项目实施单位项目文件移交指南PPT201710

项目实施单位项目文件移交指南
（二）制作目录 1、制作电子目录 （10）多个项目共用一份（套）文件的著录方 法
②如：《天府新区成都管委会经济发展局关于同意 开展2014－2015年重大建设项目前期工作的通知》原 件应归入“成自泸底层、山东路北段项目”中，其余项 目存放复印件，并在“备注”栏中注明“复印件，原件 存于成自泸底层、山东路北段项目中”。如图二十七、 图二十八所示，著录方法参见图二十五、图二十六。
（二）制作目录 1、制作电子目录 （8）备注 ③有文件的，需标注“原件”或“复印 件”。 ④“文件质量要求”栏中要求提供原件 而只有复印件的需说明原因。 如图二十二所示。
（图二十二）
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（二）制作目录 1、制作电子目录 （9）同一归档内容有多份文件时，可插 入多行进行著录，如图二十三所示。
（二）制作目录 1、制作电子目录 蓝色字体部分即为需要著录区域，移交 目录命名为项目名称（项目名称填写立项 名称）+第1部分立项及前期咨询文件…… 第11部分竣工决算文件收集移交目录，如 图二所示。
（图二）
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（二）制作目录 1、制作电子目录 （1）盒号 可用“第几部分编号+盒号”表示，每 部分从“1”开始编盒号，如第1部分第1盒 即为“1－1”，以此类推，如图三、图四 、图五所示。
（图三）
（图四）
（图五）
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（二）制作目录 1、制作电子目录 （2）序号 每部分从“1”开始按每份文件编制流 水号，如图六、图七所示。 为方便移交清点和查找利用，可同时在 纸质文件上用铅笔编写与电子目录、电子 文件相同的序号。
（图六）
（图七）
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项目实施单位项目文件移交指南
（一）纸质文件 1、收集、预整理 （2）项目文件归档质量要求 ①总体要求： ②具体要求：
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（一）纸质文件 1、收集、预整理 （2）项目文件归档质量要求 ①总体要求：符合《成都天府新区投资 集团有限公司基本建设项目档案管理办法 》第六章“项目文件的归档时间和质量要 求”规定的要求。纸质文件无破损、无污 物、不缺页，字迹工整、清晰，页面整洁 。特别是时间、签字签名、印章等齐全、 完整、准确。
（图十）
（图十一）
（图十二）
（图十三）
（图十四）
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（二）制作目录 1、制作电子目录 （5）文件题名 填写文件标题全称，若文件标题中未涉及本 项目名称的，需在文件标题后加“[*****（本项 目名称）项目]”， 如：关于2014-2015年重大 建设项目前期工作的请示[兴隆83路项目]。 文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容 拟写题名，用[ ]标明，如 [关于**课题的进展情 况]。如图十五、图十六、图十七、图十八所示
（图二十七）
（图二十八）
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（二）制作目录 1、制作电子目录 （10）多个项目共用一份（套）文件的著录 方法
③多个项目共用一份（套）大型文件的（主要指打 捆招投标时文件套数不够但页数较多不方便复制的文件 如：“***项目招标文件”“***项目投标文件”等）， 该文件存放在本文件题名中明确的项目中，其它项目可 只著录目录（盒号、序号不需著录），但须在备注栏中 注明“存于***项目中”， 其它著录项的著录方法同（3 ）－（7）。
（图二十九）
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（二）制作目录 1、制作电子目录 （11）项目文件 第1－11部分文件著录 范例祥见附件1。
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（二）制作目录 1、制作电子目录 （12）电子目录命名方式 每部分文件著录后，分别保存为一个电子 文档，电子文档同收集移交目录名称，如图三 十、图三十一所示。
（图十五）
（图十六）
（图十七）
（图十八）
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（二）制作目录 1、制作电子目录 （6）日期 填写文件形成日期，用８位阿拉伯数字表 示，如：20150518；不足8位的或具体日期无 法考证的补“0”，如2015年4月，应写成 20150400。如图十九、图二十、图二十一所 示。
（二）制作目录 1、制作电子目录 （3）文件编号 填写文件或图样的文号或代字、代号， 文件无文号或图样无代字、代号的不需填 写此项。如图八、图九所示。
（图八）
（图九）
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（二）制作目录 1、制作电子目录 （4）责任者 填写文件形成部门或主要责任者全称， 二个及二个以上责任者的，填写主要二个 责任者全称。如图十、图十一、图十二、 图十三、图十四所示。
（图二十四）
（图二十五）
（图二十六）
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（二）制作目录 1、制作电子目录 （10）多个项目共用一份（套）文件的 著录方法 ②若题名中未涉及具体项目名称的，该 文件原件应归入文件针对的第一个项目中 ，其它项目存放复印件，并在“备注”栏 中注明“复印件，原件存于***项目中”， 其它著录项的著录方法同（3）－（7
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（二）制作目录 1、制作电子目录 （10）多个项目共用一份（套）文件的著录 方法
③多个项目共用一份（套）大型文件的，如：兴 隆83路项目与汉州路北段等8个项目打捆招标投标，招 标投标名称为“汉州路北段等8个项目”，则共用的文 件原件应存放在汉州路北段项目中，其它项目应照常进 行文件著录（盒号、序号不需著录）并在“备注栏”中 注明“存于汉州路北段项目中”，如图二十九所示。

（图三十）
（图三十一）
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（二）制作目录 2、制作纸质目录 电子目录准确无误后，分部分打印成纸 质目录（纸质目录用A4纸横向排版打印） ，并按要求填写移交相关内容。如图三十 二所示。
（图三十二）
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（三）电子文件 1、制作电子文件 将所有纸质文件以单份文件为单位按1 ：1的比例扫描成ＰＤＦ格式文件，并按文 件所属部分分别装入相应文件夹中。
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（三）电子文件 2、电子文件命名 （1）扫描的电子文件需重新进行命名，命名 方式是“本部分序号-文件标题.后缀”，如图三 十三、图三十四所示。
（图三十三）
（图三十四）
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（三）电子文件 2、电子文件命名 图形文件每张图纸为一个dwg文件，以“ 图号+图名”命名dwg文件，如图三十五所示 。
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（一）纸质文件 1、收集、预整理 （2）项目文件归档质量要求 乙方（参建单位）提供的装订成册（胶装 、线装）的成果文件需在封面和扉页加盖形 成单位印章并加盖骑缝章。
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（一）纸质文件 1、收集、预整理 （2）项目文件归档质量要求 小于A3且装订成册（胶装、线装）的 图纸可只在封面和扉页加盖形成单位印章 并加盖骑缝章。大于A3的图纸可简单装订 不作正式装订，每张图纸都需加盖出图章 、审图章等印章，图纸可不折叠，无法装 盒的可不装盒，每册视为一盒进行整理或 著录。
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（二）制作目录 1、制作电子目录 在“天投集团档案工作群”ＱＱ群文件 中下载《***项目（第1部分立项及前期咨询 文件……第11部分竣工决算文件）文件收 集移交目录》，按移交目录格式及录入要 求将收集的纸质文件相关内容进行著录， 形成电子目录。
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（三）电子文件 1、制作电子文件 乙方（参建单位）提供的电子文件的基本 要求。 乙方需提供与纸质文件同一版本的2种格式 的电子文件。
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（三）电子文件 1、制作电子文件 项目建议书、可行性研究报告、环境影 响报告书、投标文件、概算书等文本文件 ，一套为可修改的Word格式、Excel格式， 一套为ＰＤＦ格式，ＰＤＦ格式的文件封 面、扉页加盖印章页扫描成PDF格式，其 它页可直接转换成PDF格式。
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（一）纸质文件 1、收集、预整理 （2）项目文件归档质量要求 ②具体要求：符合《***项目（第1－11 部分）***文件收集移交目录》每项归档内 容的“文件质量要求”栏中的要求。
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• （一）纸质文件 • 2、编制盒号 • 用铅笔编制盒号（每一个部分单独从1开始 编制盒号，如第一部分按1－1、1－2……1 －Ｎ编制盒号，第二部分按2－1、2－ 2……2－Ｎ），如图一所示。
项目实施单位项目文件 移 交 指 南
王 云 2017.10
项目实施单位项目文件移交指南
一、首次移交 移交内容： 纸质文件、电子文件、纸质目录、电子 目录 移交时间： 阶段性工作结束后次月内完成移交工 作，以该部分文件最晚日期计算。
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一、首次移交 （一）纸质文件 （二）制作目录（纸质目录、电子目 录） （三）电子文件
（图十九）
（图二十）
（图二十一）
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（二）制作目录 1、制作电子目录 （7）页数 填写每件文件有图文页面的页数。
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（二）制作目录 1、制作电子目录 （8）备注 ①备注栏不能为空。 ②无文件的需注明“正在办理”或“不 产生此项内容”。
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（三十五）
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（三）电子文件 2、电子文件命名 （2）共用同一份（套）文件的其它多个项目 ，因该文件著录时不需编写序号，故其电子文件 也不需编写序号，直接按文件标题命名。如图三 十六、图三十七所示。
（图三十六）
（图三十七）
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（三）电子文件 3、文件夹编号、命名 （1）一级文件夹编号、命名 一级文件夹命名为“项目编号－***项 目”，如：5－伏龙桥项目。如图三十八所 示。
（图二十三）
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（二）制作目录 1、制作电子目录 （10）多个项目共用一份（套）文件的著录 方法 ①多个项目共用一份（套）文件的应将原 件归入该文件题名中明确了项目名称的项目中， 其它项目存放复印件，并在“备注”栏中注明“ 复印件，原件存于***项目中”，其它著录项的著 录方法同（3）－（7）。
项目实施单位项目文件移交指南四项目实施单位项目文件归档移交流程五集团档案部门对所移交项目文件进行初步整理后将形成的项目文件整改确认目录返回项目实施单位进行整改确认项目实施单位应按照项目文件整改确认目录的相关要求收集补充相关文件和进行整改确认自查合格后交集团档案部门检查验收待验收合格后移交人移交部门负责人项目实施单位档案部门档案人员及部门负责人集团档案部门接收人在项目文件整改确认目录上签字确认移交清单及项目文件收集移交目录双方各保存一份
（二）制作目录 1、制作电子目录 （10）多个项目共用一份（套）文件的著录方 法
如《天府新区成都管委会规划建设局兴隆83路、 106路（Ⅲ段）初步设计审查会会议纪要》其原件应归 入兴隆83路项目中，106路（Ⅲ段）项目中存放复印件 ，并在“备注”栏中注明“复印件，原件存于兴隆83路 项目中”。如图二十四、图二十五、图二十六所示。
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（三）电子文件 1、制作电子文件 施工图等图形文件，一套为DWG格式的 Auto CAD电子文件，一套为ＰＤＦ格式，ＰＤ Ｆ格式的文件封面、扉页加盖印章页扫描成PDF 格式，其它页可直接转换成PDF格式。
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（三）电子文件 1、制作电子文件 Word格式、Excel格式等相关Microsoft office电子文件保存为2003及以上版本格式， DWG格式的图形文件保存为AutoCAD2004及 以上版本格式。
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（一）纸质文件
1、收集、预整理 2、编制盒号
项目实施单位项目文件移交指南
1、收集、预整理
（1）收集、分类、装盒 （2）项目文件归档质量要求
项目实施单位项目文件移交指南 （一）纸质文件 1、收集、预整理 （1）收集、分类、装盒
按《项目实施单位项目文件移交指南》中《 ***项目（第1－11部分）***文件收集移交目录》 （也可在天投集团档案工作ＱＱ群（群号： 557116162）群文件中下载该目录）所列归档范 围及文件质量要求逐一收集、排序、按各部分归 档内容分别装盒。
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（二）制作目录
1、制作电子目录 2、制作纸质目录
项目实施单位项目文件移交指南
（二）制作目录
1、制作电子目录 （1）盒号 （2）序号 （3）文件编号 （4）责任者 （5）文件题名 （6）日期 （7）页数 （8）备注
项目实施单位项目文件移交指南
（二）制作目录 1、制作电子目录 纸质文件清理装盒后，需对每份文件进 行著录。