮费：2万
宋祖英出场费：10万
其他费用：2万
总计：26万
4、展后联络会
晚宴筹备会：5万
与会人员交通食宿费：3万
总计：8万
5、招展工作费
宣传推广费：50万旅游项目开发及实施费：20万资料印制发放费：3万
通讯及工作人员出差费：3万总计：76万
6、招商工作费
参会费：5万
旅游产品评比大赛：10万
广告费：10万
总计：25万
7、现场管理费
展台搭建与撤展：15万
展后垃圾处理费：10万
展馆设施维护费：15万
展馆租赁费：30万
专业观众服务相关支出：5万餐饮服务管理费：10万
处理意外事故预支费用：50万其他费用：5万
总计：140万
8、其他公关费用支出：17万
十、备注
1.本届展会赞助15万元以上的企业将成为展会赞助商，可享受优惠待遇
2.所有展馆内的灯照设备均为节能环保型
3.招商时间与招展同步
十一、参考资料
及教材《会展策划》，卢小金、郝庆智、黎春红，东北财经大学出版社出版。