如何进行绩效辅导沟通

如何进行绩效辅导沟通
在绩效管理循环的各个环节中，绩效辅导沟通阶段贯穿整个绩效期间，这个过程的工作直接影响着绩效管理的成败。

在绩效辅导沟通阶段，许多人的认识存在着以下误区：
有些人认为，绩效实施是员工自己的事情，管理者的角色主要是监督控制。

这种把管理者和员工完全脱节的观点显然是错误的。

作为一个团队，只有每个员工都出色地完成业绩，整个团队的业绩才会完成，管理者的业绩自然也就完成了；如果员工不能完成业绩，那么管理者的业绩就无从谈起。

因此，管理者应该认识到绩效辅导沟通阶段管理者的主要角色是实施辅导，帮助下属完成绩效目标，同时要密切关注下属的目标完成情况；当外部环境和内部条件发生重大变化时，应给予下属更多的支持；如预计目标没有实现的可能时，要及时修改绩效目标。

还有人认为，花费时间和精力记录员工的绩效是一种浪费。

诚然，记录员工的绩效要占用管理者一定的时间和精力，但这样的成本是绩效管理顺利实施所必须的。

绩效期末进行绩效考核评估时，管理者应该拿出事实依据，只有这样，考核结果才能公正、客观，员工才会口服心服，减少考核争议的发生。

绩效管理强调管理者和员工的互动，强调管理者和员工形成绩效利益共同体，只有这样，管理者和员工才会为绩效计划的实现而共同努力。

在绩效辅导沟通阶段，持续不断的绩效辅导沟通以及绩效信息收集是最重要的两个方面。

绩效辅导沟通是保证员工完成绩效计划的重要手段；绩效信息收集一方面能使管理者及时掌握员工的绩效实施状况，另一方面也能为绩效考核评估积累一定数据。

一、绩效辅导沟通
在绩效实施阶段，一方面，员工汇报工作进展或将工作中遇到的障碍向管理者求助，寻求解决办法和资源上的支持；另一方面，管理者会对员工实际工作与绩效目标之间的偏差进行分析，并采取纠正措施或及时修改绩效计划。

1. 绩效沟通的内容
绩效沟通的主要目的是为了完成绩效计划这一核心主题，因此绩效沟通的内容主要就是工作进展状况、员工阶段工作评价、员工工作遇到的困难和障碍、员工工作需要的资源支持、员工绩效目标达成分析等方面。

沟通方式可以采取正式沟通方式，也可以采取非正式沟通方式。

2. 正式沟通方式
正式沟通是指事先经过计划和安排，按照一定的预定程序进行的沟通。

通常用的正式沟通方式有书面报告、会议和正式会谈等。

（1）书面汇报
书面汇报是绩效管理中最常用的一种单向绩效沟通方式，指员工使用文字或图表等形式向管理者汇报工作进展情况，报告可以是定期的，也可以是不定期的。

汇报中可以根据关键业绩考核指标，逐条写明各项工作的开展现状，并对绩效计划能否完成做简单评价；汇报中应说明预期不能完成的绩效计划事项、存在的困难和问题、需要的资源支持以及建议的解决方案等。

管理者应对下属提交的书面汇报仔细审阅，并给予下属及时的反馈意见。

（2）会议沟通
书面沟通无法提供面对面的交流机会，会议沟通可以提供更加直接的交流机会，而且可以满足团队交流的需要。

当公司战略目标、组织绩效计划等重要信息需要贯彻、传达时，会议沟通往往是首要的选择。

（3）面谈沟通
管理者和员工进行一对一的面谈沟通是采用最多的一种绩效沟通方式，这种方式可以使管理者和员工进行深入的思想交流，谈论一些不易公开的观点，也可以建立管理者和员工比较融洽的关系，体现管理者对员工的绩效辅导原则。

3. 非正式沟通方式
在绩效沟通中，恰当地使用非正式沟通方式，可以取得意想不到的效果。

非正式沟通有如下优点：形式灵活多样，不需刻意准备，不受时间和空间的限制，解决问题非常及时，发现问题能够及时沟通，可以高效率地解决问题，易于拉近管理者和员工的距离，沟通效果往往很有效。

非正式沟通的形式很多，包括管理者工作巡查、管理者开放式办公、工作间歇管理者和员工交谈以及联欢会、生日晚会等非正式团体活动。

二、绩效信息的收集
1. 绩效信息收集的目的
绩效信息的记录和收集是绩效管理的一项基础工作，很多绩效管理失败的原因就在于绩效信息的不准确以及考核评价的随意性。

准确、及时的绩效信息对绩效考核的顺利实施具有重要意义。

（1）提供绩效考核评价的基础依据
绩效管理一般以年度、季度或月度为周期进行。

在绩效评估时，需要对员工的各个关键业绩指标进行考核评价，因此相关的考核信息数据就是考核评价公正、客观的基础。

（2）发现员工绩效问题并提出绩效提升的意见和建议
通过对员工的绩效进行记录和收集，可以发现员工绩效方面存在的问题。

通过和其他优秀员工的对比，可以提出改进的绩效目标。

例如，当管理者对员工说“你
在这个方面做的不够好”或者“你在这个方面还可以做的更好一些”时，就需要结
合员工本人的具体事例以及优异员工的事例来增强说服力，这样会让员工清楚地看到自己存在的问题以及与优秀员工的差距，有利于员工改进和提高绩效。

（3）研究员工绩效优异或低下的深层次原因，总结、推广经验教训
对绩效信息的记录和收集可以使管理者掌握绩效优异和绩效低下的关键事件，可以探询绩效优异或绩效低下的深层次原因。

发现绩效低下者的真实原因，并有针对性地进行培训，总结并推广绩效优异者的成功经验，可以提高整体员工的绩效。

2. 绩效信息的来源
不同的来源可能会得到不同的绩效信息。

绩效信息的来源可以有多种途径，包括考核者记录收集、其他相关部门记录收集、被考核者记录收集以及由第三方独立机构负责收集等。

被考核者记录和收集绩效考核信息可能会导致信息的不真实，在以下两种情况下可以减少这种不真实的发生：一、绩效考核者应加强对下属工作的了解，做到对下属工作非常清楚，使下属不敢造假；二、采取过程性考核指标来进行评价，被考核者收集信息的意义主要在于先对自己这方面的工作做一简单评价，而对于考核者来说，这方面的信息只是评价的参考意见，如果发现被考核者的自我评价有较多水分，那么可以对被考核者该项指标打个较低的分数作为惩罚，并在绩效考核面谈时与被考核者进行充分沟通，使被考核者明白下次要如实地评价自己的工作。

3. 绩效信息收集的方法和内容
（1）信息收集的方法
信息收集和记录是绩效管理的一项基础工作，这项工作的好坏对绩效管理的效果具有非常重要的影响。

收集绩效信息的方法有工作记录法、定期抽查法、检查扣分法、关键事件记录法等。

对于生产、销售、服务有关方面数量、质量、时限等指标，按照规定由相关人员填写原始记录单，并定期进行汇总统计，获得绩效考核有关信息，这是工作记录法。

为了保证上述信息的真实有效性，管理者可以对上述信息进行抽查，保证记录的真实性，这是定期抽查法。

检查扣分法是针对关键业绩指标中出现错误进行扣分事项，对有关工作进行检查，发现一次错误记录一次，以便为考核期末绩效考核提供原始信息。

关键事件记录法是针对员工特别突出或异常失误的情况进行记录。

关键事件的记录有助于管理者对员工的突出业绩进行及时的激励，对员工存在的问题进行及时的反馈和纠偏。

（2）信息收集的内容
信息收集不可能将员工所有的绩效表现都记录下来，应该确保所收集的信息与关键业绩指标密切联系。

根据信息来源不同，信息可以分为来自业绩记录信息（如工作目标或工作任务完成情况的信息）、管理者观察到的信息（如工作绩效优异或低下的突出行为表现）以及来自其他人评价的信息（如客户反馈的积极或消极信息）等。

为了使绩效数据收集制度化，可以由人力资源部门汇总各部门应该提供的考核指标信息，提交给相关部门；在绩效期末，相关部门应及时提供相关信息，保证绩效考核的顺利进行。

4. 绩效信息收集注意事项
（1）员工应该参与信息收集的过程
绩效管理的主要目的是为了提高员工的工作绩效，绩效管理是管理者和员工的共同责任，因此员工应该自己收集相关绩效信息或者参与相关信息的收集过程。

员工参与信息的收集过程，一方面可以及时对工作进行调整，有利于绩效目标的完成；另一方面管理者依据员工参与收集的信息与员工进行沟通时，员工会容易接受这些事实。

对于某些信息，可以由员工自己收集记录，最后报管理者抽查审核；还有一些信息是管理者发现并掌握的，例如工作出现差错等信息，这时管理者应及时将这些信息向相关员工进行通报，这样一方面可以对员工的工作及时进行辅导、纠正，另一方面绩效期末员工也易于接受这些绩效信息。

（2）收集信息要有目的
信息收集是一项耗时、费力的工作，要占用大量的人力、物力和时间，因此一定要搜集那些对绩效管理非常有必要的信息。

有些过程信息可以不去关注，而直接关注最终结果；有些重要的过程信息，可以用关键事件记录法来记录；对于重要的结果信息，一定要如实记录。

信息收集可以针对关键业绩指标中的相关内容，组织相关人员进行记录、收集。

（3）抽查是核对信息真实性的好办法
很多信息是员工自己记录的，而且管理者也没有太多的时间、精力来做信息的记录与收集工作，因此员工在做工作记录或收集绩效信息时往往会有选择地记录和
收集信息，甚至会提供虚假信息。

制约员工这种行为倾向的好办法就是抽查，对抽查中发现的故意提供虚假信息的行为，要进行严厉的惩罚。

（4）信息记录应把事实与推测区分开来
应该记录事实的绩效信息，而不应记录对事实的推测。

通过观察可以记录员工的行为，但行为背后的动机和原因往往是推测的，很可能是不可靠的。

例如，员工近期工作经常迟到、早退，而且效率低下，不能按期完成任务，上述内容就是事实记录；但是如果进行推测记录员工积极性降低、业务水平不高就是简单推测，因为很可能是因为其他原因例如家中出现变故等，而导致工作绩效低下的。