鸿雁ISO体系文件-文件控制程序(doc 5)(1)

1.0 目的
对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保在各有关场所使用文件的有效版本。

2.0适用X围
适用于质量管理体系有关的文件的控制。

3.0 职责
3.1 公司董事长负责公司质量手册的批准。

3.2 管理者代表负责公司程序文件的批准。

3.3 办公室负责质量体系文件和外来文件的管理。

4.0 工作程序
4.1 质量体系文件控制
4.1.1 质量体系文件的编制与审批
4.1.1.1 质量手册由管理者代表组织有关人员编写，管理者代表审核，董事长批准。

4.1.1.2 程序文件由各部门负责人编写，厂长审核，由管理者代表批准后执行。

4.1.1.3 各类工作文件由各部门负责人编写，厂长审核，管理者代表批准后方可实施。

工作
文件要求准确、可行、符合相关标准。

4.1.2 文件的定期评审
4.1.2.1 质量手册由管理者代表负责评审，第一年内每半年评审一次，从第二年起每一年评
审一次。

4.1.2.2 程序文件、工作文件由管理者代表负责组织每年评审一次。

4.1.2.3 若有特殊情况（如：公司的组织机构有重大变化、经营X围有重大变化）应及时对
各类文件进行评审，必要时应予以更新。

更新后的文件由相应的授权人员再次批准。

4.1.3 文件的更改
4.1.3.1 在执行过程中或在评审时发现文件不适当，可以对文件随时进行修改。

当更改文件
涉及到其他相关部门时，须与该部门进行讨论，必要时，由相关部门予以协调后更
改相关文件，并填写《文件更改记录》。

文件更改后的审批，必须按照本程序4.1.1
条款进行，经批准后方可执行。

4.1.3.2 各类文件的更改由其发放的管理部门执行登记、换页、增页或减页等具体工作，且
必须保证所有该文件的持有部门都得到及时有效的更改。

4.1.4 文件版本更换
4.1.4.1 质量手册累计更换十五页以上（每次更改几处不限）或每次更改体系要素占50%以
上，手册必须换版。

4.1.4.2 程序文件累计更改十次以上或一次更改十处以上，程序文件必须换版。

4.1.4.3 工作文件累计更改十次以上或一次更改十处以上必须换版。

4.1.4.4 所有文件更改换版后，必须按照本程序4.1.1条款进行审批，经批准后方可执行。

4.1.5 受控文件的作废处理
受控文件在换版或换页时，办公室应注意新旧版本或新旧页及时更换，新旧版本或
新旧页不可并存于现场。

办公室必须在旧文件首页或被更换页上盖“作废文件”印
章，除保留一份归档外，其余及时销毁。

4.1.6 文件管理
4.1.6.1 文件的发放登记办法由办公室严格执行，并作好签收、记录等工作。

a)程序文件发放登记办法：由办公室统一发放，收领人必须在《文件发放、回收
登记表》上签名。

登记表上须设有文件名称编号、发放登记号、持有部门/人、
收领人签名等项。

b)工作文件发放登记办法：各部门可参照程序文件发放登记办法，结合部门文件
特点，按文件类型制定分发方法。

4.1.7 文件的编号和标识规定
4.1.7.1 文件分为“受控文件”和“非受控文件”，并加盖印章作为区别。

4.1.7.2 质量手册、程序文件、作业文件的编号方式如下：
CS- □□ - □□
用01、02、03……表示流水号
QM即“Quality Manual”质量手册
QP即“Quality Procedure”程序文件
WI即“Work Instruction”作业文件
QR即“Quality Record”质量记录
XX长圣食品工业XX
4.1.7.3 质量手册、程序文件的分发编号如下：
01—董事长
02—经理（管理者代表）
03—厂长
04—副厂长
05—办公室
06—生产科
07—总务科
4.1.8 由办公室编制《受控文件一览表》，并在表中说明文件的更改和现行修订状态。

4.1.9 《受控文件一览表》应随受控文件一起发放到各部门，并且文件每次修订时应修订
《受控文件一览表》，任何部门和公司职员可随时到办公室索取。

4.1.10 受控文件未经文件管理部门批准严禁复印，如需使用到文件管理部门申请领用，并
按受控文件进行管理。

4.2 外来文件及资料的控制
对于所有的外来文件，各部门需进行分类、编号，列出《外来文件及资料一览表》进行管理。

5.0 相关文件
无
6.0 质量记录
6.1 “作废文件”印章
6.2 “受控文件”印章
6.3 《文件更改记录》
6.4 《文件发放、回收登记表》
6.5 《受控文件一览表》
6.6 《外来文件及资料一览表》。