博信医药管理系统

博信医药管理系统
使用说明
文档标识：博信医药管理系统使用手册
文档版本：V5.20系
开发单位：杭州博信软件有限公司
博信网站：
目录
第一章前言 (5)
一、软件概述 (5)
（一）软件介绍 (5)
1、软件说明 (5)
2、软件功能 (5)
（二）软件优势 (6)
二、特色功能 (6)
1、打标记功能 (6)
2、独特药品编码技术 (6)
3、药品拆零 (6)
4、多种格式的采购计划表 (7)
5、货商价格信息目录 (7)
6、发送邮件子系统、中药销售子系统 (7)
7、柜台报警和总库存报警分开 (7)
8、人性化设计 (7)
第二章安装 (8)
一、安装环境 (8)
二、安装步骤 (8)
三、使用流程 (9)
第三章用户管理 (9)
第三章用户管理 (10)
一、菜单 (10)
二、功能说明 (10)
（一）用户登录 (10)
（二）修改密码 (10)
（三）销售员管理 (10)
（四）系统操作员管理 (11)
（五）系统设置 (11)
（六）数据备份数据与恢复 (13)
（七）打印设置 (14)
（八）pos小票及顾显设置 (15)
第四章统计查询 (17)
一、查询库存 (17)
1、查询库存与养护 (17)
2、生成养护记录 (17)
二、查询入库记录 (18)
三、查询销售记录 (19)
1、销售明细 (19)
2、统计销量 (19)
3、处方药销售登记表 (20)
四、查询拆零销售记录 (21)
五、查询毛利润 (21)
七、查询员工考勤 (23)
八、综合查询 (24)
1、概述 (24)
2、操作步骤 (24)
3、价格信息目录 (25)
4、每月期末报表 (26)
第五章销售 (27)
一、销售开单 (27)
（一）开单流程 (27)
1、开启功能 (27)
2、键盘操作 (27)
3、选择药品 (27)
4、回车收银中5、打印票据 (28)
（二）销售说明 (28)
1、收银 (28)
2、拆零 (29)
3、退药 (30)
4、信息反馈 (30)
二、销售营业额 (31)
三、交班 (32)
（一）交班 (32)
（二）调整底金 (32)
四、处方药销售登记 (33)
五、打印处方箋 (34)
六、药品销售应收结算 (35)
第六章采购业务 (36)
一、填入单 (36)
（一）入库单流程 (36)
1、选择供货单位 (36)
2、选择药品 (36)
3、录入数量和单价 (37)
4、此药GSP验收数据 (37)
5、此药加入入库单 (37)
6、保存入库单 (37)
（二）入库说明 (38)
1、填写项目 (38)
2、修改入库单 (39)
3、选项说明 (39)
4、补录药品 (39)
二、药品入库应付结算 (40)
三、药品出库 (41)
四、药品出库应收结算 (42)
第七章库存管理 (43)
（一）盘点流程 (43)
1、第一步：盘点/综合查询，选择货位，进行查询（按货位盘点）。

(43)
2、第二步：打印盘点表。

(43)
3、第三步：组织人员进行盘点。

(43)
4、第四步：直接修改数量。

(44)
5、第五步：盘点完成。

(44)
（二）盘点说明 (44)
（三）综合查询 (44)
二、价格管理 (45)
三、效期管理 (45)
四、药品处理 (45)
（一）药品处理情况查询 (46)
（二）查询滞销药品 (46)
（三）报表 (46)
五、拆零库管理 (46)
六、柜台报警与移动货位 (47)
七、库存报警与采购计划 (48)
1、库存报警 (48)
2、采购计划2 (50)
第八章基本信息 (52)
一、字典信息 (52)
1、药品基本信息 (52)
2、参数设置 (54)
3、门店货位设置 (55)
二、供货单位管理 (56)
三、会员管理 (57)
四、供货商药品信息目录 (58)
五、打印价格标签 (59)
六、修改库存下限 (60)
第九章GSP报表 (61)
第十章打印 (61)
POS58系列小票打印机设置 (61)
第一章前言
一、软件概述
（一）软件介绍
1、软件说明
本系统是功能完整的中小型药店零售企业的管理系统，软件结构清晰，具有简单实用、快速上手的特点，操作人员一般不用培训就能使用该软件。

集成GSP管理，界面美观，操作简单。

含药品进销存管理、批号管理、效期管理、打印销售单据等实用功能。

软件主设计师拥有7年实战管理经验，以实用简便为原则，根据国内零售药店的实际运营情况及国家食品药品监督管理局GSP认证规范设计开发，符合《药品流通监督管理办法》(局令第26号)各项要求，适合各种规模的零售型药店、药品超市、药品大卖场等医药企业使用。

帮助医药零售企业的管理者提高效率，规范经营。

2、软件功能
●用户功能：用户管理、销售员管理、系统设置、数据备份与恢复、打印设置。

●统计查询：查询字典信息、库存数量、销售记录、利润、现金。

●销售业务：药品销售、交班、销售应收结算。

●采购业务：药品入库、药品采购应付结算、药品退货、老板拿药、赠送亲友、报损。

●库存管理：盘点、价格管理、效期管理、药品处理、库存报警、柜台报警、采购计划。

●基本信息：字典、会员、供货单位、供货商药品价格信息。

●GSP管理：自动产生各种GSP报表。

●系统功能：一键切换数据库、中药销售子系统、发送邮件子系统、在线升级、软件注册。

（二）软件优势
●经验丰富的开发者，在药店多年的管理经验，非常明白我们药店管理人员需要些什么。

●系统提供商品字典，已有万余种药品信息，无需使用者再次建立药品基本信息库。

●系统界面简洁，直观，用户不用培训就可以在短时间内学会使用。

●中药销售子系统，中药算方非常简单。

邮件发送子系统，实现远程管理。

●自动生成ID码/拼音码/批号码/价格加拼音码。

销售时同时支持拼音/条码/ID码查询.
●支持多帐套，不同批次药品可设置特殊标志，满足用户特殊需求。

●支持普通打印机/小票打印机/扫描枪/钱箱等POS设备。

●可选择多种销售单格式，支持普通针式打印机和POS小票机。

二、特色功能
1、打标记功能
药店在经营过程中，有部分商品来源比较特殊，往往希望做一些特殊的处理。

我们在药品入库时，打上标记后，没有权限的人查询不到有标记药品的任何进销存数据，所有特殊药品，临时消失。

操作起来非常方便快捷，在任何时候按指定键即可进入特殊状态，隐藏特殊商品。

2、独特药品编码技术
有效期和批号管理，是医药管理软件的重要功能。

本系统采取独特的编码技术，能做到同一药品不同批号价格不同，在销售查询时能精确到批号，一个药品多个批号时，无需弹出窗口选择批号。

助记码采用ID码加两位批号的序号，序号从00－99自动循环产生。

同一药品不同批次(条码相同批号不同)，刚产生不同的药品编码，很好的实现了批次管理。

3、药品拆零
药品拆零销售往往非常烦锁，在本系统只需按F3即可实现拆零库与整盒库切换，无需重复设置任何参数，就可以轻松把药品拆零销售。

并且能将拆零药品与整盒药品能在同一笔销售单中结算并打印，不影响日常销售。

4、多种格式的采购计划表
采购计划表格式一从历史记录中自动比较供货商，自动显示同类产品(通用名相同)库存，自动找出每一个商品最低进价，可每个商品逐个比较，可查询每个商品的进销存记录。

采购计划表格式二是现库存量、库存下限、最低进价、最近一次进价报表，无需人为比较，全自动产生，方便快捷。

采购计划表中也可以自行加入药品，可随意编辑。

5、供货商价格信息目录
供货商往往免费寄送一些价格信息目录给药店，有些药品是暂时不进货的，有些药品的价格是有优势，本软件可以方便的管理多个供货商的大量的价格信息，在采购计划时，为采购员提供非常有价值的价格信息。

而且录入供货商的价格信息非常简单快速，能自动替换同一单位同一药品的价格信息，能批量录入价格信息。

6、发送邮件子系统、中药销售子系统
邮件子系统可以通过邮件的形式向经理发送最新的销售、库存、采购数据。

数据库经过压缩加密后也可发送。

经理在全球任何地点上互联网后，就可以非常清楚的看到药店经营数据，实现远程电脑管理。

中药销售的特点是量小品种多，而且还有一个付数。

中药销售子系统能很好的实现按付数结算。

7、柜台报警和总库存报警分开
库存数量提供两种报警：即柜台报警与总库存报警。

采购计划报表是包含柜台数量在内的总库存报警。

而柜台报警是指库房中有但柜台数量低于柜台下限的药品，并自动产生带有需求数量的移库单。

8、人性化设计
销售开单用得最多的功能是查询药品，无需按任何切换键，智能识别用户录入的数据进行查询，支持汉字、拼音码、自编码、条码、ID码、助记码、价格、批号、厂家、批准文号等。

入库时能自动显示上次的入库数量和采购价进行比较；销售时能自动显示客户上次的销售价格；销售单可由用户自己设计打印格式。

第二章安装
一、安装环境
●操作系统: WINDOWS 98/2000/XP/2003/Vista
●办公软件：请安装OFFICE2000/XP/2003软件中的Word/Excel/Access
●硬件支持: 支持扫描枪,支持全键盘操作,支持ＰＯＳ机
●显示器: 支持800*600和1024*800及以上分辨率
二、安装步骤
1.运行安装包，按照安装提示操作。

建议软件安装在非系统盘（D盘）上。

2.安装成功后，桌面上会有一个快捷方式，运行桌面上的快捷方式即可打开软件。

3.打开软件后，在主窗口的菜单中选择[登录]。

选择用户：店长，默认密码1。

4.登录后，系统弹出有效期报警的药品，如果没有到效期的药品，则不弹出此提示
窗口。

5.开始使用本软件。

用户名1密码1
三、使用流程
1.[系统设置]/[数据库初始设置]，清空测试数据，也可清空字典。

2.[药品字典]/[门店货位设置]，根据你的需要，设置好柜台编号与库房。

3.[基本信息]/[供货单位管理]，把你的供货商信息录入进去。

4.[药品入库]，组织店员进行盘点，盘点后进行入库。

遇到字典里没有的
品种，点击新增字典。

5.入库后，就可以正式销售了，在[销售]里进行销售。

6.店长实时统计查询各种数据。

祝你一切顺利！
第三章用户管理
一、菜单
二、功能说明
（一）用户登录
●打开软件，点击[用户登录]，录入用户名和密码，选择用户时，可以录入代码，也可
以录入用户的姓名，也可以在下拉框中选择用户。

所有用户的默认密码是1。

新增的操作员，密码也是1。

●数据库：默认是安装目录里的data.mdb，一般情况下不要更改数据库位置。

双击数据
库位置可以选择数据库文件。

（二）修改密码
用户的原密码默认是1，新密码不要超过8位，因为用户登录时只取前8位。

（三）销售员管理
在这里录入营业员/促销员，以方便按销售员统计业绩。

销售时可以选择销售员。

（四）系统操作员管理
●操作员与销售员怎么设置
大型药店里，有专门的收银员，收银员是不参加销售的，只在收银台，所以操作员
设置就应该是店老板和收银员。

销售员是指店员、促销员，她们不操作电脑只管卖
药。

所以销售员里就应该是除收银员外的所有能卖药的人员。

●中小型药店里，没有设置专门的收银员，所有店员都能销售药，都能操作电脑，那
么操作员设置里应该是所有店员，销售员设置里也是所有店员。

●请至少保留一个用户，否则将无法登录。

（五）系统设置
●数据库自动备份目录默认是C:\数据备份，数据备份很重要，请改到非系统盘，确保不要被
删除。

●查询药品时，默认加上%，如果不选中的话，需要用户手工录入百分号。

使用单位名称：
是在注册时填写，这里不能修改。

●默认数据位置：默认是在安装目录下的data.mdb。

单机版用户，请不要修改这个选项。

双
机联网，可通过网上邻居共享数据库来实现。

共享要完全共享，而不能是只读共享。

这里可以指向另一台电脑中的共享目录下的data.mdb。

如：\\server\药店系统\data.mdb。

此项功能请在软件提供商的指导下操作。

●销售时，只能销售柜台g的药，不能销售库房k的药：是指门店设置有库房时，销售查询
不到库房中的药品。

●销售时，允许销售数量大于库存量，允许出现负数库存：是指销售时销量可以大于库存量。

●本系统安装后，默认会有供试用的临时数据。

如果用户正式使用，需要清空原来的数据。

请选择清空采购记录、清空销售记录、清空库存、清空流水帐。

●如果是要年结，请点击清空采购记录、清空销售记录，就行了。

●清空之前，系统会自动备份的。

如果不小心操作错误了，可以用备份的数据库进行恢复，
恢复方法见“数据库备份与恢复”。

注意：请不要清空字典信息，如果清空了，你得重新录入。

（六）数据备份数据与恢复
操作说明:
1.数据备份,是指把正在使用的数据库,备份到安全地方, 例如:要把数据库带走,选择移动优盘,保存即可.
2.数据恢复,数据库出现问题,可用备份数据库进行恢复.
3.数据优化,优化数据库,提高查询速度.请勿在联网状态下进行优化,必需在单机使用时进行优化,推荐你每月进行一次数据优化.
4.数据备份或恢复都需要几分钟的时间,请耐心等待.
5.主程序文件和数据库文件,一般情况下应该是相同目录
（七）打印设置
共有7种销售单格式供用户选择，自定义格式，是由用户自己来设计的，需要一定的报表知识。

在安装目录下的prints中，有详细的自定义纸张操作说明。

●销售单标题，用户可以录入单位名称，请不要超过16个汉字。

因为POS58宽度有限。

●预阅模式：直接打印，就不会出现预阅的窗口。

打印机安装说明：
1.出现多走空纸的现象,一般都由于打印驱动程序引起的.请删除打印驱动,重新安装.
2.打印驱动程序,请尽量使用Windows自带的驱动程序.而不是购买打印机时送的驱动光盘.
3.如果Wdinows自带的驱动程序仍然在走纸方面有问题,请到打印机生产厂家的网站下载最
新的驱动程序.
4.如果仍不能解决走纸问题.换一个操作系统试试,我们推荐使用Windows2000专业版或服
务器版,因为Windows2000的驱动程序比较全.
5.如果是POS58小票机,一定要接在LTP1端口上.本软件不支持COM接口的POS小票机.
6.自定义格式,可以由用户自己设计报表.
7.设计自定义流程与方法：查询销售记录/查询一条记录来/自定义单/报表设计进入[设计器]后用户就可以自已设计表格了.
（八）pos小票及顾显设置
1：选择打印预设小票格式，然后保存设置。

就可以选择自己想要打印的格式了。

2：小票格式有8种格式可以选择，也可以自定义设计，点击就可以进入设计页面进行设计了。

设计完后保存
3：顾显及钱箱：
1：顾客显示屏如勾上就可以连接显示屏显示。

2：启用钱箱选项可以让你选择使用还是不使用钱箱。

3：小数位销售收银时，默认保留小数位数的选择，可以选择0，1，2，3，4。

第四章统计查询
一、查询库存
1、查询库存与养护
这里只是对库存进行查询，不能修改。

在查询药品框内，录入%回车，就是查询所有的记录。

查询进口药品，是指在字典定义中，就定义好的。

查询重点养护药品，是指字典信息中，自定义分类为“重点养护品种”的药品。

如果自定义分类中没有“重点养护品种”请自行添加。

2、生成养护记录
生成养护记录，一定要在“养护”选中，然后。

二、查询入库记录
●发票日期，如果需要按发票日期查询，请把勾勾，勾上。

●删除，就是把此条入库记录删除（需要有删除的权限）。

●执行标志，在窗口中勾一些药品，请点击［执行标志］，把这些药品标志，应用到库存和销
售记录中去。

●双击修改数据，只对GSP报表有效，对已入库的数量无效，如果用户要修改入库数量，请
在这里修改后，再去[盘点]窗口修改相应的数量。

●修改入库记录后，要[保存修改]。

●点击表头，可以排序。

●药品名，录入拼音码后回车可以查询药品的ID，也可以直接录入药品的ID。

三、查询销售记录
1、销售明细
●查询日期时间，精确到秒；
●先查询出药品后，再点击[报表]，[刷新效期]功能。

●自定义单，是指最终用户自定义销售单的格式。

●综合查询，要把前面的勾勾选
中，才能起作用。

在下拉框选
择后要点击，可以多选。

如图。

●综合查询，可以根据你的需
要，灵活组合。

可以只查询
退药记录，也可以只查退药的且是整盒销售的药品。

如图。

2、统计销量
●可以统计某一个药品的在指定时间的销售量。

●可以统计销售数量大于指定数量的药品。

●支持导出。

保存类型可以选择txt/Excel/Word等格式。

●指点表头可以排序。

●更强大的统计功能，请用菜单中的“综合查询”功能。

3、处方药销售登记表
查询日期，修改处方内容，打印处方等功能。

四、查询拆零销售记录
●查询拆零药品的销售历史记录。

●这个报表主要目的是为了产生GSP报表。

五、查询毛利润
●这是给门店经理用的，方便查询每天的利润，也可以查询到每一条销售记录。

●查询时间精确到秒，点表头可以排序，综合查询同“查询销售记录”。

●删除一条记录，是删除当前记录。

●批量删除，是指删除当前您看到的记录，如上图就是删除查询出来的8条记录。

●删除记录是需要权限的，可以在“操作员权限管理”中设置权限。

●统计每天利润，是按天统计利润，可以看到每天的销售额和利润。

●与“查询销售记录”的区别就是多了一项利润。

销售记录里是看不到利润的。

六、查询现金流水帐
●现金流水账，是指门店的现金流向，是一本收支帐。

●包括：营员业交班金额、付供货商货款等。

●在调整余额中，可以手工记录收支项目。

●这仅仅是备忘录形式的收支帐，仅供参考，与真实的收支情况不一定相同。

●调整余额时，可以在说明里录入任何字符。

七、查询员工考勤
使用方法:
1.上班:每个员工,早晨来上班时,都要登录本软件,系统会记录打开软件时的时间,重复登录,以第一次时间为准
2.下班,每个员工,都要打开一下软件,再关闭,系统会记录关闭时的时间,可以重复打开关闭,以最后一次关闭的时间为准
3.员工姓名不能重复
4.设定本单位规定的下班时间和上班时间,迟到或早退的员工可以统计出来
查询考勤记录时,会以红色显示
查看登录历史
可以看到每一次登录软件的时间和姓名
八、综合查询
1、概述
综合查询，是本软件的特色功能。

这是针对进销存的数据，进行综合查询。

例如：要查询两个月内，从安徽华源医药公司进的，且销售量大小40盒的药品有哪些？现在的库存是多少？用此功能就会告诉你。

2、操作步骤
1.第一步：点击“重新查询”。

2.第二步：选择要查询的范围。

3.第三步：选择条件。

4.第四步：查出结果。

●销售条件：先是销售时间范围，然后选择销售数量与销售金额。

有些药品是销
售数量大而金额小，而有些药品是销售金额大但数量小，你可以选择销量大于10“或者”销售金额大于100元。

当然也可以选择销量大于10，不管金额是多少，只要销售大于10就行。

就选择“不设”。

●采购条件：先是采购时间范围，然后就是选择供货单位。

供货单位，录入拼音
回车，即可弹出供货单位窗口。

也可以不录入任何供货单位，代表所有的供货单位。

●设置好条件后，点击[查询]，稍等片刻即可出现查询结果。

3、价格信息目录
这些查询出来的结果可以保存，但只能保存5个结果，那就是底部的表1到表5。

对这5个表，可以读取、可以保存。

针对这些药品，可以询问供货单位现在的采购单价是多少，录入后可以加到[信息目录]中。

如上图，就是这么操作：
1.第一步：我打电话（或传真）问上海九州通医药公司，艾洛松/21金维它/康必
得这三个药品现在的采购单是多少。

2.第二步：上海九州通医药公司回复我，艾洛松14.5 21金维它18.2 康必得没有
货。

3.第三步：我在这个表中录入分别录入这三个药品的“现采购价”是1
4.5 / 18.2
/ 0
4.第四步：“加到哪个供货单位？”录入:shjzt回车，出现供货单位选择窗口，
选择“上海九州通医药公司”
5.第五步：点击[加到供货商信息目录]
6.第六步：OK！成功的把这个三个药品的价格信息加到[药品信息目录]中。

在艾
洛松库存报警时，会自动出现上海九州通的价格信息。

7.说明：这三个药品可以继续问别的医药公司的价格，如“安徽华源医药公司”，
只要重复第三步到第五步。

8.实际使用中，就不止是3个药品了，可能是300个，就不要用电话问价了，而
是选择[导出]或[打印]，把这300个药品传真过去，让医药公司划价。

4、每月期末报表
点重新查询设置时间可以查询经营数据，每个月末查询，然后打印报表。

提示：这个价格信息，在做采购计划时会起参考作用。

第五章销售
一、销售开单
（一）开单流程
1、开启功能
根据客户的需要，选中相应的功能，可以都选，可以都不选。

●个性配置：可以根据自己的门店的需求，是否必须录入相关的信息，如果开启了这些
功能，就必须要录入。

●如果不设会员功能，直接用扫描枪扫描，则个性配置都不需要打勾。

●收银：光标在查询药品框内，直接回车，即可弹出收银窗口。

光标在其它地方回车都
不会出现收银窗口。

●根据自己的需要，可以配置在收银时是否打印、是否开钱箱。

2、键盘操作
熟悉以下快捷键：
3、选择药品
查询到药品后，在药品信息中会显示此药的信息，如果是快到效期的药品，库存报警药品会红色显示。

正常则是灰色。

整个过程，只需回车。

4、打印票据
[收银后自动打印]打上勾，销售收银后回车可自动打小票，或按F9，或点[打小票]。

（二）销售说明
1、收银
●收银窗口，全键盘操作。

回车即可。

●可以选择支付方式可以按1或2或3。

如果少收钱自动转为欠款, 如果多收钱,则欠款
也会转为现金.
●如果是选择医保卡.你录多少现金都不起任何作用.默认会按此单合计金额结算.
●打印机类型：可以是POS小票机，可以是针式打印机，本系统都支持，根据自己的需
要进行选择。

选择针式套打再点击[打印设置]，则可以选择打印格式；选择POS小票机再点击[打印设置]会出现弹出小票的样式。

●拆零：按F3是在拆零库和整盒库之间切换。

按F3后在拆零状态下录入药品拼音回车，
会弹出拆零库的选择框。

如果从拆零库中没有你要找的药品，则会自动找到整合库中的此药品。

点击拆零，即可拆掉。

如果是初次拆零，请注意调整拆零后的销售价格。

系统会根据整盒的价进行换算，但不准确，请注意修改拆零售价，下次再拆零时，会默认上次的拆零售价。

●例如:感康就这样设置.在药品字典里找到感康,此药的拆零规格:250mg 拆零单位:片拆
零数量:12
又如阿莫西林0.25g*2板共20粒的,10粒10粒的卖,这样设置.
在药字典里找到,此药的拆零规格:0.25g*10s 拆零单位:板拆零数量:2
(注意不是20,因为你是按板卖的,是2板)
然后在零售时,按F3选择拆零库,录入amxl回车,弹出对话框选择阿莫西林,点击[此药拆零],
再就回车收银就可以了.
●销售退药：按F12即可弹出退药窗口。

这里退药，只能是退回销售出去的药品，而不
是指退货给医药公司，请区分！
●操作过程是在药品框内录入百分号%回车，光标停在表格中，上下键可以移动记录，
回车后光标停在退回数量，回车后光标停在[确定退药]，再回车即可完成操作。

整个过程只需回车，回车，再回车。

4、信息反馈
●信息反馈：是指营业员在销售过程中，客户反应药品价格太贵，可以点击[信息反馈]
进行登记。

门店经理在[库存药品处理]时，会看到这个反馈信息。

对门店经理很有用，起到一个参考作用。