会议的各种用品准备

会议的各种用品准备
(一)学习目标
能够按要求准备会议的各种用品。

(二)会议用品的准备
做好会议用品的准备工作，会议用品包括除会议文件以外所有会议所需的物品与设备。

1.会议的必备用品
一般情况下，各种类型会议都需要准备以下种类的物品：
(1)文具用品。

如纸、笔、本册等。

(2)桌椅、台布。

(3)茶具。

如暖水瓶、保温桶、水杯、茶、饮料等。

(4)扩音设备、照明设备、通风及空调设备等。

2.会议的特殊用品
不同类型的会议，由于内容要求不同，对用品的要求和使用也不尽相同。

例如，选举性会议需要准备好投票箱、选票等物品；表彰会需要准备好奖品及颁奖时的音乐；接待性会议要准备好迎送客人的交通工具；代表会议和纪典性会议要求准备好会议开始时的国歌等音乐或乐队；专业性会议或咨询性会议应准备好幻灯机、投影仪、录音录像机等设备；谈判性会议要准备好签字笔等用具。

此外还根据会议的要求准备好会议的横幅、宣传标语、花卉等物品。

3.会议用品准备工作的要求
(1)制定会议用品的准备方案
在准备会议用品之前，秘书人员应制定一个周密的方案或者开列一个用品准备清单，将所需物品的名称及数量详细列出。

例如，召开选举性会议，应当考虑到填写选票的用品；如果在炎热的夏季召开会议，空调冷饮等是必不可少的物品。

总之，准备物品的方案考虑得越周全越好。

(2)准备物品工作应一丝不苟、认真对待
会议准备工作充分与否与秘书人员是否具备一丝不苟
认真细致的工作作风有着直接的关系。

其实，这种工作作风是每一个秘书人员最基本的职业素养。

也反映出一个秘书人员对待工作是否具有高度事业心和责任感。

(3)准备会议用品应当经济适用
准备会议用品应当符合会议需要。

价格昂贵的物品不一定就适用。

所以，准备用品时应考虑到有用、适用、好用，既不能将就凑合，以次顶好，又不可大手大脚铺张浪费。