文件格式规范制度

文件格式规范制度
X规字[2009]第001号
为了更好的提升公司管理水平，突出企业形象，使公司的文件格式更加规范化、制度化、科学化，并结合公司的实际情况，特拟文件格式规范制度，如下：
一、适用范围
1、规章制度、人事任免通知书、各部门订立的工作流程等文件。

2、通知、通告、请示报告、通报、内部联络单、会议纪要及部门与部门之间的往来文件等。

3、对外的文件：发往其他公司或政府机构的文件等。

二、文件用纸
文件用纸统一采用公司印制的红头信笺纸。

（特殊文件可采用普通A4或A3纸，如报表）
三、发文文号排版
发文文号由发文机关代字、年份和序号组成，五号宋体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[]”括入；序号不编虚位(即1编为001)，加“第”字。

如X行政人事字[2007]第001号
四、字体排版
文件的标题居中排列，字体用二号宋体加黑
正文位于主送单位或部门的下一行，每自然段开始左空2个字距（首行缩进），回行顶格，采用四号宋体。

段落格式行距为1.5倍，对齐方式为两端对齐。

起草的各类报告、条例、制度等文件，需加页眉、页脚，页眉（一般用小五号仿宋字）采用两边对齐方式或居右式标注文件的题目，页脚通常设为加页码，选择居中位置。

如文件属于紧急文件，应当根据紧急程度由文件办理者分别表明“特急”、“急件”，用3号黑体字，顶格标识文件首行右上角，两字之间空1个字距。

五、结构层次
正文中结构层次第一层为“一”，第二层为“（一），第三层为“1”，第四层为“（1）”。

六、文件生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。

它包括发文部门印章或签署人姓名。

公文生效标识可根据版面情况放置在版面右下角偏上位置，与正文保持一定的距离。

字体与正文一致用四号宋体。

成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；字体用四号宋体。

七、附件
文件中含有附件，在正文下空一行，左空2个字距用四号宋字标识“附件”，后标冒号及名称，附件如有序号可使用阿拉伯数字，如：“附件：1、******”，附件名称后不加标点符号，附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。

八、装订
文件的装订应一律采用左侧装订，超过1页以上纸张的文件必须装订成两钉式，装订规格为距离左边约1厘米处，距离页面上方8——9厘米处，距离页面下方8——9厘米处，非正式性文件可装订为左上45度角单钉式。

九、附则
自本制度颁发之日起，公司所有文件均应参照本制度规定格式执行。

不明之处，请参照参考文本。

附件：文件规范格式参考文本
深圳市X投资发展有限公司
二○○九年四月八日。