外经贸从业人员考试《高级国际商务秘书实务》过关必做习题集-商务文书和电子文件管理

5．电子邮件系统的特点不包括（ ）。[2009 年 12 月真题]
A．灵活性
B．方便性
C．廉价性
D．全天候
【答案】A
【解析】电子邮件系统主要有以下六个方面的特点：①方便性；②广域性；③快捷性；
④透明性；⑤廉价性；⑥全天候。
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2．（ ）是用来证实某份文件出自某人，其内容没有被他人改动。[2012 年 5 月真
题]
A．加密技术
B．签署技术 C．防火墙
D．权限控制
【答案】B
【解析】签署技术，即对电子文件进行数字化签署的技术。采用该技术可以用来证实某
份文件是否出自某人，其内容有没有被他人改动过。电子文件的签署技术一般包括证书式数
件内容应简明扼要；④考虑他人计算机的容量；⑤了解传送出去的信息将会永久留存；⑥理
清建议或意见；⑦避免使用太多的标点符号；⑧小心幽默的使用；⑨切勿说一些不会在公众
场所对他人讲的话；⑩特定邮件中加上密码；⑪勿于学术网络上从事商业行为。
9．（ ）属于文书销毁的范畴。[2007 年 1 月真题]
A．涉密性文书
11．（ ）是印章的作用之一。
A．经济作用
B．政治作用
C．协调作用
用
【答案】D
【解析】印章的作用主要有：权威作用、法律作用和凭证作用。
D．凭证作
12．下列关于印章管理的叙述，说法正确的是（ ）。
A．印章刻制后即可使用
B．盖公章必须要骑年盖月
C．单位撤销时印章自动作废
D．秘书部门的工作人员都能盖章
【答案】B
13．下列关于介绍信的使用，说法不正确的是（ ）。
A．未使用的介绍信须销毁
B．如介绍信丢失．应登报声明作废
C．领用人要履行签字手续
D．出具介绍信要经过单位内部的审批手续
【答案】A
【解析】未使用的介绍信要交回原部门，粘贴于原存根处。
14．电子文件的收集积累通常由（ ）集中管理。
A．生产部门
B．技术部门
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二、多项选择题（下列每小题的选项中，有两个或两个以上答案是正确的，请将正确选
C．秘书部门
D．行政部积累应由文书部门（通常是秘书部门）集中管理，不得由个人
分散保管。
15．电子邮件系统具有开放性，许多非互联网络上的用户可以通过网关与互联网络上
的用户交换电子邮件。这体现了电子邮件系统的（ ）。
A．方便性
B．广域性
C．快捷性
D．透明性
【答案】B
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退回和保管的情况下，可以考虑即时销毁；④与本单位主要业务无关、临时性的事务性文书；
⑤上级授权或指定要销毁的文书。
10．以下关于介绍信的描述不正确的是（ ）。[2007 年 1 月真题]
A．介绍信要由专人保管、专人填写
B．介绍信的出具要规范
C．介绍信无时限要求
D．妥善处理未使用的介绍信
【答案】C
【解析】介绍信有时限要求。介绍信要在有效时限内使用，过期无效。
字签名和手写式数字签名。
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3．卷宗目录一般一式（ ）份。[2010 年 12 月真题]
A．2
B．3
C．4
D．5
【答案】B
【解析】立卷归档时，案卷目录一般一式三份，一份经双方签字后留立卷部门存差，另
两份由档案部门保存。
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第十一章 商务文书和电子文件管理
一、单项选择题（以下各小题所给出的 4 个选项中，只有 1 项最符合题目要求，请将 正确选项的代码填入括号内）
1．（ ）不需要办理文件清退。[2013 年 12 月真题] A．有重大错误需要收回修改的文书 B．正式途径发出的内部讲话稿 C．需要由秘书部门集中销毁的文书 D．必须由秘书部门立卷归档的文书 【答案】B 【解析】在实际工作中，需要清退的文书类型有：①上级组织下发的绝密性文件，并指 定要定期回收的；②在文书草拟、征求意见阶段，向相关单位和人员了解和征求意见的未定 稿；③有重大错误的文书需要收回修改和完善的；④一些非正式途径发出的内部讲话稿或内 部资料；⑤转交有关部门办理但必须由秘书部门立卷存档的文书；⑥需要由秘书部门集中销 毁的文书。
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【解析】A 项，印章刻制后，必须获得上级单位的正式公文，到公安部门办理登记手续； C 项，单位撤销时，印章不会自动作废，应立即停止使用印章，封好后交原颁发单位予以注 销；D 项，使用公章一般应经本单位负责人批准，办理签批手续，秘书人员不得擅自作主。
【解析】电子信件标题要明确且具描述性，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。
8．电子邮件沟通的规范不包括（ ）。[2007 年 5 月真题]
A．考虑他人计算机容量
B．特定邮件中加上密码
C．电子邮件标题应明确
D．副本转送人数最大化
【答案】D
【解析】电子邮件沟通规范主要有：①慎重选择发信对象；②注意撰写信件内容；③信
4．下列关于介绍信的描述正确的是（ ）。[2009 年 12 月真题] A．介绍信的作用是介绍 B．介绍信都带有存根 C．介绍信内容可空白由使用者根据需要填写 D．介绍信具有时限性 【答案】D 【解析】A 项，介绍信具有介绍和证明的双重作用；B 项，介绍信可分为带存根的普通 介绍信和根据需要临时书写的介绍信（不带有存根）；C 项，秘书人员不能私开空白介绍信。
B．重份文件
C．专业性文件
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D．重大错误文件
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【答案】B
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【解析】通常情况下，办理完毕后可以销毁的文书有：①重份文件，即在有多份文书的
情况下，可以考虑销毁多余的复制件；②无保存价值的文书一律销毁；③涉密性文书在不便
6．电子文件的归档首要任务是（ ）。[2009 年 5 月真题]
A．明确归档时间
B．归档份数
C．归档方法
D．确定归档范
围
【答案】D
7．关于电子邮件沟通规范错误的是（ ）。[2009 年 5 月真题]
A．电子信件标题应简明扼要
B．掌握“广播”清单
C．将副本转送人数降到最低
D．考虑他人计算机的容量
【答案】A