英文电子邮件的格式

4. Informal 非正规的(例如朋友，同事之间)
Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!
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商务英语电子邮件的格式(16/16)
u Signature – 签名
邮件的末尾加上签名档，附加必要的个人信息。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地 址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。
Local Organizing Committee Phone: +7-3822-491-776 Fax: +7-3822-492-410 E-mail: isdeiv2012@hcei.tsc.ru
或 I look forward to hearing from you.
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商务英语电子邮件的格式(15/15)
Complimentary Close – 礼貌结束语(1/2)
结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词。 1. Very Formal 非常正规的(例如给政府官员的)
Respectfully yours, Yours respectfully,
Dear/Hi Tom Dear Mr Hanks
Jennifer
Miss/ Mrs/ Ms Aniston
2பைடு நூலகம் 收信人的名字千万不要写错。
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商务英语电子邮件的格式(7/16)
u Salutation -- 称呼 (2/4)
3. 收信人是多个男性用Messrs；多个女性用Mesdames, Mmes, 或Mses；有男有女，弄清楚每个人的称呼。 已婚Mrs, 未婚Miss, 最好用Ms. Messrs. Smith, Wyatt, and Fury
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亲爱的林先生：
我收到了您5月18日的来信。您 认为我们上次的生意是互惠的，这点 我十分赞同。 近年来，我们通过与中
国的出口商合作获利颇丰，我们迫切 期望扩大与你们在家电行业的贸易合 作。我们真心希望能继续与您深入合 作，将来获得巨大发展。
献上最诚挚的祝福！
密斯
约翰•史 敬上
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Contents
u 商务英语电子邮件的格式 u 商务英语电子邮件的写作要求 u 商务英语电子邮件写作注意事项 u 商务英语电子邮件常用句式
你还在为顾客误解你的表达而 苦恼吗？
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你还在为英文邮件写作而抓狂 吗
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EMAIL
Reporter: 曹梦琪
Contents
u 商务英语电子邮件的格式 u 商务英语电子邮件的写作要求 u 商务英语电子邮件写作注意事项 u 商务英语电子邮件常用句式
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英文电子邮件的重要性
商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活 动中起着重要作用。
2. Formal 正规的(例如客户公司之间) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,
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商务英语电子邮件的格式(15/16)
u Complimentary Close – 礼貌结束语(2/2)
3. Less Formal 不太正规的(例如亲人，好朋友) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,
Thanks for getting back to me.
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商务英语电子邮件的格式(12/16)
u Opening – 开头 (3/3)
4. 如果你询问一些信息，对方花了点时间才发送给你
Thank you for providing the requested information.
When George VI died, Elizabeth II succeeded
to the throne.
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商务英语电子邮件的格式(9/16)
u Salutation -- 称呼 (4/4)
6. 如果没有名字，或者是很正规的邮件，则可用：
Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Purchasing Agent:
5. 如果有人给了你特别的帮助
Thank you for all your assistance.
I truly appreciate… 6. 某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑
Thank you for your feedback.
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商务英语电子邮件的格式(13/16)
u Body – 正文
澄清你的意图
在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样 才能更好的引出邮件的主要内容。感谢读者是邮件 开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴， 特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。
记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子 简短明了且句意前后一致。
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商务英语电子邮件的格式(11/16)
To Whom It May Concern: Ladies or Gentleme n:
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Dear Colleagues: Dear Madam or Sir: Dear Customers，
To All Sales Reps:
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商务英语电子邮件的格式(10/16)
u Opening – 开头 (1/3)
Mses. Dicaprio, Lionel, and Green
Mr. Harold Wright and Miss Margaret Wright 4. 有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。
Dr. / Prof. / General / Senator Wright
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商务英语电子邮件的格式(8/16)
商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示 着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。 所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足 轻重的地位。
据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件， 而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形 式来联系公务。
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商务英语电子邮件的格式(1/16)
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商务英语电子邮件的格式(5/16)
u Subject – 主题(3/3)
4. 一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词 的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将 除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每 一个单词的首字母大写。
YES：New E-mail Address Notification Detailed calculation
Cc: Carbon Copy Bcc: Blind Carbon Copy
To: 12@ Cc: 456@ Bcc: 789@
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多个收信人地 址用半角的逗号 或者分号隔开。
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商务英语电子邮件的格式(3/16)
u Subject – 主题 (1/3)
1. 主题 (Subject) 框的内容应简明地概括信的内容， 短的可以是一个单词，如 greetings；长的可以是 一个名词性短语，也可以是完整的句子，但长度一 般不超过35个字母。
YES：Supplier Training
NO：Professional Trainees from Sister Company Should Abide by Rule of Local Company
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商务英语电子邮件的格式(4/16)
u Subject – 主题 (2/3)
2. 主题框的内容切忌含糊不清。
商务英语电子邮件由五部分组成：
u Address -- 收信人Email地址、抄送收信人Email 地址、密送收信人Email地址
u Subject --主题
u Salutation -- 称呼、Opening -- 开头、Body -- 正 文、Ending -- 结尾句
u Complimentary Close -- 礼貌结束语
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商务英语电子邮件的格式(14/16)
u Ending – 结尾
在邮件结束之前，应再次感谢收信人。
u Thank you for your patience and cooperation. 或 Thank you for your consideration.
u If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.
u Salutation -- 称呼 (3/4)
5. 老外的名字有时有Jr. 或 Sr., 罗马数字I，II等 Martin Luther King, Jr. George Bush Sr.
John Parker, Sr. is the father of John Parker, Jr. George VI
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商务邮件模板
Dear Mr. Lin, I received your letter on May 18. I agree with
you that the deal was a mutually beneficial one. We have gained great profits through the cooperation with Chinese exporters in recent years, and we are keenly desirous of expending our trade with you in home appliance. We really hope we could have further cooperation with each other and achieve greater development together. With best regards. Yours sincerely, John Smith signature
u Writer’s Full Name -- 写信人全名、 Writer’s Title and Department -- 写信人职务及所属部门、 Address -- 地址、Tel -- 电话号码、Fax -- 传真
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商务英语电子邮件的格式(2/16)
u Address – 地址
u 收信人地址 To: u 抄送收信人地址 Cc: u 密送收信人地址 Bcc:
NO： detailed calculation
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商务英语电子邮件的格式(6/16)
u Salutation -- 称呼 (1/4)
根据发信人的具体情况以及发信人与收信人之间 的关系而定。
1. 在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名，但
对长辈或上级最好使用头衔加上姓。
Tom Hanks
YES：Tomorrow's meeting canceled NO：News about the meeting
3.视信的内容是否重要，还可以开头加上 URGENT 或者FYI (For Your Information，供参考)
例如：URGENT: Submit your report today!
u Opening – 开头 (2/3)
1. 如果你主动给别人写邮件，表明意图 I am writing to…
2. 如果回复客户的咨询，向他们对公司的兴趣表示感谢 Thank you for contacting us.
3. 如果对方已经回复过你的一封邮件了，感谢回复 Thank you for your prompt reply.
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五C原则 (1/14)
商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则
u Correctness – 准确 u Conciseness – 简洁 u Complete – 完整 u Clarity – 清楚 u Courtesy – 礼貌
正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分 成几个小主题，每个小主题一段，每段一般只有一 两句话。正文由两三个或三四个简短的段落构成。
正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式 是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式 便于打字和节省时间，提高工作效率。
称呼和开头之间，段落之间，正文和信尾客
套话之间一般空一行。 H